În spatele căpușei: ce pot face cu adevărat auditurile interne pentru dvs.?

Descoperiți cum puteți face auditurile interne cu adevărat utile pentru compania dvs. - nu doar o casetă care trebuie bifată.

Canva

Audit intern din motive greșite

Odată ce auditul intern devine acum o cerință, întreprinderile angajează uneori personal de audit doar pentru a putea bifa acea căsuță, fără să mai știe ce să facă cu ele.

Mulți auditori consideră că reproduc doar audituri externe și, deși acest lucru ar putea fi util atunci când auditorii externi vin în vizită, nu oferă prea multe informații valoroase pentru companie.

Un audit intern ar trebui să fie un exercițiu constructiv conceput pentru a determina măsura în care un sistem de management respectă propriile proceduri și practici. Un audit intern poate identifica, de asemenea, îmbunătățiri ale proceselor de afaceri și poate ajuta la comunicarea internă.

Ce sunt auditurile interne?

Deși auditurile interne sunt de obicei efectuate de angajații companiei, a existat o creștere a numărului de specialiști externi care sunt angajați în singurul scop de audit. Așa cum vă externalizați rolurile juridice sau financiare, puteți externaliza și rolurile de audit.

Auditul dvs. intern este cel mai important dintre toate auditurile. Permite unei companii să analizeze propriile sale sisteme, proceduri și activități pentru a decide dacă sunt potrivite pentru afacere și dacă personalul le urmează efectiv.

Oferă managementului informații cu privire la respectarea standardelor de calitate ale acestora, dacă sistemul este la fel de eficient și la fel de eficient pe cât ar trebui și dacă sunt necesare îmbunătățiri.

De asemenea, pot oferi o linie de comunicare în întreaga companie și pot fi un motivator excelent.

Pentru ce se utilizează auditurile interne?

Criteriile pentru audituri interne sunt de obicei propriile politici, proceduri și instrucțiuni de lucru ale companiei.

Nu căutați să auditați direct împotriva unui anumit standard extern în timpul unui audit intern, practic duplicând ceea ce ar face un terț auditor; în schimb, vă asigurați că propriile politici și proceduri sunt utilizate corect în sarcinile de zi cu zi.

Cu condiția ca documentele interne ale companiei să fi fost dezvoltate în conformitate cu toate cerințele de conformitate externe și să facă referire la standardele corespunzătoare, cerințele dvs. externe ar trebui acoperite. Cu toate acestea, înțelegerea standardelor și cerințelor ajută la furnizarea unei baze cu privire la ceea ce ar trebui să includă documentația.

Auditurile nu trebuie să fie temute

Majoritatea standardelor și codurilor necesită audituri. Auditurile ar trebui privite mai degrabă ca un beneficiu pentru companie, decât ca o corvoadă sau o impunere.

Un audit este utilizat pentru a colecta informații care sunt apoi revizuite și raportate. Acest raport va discuta deseori despre necesitatea îmbunătățirii sau acțiunilor corective.

Dar un audit nu este o vânătoare de vrăjitoare pentru a da vina pe un membru al personalului sau pe o anumită zonă a afacerii. Auditurile trebuie efectuate într-un mod pozitiv și transparent. Auditorul dvs. ar trebui să vă facă pe dvs. și personalul dvs. să vă simțiți în largul lor și să aveți încredere în auditare, mai degrabă decât temători.

Auditorul dvs. trebuie să colaboreze cu dvs. pentru a vă asigura că auditul dvs. funcționează pentru dvs., rămânând în același timp independent și obiectiv cu privire la orice informații pe care le-au găsit.

Ce poate face un audit bun

Confirmați dacă se respectă procedurile documentate
Furnizați informații exacte despre eficacitatea procedurilor actuale
Asistați la dezvoltarea planurilor de îmbunătățire continuă
Identificați unde sunt necesare modificări ale procedurilor
Îmbunătățiți conștientizarea și înțelegerea cerințelor procesului
Ajutați la minimizarea riscului
Îmbunătățiți siguranța la locul de muncă
Îmbunătățiți comunicarea internă
Confirmați practicile pozitive de lucru
Oferiți informații pentru a contribui la creșterea vânzărilor produselor sau serviciilor dvs.
Vă permite să luați decizii mai informate pentru a vă ajuta să vă dezvoltați afacerea

Programele și domeniile de audit intern

Deoarece am stabilit că nu doriți să bifați doar o casetă și doriți de fapt să vă folosiți corect auditurile interne, programul dvs. de audit ar trebui să se bazeze pe evaluările de risc pe care le finalizați.

Ce domenii ale afacerii dvs. arată că au nevoie de o atenție suplimentară în acest moment?
Ce domenii ați dori mai multe informații despre cum se descurcă cu adevărat?

Revizuirea resurselor dvs.

De asemenea, trebuie să revizuiți resursele disponibile atunci când stabiliți programul de audit.

Câte audituri puteți finaliza în mod realist într-un an?
Câți ar trebui să faci?
Ești capabil să efectuezi suficiente audituri pentru a te face să te simți confortabil că îți îndeplinești cerințele externe, precum și să găsești informațiile de care ai nevoie?

Scopul auditului

Așa cum trebuie să acordați prioritate atunci când creați programul anual de audit, acesta este, de asemenea, o parte importantă în dezvoltarea sferei auditurilor. Domeniul de aplicare stabilește ce va fi de fapt analizat în cadrul auditului individual. Având în vedere dimensiunea potențială a zonelor și proceselor care urmează să fie auditate, este esențial să știți unde este cea mai mare atenție necesară.

Când vă creați programele de audit și domeniile de audit, trebuie să vă uitați la următoarele:

Evaluări de risc finalizate recent
Informații referitoare la posibilele efecte financiare, de produs și de aprovizionare
Calitatea controalelor interne: sunt atât de puternici pe cât credeți că ar trebui să fie? Sunt folosite?
Orice reclamații ale clienților primite
Gradul de schimbare sau stabilitate: a existat o schimbare importantă de personal? Au fost același personal în departament de când a început?
Rezultatele ultimei misiuni de audit și orice acțiuni corective enumerate: Au fost acționate toate?
Discuțiile cu personalul de la toate nivelurile despre orice domenii pe care le consideră necesită atenție
Sunt necesare abilități sau cunoștințe speciale pentru finalizarea auditului?

Este auditul dvs.

În cele din urmă - indiferent de cine efectuează auditul intern, personalul intern sau contractanții externi - este auditul dvs. și trebuie să știți la ce informații doriți să vă uitați.

Auditurile pot fi la fel de simple sau de complicate pe cât doriți. Și amintiți-vă, sunteți singurul care știe cu adevărat ce informații sunt valoroase pentru dvs.

Dacă doriți să aflați de ce un domeniu al afacerii dvs. pare să funcționeze întotdeauna mai bine decât altele sau care este cea mai populară zi pentru ca personalul dvs. să aibă o zi liberă, un audit intern vă poate ajuta să aflați acest lucru.