Bulele și silozurile în procesul companiei

Bursting the Bubble

Data viitoare când vă aflați la serviciu, aruncați o privire în jur. Cât de bine lucrează împreună departamentele individuale?

Ați spune că aveți o bună înțelegere a modului în care funcționează fiecare departament? Sau cum se potrivesc rolurile lor cu ale tale?

Fiecăruia îi place să creadă că rolul său este cel mai important, că afacerea nu ar putea funcționa fără departamentul lor.

Gresit!

Un lucru pe care îl vedem adesea în auditul intern este că fiecare departament lucrează într-un siloz, rămânând în propria sa bulă de lucru, indiferent de ce se mai întâmplă în jurul lor în afaceri.

Concentrându-vă pe detaliile a ceea ce faceți este un lucru bun, nu ar trebui să fie în detrimentul imaginii generale.

Indiferent de industrie, nici o afacere nu poate opera cu un singur departament. Chiar și întreprinderile mici, cu un singur operator, necesită să purtați mai multe pălării pe măsură ce vă asumați roluri diferite în cadrul afacerii dvs.

Procesul multi-departament al companiei

Să aruncăm o privire la un exemplu simplu de pași în fabricarea unui produs existent și vânzarea acestuia către clienții noștri. Înainte de a vă gândi chiar să faceți mai mult, trebuie să determinați:

• cât produs aveți în prezent în stoc
• dacă are o dată de expirare
• dacă este un produs sezonier necesar doar în anumite perioade ale anului
• dacă există o nevoie actuală de a se face suplimentar
• dacă afacerea are resurse pentru a face mai mult în acest moment

Întrebările de mai sus sunt de obicei revizuite de cineva din cadrul departamentului de planificare. De asemenea, vor stabili cât de mult din produs urmează să fie realizat și cantitatea de materii prime care va trebui achiziționată.

Informațiile sunt apoi transmise de obicei conducerii pentru a aproba producția, achiziționarea de materii prime și cantitatea de timp și personal necesar pentru a finaliza fabricarea produsului. Discuțiile cu departamentul financiar sunt de obicei incluse în acest moment pentru a ne asigura că afacerea are fondurile disponibile pentru a finaliza toate sarcinile.

Odată ce procesul de planificare este finalizat și a fost aprobat, detaliile necesităților de materie primă sunt transmise departamentului de achiziții. Aici vor avea o listă cu furnizorii autorizați pe care îi folosesc pentru a redacta comenzile de cumpărare pentru a cumpăra materiile prime necesare. Din nou, acestea vor trebui aprobate, în general de către conducere, înainte de a fi trimise furnizorilor.

După ce materiile prime au fost comandate, departamentul financiar trebuie să elibereze plata pentru a se asigura că bunurile sunt livrate la timp. Înregistrările financiare trebuie actualizate pentru a reflecta câți bani a cheltuit afacerea și pentru ce. Mai târziu, vor trebui să asocieze această plată cu facturile primite ca parte a procesului lor de reconciliere.

Așa că ne-am comandat materiile prime; restul ar trebui să fie ușor, nu?

Furnizorii au început să ne livreze materiile prime, așa că acum cineva trebuie să le verifice pentru a se asigura că comenzile sunt corecte și că bunurile sunt în stare de utilizare. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să comparați comenzile de achiziție și facturile cu bunurile primite.

În funcție de mărimea afacerii și de tipul de materiale primite, aceasta ar putea fi oricine, de la recepționer la personalul din depozit sau maistru de șantier. În întreprinderile mai mari și din nou în funcție de tipul de bunuri, este posibil să aveți o persoană care să semneze pentru a confirma că bunurile au fost primite la fața locului și o altă persoană care verifică calitatea materiilor prime.

Orice documentație referitoare la materia primă va trebui păstrată, iar copiile pot fi trimise către diferite departamente pentru a se asigura că înregistrările lor sunt exacte. Când există documente implicate, lucrurile pot deveni dezordonate dacă există o lipsă de comunicare sau dacă nu înțelegeți de ce au nevoie celelalte departamente și în ce perioadă au nevoie.

Nu puteți plăti o factură dacă nu știți ce plătiți. De asemenea, nu ar trebui să acceptați bunurile de pe site dacă nu cunoașteți produsele și cantitățile care ar trebui să fie acolo.

Acum, că avem materialele noastre, ne putem realiza produsele.

Încă o dată, în funcție de dimensiunea și configurarea afacerii, modul în care sunt stocate, înregistrate și distribuite materiile prime pentru utilizare poate fi foarte diferit. Un punct care ar trebui să rămână același este că ar trebui să fie înregistrat când este utilizat fiecare material, de către cine și cât. Fără aceste informații nu veți ști de ce aveți nevoie atunci când începeți procesul de planificare data viitoare când doriți să realizați produsul.

Începem să realizăm produsul folosind instrucțiunile de lucru care au fost dezvoltate înainte de a începe să fabricăm acest produs în primul rând. Instrucțiunile de lucru sunt utilizate pentru a vă asigura că fiecare produs este fabricat exact în același mod și are o calitate constantă.

De fiecare dată când cineva descoperă o modalitate de a îmbunătăți procesul de fabricație, instrucțiunile de lucru și alte documente pentru proces trebuie actualizate, astfel încât să rămână la curent. Departamentul dvs. de audit intern poate, de asemenea, să revizuiască procesul pentru a se asigura că instrucțiunile de lucru sunt de fapt respectate.

Dacă utilizați orice echipament pentru a vă crea produsele, trebuie să vă asigurați că echipamentul este în stare bună de funcționare. Departamentul de întreținere are nevoie de un program pentru a testa, repara și înlocui echipamentul, după caz. Discuțiile cu personalul de gestionare a riscurilor și / sau personalul de audit intern pot ajuta la realizarea acestor programe.

De asemenea, orice incident care a avut loc în timpul procesului de fabricație, cum ar fi defectarea echipamentului, procesul de producție nefiind finalizat corect sau vătămarea personalului, ar trebui înregistrat, investigat și rezolvat.

Înainte ca produsul să poată fi vândut, trebuie verificat pentru calitate; nu doriți să vindeți un produs inferior sau defect.

Acum avem un produs finit așezat în depozitul nostru care așteaptă să fie vândut, dar cui îl vindem și pentru cât?

Și continuă

„Cât” ar fi fost elaborat anterior de către conducere, din nou, departamentul de finanțe ar fi implicat pentru a confirma cât te-a costat să faci produsul și cât de mult ai vrut să obții.

Cercetările de piață efectuate de cineva implicat în cercetare și dezvoltare ar fi fost necesare la început pentru a analiza la ce se vând alte produse similare și la ce ar fi dispuși oamenii să plătească.

În ceea ce privește cui să vindeți, cercetarea dvs. de piață ar fi analizat deja acest lucru la început, astfel încât să știți deja cine sunt clienții dvs. Departamentul de marketing va fi organizat o campanie pentru a viza clienții potriviți, lăsând la latitudinea departamentului de vânzări să primească produsul către client.

Acesta este deja un proces destul de implicat, dar încă nu am terminat liniștit.

Similar cu comanda și cumpărarea materiilor prime, acum trebuie să inversăm acest proces pentru a scoate produsele din zona noastră de depozitare și către client.

Departamentul nostru de ambalare ar trebui să ambaleze cantitatea potrivită din fiecare produs pentru clienți. Ar trebui să creăm facturi pe care clientul ar trebui să le plătească. Depozitul ar trebui să confirme că produsele potrivite au fost trimise către clientul potrivit. Iar departamentul nostru financiar ar trebui să se asigure că clientul a plătit și că plățile au fost înregistrate și reconciliate corect.

De asemenea, din moment ce aveam personal care realizează produsele, departamentul nostru de salarizare ar trebui să știe cine lucrează și la ce oră lucrează pentru a putea fi plătiți pentru timpul lor.

În timp ce toate cele de mai sus se întâmplă, există încă unele departamente care lucrează în fundal. Două dintre principalele care trebuie luate în considerare sunt departamentul IT care se asigură că personalul are acces la sistemele și informațiile de care au nevoie.

Cealaltă este curățenia noastră. Indiferent dacă alegeți să utilizați personal intern sau o companie externă de curățenie, cineva trebuie să păstreze spațiul de lucru curat, ordonat și liber de pericole potențiale.

Deci cine a fost implicat?

Privind exemplul de mai sus, procesul nostru simplu de producție și vânzare a implicat următoarele departamente:

• Management
• Planificare
• Achiziționarea
• Finanţa
• Depozit
• Control de calitate
• Managementul documentelor
• Producție
• întreținere
• Marketing
• ACEASTA
• Ambalare
• Vânzări
• C&D
• Managementul riscurilor
• Audit intern
• Investigarea incidentelor
• Salarizare
• Curățare

După cum puteți vedea, fiecare departament este implicat. Dacă ar fi să scoți doar unul dintre aceste departamente din mix, lucrurile s-ar încurca foarte repede! Verificările de control ar putea fi ratate, s-ar putea să nu aveți resursele de care aveți nevoie pentru a termina producția sau să plătiți personalul, s-ar putea să lipsească oportunități de vânzare sau, mai important, s-ar putea să vindeți un produs care nu este potrivit pentru utilizare și ar putea fi periculos.

Cum eliminăm silozurile?

Destul de des în timpul unui audit intern, dacă văd că există o defecțiune a comunicării sau dacă personalul nu este sigur de rolurile diferitelor domenii, voi recomanda ca personalul dintr-un departament să meargă și să-și asume personalul din alte departamente pentru o perioadă scurtă de timp. Îi fac să meargă și să stea să vadă ce fac de fapt ceilalți membri ai personalului. Ei au ocazia să pună întrebări și să înțeleagă mai bine modul în care departamentele funcționează împreună.

În esență, ei încep să vadă afacerea ca pe un puzzle, cu toate piesele care se potrivesc pentru a face un întreg, mai degrabă decât o colecție de silozuri individuale.

© 2017 Katrina McKenzie