Ce înseamnă să fii manager de proiect: o zi în viață

Aveți în vedere o carieră ca manager de proiect? Citește mai departe…

Canva.com

Cu orice carieră, ceea ce poate părea interesant și plin de farmec pentru un străin poate fi adesea aspectele complexe și stresante ale unui loc de muncă. Alegerea carierei corecte este importantă, deci trebuie să vă faceți cercetările. Privirea dincolo de paginile de recrutare lucioase și cunoașterea puțin despre realitățile de zi cu zi ale postului vă poate ajuta să luați o decizie mai informată cu privire la faptul că cariera respectivă este potrivită pentru dvs.

În acest articol, am luat împreună propria mea experiență și cea a altor manageri de proiect pentru a vă oferi o privire asupra a ceea ce arată o zi normală. Citiți și vedeți dacă este o carieră de care vă puteți imagina bucurându-vă.

Desigur, în realitate, fiecare zi ca manager de proiect este foarte diferit, dar în scopul acestui articol am structurat câteva activități tipice pe parcursul a 9-5 zile medii.

8AM: Începeți munca. Verificați e-mailurile.

Cititorul cu ochi de vultur va fi văzut deja contradicția în articolul meu. În paragraful introductiv, am menționat că ți-aș oferi o zi tipică de 9-5, iar acum am început ziua la 8 dimineața.

Aceasta este prima realitate a unui manager de proiect: o zi este foarte rar 9-5.

Managementul de proiect este o carieră solicitantă. Acest lucru este valabil mai ales atunci când vă aflați într-un moment critic al unui proiect. Proiectele sunt atât de intrinsec legate de scări de timp, încât atunci când lucrurile devin dificile, nu mai este timp să se oprească și să facă pauze. Ceea ce înseamnă acest lucru în realitate este că, în perioadele aglomerate, este posibil să lucrați ore lungi pentru a vă sprijini echipa, pentru a vă îndeplini sarcinile și pentru a vă asigura că termenele sunt respectate.

Pentru a face față unui loc de muncă atât de solicitant, mulți manageri de proiect vor începe să lucreze înainte de grămada de apeluri telefonice și întâlniri, astfel încât să aibă timp să ajungă la curent cu e-mailurile. Nu este neobișnuit ca un manager de proiect să înceapă să lucreze la 7 sau 8 dimineața. Și, desigur, o căsuță de e-mail mare în comun. Trebuie să fiți suficient de organizat pentru a vă putea gestiona bine căsuța de e-mailuri și să rămâneți la curent cu răspunsurile la e-mailuri importante.

9AM: Conferință telefonică

Conferințele au preluat reuniunile ca cea mai comună metodă de comunicare pentru proiecte. De ce? Pentru că multe proiecte au acum echipe la distanță. Când lucrați cu persoane cu sediul în numeroase locații, timpul nerecunoscător pentru călătorie devine nerealist. Și cu o tehnologie pe cât de avansată este, o conferință telefonică sau video poate fi la fel de eficientă. (Ei bine, acest lucru nu este întotdeauna adevărat. Doar pentru distracție, am legat un videoclip de mai jos, care oferă o abordare unică a aspectului unei conferințe în viața reală. Dacă ați experimentat vreodată o conferință, acest lucru sigur te va face să râzi.)

În calitate de manager de proiect, va fi adesea responsabilitatea dvs. să găzduiți conferințe și poate fi necesar să acționați ca reprezentant al afacerii la alte apeluri legate de proiectul dvs. Apelurile de proiect sunt adesea programate pentru a oferi echipei o oportunitate regulată de a discuta despre modul în care se desfășoară proiectul și de a discuta despre orice problemă ar putea avea.

O conferință telefonică în viața reală

10:00 AM: Revizuirea apelurilor conferinței / problemelor proiectului

Deci, să presupunem că conferința telefonică de la ora 9:00 durează o oră. Acest lucru este destul de tipic într-un proiect mai mare. În calitate de manager de proiect, veți finaliza conferința cu un set de note pe care le-ați luat de-a lungul. Echipa dvs. v-a notificat probabil despre lucrările finalizate, lucrările în curs și problemele majore ale proiectului. Probabilitatea este că va trebui să lucrați urgent sau semi-urgent după ce ați părăsit conferința pentru a rezolva problemele care tocmai au fost ridicate.

Deci, în acest moment al zilei, este probabil să faceți mai multe lucruri:

1. Actualizarea documentației de proiect, de exemplu, planul de proiect, pentru a reflecta tot ce vi s-a spus în conferința
2. Faceți câteva lucrări inițiale pentru a rezolva orice problemă urgentă despre care ați fost notificat, de exemplu, dacă un furnizor întârzie cu o livrare, ați putea verifica impactul pe care acesta îl va avea asupra proiectului dvs., sunați la furnizor sau puteți intensifica problema.
3. Este posibil ca alte e-mailuri / apeluri telefonice / discuții să aibă loc și ar putea ocupa o mare parte din dimineața ta. Este obișnuit ca un manager de proiect să primească un flux continuu de e-mailuri, probleme și apeluri telefonice pe parcursul unei zile, așa că veți avea de rezolvat lucruri noi, chiar dacă sunteți ocupat să rezolvați problemele pe care le aveți deja.

11:00 AM: Planificarea proiectului / Mai multe apeluri

Deci, în urma întâlnirii dvs. anterioare, probabil ați descoperit că planul dvs. de proiect trebuie acum actualizat. Cu toate acestea, nu vă așteptați la mult timp pentru a face acest lucru. Probabil că veți fi întrerupt de mai multe apeluri și e-mailuri. Cu toate acestea, începeți oricum planul.

11:30 AM: Întâlnire de specialitate

Am folosit termenul generic întâlnire „specialist” pentru această rubrică, dar în realitate aceasta ar putea fi orice fel de întâlnire legată de un subiect specific din proiectul dvs. De exemplu, dacă sunteți manager de proiect IT, aceasta ar putea fi o revizuire a software-ului.

Cu toate acestea, ideea de făcut aici este că întâlnirile vă ocupă o parte considerabilă din zi. Și nu uitați, un manager de proiect bun va lua timp de ambele părți ale ședinței pentru a se asigura că profită la maximum de timp. S-ar putea să strângă în prealabil materiale de referință sau să citească informații de bază și, ulterior, să scrie și să distribuie notele pe care le-au făcut în timpul ședinței.

12:30 PM: Prânz

Așadar, nu vreau să fac o imagine prea sumbru când vine vorba de cât de ocupată poate fi viața de manager de proiect. Deci, la 12:30, iată un punct de oprire pentru prânz. Este o idee bună, oricât de agitată ar fi treaba ta, să-ți iei mereu timp în mijlocul zilei. Veți descoperi că aveți mai multă energie pentru după-amiaza și vă puteți concentra mai bine.

13:00: Prezentare către directori

Fiți așteptat ca manager de proiect să facă multe prezentări. Este posibil să descoperiți că un proiect de profil înalt este urmărit cu atenție de managerul dvs., de directori superiori sau de sponsorul proiectului și vă pot cere să le prezentați o actualizare regulată.

Desigur, o prezentare regulată nu este doar o întâlnire de o oră din săptămâna dvs. de lucru. Este nevoie de timp pentru a pune laolaltă detaliile pe care executivii superiori se așteaptă să le vadă într-o prezentare și este posibil să fiți nevoit să trimiteți informații de urmărire după încheierea ședinței, pentru a vă ajuta să răspundeți la orice întrebări sau preocupări pe care le au. A fi priceput în a lua o mulțime de date critice și a le transforma într-o prezentare clară și simplă este foarte important dacă doriți să vă comportați bine la locul de muncă.

14:00: scrieți rapoarte

Managerii de proiect petrec o cantitate considerabilă de timp pe documentație, deoarece există o mulțime de informații care trebuie stocate și actualizate periodic pe un proiect. Pe lângă prezentări către directori, poate fi necesar să furnizați rapoarte scrise unui public mai larg în mod regulat sau unui client. Este important să aveți abilități solide de scriere, deoarece doriți ca rapoartele dvs. să pară profesionale și să fie ușor de citit și înțeles de către oameni.

15:00: Prinde-te din urmă cu echipa

Sarcina dvs. principală ca manager de proiect este să mențineți controlul asupra unui proiect și nu trebuie subestimat cât de repede poate începe un proiect să alunece. Singura modalitate de a preveni acest lucru este să aveți o relație solidă cu echipa dvs. și să comunicați cu ei în mod regulat. Este important ca echipa dvs. să se simtă suficient de confortabilă cu dvs., încât să vă poată vorbi despre orice probleme pe care le au și care ar putea cauza probleme proiectului dvs., deci abilități interpersonale bune sunt o necesitate.

În acest timp, este posibil să fiți din urmă proactiv cu membrii individuali ai echipei prin telefon sau personal, sau puteți acorda prioritate anumitor membri ai echipei dacă în prezent aveți de-a face cu o anumită problemă a proiectului dumneavoastră.

16:00: Actualizați bugetul

Păstrarea controlului asupra finanțelor proiectului este esențială. La începutul oricărui proiect, va trebui să alocați un buget pentru a estima ce veți cheltui și când. Pentru a menține un control strâns asupra proiectului dvs., va trebui să revizuiți periodic bugetul și să îl verificați în raport cu cifrele dvs. reale de cheltuieli. O înțelegere excelentă a numerelor este foarte importantă pentru un manager de proiect.

16:30: Întâlnire de finanțe

Dacă depășiți bugetul pentru un proiect, este posibil să vă regăsiți într-o întâlnire cu echipa financiară pentru a vă examina cheltuielile. Sau organizația dvs. poate dori pur și simplu o analiză financiară regulată a proiectului dvs. pentru a verifica dacă acesta este pe drumul cel bun. Cu toate acestea, ceea ce veți găsi cu siguranță la orice proiect este că vi se va solicita frecvent să participați la întâlniri cu departamente interne care au un interes sau un interes în proiectul dvs.

17:00: Conferință telefonică de urgență

Este o zi rară în care totul funcționează fără probleme într-un proiect. S-ar putea să vă găsiți adesea nevoit să vă schimbați programul atent planificat pentru a face față unei crize în creștere a unui proiect. De exemplu, s-ar putea să trebuiască să programați într-o conferință telefonică târzie pentru a ajunge la o terță parte cu privire la o problemă care a fost ridicată în acea dimineață. Amintiți-vă și că, dacă aveți de-a face cu echipe din diferite fusuri orare, este posibil să vă treziți că trebuie să programați apeluri fie dimineața devreme, fie seara târziu. Unul dintre numeroasele motive pentru care un job de management de proiect este rareori 9-5.

17:30: Răspundeți la e-mailuri

E-mailul este încă un instrument important de comunicare pentru orice afacere și, deși este posibil să fi avut 10 sau 20 de minute în momente neobișnuite în timpul zilei pentru a citi și a răspunde la e-mailuri, probabil că veți descoperi că căsuța de e-mail crește rapid odată cu trecerea zilei. Așadar, s-ar putea să vă regăsiți adesea strângând 30 de minute în plus la sfârșitul zilei de lucru, doar pentru a ajunge la e-mailuri și pentru a ajunge în partea de sus a restului listei de sarcini, înainte de a fi gata să părăsiți locul de muncă.

18:00: Revizuiți lista de sarcini pentru mâine

Așadar, la ora 18:00, s-ar putea să simțiți acum că ați făcut unele progrese în munca dvs. și că sunteți gata să părăsiți biroul. Cu toate acestea, pentru a încerca să vă dați startul în ziua foarte încărcată pe care ați planificat-o mâine, ați putea petrece doar 10 minute examinându-vă lista de sarcini. Desigur, o listă de sarcini este un instrument esențial pentru fiecare manager de proiect, deoarece vă va ajuta să vă gestionați timpul și să jonglați cu un program foarte solicitant.

Concluzie: nu există două proiecte / organizații la fel

Dacă vă surprindeți de oricare dintre aceste puncte, amintiți-vă că acesta este pur și simplu un ghid și, în realitate, toate proiectele sunt diferite și modul în care vă gestionați timpul pe ele va fi diferit. În plus, toate organizațiile sunt diferite. Unii pot avea culturi care se așteaptă să lucrați ore lungi și să luați un prânz minim; alții pot avea o abordare foarte diferită și pot încuraja activ angajații să ia pauze adecvate, să-și reducă volumul de muncă și să lucreze ore rezonabile. Indiferent de proiectul pe care îl veți gestiona, o lecție pe care o puteți lua din acest exemplu este că capacitatea de a rămâne organizat, alert și eficient este extrem de important pentru un manager de proiect. O bună gestionare a timpului face o diferență semnificativă în a putea ține pasul cu cerințele complexe și imprevizibilitatea care vine odată cu supravegherea unui proiect.