5 moduri de a combate fluirea scopului

Nu lăsați sfera de aplicare să vă rănească afacerea. Citiți mai departe pentru a afla cum să depășiți această problemă.

Canva.com

Scurgerea domeniului, de asemenea denumită în mod obișnuit placare cu aur, apare atunci când cerințele care nu au fost luate în considerare anterior în faza de planificare încep să fie introduse într-un proiect după ce dezvoltarea a început deja. Pe măsură ce aceste cerințe suplimentare se acumulează, proiectele și echipele de proiect vor începe să se destrame sub greutatea muncii suplimentare. Deși pot apărea cerințe legitime care vor trebui introduse în planul de proiect în timpul dezvoltării, responsabilitatea se află pe umerii managerului de proiect pentru a conduce conversații și a implementa procese care vor împiedica extinderea domeniului de lucru dincolo de ceea ce se consideră critică după ce domeniul de aplicare inițial este deja convenit. Următorul articol prezintă cinci instrumente pe care managerii de proiect le pot folosi pentru a ține sub control sfera de aplicare.

5 moduri de a combate creepul scopului

1. Adunați cerințe clare.
2. Solicitați semnarea tuturor cerințelor părții interesate.
3. Schimbați procesul de control.
4. A negocia
5. Planificați etapele viitoare.

1. Adunați cerințe clare

Prima parte a adunării bune a cerințelor este asigurarea faptului că aveți toți jucătorii cheie conectați la proiect de la început. După ce sunteți încrezător că aveți toți jucătorii cheie implicați, o modalitate bună de a începe să strângeți cerințele este să purtați o conversație inițială cu sponsorul executiv al proiectului pentru a-i gândi în legătură cu cerințele și pentru a-i permite să vă ghideze către cine să vorbește cu următorul. În timpul acestor conversații, documentați cerințele funcționale față de cele nefuncționale și, de asemenea, care sunt cerințele față de care cerințe ar fi plăcut să le aveți. După ce ajungeți într-un moment în care vă simțiți confortabil, începeți solid la construirea cerințelor, programați sesiuni cu echipa mai mare pentru a revizui cerințele și pentru a vă asigura că totul este contabilizat. În plus,pentru a vă asigura că totul este contabil la începutul proiectului, poate încercați să efectuați o sesiune de brainstorming sau să cartografiați fluxul procesului la un nivel ridicat pentru a vă asigura că totul este contabilizat. Continuați să socializați cerințele până când sunteți siguri că au fost concretizate în mod corespunzător, oferind sferei proiectului dvs. o bază solidă.

Triunghiul de fier din managementul proiectului ilustrează modul în care, dacă se modifică vreunul dintre domeniile de aplicare, planificare sau costuri ale unui proiect, atunci se schimbă și celelalte două elemente.

LinkedIn

2. Deconectarea părților interesate

După ce ați concretizat complet cerințele unui proiect, o altă modalitate bună de a preveni infiltrarea domeniului de aplicare este de a solicita tuturor părților interesate din proiect să semneze aceste cerințe. Dacă nu ați făcut niciodată părți interesate să facă acest lucru, este posibil să fiți surprins de numărul de cerințe care se adaugă sau se modifică atunci când începeți să le cereți să le pună semnătura și să confirme că simt că totul a fost capturat. Acest lucru poate adăuga timp semnificativ proiectului la început, dar vă va economisi multă durere mai departe, deoarece cerințele mai curate vor reduce riscul de fluare a scopului. Un avantaj suplimentar al faptului că părțile interesate au semnat cerințele este că, dacă vin la dvs. în timp ce proiectul este în faza de dezvoltare și încearcă să extindă domeniul de aplicare al proiectului adăugând cerințe,le puteți reaminti documentul pe care l-au semnat anterior și reamintindu-le că nu pot modifica domeniul de aplicare al proiectului fără a afecta cronologia și costul proiectului.

3. Procesul de control al modificărilor

Un proces bun de control al schimbării pune responsabilitatea echipei care conduce proiectul să aprobe toate modificările aduse domeniului inițial al proiectului ca grup. Un beneficiu al unui proces de control al schimbării este că servește ca o verificare și echilibru pe care managerul de proiect nu îl operează în vid. Un alt beneficiu al unui proces de control al schimbării este că responsabilitatea pentru luarea deciziilor este partajată, întrucât toate cererile de abatere de la scopul inițial al proiectului au prezentat o cerere detaliată care este verificată de conducerea superioară a proiectului. Ca parte a verificării, conducerea proiectului nu ar trebui doar să revizuiască cererea de bază, ci și riscurile, costurile și resursele asociate realizării acelei lucrări.

Cum se realizează controlul integrat al modificărilor într-un proiect

4. Negociază

Nu vă fie teamă să negociați cu părțile interesate care doresc să modifice domeniul de aplicare convenit al unui proiect. Acest lucru va necesita un pic de creativitate din partea ta. O tactică bună de utilizat poate fi să spui că ai fi fericit să incluzi acea cerință în domeniul proiectului, dar numai dacă alte elemente ale domeniului existent sunt tăiate pentru a elibera resurse, bani și timp pentru a acomoda schimbarea. Alternativ, dacă solicitantul se simte ferm în legătură cu o cerință specifică, atunci poate scrie cererea de control al modificării și o poate prezenta comitetului. Alternativ, o altă opțiune este de a explora modalități alternative de a construi ceea ce caută solicitantul într-un mod care nu ar avea un impact dramatic asupra domeniului de aplicare existent.

5. Faze viitoare

O altă tactică este de a lucra cu individul care caută să extindă domeniul de aplicare al unui proiect și să vadă dacă există o oportunitate de a face acea lucrare ca parte a unei faze viitoare. Aceasta este o vânzare deosebit de ușoară dacă solicitantul are multă muncă pe care ar dori să o vadă realizată. Poate că cel mai mare beneficiu al acestei abordări este că vă oferă mai mult timp pentru a analiza solicitările în mod corespunzător și pentru a dezvolta cel mai bun plan de executat adăugând această funcționalitate.

© 2016 Max Dalton