Un ghid pentru terminologia de bază a salarizării

Recent, am lucrat la o companie globală de resurse umane din departamentul lor de servicii pentru clienți și am urmat un curs de formare de 10 săptămâni în salarizare. Acesta a fost un nou mod de afaceri la care nu fusesem expus niciodată. În timpul antrenamentului meu, am învățat elementele de bază ale salarizării.

Acest articol va acoperi terminologia salarizării și a impozitelor sale, care este utilă atunci când încercați să aflați cum să îndepliniți sarcinile necesare.

Mai întâi să începem cu definiția salarizării, care este:

• Trimiterea de salarii angajaților, fie prin cec live, fie prin depunere directă.
• Păstrarea evidenței ratelor salariale ale angajaților, reținerea impozitelor, deduceri, concediu plătit etc.
• Contabilizarea veniturilor totale ale fiecărui angajat într-un an fiscal.

Plată brută vs. plată netă

Care este diferența dintre plata brută și plata netă. De fapt, este destul de simplu.

Venit brut

Această sumă include suma totală a salariului angajatului calculată înainte de scoaterea a ceva (cum ar fi impozite, deduceri etc.). Cum calculați salariul brut pentru angajații salariați sau pe oră?

• Orar : Rata salariului înmulțită cu orele lucrate este egală cu salariul total brut.
• Salariu: valoarea salariului stabilită pentru angajat pentru perioada respectivă de plată este egală cu salariul total brut.

Remunerația netă

Această sumă include salariul brut al angajaților sau suma totală, minus toate reținerile fiscale și deducerile. Salariul net este egal cu ceea ce angajatul este plătit pe salariul sau depozitul direct.

Verificați cerințele privind salariul minim atât la nivel de stat, cât și la nivel federal

Contactați Departamentul Muncii de Stat sau Departamentul Muncii din SUA pentru a afla ce prevede legea pentru un salariu minim în statul dvs. Într-un caz în care angajatul dvs. este supus atât cerințelor de salariu minim federal, cât și de stat, vi se cere să plătiți angajatului rata mai mare dintre cele două rate ale salariului minim.

Foi de timp

Ar trebui folosită o metodă pentru a urmări timpul fiecărui angajat pentru momentul în care intră și iese din serviciu, pentru prânz și orice timp liber liber luat în timpul zilei de lucru. Acest lucru este deosebit de important pentru angajații orari, deoarece orele lor lucrate sunt utilizate pentru a calcula salariul lor obișnuit, precum și orice oră suplimentară. Există două metode comune pentru colectarea timpului unui angajat:

• Carduri de perforare manuale: Acesta este un card care identifică angajatul și este folosit pentru a pătrunde manual într-o mașină, care plasează un marcaj de timp pe card. Mai târziu, o persoană cu salarizare introduce manual acea perioadă în sistemul său.
• Urmărirea electronică a timpului: un card magnetic sau o ștampilă cu degetul mare pot fi folosite pentru a solicita unei mașini să înregistreze electronic ora pentru angajat. Nimeni nu trebuie să introducă manual aceste ore, deoarece acestea sunt înregistrate la momentul lovirii cu ceasul angajatului.

Indiferent de metoda utilizată, scopul este de a înregistra cu precizie timpul angajatului, astfel încât să fie plătit pentru numărul corect de ore lucrate.

Ore regulate vs. ore suplimentare

Care este diferența dintre orele obișnuite și orele suplimentare?

• Rata obișnuită: Aceasta este rata obișnuită a salariului sau plata directă a angajatului. Este rata lor normală de plată, de exemplu 12 USD / oră. Această sumă este înmulțită cu primele 40 de ore lucrate.
• Orele suplimentare: Dacă angajatul lucrează peste 40 de ore, aceștia primesc ore suplimentare pentru orele suplimentare. Aceasta este rata lor de plată obișnuită, care este declarată ca timp plus jumătate din rata lor obișnuită de plată, care este menționată ca „jumătate”. Înmulțiți această sumă de ori de ore lucrate pentru a primi rata lor de ore suplimentare.

Pentru exemplul de mai sus, dacă rata obișnuită a angajatului este de 12 USD / oră, rata lor pentru ore suplimentare este de 18 USD / oră (12 USD + 6 USD = 18 USD). De asemenea, puteți calcula orele suplimentare ale angajatului în acest fel: ($ 12 + ($ 12X0.5) = $ 18) sau ($ 12 + ($ 12/2) = $ 18).

Cum calculați orele suplimentare dacă angajatul a lucrat 42 de ore?

40 ore X 12 USD = 480 USD plată obișnuită

2 ore X 18 USD = 36 USD ore suplimentare

Total = (480 USD regulat + 36 USD ore suplimentare) = 516 USD brută plătită

Rețineri fiscale

• Angajați cu normă întreagă: pentru angajații care nu sunt considerați angajați contractuali, angajatorul reține impozitele din salariile lor pentru impozitele pe venit federale, de stat și locale. Reținerile fiscale ale fiecărui angajat sunt determinate diferit în funcție de W-4 pe care l-au completat în momentul angajării. Angajatorii ar trebui să se asigure că rețin cantitatea corectă de asigurări federale, Medicare și de securitate socială pentru fiecare angajat.
• Angajați contractuali: acești angajați sunt responsabili pentru plata propriilor impozite pe venit la sfârșitul anului, deoarece angajatorul nu reține impozite din salariu.

Noi formulare de închiriere

Există mai multe formulare care trebuie completate de angajat la momentul angajării. Aceste formulare includ W-4 pentru reținerea impozitului pe venit federal, un formular de reținere a impozitului pe venit de stat și un formular I-9 pentru eligibilitatea locului de muncă.

• Formular de cerere de locuri de muncă: Informațiile din cererea de locuri de muncă pot fi folosite pentru a intra în sistemul dvs. de salarizare cu privire la numele angajatului, adresa, informațiile de contact etc. Aceste informații pot fi verificate, cum ar fi angajatorii anteriori și / sau educația.
• W4 Formular federal de reținere a impozitului pe venit : Acest formular oferă informații despre starea civilă a angajatului, numărul de persoane aflate în întreținere și sumele de reținere suplimentare aleși ale acestora.
• Formular de reținere a impozitului pe venit de stat: mai întâi trebuie să vă înregistrați la departamentul de stat al agenției de venituri ca angajator în acel stat. Acestea vă vor informa cu privire la ce formulare și cât de mult impozit să rețină pentru angajat.
• Formularul I-9 - Acest formular este destinat verificării eligibilității pentru angajare și necesită ca noul angajat să furnizeze dovada eligibilității, care poate consta din certificatul de naștere sau cartea verde. Angajatorul va verifica aceste informații, dar nu este nevoie să fie trimise agenției de stat.

Alte lucruri importante de știut

1. Verificare electronică: Angajatorul poate utiliza sistemul de verificare electronică pentru a verifica I-9 și a-l compara cu bazele de date federale pentru a se asigura că angajatul este eligibil să lucreze în SUA.
2. Sistemul de notificare a angajării de stat: Angajatorii trebuie să-și înregistreze angajații la stat, ceea ce permite statului să colecteze informații și plăți, cum ar fi sechestrele (de exemplu, pensie alimentară pentru copii, drepturi de garanție etc.) de la acești angajați.

Există o serie de formulare pe care trebuie să le completați, atât ca angajat, cât și ca angajator, pentru ca salariul și impozitele dvs. să funcționeze fără probleme.

phasinphoto

Perioade de plată

Aceasta este o perioadă de timp recurentă în care angajații sunt plătiți. Aceasta poate fi o perioadă de timp săptămânală, bilunară, semestrială sau lunară. Cunoașterea cuantumului plății pe perioadă pe an este importantă pentru a calcula cât de mulți angajați trebuie să primească pentru fiecare perioadă de plată.

• Săptămânal: 52 de perioade de plată / an
• Săptămânal: 26 perioade de plată / an
• Semestrial: 24 perioade de plată / an
• Lunar: 12 perioade de plată / an

Cerințe privind salarizarea trimestrială și de sfârșit de an

Următoarele formulare pot fi utilizate pentru a depune impozitele angajatorului la IRS sau la agenția dvs. de stat:

• Formularul 941 (trimestrial): Acest formular IRS rezumă salariile plătite și este utilizat de angajatori, indiferent dacă sunt sau nu scutite de taxe. În fiecare trimestru, angajatorul va raporta suma impozitelor federale de salarizare reținute, a impozitelor de asigurări sociale, a impozitelor medicale și a oricăror alte plăți și / sau rețineri aferente.
• Formularul 940 (anual): Acest formular IRS este utilizat de angajatori pentru a raporta salariile plătite și impozitele federale de șomaj care au fost acumulate pe acele salarii supuse FUTA pentru întregul an.
• Impozite de șomaj de stat: majoritatea angajatorilor plătesc atât taxe de șomaj federale, cât și de stat.
• Formular W-2: Furnizați W-2 angajaților dvs. înainte de termenul limită. Va trebui să depuneți formularele W-2 la Administrația de securitate socială fie prin e-depunere și / sau depunând formularele reale.