Comunicați într-un mediu de afaceri - diplomă de nivel 3 nvq în afaceri și administrație - partea a II-a

o2websitesoultion-egypt.com

Aceasta este continuarea părții I a Unității „Comunicați într-un mediu de afaceri”

Au fost câteva întrebări pe care le-am pierdut la acel articol și sunt aici pentru oricine are nevoie de ajutor. De fapt, au existat o mulțime de comentarii care cereau ajutor cu această secțiune (secțiunea 3 și secțiunea 4). Sper ca asta ajuta.

PS: Într-o notă amabilă, vă rugăm să nu copiați nimic trimis aici și să le afișați în fișierul dvs. Acest lucru a fost publicat aici, doar pentru a vă ajuta să obțineți o idee / înțelegere a ceea ce se așteaptă să scrieți și cum trebuie să scrieți. Va trebui să vă raportați la propria zonă de lucru și organizație și să rămâneți cu ea în timp ce pregătiți fișierele. Multumesc pentru cooperare.

3.1 Descrieți modalitățile de prezentare verbală a informațiilor și ideilor în mod clar

Trebuie să folosesc limbaj simplu și propoziții scurte atunci când prezint informații în felul în care le ușurează înțelegerea informațiilor pentru toată lumea. Trebuie să mă asigur că sunt flexibil și că pot oferi oamenilor informații în moduri diferite, deoarece diferiți oameni înțeleg lucrurile și conceptele în moduri diferite. Unii înțeleg auzind, unii văzând și alții practicând. Înainte de a prezenta informațiile, eu:

• Planifică ceea ce vreau să vorbesc.
• Decupați orice detaliu inutil.
• Prezentați ideile importante într-o ordine logică.

Folosiți un limbaj activ și personal precum „tu” și „noi”.

3.2 Explicați modalitățile de a contribui la discuțiile care ajută la realizarea obiectivelor

Există diverse obiective ca departament și echipă. Pentru a avea succes în cadrul echipei, trebuie să învăț să ascult oamenii, să dau importanță ideilor tuturor, să îndeplinesc sarcinile necesare în intervalul de timp convenit, să le țin pe toți la curent cu toate evenimentele, discuțiile și alte comunicări și, cel mai important dintre toți, fii foarte grijuliu și respectuos.

3.3 Descrieți modalitățile de adaptare a contribuțiilor verbale pentru a se potrivi diferitelor audiențe, scopuri și situații

Înainte de a prezenta ceva sau înainte de a merge să vorbesc cu un grup sau o echipă, va trebui să învăț tipul de public, scopul și situația și să-mi ajustez contribuțiile verbale pentru a se potrivi. Abilitățile de comunicare sunt unele dintre cele mai apreciate și căutate abilități în afaceri.

Fără abilități de comunicare, nu suntem în stare să-i lăsăm pe alții să știe ce gândim, simțim sau vrem să realizăm. Nu vom putea construi parteneriate, motiva pe alții sau rezolva conflictele.

Studiile au arătat că, pe măsură ce profesioniștii cresc într-o organizație, abilitățile lor de comunicare devin, de asemenea, mai importante și nu mai puțin. (Sursa: wittcom.com)

3.4 Explicați modul de utilizare și interpretare a limbajului corpului

Limbajul corpului sau comunicarea nonverbală este o formă foarte importantă de comunicare. Este o formă puternică de comunicare care este adesea neglijată de majoritatea oamenilor. Fiecare persoană din această lume folosește gesturile ca semn pentru a-și exprima emoțiile, dar nu mulți dintre noi suntem conștienți de asta sau o recunoaștem.

Limbajul corpului este o formă de semnal nonverbal care este folosit de mulți pentru a comunica. Poate fi expresiile noastre faciale, mișcările corpului, contactele vizuale și multe alte forme, care sunt lucruri pe care nu le spunem verbal, dar care pot transmite totuși o cantitate uriașă de informații.

Limbajul corpului este o parte importantă a comunicării, care poate constitui 50% sau mai mult din ceea ce comunicăm. Trebuie să înțelegem că limbajul corpului este o parte foarte mare a comunicării. Învățând cum să interpretăm limbajul corpului, putem deveni un comunicator mult mai eficient în toate domeniile vieții. Unele modalități de a înțelege limbajele corpului sunt:

• Observați nivelul contactului vizual, deoarece acest lucru spune multe despre persoană și cum se simte.
• Observați ce face persoana cu mâinile, mișcările mâinilor pot arăta dacă persoana este nervoasă sau relaxată.
• Acordați atenție posturii, deoarece diferite posturi înseamnă lucruri diferite.
• Recunoașteți posturile agresive.
• Urmăriți expresiile feței, deoarece poate exprima mai multe tipuri de emoții, cum ar fi tristețea, fericirea, furia, agresivitatea, frustrarea, confuzia etc.

3.5 Descrieți modul de utilizare și interpretare a tonului vocii

Când o persoană vorbește, prin tonurile sale putem recunoaște dacă persoana este într-o dispoziție amuzantă sau pasionată de ceea ce vorbește. Tonul oferă preocupările vorbitorului și putem afla, de asemenea, dacă vorbitorul este sincer sau nu. Când vorbim sau prezentăm ceva, evenimentul trebuie să fie unul bidirecțional, astfel încât să includă pe toți cei prezenți, altfel publicul poate considera plictisitor. Este responsabilitatea exclusivă a vorbitorului de a crea un sentiment de importanță a livrării și de a menține pe toți implicați.

3.6 Descrieți metodele de ascultare activă

Ascultarea este una dintre cele mai importante abilități pe care ar trebui să le am pentru a-mi îndeplini bine treaba. Măsura în care ascult se va reflecta asupra slujbei și performanței mele. De asemenea, va descrie calitatea relației mele cu echipa și clienții mei.

• Ascult pentru a obține informații de la alții.
• Ascult să înțeleg ce spun alții.
• Ascult să învăț lucruri noi.
• Ascult pentru că respect sentimentele celorlalți așa cum le doresc celorlalți să le respecte pe ale mele.
• Ascult pentru că îmi pasă de ceilalți.
• Ascult pentru că este important să ascult și să acționezi în consecință.

Devenind un ascultător mai bun, mă va ajuta să-mi îmbunătățesc productivitatea la locul de muncă. De asemenea, îi va ajuta pe ceilalți să obțină capacitatea de a fi influenți, convingători și de a negocia.

Metodele de ascultare activă includ:

• Ascultând calm, fără să mă întrerup, astfel încât să-l las pe celălalt să vorbească și să-i arăt că îmi pasă și îi respect.
• Rugându-le pe alții să repete dacă nu înțeleg nimic, pentru a evita greșelile.
• Luând notițe despre puncte importante, astfel încât să nu uit sau să pierd vreun punct important.
• Confirmând ceea ce am înțeles, astfel încât să nu existe o neînțelegere a informațiilor.

3.7 Descrieți avantajele ascultării active

Ascultarea activă are mai multe beneficii.

• Ajută oamenii să fie atenți la ceea ce ascultă.
• Se evită neînțelegerea, deoarece suntem acolo pentru a ne asigura că au spus și au înțeles lucrul corect.
• Când ascultăm, persoana care vorbește are chef să vorbească, pentru că știe că există cineva acolo care să-i asculte.
• Mă ajută să fiu deschis la ceea ce ascult și îl face pe celălalt să se simtă deschis și la ceea ce spun.
• Văd lucrurile din punctul de vedere al celuilalt și mă ajută să empatizez cu ele.
• Înțeleg oamenii.
• De asemenea, sunt capabil să clarific îndoielile și presupunerile și să îmi fac o idee clară despre ceea ce sa întâmplat de fapt.
• În general, ajută să fii o echipă mai bună și ajută organizația.

3.8 Explicați scopul rezumării comunicării verbale.

Scopul rezumării comunicării verbale este de a

• Identificați punctele majore - comportamente, gânduri și sentimente - care au fost discutate
• Puneți totul împreună
• Vă ajută să aveți un contur precis și clar

4.1 Descrieți modalitățile de obținere a feedback-ului dacă comunicațiile și-au atins scopul

Feedback-ul este ultimul proces în comunicare și completează întregul proces de comunicare. Feedback-ul ne ajută să decidem dacă comunicarea a fost eficientă și utilă și a avut sens. Ne ajută să decidem ce se poate face mai bine data viitoare, oferindu-ne astfel idei noi.

Primesc feedback de la echipa mea, managerul meu și alte departamente care au fost implicate fie prin e-mail, fie personal. Acest lucru mă ajută să-mi îmbunătățesc performanța și să rectific erorile.

Pentru asta eu:

• Colectați date
• Ia măsuri
• Comunică feedback-ul
• Rafinează modificările

4.2 Explicați scopul și avantajele utilizării feedback-ului pentru a dezvolta în continuare abilitățile de comunicare

Feedback-ul este un aspect foarte important în orice mediu de lucru sau academic. Îl folosesc pentru a crea o schimbare și îmbunătățire ca persoană și, de asemenea, în performanța mea de lucru. Îmbunătățește moralul echipei, crește calitatea serviciilor și reputația organizației. Legătura dintre organizație și angajați și legătura dintre organizație și clienții săi se îmbunătățește ca urmare a feedback-ului. Feedback-ul trebuie primit și acționat. Când am acționat în legătură cu feedback-ul meu, îi anunț pe oameni, așa știu că am ascultat și arată că sunt dispus să învăț și entuziast. Acest lucru va încuraja, de asemenea, oamenii să-mi ofere feedback în viitor și pot să-mi îmbunătățesc și mai mult performanța și să urc pe scară.

Sper că acest lucru a fost util! Dacă aveți nevoie de ajutor sau sfaturi cu privire la oricare dintre secțiunile publicate aici, vă rugăm să lăsați un comentariu sau să mă contactați. Voi fi mai mult decât fericit să vă ajut.