9 Strategii pentru utilizarea eficientă a e-mailului la locul de muncă și multe altele

Trimiterea și primirea de e-mailuri sunt frecvente în afaceri în aproape fiecare comunitate.

Lori Truzy

Importanța e-mailului pentru companii

Unele estimări ridică corespondența zilnică de afaceri online la aproape 130 de miliarde la nivel global. E-mailul este un instrument eficient pentru companii, dar mesajele electronice trebuie tratate cu maxim profesionalism. În ciuda importanței e-mailului în interacțiunile comerciale, formarea în utilizarea poștei electronice este rareori oferită de majoritatea angajatorilor. Întâmplător, lucrătorii trebuie să înțeleagă distincția dintre corespondența personală și cea comercială atunci când utilizează resurse comerciale.

Într-adevăr, interacțiunile comerciale cu e-mailul pot fi dăunătoare dacă nu sunt efectuate corect. În calitate de consilier de reabilitare, am lucrat cu clienții la îmbunătățirea abilităților scrise și verbale pentru mediul de afaceri. În plus, am ajutat angajatorii cu implementarea strategiilor de comunicare eficientă prin e-mail. Mai jos sunt tehnici care s-au dovedit benefice și idei pentru crearea unei politici utile.

Sondaj

Interacțiunile prin e-mail se întâmplă pe tot parcursul zilei de lucru.

Lori Truzy

9 Strategii eficiente pentru utilizarea e-mailului la locul de muncă

1. Evită glumele nepotrivite. Folosirea anumitor cuvinte și fraze pentru a denigra o persoană poate fi motivul concedierii imediate. Multe organizații au politici împotriva utilizării limbajului explicit, adică a școlilor. Tipurile de comentarii jignitoare din e-mail și alte comunicări includ: insultele rasiale, declarațiile fanatice de origine națională, comentariile părtinitoare despre dizabilitatea unei persoane și insultele legate de orientarea sexuală. În consecință, cercetările au arătat că întreprinderile profită de o reputație respectuoasă față de angajați și publicul larg. Restricționați viziunea dvs. personală despre comedie din comunicările comerciale, inclusiv e-mailurile.

2. Luați în considerare momentul zilei. Ora din zi poate influența reacțiile la un e-mail. La sfârșitul zilei, o persoană poate trimite o corespondență online într-un limbaj concis, care poate să nu reflecte ceea ce știi despre angajat, client sau contractant. În plus, luați în considerare dacă trimiterea unui e-mail în timpul orelor libere este adecvată. De exemplu, trimiterea de mesaje text unui supervizor seara când este cu familia poate să nu fie o idee grozavă. (Cât de urgent aveți nevoie de un răspuns? Este problema mai bine tratată în următoarea zi lucrătoare?)

3. Încercați să nu trimiteți un e-mail în timpul pauzelor și prânzului. Oamenii folosesc pauzele și ora prânzului pentru a se reîncărca de la stres la locul de muncă. De asemenea, aceștia se pot ocupa de probleme personale în aceste perioade. Din aceste motive, contactarea unei alte persoane prin e-mail poate duce la răspunsuri compuse în grabă, cu idei slab exprimate la prânz sau la pauză. O tehnică adesea utilizată de profesioniști este aceea de a aloca un timp în timpul zilei de lucru pentru a răspunde și a scrie e-mailuri pentru a menține claritatea și concentrarea.

4. Stabiliți când e-mailul poate să nu fie cea mai bună opțiune. Subiectele care implică conversații îndelungate pot fi servite cel mai bine prin interacțiuni față în față sau printr-un apel telefonic. Mai mult, problemele confidențiale sau subiectele sensibile ar trebui evitate în schimburile de e-mail de la locul de muncă, cu excepția cazului în care există personalul sau managerul de resurse umane corespunzător. Aceste probleme pot include: discriminări potențiale, discrepanțe salariale și probleme de sănătate. La fel, brainstorming-ul necesită timp și efort, făcând o astfel de activitate mai potrivită pentru o altă formă de comunicare. În esență, domeniile de discuție care necesită mai mult de câteva minute pentru a fi soluționate pot să nu fie adecvate pentru e-mail.

5. Nu răspunde cu furie. Primirea unor mesaje electronice vă poate pune într-o mentalitate defensivă. Cu toate acestea, calmează-te înainte de a-ți trimite răspunsul. În mediul de lucru de astăzi, afișarea tactului este un atribut foarte apreciat la angajați. În plus, abțineți-vă de la utilizarea vocabularului profan. Luați în considerare acest fapt: e-mailul înfuriat pe care îl scrieți poate deveni parte a ciclului de știri de a doua zi sau postat pe social media. Pe scurt, s-ar putea să doriți să vă păstrați locul de muncă în timp ce construiți relații productive în cadrul și dincolo de organizație. Cu alte cuvinte, demonstrarea unei capacități de reținere emoțională poate beneficia de cariera dumneavoastră generală.

6. Gândește-te înainte de a-ți trimite e-mailul. În primul rând, gândiți-vă mental prin selectarea cuvântului pentru corespondență. Apoi, scrieți o schiță a e-mailului. În cele din urmă, revizuiți-l și faceți modificări după cum este necesar. Dacă timpul permite, permiteți altei persoane să vă ofere feedback. Asigurați-vă că subiectul este punctul central al interacțiunii.

7. Utilizați șabloane atunci când este cazul. A avea un sistem în loc reduce unele dintre problemele legate de e-mail. Multe companii și organizații dezvoltă și întrețin e-mailuri formatate pentru diverse situații care sunt de rutină pentru afacere. Refuzarea sau aprobarea serviciilor, returnarea produselor, împreună cu programarea întâlnirilor sunt doar câteva dintre domeniile adecvate pentru șabloane. Atunci când o organizație face un astfel de pas, calitatea serviciilor poate fi îmbunătățită, reducând în același timp greșelile în schimburile scrise. Șabloanele sunt și instrumente excelente de economisire a timpului.

8. Mesajul dvs. trebuie să fie concis și politicos. Compuneți-vă mesajul cu înțelegerea pe care o scrieți unei alte ființe umane. Folosiți un salut și o închidere politicoasă. Rămâneți concentrat asupra scopului e-mailului, evitând în același timp argoul și apelurile de nume. Treci la subiect diplomatic. Nu aduceți la iveală preocupări care nu au legătură.

9. Tonul tău contează. Nu intimidați colegii angajați, contractanții sau consumatorii în scris sau orice altă formă de comunicare. Limbajul care amenință poate duce la consecințe grave. Păstrați tonul e-mailului pozitiv. Arătați gândirea înainte incluzând propoziții care demonstrează disponibilitatea de a rezolva problemele. Un exemplu ar putea fi: „Sunt sigur că putem găsi o soluție la problemă”.

Acționarea prea rapidă a unui e-mail ar putea avea consecințe

Lori Truzy

Consecințe juridice și considerații politice

Pot exista ramificații legale legate de e-mailurile trimise în grabă. Într-adevăr, instanțele au recunoscut corespondența online ca o înregistrare scrisă. Prin urmare, înțelegeți e-mailul ca memorandumuri de afaceri, documentație electronică sau declarații care pot fi examinate dacă apare nevoia. În instruirea noilor angajați, companiile ar beneficia de a le permite lucrătorilor să practice cu diferite scenarii pentru a-și îmbunătăți abilitățile cu gestionarea e-mailului. În esență, dezvoltarea unei politici și angajarea în instruire cu privire la interacțiunea prin e-mail ajută o organizație să se îndepărteze de litigii. Mai jos sunt câteva componente importante ale unei politici eficiente referitoare la utilizarea e-mailului. Cu toate acestea, proprietarii de afaceri ar putea dori să consulte un avocat înainte de a implementa politica la locul de muncă.

Componente esențiale ale unei politici de e-mail pentru companii

• Indicați cât de repede trebuie să răspundă angajații la mesajele online legitime.
• Specificați că fiecare angajat trebuie să se instruiască în utilizarea adecvată a șabloanelor.
• Informați angajații corespondența online utilizând resursele companiei este supusă revizuirii la latitudinea angajatorului sau de către autorități atunci când este necesar.
• Definiți când angajații pot contacta prin e-mail alți angajați, clienți sau contractori. (Ar trebui ca telefoanele să fie oprite în timpul întâlnirilor? Ar trebui ca problemele personale să fie soluționate prin e-mail în timpul programului de lucru?
• Elaborați ce să faceți în circumstanțe neobișnuite. (În cazul unui mesaj e-mail deosebit de deranjant, cine ar trebui contactat? Ar trebui notificate autoritățile?)
• Cum se va îndeplini eșecul de a răspunde la poșta electronică? De asemenea, ar trebui ca e-mailul să fie ignorat sau redirecționat către un supraveghetor?
• Detalii exact ce limbă nu poate conține un e-mail. De exemplu: „Organizațiile noastre au toleranță zero față de insultele rasiale sau de gen în corespondența verbală sau scrisă, inclusiv prin e-mail.
• Specificați consecințele încălcării politicii. De exemplu „În cazul în care se constată că un angajat este implicat într-un limbaj de intimidare în sistemul nostru de e-mail, el / ea va face obiectul unei revizuiri de către HR cu luarea în considerare a încetării angajării.

Opriți-vă și reflectați înainte de a apăsa butonul de trimitere

Lori Truzy

Sondaj