Tratați cu clienții în scris sau electronic - partea 2

Introducere:

Comunicarea prin scris și electronic necesită adesea utilizarea echipamentelor. Pentru a comunica cu succes, candidatul ar trebui să știe să funcționeze eficient echipamentele implicate. Când există o întârziere prevăzută în răspunsul la comunicații, clientul trebuie să fie actualizat cu privire la situație și progres.

Comunicațiile electronice și scrise pot fi riscante dacă documentele nu ajung în mâinile persoanei potrivite. Trebuie avut grijă să se asigure livrarea în siguranță a mijloacelor de comunicare de mai sus.

Aceasta este o unitate de nivel 3 cu o valoare a creditului de 6. Această unitate a fost împărțită în două părți pentru ușurința înțelegerii și pentru a nu înghesui prea multe informații într-un singur hub.

Pentru a citi prima parte a acestei unități, vă rugăm să urmați linkul de mai jos:

Tratați cu clienții în scris sau electronic - partea 1

123rf.com

4.6 Explicați cum să operați echipamentele utilizate pentru producerea și trimiterea de comunicații scrise sau electronice.

Comunicațiile scrise și electronice pot fi realizate în moduri diferite și echipamente diferite sunt utilizate pentru diferite tipuri de comunicații. Pentru a trimite și a primi aceste comunicări în mod eficient, trebuie să știți să operați aceste echipamente.

Pentru comunicările scrise, trebuie să aveți abilități de scriere și să utilizați, de asemenea, stiloul, hârtia și creioanele potrivite pentru acea comunicare. Dacă comunicarea va fi tipărită și trimisă, trebuie să știți cum să utilizați imprimanta. În comunicarea electronică, folosim fie un computer, fie un aparat de fax. Deci, persoana care comunică trebuie să știe cum să funcționeze computerul sau laptopul și faxul. Materialele trimise prin fax pot fi scrise de mână sau tipărite și pot solicita ca cineva să știe cum să funcționeze un aparat de fax, computer și imprimantă.

Pentru a produce documente, avem nevoie

• Computer cu tastatură, mouse și monitor sau laptop sau pix și hârtie
• O imprimantă

Pentru a trimite documente de care avem nevoie

• Un aparat de fax
• Un computer cu tastatură, mouse și monitor sau laptop
• Plicuri și ștampile

Operarea unui computer:

• Este nevoie de un computer sau CPU cu tastatură, monitor și mouse și imprimantă atașată.
• Computerul trebuie să aibă sistemul de operare, care este Windows XP în organizația noastră.
• Înainte de a porni computerul, trebuie să vă asigurați că cablurile de alimentare sunt fixate perfect pe panoul din spate al procesorului, cablurile video de pe monitor și cablurile la priza de alimentare și, de asemenea, că mouse-ul și tastatura sunt conectate în modul corespunzător. porturi.
• După această verificare, butonul de alimentare este pornit în CPU.
• Aparatul va cere numele de utilizator și parola pentru a vă conecta la sistem. Acest lucru va diferi pentru fiecare organizație, în funcție de modul în care sunt setate computerele.
• Pot exista conectări suplimentare pentru sisteme sau software specifice companiei pentru a utiliza resursele și software-ul, pentru a accesa hard disk-uri etc.
• Ar trebui să știți să utilizați software-ul de procesare a textelor, aplicațiile Microsoft și alte aplicații pe care organizația le folosește pentru a produce documente.

După pregătirea documentului, ar trebui să știți cum să îl atașați la e-mail și să-l trimiteți utilizând serviciile de e-mail furnizate de organizație, de exemplu Microsoft Outlook sau să imprimați dacă acesta trebuie trimis prin poștă, în funcție de metoda care va fi utilizată pentru trimite comunicarea.

Uneori, documentul poate fi necesar să fie trimis criptat pe unități flash, CD-uri sau DVD-uri. În aceste situații, trebuie să știți cum să copiați fișiere pe unitatea flash și să le criptați, iar dacă le ardeți pe CD-uri sau DVD-uri, trebuie să știți cum să utilizați software-ul de înregistrare sau scriere.

wikihow.com

Utilizarea unui aparat de fax:

Aparatele de fax sunt utilizate mai ales atunci când nu există nicio facilitate pentru a trimite documente prin e-mail sau când organizațiile consideră că comunicarea prin e-mail nu este sigură pentru tipul respectiv de document sau documentele ar putea dura câteva zile pentru a ajunge prin poștă. Pentru a trimite documente prin fax, trebuie să știți cum să utilizați un aparat de fax. Pentru a opera un aparat de fax, aveți nevoie de un număr de fax, un număr de fax destinatar, cartuș sau panglică sau toner în funcție de modelul aparatului de fax, documentele necesare care trebuie trimise împreună cu o copertă și hârtii albe, dacă primiți fax.

Trebuie să configurați și să configurați faxul înainte de a putea fi utilizat. Inițial, linia de alimentare și telefonică trebuie să fie conectate și să fie pornită. Linia telefonică trebuie să intre în mufa dreaptă, urmând manualul de instrucțiuni. Asigurați-vă că există un ton de apel. Majoritatea organizațiilor au un număr de telefon dedicat liniei de fax și, prin urmare, aparatul de fax poate fi setat să răspundă automat. Asigurați-vă că tonerul / cartușul / panglica sunt încărcate și că există întotdeauna cantitatea necesară de hârtie în tava pentru hârtie pentru primirea faxului.

În scopul înregistrărilor, este bine să configurați o pagină de confirmare pentru fax, care vă va spune dacă trimiterea a avut succes sau dacă au existat erori. Ajută la trimiterea de documente confidențiale și importante sau legale. Dar dacă utilizați doar faxul pentru probleme simple, puteți dezactiva această caracteristică pentru a economisi hârtie.

O altă setare utilă este opțiunea antet care va include o linie deasupra documentului pentru a spune de unde provine faxul, plus data, ora și numărul de fax. Acest lucru va fi foarte util pentru a identifica detaliile expeditorului și, de asemenea, pentru a comunica cu expeditorul prin fax, dacă este necesar.

În timp ce trimiteți un fax, asigurați-vă că este pornit și trimiteți întotdeauna o hârtie de copertă pentru fax menționând detaliile documentelor trimise, cine îl trimite și în ce scop este trimis. Acest lucru va face lucrurile foarte clare și ușoare. Așezați documentele în tava corectă în poziția corectă și formați numărul la care doriți să trimiteți faxul. Apăsați butonul de trimitere și așteptați scanarea tuturor documentelor și transmiterea faxului. După finalizarea procesului, aparatul de fax va imprima un raport de confirmare, în funcție de setări.

Dacă aparatul este configurat corect, tava de hârtie este încărcată și cartușul sau tonerul sunt gata, primirea unui fax este un proces foarte ușor. Dacă aparatul de fax este configurat să primească faxuri automat, atunci când sună linia de fax, aparatul va primi automat faxul și îl va imprima. Setarea faxului pentru a răspunde automat este foarte utilă, astfel încât să nu pierdeți documentele importante care vin în orice moment al zilei.

Utilizarea unei imprimante:

Pentru a trimite un document tastat prin servicii de poștă sau fax, trebuie mai întâi să le tipăriți. Pentru a imprima documentele, aveți nevoie de o imprimantă atașată la computerul dvs. sau la rețeaua la care este conectat computerul. Foarte similar cu aparatul de fax, trebuie să vă asigurați că imprimanta este conectată și că este pornită. În funcție de tipul de imprimantă, indiferent dacă este cu jet de cerneală sau cu jet de laser, imprimantele vor avea cartuș de cerneală sau cartuș de toner. Asigurați-vă că compartimentul cartușului este încărcat cu cerneală sau toner. În funcție de tipul de imprimantă, este posibil să aveți tăvi diferite pentru diferite tipuri de hârtie și diferite dimensiuni de hârtie. Asigurați-vă că tăvile de hârtie sunt încărcate. Efectuați câteva setări inițiale pe imprimantă pentru calitatea imprimării, imprimarea duplex etc.

Pentru a imprima un document, utilizați meniul de fișiere din documentul pe care l-ați creat și alegeți opțiunea de imprimare. Caseta care apare va avea opțiuni sau buton de proprietăți pentru a seta setările de imprimare. Imprimările color pot fi făcute acolo unde este necesar pe o imprimantă color. Imprimarea față-verso se poate face pentru a economisi hârtie.

În timp ce toate aceste echipamente sunt utilizate în fiecare zi într-un mediu de birou, asigurați-vă că opriți computerele și imprimantele în fiecare zi pentru a economisi energie. De asemenea, ajută la o durată lungă de viață pentru echipamente.

4.7 Explicați importanța menținerii clientului informat dacă este posibil să existe o întârziere în răspunsul la o comunicare.

Asistența pentru clienți este un element foarte important în fiecare organizație. Contactele și relațiile cu clienții sunt foarte importante și trebuie menținute continuu pentru ca organizația să funcționeze fără probleme. Menținerea clienților informați este o sarcină foarte importantă și face parte din serviciile pentru clienți. Acesta va ajuta la evitarea atâtea probleme, neînțelegeri și frustrări și va ajuta la consolidarea relației cu clienții de cele mai multe ori. Clienții vor fi bucuroși să audă despre o problemă de la companie sau organizație, mai degrabă decât să o afle singuri. Deci, o abordare proactivă este mult mai bună decât o abordare reactivă.

De exemplu (din punctul de vedere al postului meu), dacă știți că a apărut o problemă și există o listă de așteptare pe recomandările primite, puteți suna clienții pentru a-i informa despre întârziere și motivul pentru care întârzierea a avut loc și oferiți-le, de asemenea, un interval de timp în care problema va fi sortată. De asemenea, puteți trimite o scrisoare în care să precizați motivele întârzierii și când va fi acționată. Dacă acest lucru nu se face, clienții vor suna din nou și, atunci când vor primi un răspuns negativ, vor deveni frustrați sau vor căuta alte organizații sau companii.

Partajarea informațiilor cu clienții despre întârzierile în servicii sau orice întârzieri în răspunsul la comunicații sau servicii va spune clienților că compania le-a îngrijit. De asemenea, va împiedica clienții să sune la asistența pentru clienți și să devină îngrijorați sau frustrați. Acest lucru va ajuta la consolidarea relației cu clienții. Puneți-vă întotdeauna în poziția clientului și gândiți-vă la ce v-ați fi așteptat. Același lucru și nu numai va trebui să fie furnizat clienților.

Când primiți o cerere de la un client, acesta așteaptă anticipat să vadă dacă cererea lor va fi sau nu îndeplinită. S-ar putea chiar să se întrebe dacă cererea lor a ajuns la tine. Deci, ca prim pas, este bine să confirmați primirea și să informați clientul că ați primit solicitarea și că o veți ocupa sau veți lucra la aceasta. Dacă aceasta este o solicitare care va dura ceva timp pentru a fi soluționată, țineți-l pe client informat despre progres. Acest lucru îl va ajuta pe client să rămână liniștit, știind că lucrările sunt în desfășurare și că sunt îngrijiți.

Când problema este rezolvată, asigurați-vă că sunăți clientul și informați, mai degrabă decât să așteptați ca acesta să vă sune pentru informații. Acest lucru îl va ajuta pe client să rămână în pace și să devină productiv, altfel, conform clientului, problemele există încă nerezolvate.

Păstrarea informării clienților îmbunătățește satisfacția clientului. Indiferent dacă este o veste bună sau rea, trebuie să fie informați, astfel încât să știe că sunt amintiți și nu ignorați.

viseven.com

4.8 Explicați riscurile asociate confidențialității comunicărilor scrise sau electronice.

Toate formele de comunicare nu sunt complet sigure. Există lacune și dezavantaje în toate formele de comunicare.

Riscuri asociate confidențialității comunicării scrise:

Orice formă de comunicare scrisă va fi salvată ca o copie pe hârtie sau trimisă prin servicii de poștă. Comunicarea poate avea informații confidențiale pe care persoanele neautorizate nu au voie să le citească sau să le analizeze.

Riscuri asociate confidențialității comunicării electronice:

Formele electronice de comunicații includ telefoane, telefoane mobile, faxuri și e-mail.

• Telefoane: Comunicațiile care au loc printr-un telefon fix nu sunt complet sigure, deoarece există cazuri în care liniile telefonice au fost exploatate. Ca parte a procesului și procedurilor, companiile de telefonie pot monitoriza apelurile telefonice, făcându-l din nou o problemă gravă în ceea ce privește confidențialitatea. De asemenea, există linii care pot avea mai multe extensii, unde conversația unei persoane poate fi ascultată de alte persoane, încălcând astfel confidențialitatea.

• Telefoane mobile: comunicarea prin telefon mobil utilizează unde radio, care pot fi interceptate cu ușurință. Orice mesaj primit de pe telefoanele mobile, dacă telefonul nu este blocat cu o parolă, poate fi văzut de oricine dacă intră pe mâinile persoanelor greșite. De asemenea, smartphone-urile au opțiuni mai ușoare pentru configurarea e-mailurilor și a altor funcționalități. Dacă nu sunt securizate cu o parolă, aceste funcții ale smartphone-ului pot provoca probleme grave cu confidențialitate dacă trimit informații în mâinile persoanelor care nu sunt autorizate să acceseze aceste informații.

• Faxuri: Deși aparatele de fax reprezintă un mod sigur de trimitere și primire a informațiilor, trebuie să fiți foarte atenți în timp ce trimiteți informații prin fax. Dacă introduceți un număr greșit în timp ce trimiteți fax, chiar dacă o cifră este greșită, datele confidențiale pot ajunge în mâinile persoanelor greșite, chiar și către o parte adversă într-o chestiune juridică. Deci, trebuie să verificați din nou numărul către care trimit un fax înainte de a apăsa butonul de trimitere sau transmisie. De asemenea, la capătul receptorului poate exista acces neautorizat la aparatele de fax. Deci, este întotdeauna bine să verificați cu receptorul dacă este momentul potrivit pentru a trimite faxul și dacă receptorul a primit documentele în mână. Chiar și în propriul birou, aparatele de fax trebuie păstrate acolo unde sunt accesate numai de către personal autorizat, deoarece altfel, documentele confidențiale primite pot fi obținute de persoanele greșite.

• E-mailuri: Ca și în cazul transmiterii de fax, trebuie să fiți foarte atenți atunci când comunicați prin e-mailuri. Trebuie să vă asigurați că introduceți adresa de e-mail corect și verificați din nou dacă este corectă, altfel e-mailurile pot intra în căsuța de e-mail a destinatarului greșit. Există și alte amenințări implicate în comunicarea prin e-mailuri. E-mailurile și atașamentele acestora pot fi citite și văzute de administratorii de sistem și de hackeri. Deci, în timp ce trimiteți informații confidențiale și sensibile, ar trebui să evitați utilizarea rețelelor publice și să utilizați metode criptate.

În general, este întotdeauna bine să anunțați clienții sau orice destinatari ai comunicărilor că există riscurile implicate în comunicarea scrisă și electronică și că întâlnirile personale sunt cea mai bună metodă.

Organizația noastră a adoptat măsuri pentru menținerea securității datelor în utilizarea tehnologiei computerizate.

E-mailuri

Pentru a citi prima parte a acestei unități, vă rugăm să urmați linkul de mai jos:

Tratați cu clientul în scris sau electronic - partea 1

Sper că ați găsit utile informațiile din acest hub. Aceasta este doar pentru scopuri de referință. Dacă aveți întrebări sau doriți să împărtășiți experiența dvs., vă rugăm să faceți acest lucru în secțiunea de comentarii de mai jos.

Toate cele bune!