Gestionați corespondența: diploma de nivel 3 ocr nvq în afaceri și administrație

Introducere:

Această unitate este o unitate opțională de grup B la nivelul 2 cu un total de trei credite. Această unitate îl ajută pe candidat să-și prezinte abilitățile în serviciile de poștă. Candidații vor avea o bună cunoaștere a respectării procedurilor de siguranță și securitate în timp ce tratează poșta internă și externă, atât de intrare, cât și de ieșire, și motivul pentru care trebuie tratat astfel. Ei vor avea o bună cunoaștere a diferitelor servicii disponibile, de ce sunt necesare aceste servicii și cum sunt utilizate. Vor ști să aleagă anumite servicii în funcție de nevoi și priorități, să calculeze taxele poștale, să se ocupe de probleme, să urmeze procedurile și să raporteze erori și probleme.

A fost inclusă și o declarație personală pentru această unitate!

1.1 / 2 Care este scopul procedurilor de securitate pentru manipularea poștei sau a coletelor?

Poștele pot avea informații confidențiale. Poate include informații personale despre angajați sau poate conține secrete de afaceri, cum ar fi numele clienților și informații confidențiale referitoare la companie, clienți și clienți. Poșta și pachetele trebuie, de asemenea, verificate pentru caracteristici suspecte. Deci, procedurile de securitate vor trebui respectate.

De exemplu, atunci când primim corespondență sau colete de la adrese ciudate sau care vin sub forme, forme sau dimensiuni suspecte, procedurile de securitate trebuie urmate și raportate managerului de birou.

2.1 De ce ar trebui să distribuiți / să expediați e-mailul către destinatarul corect în termenele convenite?

E-mailurile trebuie să fie întotdeauna expediate sau distribuite destinatarului corect, deoarece pot fi informații importante și confidențiale care nu ar trebui să fie dezvăluite altora. De asemenea, acestea trebuie distribuite la timp, astfel încât sarcina specificată pe e-mail să fie finalizată în termenul menționat și să fie respectat termenul, astfel încât să evităm reclamațiile sau alte probleme grave.

2.2 Care este structura organizațională și numele, rolurile și locațiile persoanelor și echipelor?

Nu mi-am publicat răspunsurile aici, deoarece sunt informații confidențiale. Puteți desena o diagramă pentru organizația dvs. sau puteți accesa site-ul web al organizației dvs. dacă aveți unul. Începeți cu șeful departamentului dvs., apoi îndreptați-vă către diferitele echipe și manageri și, în cele din urmă, terminați cu membrii echipei dvs. Asigurați-vă că menționați numele, poziția și locația fiecărei persoane, pentru un portret clar.

Sper că acest lucru vă ajută!

2.3 Ce servicii de poștă interne și externe sunt disponibile organizațiilor?

Serviciile de poștă internă disponibile sunt destinate distribuției de poștă în cadrul birourilor și departamentelor din ______________________ (înlăturate din motive de confidențialitate) . Sunt colectate și livrate zilnic.

E-mailul extern este trimis prin ___________________ (eliminat din motive de confidențialitate) . Serviciile de poștă externă sunt utilizate, atunci când poșta poate sau nu acoperă criteriile de servicii de poștă internă. De exemplu, în cazul în care poșta trebuie livrată clienților sau altor companii sau corespondențelor din județ. De asemenea, este livrat și colectat zilnic.

2.4 Motivați selectarea serviciilor de poștă interne și externe

Serviciile de poștă externă sunt selectate în cazul în care livrarea este în afara județului și unde este destinată altor companii sau clienți. Vor fi zone care nu intră sub zonele biroului ___________________ (eliminat din motive de confidențialitate) .

Poșta internă este utilizată în cazul în care livrările trebuie efectuate către birouri sau departamente care intră sub ____________________ (eliminat din motive de confidențialitate) . Poșta internă economisește timp și bani. Deci, orice poștă care poate fi trimisă prin poștă internă este trimisă prin acest mijloc și doar restul este trimis printr-un sistem de poștă externă.

2.5 Ce metode folosiți pentru a calcula taxele poștale?

Postul trebuie să fie sortat în funcție de urgență și importanță ca clasă I sau clasa a II-a. Orice postare de peste mări trebuie să fie sortată. Trebuie să cunoașteți taxele poștale pentru mesaje de diferite dimensiuni și, de asemenea, despre taxele poștale pentru poșta în vrac. Serviciile de e-mail ar putea oferi o reducere pentru e-mailurile în bloc și pot fi aplicate numai dacă sortăm în prealabil e-mailul.

Dacă trebuie să trimitem un articol și să garantăm că acesta va fi livrat în următoarea zi lucrătoare sau în aceeași zi, sau dacă e-mailul trebuie trimis la livrarea înregistrată, trebuie să căutăm taxele poștale și intervalul de timp în care trebuie să fie trimisă a trimis-o și a o trimite în consecință.

2.6 Ce fel de probleme ar putea apărea cu poșta primită și expediată și cum le rezolvați?

Principalele probleme care pot apărea sunt întârzierile, lipsa livrărilor și corespondența suspectă. Pentru a evita întârzierile, trebuie să trimitem e-mailul la momentul potrivit, cu poștele corecte. Pentru a evita lipsa livrărilor unui document important, acesta poate fi livrat prin livrare înregistrată care permite urmărirea livrării. Orice e-mail sau pachet suspect trebuie tratat cu cea mai mare atenție și raportat persoanei responsabile.