Accesați sala Carnegie: practicați rezolvarea problemelor

Carnegie Hall din New York

Model de categorie de probleme de către FJG

Aproape tot ce facem în viață este despre rezolvarea problemelor și luarea deciziilor. Adică, gândește-te la asta pentru o secundă. Ne uităm constant la un anumit tip de problemă și decidem cum să o rezolvăm. Luăm multe dintre deciziile noastre sub stres și cu puțin timp să ne gândim bine la asta. În consecință, căutăm imediat o soluție care a funcționat înainte. Dar această abordare ne blochează într-un cerc de rezolvare a aceleiași probleme cu aceeași soluție, iar și iar. Dar dacă natura problemei se schimbă? Soluția cuiva va pierde în mod inevitabil efectul și se va întâmpla în cel mai rău moment posibil. Prin urmare, este util să folosiți o metodă organizată pentru a înțelege o problemă și în cele din urmă să o rezolvați. Primul lucru pe care trebuie să-l facem este să stabilim care este problema.

Definiți și încadrați problema

În cele 7 obiceiuri ale oamenilor eficienți, al 5-lea obicei al lui Stephen R. Covey este: „ Căutați mai întâi să înțelegeți”. Înțelegerea problemei este crucială, deoarece ne permite pur și simplu să știm ce trebuie să rezolvăm. Mulți dintre noi pierdem timp prețios rezolvând problema greșită. Foarte puțini dintre noi ne permitem pierderea de timp. Deci, o modalitate bună de a începe este utilizarea unei liste de verificare simple, în care se pot pune întrebări scurte, dar perspicace.

Cu ce tip de problemă ne confruntăm?
Ce vedeți sau simțiți care vă face să credeți că există o problemă?
Există manifestări ale problemei pe care le pot indica?
Când și cum se întâmplă?
Unde și cui se întâmplă?
De ce se întâmplă?

Pe baza întrebărilor de mai sus, trebuie să pregătiți o declarație de problemă pentru a servi ca punct de lansare pentru o înțelegere rafinată și o analiză focalizată de rezolvare a problemelor. Un exemplu de format de declarație de problemă simplu, dar eficient este 5 W: cine, ce, unde, când și de ce. O astfel de afirmație leagă problema și cadrul ei, deși primitiv uneori, ne poate extinde înțelegerea problemei.

Clasificarea problemei

Dihotomia controlului este un concept filosofic și psihologic cheie. Este un instrument de rezolvare a problemelor care identifică modul în care trebuie să răspunzi cu succes provocărilor vieții. Mai întâi, identificați elementele situației pe care le puteți controla. Apoi, elementele pe care nu le poți controla, dar pe care le poți influența. Și, în sfârșit, se identifică și lucrurile pe care nu le poate controla și nici nu le poate influența, forțându-l să se adapteze în consecință. În mod similar, problemele trebuie să fie puse în perspectivă pentru a obține o idee despre ceea ce puteți și ce nu puteți realiza. Acest lucru permite concentrarea energiei și a eforturilor acolo unde vor avea cel mai mare impact.

O modalitate de a face acest lucru este prin utilizarea modelului de categorie de probleme creat de autor pentru a clasifica problema cu care se confruntă relaționând influența și importanța.

Modelul prezintă patru cadrane de categorie și două axe. O axă y care demonstrează gradul de influență (de la mic la mare) asupra unei probleme și axa x care arată gradul de importanță și / sau nivelul de prioritate. Fiecare cadran este categoria în care se încadrează problema pe baza nivelului de influență și importanță al problemei.

Categoria I este Ignorată. În acest cadran, o problemă are o importanță redusă și nu vrem să irosim multă energie pe ea. Prin urmare, este ignorat pentru viitorul previzibil, fiind efectiv depus ca un caz rece.

Categoria II este Harvest. Acest tip de problemă poate, dacă ne permite, să fie analizat și rezolvat dacă nu apar probleme cu prioritate mai mare. Problemele din acest cadran trebuie menținute active, revizuite și rezolvate atunci când este posibil. Provocarea este că, dacă acestea sunt ignorate prea mult timp, acestea se acumulează și prin masa și viteza lor devin probleme mai mari care pot împiedica progresul la o scară mai mare.

Categoria III este Rezolvare. Acestea sunt probleme de mare importanță / prioritate pe care le putem și trebuie să le rezolvăm. Într-un astfel de caz, individul sau organizația posedă abilitățile prealabile pentru a rezolva problema într-un mod eficient.

Categoria IV este Gestionare. Vor exista probleme care sunt esențiale de rezolvat, dar sunt atât de complexe și dinamice încât trebuie să le rezolve.

Lucrul la o soluție

Acum că am încadrat problema și am clasificat problema, este timpul să începem identificarea cursurilor de acțiune (COA) pentru a rezolva problema. Deoarece considerăm cel mai bun mod de acțiune, ar trebui să luăm în considerare următoarele puncte:

Care COA este cel mai probabil să rezolve problema pe termen lung?
Care COA este cel mai fezabil, acceptabil și potrivit pentru a realiza acum?
Care este riscul asociat fiecărui COA?

În acest moment, este util să înțelegeți cum un lider poate comunica cel mai bine cu echipa sa și cu consilieri de încredere pentru a obține feedback și a crea un set de soluții pentru o anumită problemă. Trei moduri care pot duce la un feedback eficient și la dezvoltarea COA sunt brainstorming, advocacy și anchetă.

Cu toții înțelegem cum brainstorming-ul colectează cât mai multe idei posibil, apoi le ecranează pentru a găsi cea mai bună idee. Acest lucru funcționează cel mai bine atunci când puneți un grup de colegi laolaltă, care sunt idei confortabile, fără ca liderii înalți să fie prezenți pentru a trece judecăți reale sau percepute. Alte două modalități sunt advocacy și anchetă.

În advocacy, fiecare membru își declară în mod direct opinia. Deși permite tuturor jucătorilor să știe care este poziția celorlalți, nu permite prea multă înțelegere, deoarece există puține anchete despre poziția celuilalt. Acest proces, dacă nu este supravegheat cu atenție, poate duce la susținerea deplină a unei anumite poziții, deoarece poate simți că liderul de grup desemnat își împinge agenda și dorește să-i facă pe cei din echipa care se opun propunerii.

Pe de altă parte, ancheta încearcă să creeze condiții de concurență mai echitabile utilizând întrebări pentru a oferi informații despre problemă. Permite tuturor să conteste problema prin răspunsurile lor la o întrebare. Această metodă poate permite o implicare mai mare, deoarece tinde să creeze o atmosferă de partajare și dialog.

O ultimă metodă poate fi numită hibrid. Aici liderul combină cele mai bune aspecte ale advocacy-ului și anchetei în discursul de rezolvare a problemelor.

Răspunsul la declarația problemei

Anterior am vorbit despre crearea unei declarații de problemă care să ne permită să inițieze analiza care a deschis ușa creării unor modalități de acțiune pentru problema noastră. Acum, trebuie să dezvoltăm o procedură pentru a răspunde la declarația noastră de problemă. O modalitate utilă este în recomandarea de șapte pași a acestui autor.

Refaceți problema. Acesta este momentul final pentru a ne asigura că problema corectă este abordată.
Punctul de inceput; unde suntem.
Punctul final dorit pe baza cursurilor de acțiune. Ar putea fi mai mult de unul.
De ce a fost important pentru noi să rezolvăm problema? Care a fost teoria care a subliniat problema?
Ce ne spuneau datele? Care au fost indicatorii care ne-au îndreptat spre concluziile noastre?
Prezentați doar analiza faptică. Nu îndoiți niciodată datele pentru a spune o părere părtinitoare. Lăsați datele să vorbească de la sine.
Faceți o recomandare.

Observați-orientați-decideți-acționați

Până în acest moment, avem un ultim lucru de făcut în conformitate cu ciclul de buclă OODA al lui John Boyd, observăm - orientăm - decidem - acționăm ; trebuie să acționăm - să luăm o decizie. Scopul este o decizie îndrăzneață și bine informată. Cu toate acestea, vor exista momente în care este necesară o decizie înainte ca toate informațiile dorite să intre. O decizie este crucială, deoarece nimic nu ar putea fi mai rău decât a fi prea târziu.

În termeni de pilot, o aeronavă nu zboară singură. Pilotul comandant trebuie să piloteze aeronava și nu poate accepta niciodată să fie pasagerul acesteia, astfel el / ea invită pericolul. Preia comanda și controlul și fii decisiv. Aceasta este o abilitate fundamentală pentru un lider de succes.

Având în vedere planul dvs. de acțiune, trebuie să aveți în vedere câteva lucruri importante.

Luați în considerare cu atenție ce indicatori așteptați să începeți să vedeți. „Cum va arăta situația atunci când vom rezolva problema?”
Ce măsuri ar trebui luate pentru a implementa cea mai bună alternativă într-un termen acceptabil. Timpul este rareori un prieten.
Cum veți supraveghea execuția planului?
De ce resurse veți avea nevoie?
Cine este responsabil și au autoritățile necesare?
Comunicați, comunicați și comunicați.
Nu uitați, există întotdeauna altceva de făcut. Trebuie să fii vigilent. Fii atent la probleme precum o clasă de grădiniță și nimic nu te va surprinde.

În cele din urmă, un lider trebuie să obțină rezultate. Dacă cineva dorește o echipă angajată și orientată spre rezultate, viziunea, îndrumarea și motivația trebuie să se potrivească cu provocarea. Acest lucru permite membrilor echipei din întreaga organizație să întruchipeze conducerea atât într-un mod cantitativ, cât și calitativ, unde toți se concentrează pe rezultate, înțelegând și maximizând abilitățile interpersonale. Așadar, lăsați problemele să vină, luptați pentru a le rezolva și îmbunătățiți-le în fiecare zi. Amintiți-vă, trebuie să ne antrenăm pentru a ajunge la Carnegie Hall.