Exemplu de foaie de calcul pentru contabilitate pentru întreprinderi mici

Dacă dețineți o afacere, nu puteți ignora contabilitatea

Dacă aveți propria afacere mică, păstrarea unor evidențe bune este o necesitate. De fapt, poate fi chiar o cerință pentru încorporare sau licențiere. Trebuie să puteți vedea la un moment dat dacă afacerea dvs. este profitabilă sau nu. La momentul impozitării, este și mai critic să păstrezi evidențe comerciale bune pe tot parcursul anului, sau ai putea ajunge în apă fierbinte la autoritățile fiscale.

Configurați foi de calcul simple pentru înregistrări de venituri și înregistrări de cheltuieli. Dacă vă obișnuiți să introduceți articole în foile de calcul în ziua în care apar, veți descoperi în curând că vă formați un nou obicei și veți avea înregistrări de afaceri bune de pornit. Discuția care urmează este menită ca un ghid, iar exemplele se bazează pe cineva care operează o afacere mică de servicii - în acest caz, scriind și editând - de acasă și care nu are angajați.

Ce înregistrări trebuie să păstrez?

Cerințele variază de la jurisdicție la jurisdicție, deci este întotdeauna înțelept să consultați guvernul de stat sau de provincie, precum și agenția federală de impozitare, pentru a vă asigura că înțelegeți ce trebuie să faceți în ceea ce privește contabilitatea.

În general vorbind, pentru o proprietate individuală, nu este necesar un bilanț anual, iar păstrarea foilor de calcul este suficientă. Probabil veți descoperi că, în calitate de proprietar al unei afaceri, există legi care vă obligă să vă păstrați evidența afacerii pentru o perioadă de câțiva ani. Este posibil să fie necesar să obțineți un „număr de afaceri” de la agenția de impozitare pentru depunerea taxelor aplicabile întreprinderii.

În ceea ce privește păstrarea evidenței dvs. în scopuri fiscale, ar trebui să vă asigurați întotdeauna că păstrați dovada pentru a face copii de rezervă pentru fiecare intrare din foile de calcul. Aceasta se numește o pistă de audit. Această pistă de audit include elemente precum facturi pentru serviciile dvs. și chitanțe pentru achizițiile pe care le efectuați. Dacă vă folosiți mașina pentru afacerea dvs., trebuie să înregistrați kilometrajul pentru utilizarea în afaceri, costul benzinei, costul unei licențe și reparațiile / întreținerea. De asemenea, ar trebui urmărite facturile de telefonie și alte utilități, inclusiv furnizorul dvs. de internet. Foile de calcul simple pe care le puteți configura folosind software cum ar fi Microsoft Excel vă pot ajuta să fiți la curent cu toate acestea.

Înregistrări de venituri

Există doar câțiva pași simpli necesari pentru a configura o foaie de calcul pentru a înregistra veniturile generate de afacerea dvs. mică. Puteți intra într-adevăr într-o mulțime de detalii dacă doriți, dar simplul este, în general, mai bun și vă va împiedica să vedeți contabilitatea ca pe o corvoadă.

Practic, tot ce trebuie să faceți este să vă înregistrați sursele de venit. Dacă veniturile provin dintr-o factură pe care ați emis-o unui client pentru furnizarea unui serviciu, rețineți detaliile. Traseul dvs. de audit sau „dovada” pentru aceste tranzacții ar putea include extrase PayPal, extrase bancare și facturi pe care le-ați creat pentru clienții dvs.

Titlurile coloanelor pot include orice doriți, dar cel puțin ar trebui să conțină data tranzacției sau a facturii, numele clientului, o descriere a serviciilor pe care le-ați furnizat, numărul facturii de vânzare (astfel încât să puteți face referință încrucișată și să furnizați un pista de audit) și orice taxe aplicate.

De asemenea, puteți crea formule în diferite celule pentru a continua să rulați totaluri sau, dacă sunteți foarte priceput cu foi de calcul, puteți face lucruri precum un link către alte foi. Eșantionul de mai jos este furnizat ca ilustrație pentru înregistrările simple de venit.

Venituri de la clienții care afișează numărul facturii

greenlamplady (Kaili Bisson)

Înregistrări de cheltuieli

La fel ca în cazul înregistrărilor de venituri, păstrarea lucrurilor simple în ceea ce privește cheltuielile va face cu adevărat totul relativ rapid și ușor. Înregistrați toate cheltuielile legitime pe care le suportați în afacerea dvs. la data la care acestea se întâmplă. Încercați să utilizați descriptori sau tipuri de cheltuieli precum cele utilizate de autoritățile fiscale, deoarece acest lucru vă va ajuta cu adevărat atunci când vine timpul să vă faceți impozitele. Câteva exemple includ:

Publicitate
Afaceri - utilizarea cheltuielilor la domiciliu
Provizii
Telefon și utilități

Din nou, titlurile coloanelor pot include orice doriți, dar cel puțin trebuie să conțină data tranzacției, tipul tranzacției, numele furnizorului, suma cheltuită și orice taxe aplicate. Păstrați toate chitanțele și facturile drept dovadă. Puteți crea din nou formule în celule pentru a continua să rulați totaluri ale diferitelor tipuri de cheltuieli. O foaie de calcul simplă pentru cheltuieli este prezentată mai jos.

Cheltuieli după tip cu impozite suportate

Descărcați o aplicație pentru a urmări cheltuielile

Există, de asemenea, multe aplicații pe care le puteți descărca pe dispozitivul dvs. Android sau iOS, care vă vor permite să urmăriți cheltuielile comerciale.

Majoritatea acestor aplicații se integrează destul de ușor în pachete precum QuickBooks și Excel, oferindu-vă liniște sufletească că toate cheltuielile dvs. sunt capturate. Unele aplicații vă permit chiar să trimiteți facturi prin e-mail clienților dvs. - un mare economisire de timp pentru orice afacere mică.

Păstrați obișnuința foii de calcul pentru contabilitate

Acum, începeți să vă obișnuiți să vă petreceți timpul cu foile de calcul pentru contabilitate în fiecare zi. În curând veți descoperi că nu este nevoie de timp dacă vă mențineți la curent și, la momentul impozitării, veți fi atât de bucuroși că ați făcut-o.

Cât durează pentru a-ți forma un obicei?

De fapt, durează cel puțin 2 luni pentru a dezvolta un nou obicei. Dar nu dispera! Este nevoie de câteva minute pe zi pentru a adăuga câteva intrări în foaia de calcul.