El a spus, ea a spus: cine spune adevărul într-o investigație la locul de muncă?

Investigații HR pentru a afla cine minte

Este o problemă obișnuită la locul de muncă: un angajat depune o plângere împotriva altui angajat care pretinde un fel de abatere, cum ar fi hărțuirea sexuală. Angajatorul trebuie să ia măsuri corective rapide pentru a evita răspunderea. Cineva din departamentul de resurse umane al angajatorului trebuie să investigheze pentru a afla ce s-a întâmplat cu adevărat și dacă există motive pentru disciplină. Persoana cu resurse umane intervievează fiecare dintre angajați pentru a obține ambele părți ale poveștii. Nu există alți martori ai incidentului și angajatul acuzat neagă vehement că s-a întâmplat ceva. Si acum ce?

Un profesionist în resurse umane poate crede că se poate face puțin mai mult atunci când se confruntă cu un scenariu "a spus el, a spus ea", precum cel subliniat mai sus. Nu este niciodată o idee bună să ia măsuri disciplinare împotriva unui angajat acuzat fără dovezi substanțiale de vinovăție. Dar dacă angajatul a făcut cu adevărat ceva greșit, închizând o investigație ca neconcludentă și nu luând alte măsuri, un angajator își asumă riscul răspunderii pentru un mediu de lucru ostil. Evitați să vă lăsați prins în acest dilem învățând câteva tehnici de investigare de bază. Un angajator care efectuează o investigație eficientă la locul de muncă va fi într-o poziție mai bună pentru a determina cine spune adevărul și cine minte.

Pasul 1: Colectarea informațiilor

Scopul principal al anchetei este de a determina validitatea reclamației, astfel încât angajatorul să își poată limita răspunderea prin oprirea comportamentului inadecvat la locul de muncă. Anchetatorul ar trebui să înceapă prin crearea unei liste a problemelor care urmează a fi explorate, a documentelor relevante și a altor informații care urmează să fie revizuite și a persoanelor care vor fi intervievate. Această listă poate fi extinsă ulterior pe măsură ce sunt descoperite informații noi.

Apoi, adunați documentele și înregistrările relevante. Luați în considerare ce informații ar putea fi relevante pentru acuzațiile specifice ale plângerii. Dacă reclamantul susține că s-a întâmplat ceva nepotrivit la un anumit loc și oră, există documente care să-l plaseze pe angajatul acuzat în acea locație la acea oră? Dacă există un acces controlat la anumite zone ale locului de muncă, pot exista înregistrări de securitate care să arate când oamenii au intrat și au ieșit din acea zonă. (Astfel de înregistrări pot fi utile și pentru identificarea prezenței unor martori potențiali.)

Alte înregistrări comerciale relevante pot include jurnale de telefon sau computer, foi de timp, benzi de securitate și extrase de cheltuieli. Anchetatorul ar trebui, de asemenea, să analizeze dosarele de personal ale reclamantului și ale acuzatului, orice notă păstrată de supraveghetorii angajaților, politicile și procedurile relevante ale companiei, înregistrările plângerilor anterioare și orice documentație despre presupusul incident, cum ar fi declarațiile scrise ale martorilor., daca este disponibil.

Consultați aceste materiale înainte de a vorbi cu angajați, deoarece știind ce spun documentele în avans vă ajută să identificați când un martor minte și folosiți-le pentru a pregăti întrebările interviului.

Atributele unui bun investigator

Imparțialitate atât în realitate, cât și în percepțiile angajatului reclamant, al acuzatului și al oricăror alți angajați care ar putea fi implicați în anchetă.
O capacitate de a fi obiectiv și de a refuza judecata până când toate faptele intră.
Discreție și capacitatea de a păstra confidențialitatea pentru a păstra integritatea anchetei.
Cunoașterea legilor aplicabile și a politicilor companiei.
Abilități de ascultare bune.
Abilitatea de a evalua dovezile.
Cineva care ar face un bun martor dacă ar fi chemat să depună mărturie despre anchetă și constatări.

Pasul 2: intervievarea martorilor

Există doi martori care trebuie întotdeauna intervievați: angajatul plângător și acuzatul. Indiferent de modul în care reclamantul a depus anterior plângerea, este important ca anchetatorul să desfășoare un interviu oficial ca parte a anchetei. Rugați angajatul să descrie ce s-a întâmplat, dar nu sugerați fapte sau concluzii. Anchetatorul ar trebui, de asemenea, să proiecteze imparțialitatea și să transmită că angajatorul ia în serios plângerea.

De asemenea, este esențial să obțineți versiunea acuzată a evenimentelor. Începeți cu întrebări generale („Ați văzut la serviciu vineri?” „Despre ce ați vorbit voi doi în ziua aceea?”) Și urmați cu întrebări mai specifice. Dacă angajatul susține că celălalt minte, explorați orice motive posibile pentru o cerere falsă. Deoarece adevărul se află întotdeauna undeva la mijloc, explorați posibilele interpretări greșite.

Nu este suficient să vorbești doar cu reclamantul și cu acuzatul în majoritatea cazurilor, mai ales dacă poveștile lor sunt foarte divergente. Alți potențiali martori sunt cei identificați prin examinarea documentelor, persoanele identificate de oricare dintre părți ca având cunoștințe, supraveghetorii părților și colegii de muncă. Această listă se poate extinde pe baza informațiilor învățate în timpul interviurilor timpurii.

Cum să intervievezi martori într-o investigație la locul de muncă:

Ia notite.
Puneți întrebări deschise, nu cele care necesită un răspuns da sau nu.
Amintiți-vă cele cinci întrebări pentru a afla faptele: cine, ce, unde, când, cum.
Faceți diferența între observațiile directe ale martorilor și auzite.
Dacă martorul repetă zvonuri, aflați sursa informațiilor. A venit de la reclamant, acuzat sau altcineva sau se bazează doar pe zvonuri și insinuări?
Nu acceptați afirmații concludente ca răspunsuri, căutați „de ce”.
Puneți întrebări suplimentare.
Puneți întrebări pentru a confirma sau respinge alte informații sau martori - dar nu dezvălui surse.
Întrebați dacă există documente justificative sau altcineva cu informații relevante.
Epuizați toate căile de anchetă.
Rămâneți neutru.
Observați reacțiile fizice și verbale.

Pasul 3: Documentarea anchetei

Este recomandabil să aveți o a doua persoană de conducere prezentă pentru interviuri pentru a sprijini investigatorul și pentru a lua note detaliate. Notele nu trebuie să fie textual, ci trebuie să surprindă esența a ceea ce a spus martorul. A avea o a doua persoană disponibilă pentru a face acest lucru permite anchetatorului să se concentreze asupra punerii întrebărilor și asupra formulării întrebărilor ulterioare. De asemenea, o a doua persoană ajută la evitarea alteia ", a spus el, a spus ea" scenariu dacă martorii își schimbă ulterior povestirile. Acest „martor tăcut” ar trebui să aibă o reputație de încredere și o bună atenție la detalii.

Pasul 4: Determinarea credibilității

În absența martorilor oculari, soluționarea unei plângeri la locul de muncă depinde adesea de determinarea anchetatorului cu privire la ce parte, acuzatorul sau reclamantul, este mai credibilă. Prin efectuarea unei revizuiri amănunțite a dovezilor folosind bune tehnici de investigație, investigatorul ar trebui să fie într-o poziție mai bună pentru a face această determinare.

Când stabiliți pe cine să credeți, luați în considerare:

Calitatea dovezilor: faptele sunt mai bune decât concluziile; dovezile directe sunt mai bune decât zvonurile. Luați în considerare distanța și timpul. Martorul era prea departe pentru a avea o vedere clară? Cu cât timp în urmă au avut loc evenimentele? Relatarea martorului ar trebui să rămână consecventă pe plan intern. Orice discrepanțe sugerează că martorul poate fi mai puțin adevărat.
Dacă există dovezi coroborante: În absența dovezilor directe, o preponderență a probelor circumstanțiale poate face un caz împotriva uneia sau alteia părți. Luați în considerare dacă povestea martorului este în concordanță cu documentația. Dacă nu există martori ai incidentului în sine, căutați rapoarte de primă mână despre comportamentul părților imediat înainte sau după ora specificată. O observație contemporană a reclamantului plângând la scurt timp după incidentul presupus a susținut constatarea că s-a întâmplat ceva rău. Există dovezi ale unor incidente similare din trecut? Acest lucru poate stabili un model sau practică. În cele din urmă, luați în considerare dacă ar trebui să existe dovezi coroborate care să susțină povestea martorului. Dacă un martor susține că cineva a făcut un telefon, există o înregistrare a apelului? Ar trebui să existe. Dacă nu, este rezonabil să presupunem că nu a existat niciun apel.
Interesele martorilor: Are cineva un motiv să mintă? Cineva care nu are miza în rezultat poate fi mai credibil decât cineva cu ceva de câștigat sau de pierdut. Declarațiile împotriva dobânzii pot fi, de asemenea, mai credibile; este sigur să presupunem că oamenii nu spun lucruri pentru a face să pară rău decât dacă aceste lucruri sunt adevărate.

Încă nu sunteți sigur?

Uneori, în ciuda celor mai bune tehnici de investigație, descoperirile unui investigator sunt cu adevărat neconcludente. Asta nu înseamnă că angajatorul este înlăturat. Cel puțin, angajatorul ar trebui să își reitereze politicile și să caute oportunități de reeducare a forței de muncă pentru a preveni încălcările viitoare.

Resurse aditionale:

O listă de verificare pentru angajatori

înainte de eliberarea salariaților O listă de verificare a angajatorului pentru a evalua expunerea legală potențială înainte de a concedia un angajat. Reduceți riscul unui litigiu de descărcare de gestiune nedrept, identificând și abordând în mod proactiv riscurile legale ale încetării angajaților înainte de a lua măsuri.
Strategii pentru evitarea cererilor de

represalii ale angajaților Cererile de represalii ale angajaților sunt în creștere. Aflați ce reprezintă represalii ilegale și ce pot angajatorii datorită evitării răspunderii.