6 sfaturi eficiente privind gestionarea timpului pentru angajați și proprietari de afaceri

Găsiți că aveți prea multe lucruri de gestionat simultan?

Fotografie de Robert Bye pe Unsplash

1. Analizează situația

A-ți umple programul cu activități și a fi ocupat tot timpul nu înseamnă neapărat că îți gestionezi timpul eficient. Deplasarea continuă la viteză mare are propriile sale dezavantaje, dintre care nu cel mai mic include stresul.

Realitatea este că nu putem controla sau gestiona cu adevărat timpul în sine. Ceea ce putem gestiona suntem noi înșine. Încetinirea este necesară pentru a realiza întreaga imagine.

Puneți-vă întrebările: Aceasta este cea mai productivă utilizare a timpului meu? Există un mod mai inteligent de a realiza ceea ce trebuie să fac astăzi fără să petrec atât de mult timp?

Ocuparea în sine poate fi o problemă. Există momente în care a fi ocupat devine o abordare evazivă - un mijloc de a evita alte probleme importante în viața cuiva.

Prin urmare, tragerea înapoi pentru a medita în loc de a te împinge în mod continuu în activități ar putea economisi timp și ar face eforturile în sine mai eficiente și mai profitabile.

A avea o viziune clară este esențial

Fotografie de You X Ventures pe Unsplash

2. Fii clar cu privire la rolul tău

Chiar și la un loc de muncă obișnuit, problemele asociate cu gestionarea deficitară a timpului pot duce la o situație de gestionare a crizelor în care rolurile și responsabilitățile inițiale ale unui angajat sunt umbrite și el își găsește că își petrece tot timpul în ceea ce nu era în fișa postului original.

Acesta este motivul pentru care este esențial să vă stabiliți cu o viziune clară despre ceea ce trebuie realizat și care sunt rolurile și responsabilitățile dvs. Dacă nu știi unde mergi, orice drum te va duce acolo. Trebuie să aveți un standard pe care să îl puteți utiliza în mod continuu ca reper pentru progresul dvs.

Dacă sunteți angajat, este posibil să trebuiască să aveți o întâlnire cu managerul de linie pentru a vă clarifica prioritățile. Deschiderea acestei discuții ar putea fi benefică și în alte moduri. Ar putea ajuta la reorganizarea programului dvs. pentru a evita epuizarea și a facilita delegarea de sarcini suplimentare altor membri ai echipei.

Rețineți că, datorită naturii în schimbare a lumii afacerilor, prioritățile și responsabilitățile se pot schimba împreună cu acestea. Acest lucru este valabil mai ales pentru cei care desfășoară activități independente. Organizați-vă gestionarea timpului astfel încât să ia în considerare aceste schimbări.

Protejează-ți timpul

3. Păzește-ți programul

Timpul este cel mai valoros atu pe care îl aveți. Majoritatea celorlalte lucruri din viață sunt înlocuibile, dar timpul nu este. Nu vă veți mai întoarce niciodată anii vieții voastre care s-au epuizat deja. Același lucru se aplică fiecărei secunde care bifează chiar acum.

Prin urmare, nu este doar necesar, ci este imperativ să vă păstrați timpul cu atenție. Păstrați o listă de acțiuni și, odată ce ați identificat sarcinile dvs. prioritare și ați rezervat timp netulburat pentru a le finaliza, luați-vă eforturi pentru a vă asigura că nu există interferențe.

Aceasta include măsuri precum activarea mesageriei dvs. vocale, dezactivarea notificărilor prin e-mail, limitarea apelurilor primite, folosirea întâlnirilor virtuale în loc de cele live, necesitarea programărilor din calendar, folosirea semnelor „Nu deranja”.

De exemplu, dacă ați programat o întâlnire care să dureze 15 minute, asigurați-vă că toți participanții respectă limita de timp și respectați subiectul la îndemână. Poate fi pus în aplicare un aranjament separat pentru orice probleme străine care nu pot fi soluționate în intervalul de timp stabilit.

În afară de cele de mai sus, priviți continuu modalități de a vă elibera timpul. Acest lucru vă va face mai eficient. Toate cele câteva minute salvate din fiecare activitate atunci când sunt combinate la sfârșitul zilei pot face o diferență semnificativă.

4. Profitați de regula 80/20

Cu cât afacerea crește, cu atât sunt mai mari responsabilitățile și este mai mare nevoia de a avea un management eficient al timpului.

Ceea ce poate a început ca o operațiune cu o singură persoană ar putea deveni rapid atât de masiv, cu cerințe atât de incredibile, încât lucrurile scapă de sub control dacă nu se pune în aplicare un management adecvat.

Sarcinile tipice pentru care va trebui să vă pregătiți în prealabil includ crearea și gestionarea strategiilor de afaceri, supravegherea lucrătorilor, jonglarea conturilor, aprovizionarea cu mai multe oportunități de afaceri.

Prin urmare, este important să găsiți un mod eficient de a vă ocupa de toate sarcinile și să aveți încă o viață. Ca om de afaceri, poți fi atât de prins să lucrezi din greu la respectarea termenelor, încât nu reușești să identifici care sunt prioritățile și ce îți fură timpul, moment cu moment.

Conform regulii 80/20, 80% din rezultate sunt obținute din 20% din timp și efort investit. Această regulă subliniază importanța prioritizării timpului pentru ceea ce este cel mai productiv. Identificați sarcinile specifice care au cel mai mare impact asupra afacerii dvs. și alocați timp pentru a lucra la acestea în fiecare zi.

Dacă 80% din rezultatele afacerii dvs. sunt rezultatul a 20% din timpul și efortul depus, atunci acesta este procentul pe care ar trebui să vă concentrați cea mai mare atenție.

Mulți proprietari de afaceri ezită atunci când vine vorba de externalizarea și delegarea sarcinilor, deoarece consideră că acest lucru servește doar la creșterea bazei de costuri.

Dar când afacerea se extinde și este timpul pentru tine să angajezi oameni care să lucreze pentru tine, formează-i în 20% și atribuie-le aceste sarcini. În acest fel, afacerea va putea genera suficient pentru a acoperi costul angajării noilor lucrători. Replicarea în acest fel va face operațiunile mai eficiente și mai profitabile.

Urmăriți modul în care vă petreceți timpul

5. Verificați-vă

Puneți deoparte o săptămână în care veți menține o evidență detaliată a activităților dvs. și a cantității de timp petrecut pentru fiecare activitate. Cu cât sunteți mai detaliat, cu atât analiza va fi mai precisă.

Cel mai bun mod de a aborda acest lucru este să împărțiți ziua în bucăți de 15 sau 30 de minute și apoi să notați ceea ce faceți în acele intervale de timp. Acest exercițiu vă va ajuta să faceți fiecare secundă.

Fișele de timp nu sunt necesare doar pentru corporații. Acestea sunt utile pentru întreprinderi la toate nivelurile, inclusiv pentru profesioniști independenți și proprietari individuali. Puteți alege fie să păstrați o foaie de timp zilnică pe computer, fie o foaie de timp pe hârtie.

Alternativ, puteți pur și simplu să aveți un caiet sau un jurnal pe care îl luați cu dvs. oriunde și să configurați memento-uri pentru a vă asigura că veți continua să păstrați un jurnal adecvat de utilizare a timpului.

Odată ce v-ați angajat să vă auditați în acest fel, veți avea nevoie de disciplină pentru ao menține. Scopul acestui exercițiu este de a avea o înregistrare care să poată fi analizată. Păstrarea unui jurnal continuu al activităților și a timpului petrecut vă va ajuta să identificați unde vă trece timpul și să scăpați de pierderile de timp.

Astfel de pierderi de timp includ întâlniri inutile, lucrări pe care ar trebui să le facă alții, întreruperi telefonice sau prin e-mail, duplicări de sarcini, activități cu prioritate redusă, stingerea incendiilor, planificare greșită și dezorganizare.

Veți putea determina ce este neproductiv, perturbator și inutil în ziua dvs. obișnuită. Orice lucru care nu contribuie direct la sau nu susține îndeplinirea rolurilor și responsabilităților dvs. este un semn roșu.

Procesul vă va permite, de asemenea, să identificați activitățile productive, astfel încât să puteți stabili dacă timpul alocat acestora este cu adevărat adecvat. Veți putea avea o imagine clară despre cât se investește în 20% din activități care generează 80% din rezultatele din viața și afacerea dvs.

6. Luați măsuri de susținere

Planifica

Planificați-vă ziua, săptămâna și luna în avans. Planificarea dvs. ar trebui să țină cont de obiectivele pe termen scurt, mediu și lung. Lipsa unei metode structurate de gestionare a timpului duce la dificultăți, inclusiv la lipsa termenelor, la dezechilibrarea angajamentelor personale și de afaceri și la presiunea angajamentelor altora.

Acest lucru are ca rezultat deteriorarea. Performanța este afectată negativ și, în loc să fie profitabile, activitățile devin împovărătoare. Pe de altă parte, planificarea din timp și aplicarea principiilor adecvate de gestionare a timpului le face obișnuite. Ele încep să curgă în mod natural ca parte a vieții tale de zi cu zi.

Comunica

Implicați părțile interesate în deciziile pe care le luați. Comunicați cu colegii, managerii, furnizorii, alte echipe și clienții care au un interes personal și vor fi afectați de modificările pe care le faceți.

Distribuiți aceste informații membrilor gospodăriei dvs., astfel încât aceștia să vă poată sprijini și să vă ofere spațiul de care aveți nevoie pentru a continua.

Aranjați-vă sarcinile

Începeți cu sarcinile de ieșire înainte de a aborda sarcinile de intrare. Trimiteți comunicarea importantă necesară pentru prima zi. După ce ați scăpat de asta, stabiliți-vă să vă ocupați de e-mailurile primite.

Dezvoltați obiceiul de a începe cu responsabilități în așteptare înainte de a lucra la altele noi. Ștergeți restanța înainte de a vă angaja în sarcini noi.

Automatizați acolo unde este posibil

Automatizați-vă sarcinile zilnice cât mai mult posibil. De exemplu, dacă munca dvs. necesită multă citire și tastare, puteți utiliza aplicațiile gratuite Text-to-Speech și Speech-to-Text pentru a economisi la timp.

Odihnește-te suficient

Nu uitați să faceți pauze pentru perioade scurte între sarcini. Acest lucru va preveni acumularea de stres asupra minții și corpului. Dacă aveți suficient timp să vă odihniți și să vă reîmprospătați, vă va face mai productiv și mintea mai alertă.