Biroul slab: biroul 5s

5S Office, The Lean Office

Implementarea 5S Office sau Lean Office poate crea beneficii masive pentru afacerea dvs. 5S este la fel de aplicabil în birou ca și la fabrica.

Organizarea locului de muncă este importantă indiferent de locul de muncă.

Prea mulți oameni cred că instrumentele Lean Manufacturing, cum ar fi 5S, sunt doar pentru procesul dvs. de producție, dar sunt aplicabile oricărui proces, iar biroul dvs. este doar un alt proces. Biroul preia informații, lucrează la ele și le transformă într-o altă formă de informație, acest lucru nu diferă de nici o altă formă de fabricație. Acest proces slab pentru biroul dvs. poate aduce îmbunătățiri în termenele de livrare și în multe alte domenii.

Veți găsi adesea că mai multe întârzieri și probleme provin din procesele de birou decât procesele de la magazin. Cât de des se plâng oamenii de producție că primesc doar câteva zile înainte de termenul de șase săptămâni acordat de client?

5S pentru birou

Pașii biroului 5S sunt:

• Seiri / Sort
• Seiton / Set în ordine
• Seiso / Shine & Check
• Seiketsu / Standardizează
• Shitsuke / Sustain

5S este despre a face un loc de muncă mai eficient prin eliminarea tuturor dezordinilor inutile, așezarea articolelor rămase într-un mod ergonomic și sigur și menținerea și îmbunătățirea continuă a acestor schimbări.

5S Îndepărtează deșeurile de birou

5S Eficient Lean Office

LeanMan

5S pentru a elimina deșeurile de la birou

LeanMan

5S în Lean Office

Următoarele secțiuni vor descrie fiecare dintre pașii biroului 5S și modul în care pot fi aplicați în mediul biroului. Acest lucru se face cel mai bine cu ajutorul unui expert pentru a oferi instruire 5S personalului dvs. și pentru a-i motiva și instrui în acest proces.

Beneficiile producției lean în special 5S pot fi surprinzătoare, nu este neobișnuit să obțineți îmbunătățiri de eficiență de până la 30% prin implementarea 5S ca parte a fabricării lean. Scopul principal al oricărei implementări 5S este de a elimina deșeurile din procesele dvs., aceste deșeuri fiind cele șapte deșeuri ale fabricării slabe.

Sortare Office 5S

5S Seiri în Office

LeanMan

5S Seiri / Sort în Lean Office

Primul pas al 5S este la fel de aplicabil dacă nu cu atât mai mult din ceea ce am văzut în cadrul biroului. Există adesea documente vechi, fișiere, cataloage, piese de echipament, mostre antice și o mulțime de alte dezordini așezate pe birouri, ascunse în și în spatele dulapurilor și, în general, ocupă spațiu și ne împiedică.

Fii ferm cu ceea ce elimini; dacă nu este nevoie de gunoi. Prea mulți oameni păstrează lucrurile, acumulând cataloage vechi doar pentru că ar putea fi utile într-o zi, dar cât de des le fac? Nu foarte des!

Urmați același proces ca pentru orice altă implementare 5S în procesele dvs. de producție. Aruncați gunoiul evident, puneți obiecte necunoscute într-o zonă de carantină, marcați roșu orice element care nu poate fi ușor îndepărtat dacă nu este necesar sau nu funcționează. (Da, puteți păstra planta în ghiveci, dar păstrați-o în afara fluxului de lucru!)

După ce ați eliminat dezordinea evidentă, revizuiți articolele din carantină și conveniți asupra dispoziției lor ca echipă, dacă este ceva necesar, puneți-l acolo unde este necesar, dacă poate fi arhivat, faceți acest lucru și așa mai departe pentru fiecare articol.

Office 5S a greșit

5S Seiton / Set în ordine pentru Lean Office

Acesta este punctul în care mulți oameni se dezlipesc și merg prea departe în unele cazuri. Nu căutăm să etichetăm fiecare perforator și capsator și să avem mici pătrate lipite pe birouri care să identifice locul în care aparțin fiecărui membru al personalului biroului, deși aceasta poate fi o mișcare rezonabilă pentru biroul de lângă fotocopiator dacă oamenii sunt mereu la vânătoare capsatorul aici!

Scopul în cadrul biroului este să ia în considerare procesul și fluxul prin birou, nu piesele tipice de staționare pe care le are fiecare persoană. Luați în considerare ce informații intră în birou și unde. Aveți tăvi organizate pe fiecare birou? Munca este distribuită într-un sistem de porumbel? Cu toate acestea lucrurile sunt organizate, luați în considerare modul în care vor curge către persoana care are nevoie de ele. Amintiți-vă că vrem să apropiem lucrurile de locul unde sunt necesare.

Luați în considerare locația echipamentelor de birou. fotocopiatorul este blocat în colțul îndepărtat, unde toată lumea trebuie să meargă până la el? Hârtia pentru mașină se află în colțul opus din cauza lipsei de spațiu. Tonerul este depozitat într-un depozit, deoarece este prea scump să lăsați întins? Cine o să o ia acasă? Aduceți-l în cea mai bună locație pentru cei care au nevoie de el.

Uitați-vă la imprimantele de birou: toată lumea are una sau sunteți ca majoritatea birourilor moderne cu câteva imprimante în rețea? Sunt în locul potrivit și sunt consumabilele pentru ei aproape de mână pentru a tăia mersul pe jos?

Asigurați-vă că dulapurile sunt organizate corect și amplasate acolo unde este necesar, nu toate depozitate la rând pe partea opusă a biroului. Găsiți broșuri și cataloage acolo unde se află oamenii care le folosesc, nu într-o bibliotecă spre care trebuie să meargă.

Fișierele cu coduri de culoare și altele similare pentru anumite domenii de lucru, cum ar fi redarea tuturor fișierelor de comenzi ale clienților în roșu, fișierele furnizorului în albastru, etc. Acest lucru va clarifica imediat ce este ceea ce și unde aparține.

Luați în considerare biroul virtual și „dulapurile de dosar” de acolo. Câți dintre oamenii dvs. știu cu adevărat să își organizeze documentele pe computerele lor? De câte ori ați cerut ceva și apoi ați așteptat ca cineva să-și caute directoare căutând documentul nesigur unde l-au pus? Cât de des ați făcut-o singur?

Video Office 5S

5S Seiso / Shine și Check in Lean Office

La fel ca în zona de producție, curățați-vă bine locul și păstrați-l așa, atribuiți responsabilități și definiți exact ce trebuie făcut.

Videoclipul Lean Office

5S Seiketsu / Standardizează în Lean Office

Puțină diferență aici față de magazin: proiectați și efectuați auditurile dvs., fie la nivel de birou, fie individual. Organizați și competiții, la fel ca în zonele de producție. Utilizați fotografii și așa mai departe. După aceste audituri mi s-a dat întotdeauna o fotografie a biroului meu, întrucât al meu a fost întotdeauna cel mai neîngrijit! Poate ar trebui să încerc să practic ceea ce predic.

5S Office

5S Shitsuke / Sustain în Lean Office

Adesea, cea mai grea parte din birou, așa cum este în fabrică, este susținerea îmbunătățirilor 5S pe care le-am făcut și transformarea acestora în rutina noastră de zi cu zi. De prea multe ori eșuăm în acest pas și schimbările pe care le-am făcut și îmbunătățirile create încet încet dispar până când pierdem beneficiile pe care le-am obținut.

Este foarte important ca toți pașii anteriori să fie repetați și menținuți pentru a vă asigura că nu pierdeți beneficiile muncii pe care ați făcut-o. Asigurați-vă că noii angajați sunt instruiți în principiile fabricării slabe și 5S și înțelegeți pe deplin cum pot contribui la funcționarea companiei în ansamblu.

Instruire pentru 5S Office

În cea mai mare parte a modului în care ați implementa 5S la fabrica, va trebui să aduceți un consultant sau un antrenor pentru a vă ajuta să implementați acest instrument de fabricare slabă. Aducerea de ajutor din exterior vă va asigura că proiectul este luat în serios și formatorii externi vor avea o experiență valoroasă cu privire la ceea ce se poate face pentru ca schemele de birou să fie mai eficiente și mai plăcute pentru angajații dvs. de a lucra.

Alegerea și angajarea unui trainer pentru implementarea biroului 5S este aproape același proces pe care l-ați face pentru angajarea unui trainer pentru zonele dvs. de producție.

Ai nevoie de 5S în biroul tău?

© 2010 Tony