Unitatea 2: organizarea călătoriilor și a cazării în afaceri

Notă: Aceste informații vă vor ajuta să obțineți diploma de nivel 2 în afaceri și administrație. Vă rugăm să nu copiați.

Diferite tipuri de întâlniri

Tipurile de întâlniri depind de mărimea unei organizații, de problemele care trebuie discutate și de numărul de persoane care vor participa.

O întâlnire permanentă este exact cum sună: o întâlnire în picioare. Aceste întâlniri sunt adesea ținute zilnic de către manager pentru perioade scurte de timp. Acestea sunt de obicei utilizate atunci când managerul trebuie să informeze angajații despre modificări simple sau sarcini care trebuie începute și finalizate.
O conferință este o întâlnire foarte planificată și organizată, iar conferințele se bazează în mare măsură pe discuții și opinii. Acestea sunt ținute de un președinte pentru a discuta unul sau mai multe subiecte și adesea au o prezență ridicată a diferitelor persoane din cadrul organizației. Uneori au loc conferințe. Acestea pot implica una sau mai multe persoane.
O prezentare este o întâlnire care are loc pentru a informa angajații despre schimbările de rutină, reguli și proceduri. Planificarea unei prezentări consumă adesea foarte mult timp, deoarece este vital ca toate informațiile să fie precise și detaliate. Într-o prezentare există adesea unul sau doi prezentatori, iar participanții au de obicei șansa de a discuta orice întrebări la final.
O întâlnire actuală este o întâlnire care are loc pentru a discuta un subiect individual.
Întâlnirile de urgență se organizează brusc, adesea fără prea multe planificări și preaviz. De obicei, acestea implică discuții despre o criză internă sau externă a organizației. La o ședință de urgență va trebui să participe toți membrii unei echipe care poate provoca întreruperea unei zile de muncă, dar este foarte important. O agendă nu este necesară pentru o întâlnire de urgență din cauza preavizului scurt; cu toate acestea, procesele verbale ar trebui să fie menționate în timpul sau după ședință.

Suport administrativ pentru întâlniri

Este vital ca sprijinul administrativ să fie oferit pentru întâlniri. Înainte de a avea loc o întâlnire, ar trebui făcută o listă cu toți participanții și ar trebui adunate informații scurte despre scopul întâlnirii. Pe măsură ce oamenii intră la întâlnire, este important ca cineva să ia notă de cine ajunge.

Ar trebui să existe întotdeauna un angajat de minute; aceștia sunt persoane care înregistrează discuțiile și acordurile care au loc în timpul unei întâlniri, permițând oamenilor să se refere înapoi la ele. Pe măsură ce oamenii intră în zonă pentru întâlnire, este important ca cineva să noteze numele persoanelor de acolo, în cazul în care trebuie organizată oa doua întâlnire cu aceiași participanți. De asemenea, acest lucru permite managerului etc. să știe cui i s-au oferit noile obiective sau cine este conștient de noile rezultate.

Este necesar, de asemenea, sprijin administrativ în timpul planificării și organizării unei întâlniri (consultați întrebarea 3 pentru ce ajută).

Organizarea întâlnirilor

Atunci când organizați o întâlnire, luați în considerare scopul acesteia și cine va fi „șeful” întâlnirii. Trebuie stabilit un moment adecvat, astfel încât întâlnirea să nu intre în conflict cu orice numire importantă a persoanelor implicate în întâlnire. Durata ședinței ar trebui să fie planificată, precum și o listă a celor care vor participa și ar trebui ales un loc adecvat (unul pe care toți participanții îl vor putea obține). Ar trebui creată o agendă; aceasta este o listă de elemente care prezintă subiectele care vor fi discutate la ședință.

Dacă trebuie furnizate băuturi răcoritoare, suma trebuie gândită și, în funcție de cât de departe / închisă este întâlnirea, băuturile răcoritoare trebuie cumpărate și stocate corect. Trebuie luate în considerare diete speciale.

Accesul pentru persoane cu dizabilități ar trebui luat în considerare pentru a sprijini participanții. Dacă este necesar, locația întâlnirii ar trebui verificată pentru a se asigura că este potrivită pentru accesul scaunelor cu rotile etc. Interpreți în limba semnelor ar putea fi angajați sau invitați să participe pentru a ajuta la comunicare.

Cazare pentru afaceri

Când călătoriți în scopuri de afaceri, zona ar putea fi locală sau internațională. Este important ca toate opțiunile de călătorie diferite să fie cercetate înainte de rezervare pentru a compara adecvarea și fiabilitatea, precum și diferitele tipuri de cazare.

Diferite opțiuni de călătorie: Mașină, taxi, autobuz, autocar, tren, barcă / feribot, avion
Diferite tipuri de cazare: Hotel, pensiune și mic dejun.

Este foarte important în sectorul de afaceri să confirmați instrucțiunile și cerințele pentru călătorii de afaceri și cazare. Atunci când se organizează călătorii de afaceri cu cazare, procesul de planificare este foarte important. Cantitatea de persoane care călătoresc și bugetul vor trebui descoperite pentru a merge mai departe cu procesul de planificare.

În primul rând, ar trebui cunoscute diferitele tipuri de călătorii de afaceri; călătoria va fi locală sau internațională? Odată confirmată locația, trebuie luată în considerare cu atenție alegerea cazării.

Hotelurile oferă adesea trei mese pătrate pe zi (care pot include un prânz la pachet), dar pot fi destul de scumpe. Cu toate acestea, acestea oferă vizitatorilor o mulțime de facilități diferite, inclusiv camere publice în hotel și pot oferi, de asemenea, WiFi gratuit, care le va permite lucrătorilor de afaceri să fie la curent cu sarcinile lor în timp ce se află în camera lor și le va permite să comunice cu colegii de muncă.
Cazarea și micul dejun oferă întotdeauna micul dejun dimineața, care este inclus în costul sejurului cuiva. Facilitățile din unele pensiuni sunt limitate, ceea ce nu ar trebui să fie prea îngrijorător, deoarece atunci când călătoresc în afaceri, este probabil ca lucrătorul să nu fie adesea în camera alocată lor.

Rezervare călătorie

La rezervarea călătoriei, este important să se facă cercetări suplimentare. În cazul în care hotelul / pensiunea are timp de concediu pentru rezervare, este vital ca lucrătorul să ajungă acolo înainte. În unele cazuri, este mai ușor să călătoriți cu o zi înainte pentru a vă așeza într-o cameră și pentru a vă relaxa până când începe munca. Cheltuielile vor trebui verificate cu atenție, astfel încât costul să se încadreze în buget.

Biletele pentru călătorii și hotelul / camerele și camerele de mic dejun trebuie rezervate în avans pentru a evita dezamăgirea și stresul. În unele cazuri, călătorilor de afaceri li se poate oferi o anumită sumă de bani pentru a cumpăra alimente, pentru a călători cu autobuzul sau cu taxiul și pentru a-și asigura alte nevoi.

Când planificarea este finalizată, toți membrii personalului care vor participa la călătoria de afaceri ar trebui să primească detalii despre călătorie și cazare, astfel încât să poată pregăti și să cunoască detaliile exacte despre ceea ce fac.

Este important să țineți evidența călătoriilor de afaceri și a cazării pentru a ține evidența fluxurilor de numerar și a profiturilor companiei, deoarece banii folosiți pentru o călătorie de afaceri sunt adesea stabiliți la un buget. Dacă se păstrează detalii despre călătorie și cazare, de exemplu câți bani costă și adecvarea lor, se poate face referire la înregistrare în viitor pentru a economisi bani și / sau pentru a găsi cazare mai bună.

De asemenea, este util să țineți evidența, deoarece permite comunicarea angajaților despre posibilele schimbări în timpul călătoriilor lor.

Tipuri de echipamente de birou

Papetărie: Papetăria este utilizată în mare măsură în cadrul biroului. Exemple de articole de papetărie: pixuri, creioane, capsatoare, agrafe, note post-it, rigle.

Sistem de securitate: la locul de muncă, toate ușile biroului sunt ținute închise și au încuietori codate. Acest lucru este pentru a se asigura că publicul și persoanele neautorizate nu pot avea acces la dosarele pacienților, precum și la numerar mic. Există, de asemenea, camere CCTV la recepție și în afara clădirii pentru a asigura siguranța atât a clienților interni, cât și a celor externi. Toate computerele personalului au un buton special de „panică” care, atunci când este apăsat, apare ca o alertă pe computerele altor personal. Acest lucru îi avertizează că sunteți în primejdie și este politica noastră că, dacă acest lucru se întâmplă în timp ce nu avem de-a face cu pacientul, trebuie să mergem la membrul personalului care a activat butonul de panică pentru a vedea ce nu este în regulă.

Computer: Un computer este una dintre principalele piese de echipament utilizate în birou. Acestea conțin software diferit, de exemplu Microsoft Word, care permite membrilor personalului să creeze litere etc. Calculatoarele sunt de obicei conectate la internet, ceea ce permite comunicarea și cercetarea online. Un software special antivirus trebuie instalat pe toate computerele pentru a fi utilizat în siguranță atunci când utilizați internetul. De asemenea, este important ca toate lucrările să fie copiate pentru a evita pierderea muncii. Majoritatea software-urilor de pe computere pot fi criptate prin parolă pentru a permite doar accesul autorizat și pentru a proteja confidențialitatea.

Imprimantă / fotocopiator: fotocopiatoarele sunt utilizate pentru a face copii ale documentelor care sunt pe hârtie. Este întotdeauna util să aveți copii ale informațiilor, mai ales dacă se referă la un client.

Scanner: scanerele sunt conectate la computere și sunt utilizate pentru a transfera ceva de pe hârtie pe computer. Slujba mea la locul de muncă este să folosesc scanerul pentru a pune notele pacienților și scrisorile de spital pe sistem pentru alocare.

Birouri și scaune: Majoritatea angajaților dintr-o organizație de birou sunt repartizați la propriile birouri. În unele organizații, „hot desk” al angajaților. Acest lucru înseamnă că nu au propria zonă, ci doar iau oriunde este disponibil.

Aparat de fax: aparatele de fax sunt utilizate pentru a copia documente către o afacere externă. Fiecare aparat de fax are un număr individual, la fel ca un număr de telefon, ceea ce îl face disponibil pentru alte companii să vă transmită informații imediat.

Mașina de franat: mașinile de franat sunt folosite pentru a cântări și a „tipări” pe plicuri (scrisori / colete), astfel încât să poată fi postate. Creditul este cumpărat și introdus în mașină pentru a plăti costurile ștampilei care pot fi schimbate fie la clasa 1, fie la clasa a 2-a. (consultați unitatea 12 pentru mai multe informații despre mașinile de franare)

Laminator: Hârtia sau cardul sunt introduse într-un laminator care apoi este „sigilat” într-un înveliș din plastic pentru a le proteja de deteriorarea apei și de rupere. Documentele sunt adesea laminate pentru a fi expuse, de exemplu, afișe sau instrucțiuni.

Telefon fix: Telefoanele sunt aproape întotdeauna utilizate în birou. Ele pot fi utilizate pentru a da / primi apeluri externe, precum și apeluri interne. La locul meu de muncă, telefoanele sunt utilizate pentru a comunica cu alți angajați și sunt utilizate pentru a apela alte companii de sănătate și pacienți. De asemenea, primim apeluri primite de la pacienți care pot avea o întrebare sau care doresc să rezerve o întâlnire. Fiecare telefon are, de asemenea, o „cutie poștală” unde persoanele care sună pot lăsa un mesaj dacă nu puteți răspunde. Ele pot fi, de asemenea, plasate într-o setare „nu deranja”.

Cabinet de arhivare: un cabinet de arhivare este utilizat pentru organizarea și stocarea documentelor. Adesea au mai multe sertare și secțiuni care pot fi etichetate pentru a ajuta la organizare. În cadrul locului meu de muncă avem arhive, în special pentru pacienți, date cu caracter personal, care sunt aranjate în ordine alfabetică după nume și pot fi blocate. Un avantaj al multora dintre acestea este că sunt ignifuge, astfel încât informațiile vitale nu vor fi distruse dacă apare un incendiu.

Concasor: Concasorele pot fi utilizate în birou pentru a dispune de informații private și confidențiale despre un alt membru al personalului sau despre un client / pacient. Aceasta este pentru a se asigura că nicio persoană neautorizată nu poate obține informațiile. Legea privind protecția datelor prevede că informațiile personale ar trebui „păstrate nu mai mult decât este absolut necesar”. În cadrul locului meu de muncă eliminăm orice informații confidențiale care nu mai sunt necesare.

Siguranță: un seif este un „echipament” vital pentru un birou dacă are loc depozitarea banilor. Un seif va stoca în siguranță banii și numai persoanele autorizate ar trebui să știe cum să le acceseze fie printr-o cheie, fie printr-un cod. Cheia (cheile) unui seif trebuie, de asemenea, păstrată într-un loc sigur pentru a evita pierderea sau furtul.

Utilizarea echipamentelor de birou

Atunci când selectați echipament de birou pentru a finaliza o sarcină, trebuie să luați în considerare ceea ce sarcina vă cere să faceți. Dacă trebuie să scrieți o scrisoare, puteți alege să utilizați Microsoft Word pe un computer și apoi să utilizați o imprimantă. (Luați în considerare resursele disponibile: este posibil să nu existe suficientă hârtie pentru a tipări.)

De asemenea, este important să luați în considerare cantitatea de timp pe care o aveți pentru a finaliza o sarcină. De exemplu, dacă vi se cere să realizați o diagramă, va dura mai mult timp desenând-o cu mâna liberă decât dacă utilizați software pe un computer.

Dacă sarcina implică furnizarea de informații altor persoane, trebuie să se facă acest lucru rapid sau viteza nu este foarte importantă? Trimiterea prin fax și utilizarea comunicării telefonice sunt aproape instantanee, în timp ce e-mail-ul depinde de cât timp îi ia cineva să o acceseze și să o citească.

Cheltuielile și calitatea vor trebui, de asemenea, luate în considerare atunci când întreprindeți o sarcină. Unele echipamente de birou pot produce documente de calitate superioară, dar cu o cheltuială mare, acest lucru va trebui planificat cu atenție.

Reducerea deșeurilor

Este important să mențineți deșeurile la un nivel minim în mediul de lucru, deoarece performanța va fi mai eficientă, iar clienții / pacienții se vor simți mai în largul lor. Trebuie să se ofere instruire corectă tuturor angajaților, inclusiv modul de identificare și minimizare a deșeurilor.

Utilizarea e-mailului ajută la reducerea risipei de hârtie, deoarece procesele verbale ale ședințelor, buletinele informative etc. pot fi trimise către e-mailurile personalului în loc să le fie date pe hârtie.
Dacă un angajat folosește o imprimantă, acesta ar trebui să tipărească doar cantitatea de pagini de care au nevoie și, dacă este posibil, să le facă duplex. Acest lucru se poate aplica și atunci când utilizați o fotocopiator.
„Deșeurile electrice” sunt, de asemenea, extrem de importante pentru a reduce: facturile vor fi mai mici, iar clădirea și mediul vor fi mai economice. După terminarea zilei de lucru, toate luminile ar trebui să fie stinse, precum și computerele și componentele acestora (scanere, imprimante, fotocopiatoare). Încălzirea centrală sau aerul condiționat trebuie utilizate numai dacă este necesar.

Sisteme de jurnal

O copie pe hârtie sau un sistem de jurnal manual, este adesea sub forma unei cărți legate sau legate în inel. Acestea vin în mai multe formate diferite de zi / lună, așa că va trebui să se ia în considerare câte intrări vor intra în jurnal înainte de a selecta. Dezavantajele acestui sistem sunt posibilitatea pierderii și utilizarea hârtiei. Spațiul poate fi limitat într-un jurnal legat, ceea ce ar putea duce la intrări neclare. Acest lucru ar putea duce la citirea greșită a intrărilor. În cadrul organizației mele există unul sau mai mulți planificatori de pereți în fiecare cameră menținută de personal, care sunt actualizați periodic. Acestea sunt utile întrucât sunt întotdeauna la îndemână. Este o decizie personală dacă folosim sau nu un jurnal „de carte”.

Sistemele electronice de jurnal pot fi create pe un computer, un telefon sau un organizator electric. Pe un computer există multe programe diferite pe care le puteți folosi pentru a crea un sistem de jurnal, deci este în funcție de preferințele personale. Dacă sistemele de jurnal sunt electronice, există întotdeauna posibilitatea de a le cripta prin parolă pentru a se asigura că numai persoanele cu acces autorizat le pot vizualiza și edita.

Avantajele unui sistem de jurnal

Utilizarea sistemelor de jurnal vă permite să vă planificați și să vă organizați în mod eficient propriul timp, precum și alții. Dacă sistemele de jurnal sunt accesibile altor membri ai personalului, acest lucru le permite să știți disponibilitatea dvs. generală pentru întâlniri, zile de instruire și în cadrul locului meu de muncă atunci când sunt zilele lor de administrator. Sistemele de jurnal vă ajută atunci când planificați întâlniri și evenimente, deoarece veți putea să vă asigurați că nimic nu se va suprapune cu ele.

Atunci când comandați resurse, este adesea o idee bună să țineți un jurnal cu ceea ce a fost comandat, când și cantitatea din ceea ce a fost comandat. Acest lucru îi ajută pe manager și pe șeful de numerar să țină cont de frecvența cu care se consumă resursele și ar putea ajuta la rezolvarea problemelor pentru reducerea risipei de resurse.

Este vital să includeți datele și orele într-un sistem de jurnal. Acestea ar trebui urmărite cu nume, dacă este necesar, și cu informații despre întâlnire sau eveniment. Sistemele de jurnal ar trebui să fie întotdeauna corecte și corecte și ar trebui să conțină fiecare detaliu necesar.

Exemplu de sistem utilizat

Obținerea de informații corecte atunci când faceți înregistrări în jurnal este vitală. În locul meu de muncă, folosim un software numit „SystmOne”. Acesta conține un tip de sistem de jurnal electronic pentru rezervarea programărilor și consultări telefonice. Este important ca informațiile referitoare la aceasta să fie corecte pentru a evita întâlnirile întâlnite, pentru a ajuta la protejarea pacienților, pentru a se asigura că pacientul este introdus corect și pentru ca medicul sau funcționarul care prescrie să știe un mic rezumat cu privire la simptomele / nevoile pacienților.

De asemenea, avem opțiunea de a ne păstra propriile sisteme de jurnal pentru a introduce datele întâlnirilor echipei și a zilelor de instruire. Urmărirea acestor date ne ajută să păstrăm timpul liber disponibil. Participarea la întâlniri și zile de instruire ne permite să comunicăm cu alți colegi, să îmbunătățim orice problemă pe care o putem avea în cadrul intervenției chirurgicale și ne ajută să ne extindem cunoștințele.