Cum să fii un mare manager de proiect

Aceste sfaturi și trucuri vă vor ajuta să fiți cel mai bun manager posibil.

Canva.com

Un mare manager de proiect este cineva căruia îi pasă profund să înțeleagă toate aspectele unui proiect înainte ca acesta să iasă de pe teren și apoi să se asigure că toată lumea este în buclă, lucrează împreună și pe aceeași pagină pe tot parcursul ciclului de viață al managementului de proiect. Managerii de proiect de elită înțeleg că puteți preveni multă durere în fazele ulterioare ale unui proiect, punând mult timp în primele faze. Acest articol prezintă ceea ce face un manager de proiect excelent.

Cum să fii un mare manager de proiect

1. Ai un plan clar.
2. Știți cum să comunicați cu toate părțile interesate.
3. Fii sincer.
4. Gestionați domeniul de aplicare.
5. Continuă să avansezi echipa.
6. Abordează imediat disputele echipei.

1. Aveți un plan clar

A avea un plan solid de proiect la începutul proiectelor dvs. nu garantează că proiectul va ieși de pe șine mai departe, dar va reduce riscul ca acest lucru să se producă enorm. Și, dacă un proiect se desprinde de pe șine, îți oferă ceva tangibil pe care îl poți arăta șefului tău care ilustrează că ai făcut tot ce ți-a stat în putință pentru a ține lucrurile pe drumul cel bun.

În timp ce un plan de proiect este un document viu, care va continua să se schimbe și să se adapteze pe măsură ce proiectele se deplasează prin fazele ciclului de viață al managementului proiectului, este necesar ca următoarele elemente să fie introduse în planul de proiect devreme și actualizate des:

Nu este important doar să vă asigurați că ați identificat toate părțile interesate, ci trebuie să gestionați comunicarea pe care o primiți și așteptările acestora pe tot parcursul procesului.

SimpliLearn

2. Știți cum să comunicați cu toți factorii interesați

Un manager de proiect grozav trebuie să meargă mai departe decât să aibă un plan de comunicare puternic și să lucreze cu adevărat pentru a înțelege personalitățile părților interesate din proiect și ceea ce le face să bifeze. Unele părți interesate pot aprecia că vă opriți ocazional la biroul lor și discutați personal despre starea proiectului, în timp ce alte părți interesate ar putea dori să audă de la dvs. doar dacă ceva are probleme. De asemenea, trebuie să țineți cont de politicile de birou care ar putea fi în joc între părțile interesate. Majoritatea echipelor de proiect includ reprezentanți din diferite grupuri funcționale, iar aceste grupuri vor avea adesea propria lor agendă pe care lucrează să o promoveze.

Cum să obțineți cerințele de proiect de la părțile interesate din proiect

3. Fii cinstit

Mai presus de toate, un mare manager de proiect este întotdeauna cinstit și lucrează pentru a-și stabili în mod corespunzător așteptările, iar dacă știrile sunt proaste, responsabilitatea dvs. este de a le furniza. Cu toate acestea, de multe ori puteți înmuia lovitura prezentând o soluție. Este posibil să nu fie direcția pe care o decide echipa, dar părțile interesate sunt întotdeauna mai receptive dacă aduceți o soluție, mai degrabă decât să lăsați o problemă în poală. În plus, expuneți clar problema și modul în care ați ajuns acolo, dar nu lucrați pentru a da vina pe alți oameni. A da vina pe alți oameni rareori realizează ceva și întârzie doar să începi lucrul la o soluție.

4. Gestionați domeniul de aplicare

După ce lucrați cu toți factorii interesați necesari pentru a aduna cerințe în jurul activității care va fi realizată, pentru a vă semnifica aceste cerințe, pentru a genera estimări și pentru a alinia resursele pe baza acelor cerințe, este important să gestionați acest domeniu pentru a preveni fluirea domeniului. Scurgerea domeniului de aplicare este distrugătorul final al proiectelor și apare atunci când un factor interesat continuă să adauge cerințe proiectului după ce finanțarea și resursele au fost deja asigurate pe baza estimărilor inițiale. Când se întâmplă acest lucru, vă puteți regăsi rapid într-o situație în care încercați să faceți mai multă muncă cu aceeași sumă de bani și cu același număr de resurse pe aceeași durată, ceea ce duce adesea la o muncă slabă. Dacă toată lumea a semnat cerințele specificate în planul de proiect,atunci managerul de proiect are un anumit recurs pentru a reveni la părțile interesate care solicită să includă cerințe suplimentare și să spună că, dacă vor ca aceste cerințe să fie incluse, atunci vor avea nevoie de mai multe resurse și mai mult timp. În acel moment, mingea este plasată în terenul părții interesate și, dacă doresc să meargă mai departe cu includerea acestor cerințe, le revine sarcina de a rotunji finanțarea și de a vinde restul echipei de proiect prin creșterea calendarului proiectului. Nu ar trebui să vă fie frică niciodată să împingeți înapoi. Dacă nu împingeți înapoi și încercați să adăugați mai multe cerințe fără a adăuga resurse și timp, atunci vina pentru acea decizie revine asupra dvs.atunci vor avea nevoie de mai multe resurse și mai mult timp. În acel moment, mingea este plasată în terenul părții interesate și, dacă doresc să meargă mai departe cu includerea acestor cerințe, le revine sarcina de a rotunji finanțarea și de a vinde restul echipei de proiect prin creșterea calendarului proiectului. Nu trebuie să vă fie frică niciodată să împingeți înapoi. Dacă nu împingeți înapoi și încercați să adăugați mai multe cerințe fără a adăuga resurse și timp, atunci vina pentru acea decizie revine asupra dvs.atunci vor avea nevoie de mai multe resurse și mai mult timp. În acel moment, mingea este plasată în terenul părții interesate și, dacă doresc să meargă mai departe cu includerea acestor cerințe, le revine sarcina de a rotunji finanțarea și de a vinde restul echipei de proiect prin creșterea calendarului proiectului. Nu ar trebui să vă fie frică niciodată să împingeți înapoi. Dacă nu împingeți înapoi și încercați să adăugați mai multe cerințe fără a adăuga resurse și timp, atunci vina pentru acea decizie revine asupra dvs.Apăsați înapoi și încercați să adăugați mai multe cerințe fără a adăuga resurse și timp, apoi vina pentru acea decizie revine asupra dvs.Apăsați înapoi și încercați să adăugați mai multe cerințe fără a adăuga resurse și timp, apoi vina pentru acea decizie revine asupra dvs.

Modul în care managerii de proiect pot utiliza Microsoft OneNote

5. Continuați să mutați echipa înainte

Proiectele se pot opri dacă membrii echipei de proiect nu sunt clare care sunt obiectivele către care ar trebui să lucreze. Un manager de proiect excelent poate preveni acest lucru asigurându-se că există obiective de proiect mai mari pe termen scurt, mediu și lung și că toți indivizii au clar spre ce lucrează atât pe termen scurt, mediu, cât și pe termen lung. A avea puncte de contact regulate și rapide cu membrii echipei poate fi o modalitate excelentă de a vă asigura că oamenii rămân în sarcină. Alternativ, ca membrii echipei să petreacă cinci minute la sfârșitul zilei și să scrie un rezumat rapid, la nivel înalt, a ceea ce au făcut în acea zi și a ceea ce au pe punte pentru mâine este o altă modalitate excelentă de a vă asigura că toată lumea merge mai departe.

6. Adresează imediat disputele echipei

Dezacordurile și dezbaterile dintre membrii echipei pot fi foarte sănătoase pentru un proiect. Acesta ilustrează pasiunea pe care o au oamenii pentru ceea ce lucrează și duce adesea la o explorare profundă în jurul celei mai bune căi înainte. Cu toate acestea, confruntările pot merge uneori prea departe și pot duce la sânge rău adevărat între membrii echipei. Un manager de proiect grozav va lucra pentru a conduce o discuție dacă se pare că s-ar putea încălzi prea mult. Cu toate acestea, dacă aceasta duce la rea-voință între colegii de echipă, un mare manager de proiect va lucra pentru a gestiona în mod corespunzător conflictul, indiferent dacă asta înseamnă a atrage acele persoane într-o cameră pentru a discuta despre problemele lor, purtând conversații 1 la 1 cu ei despre sau să lucreze prin managerii lor pentru a pune capăt litigiului.Cel mai rău lucru pe care îl poate face un manager de proiect în această situație este să ignore problema și să lase disputa să se înrăutățească, deoarece acest lucru poate începe să doboare proiectul.

Primele întrebări pe care un manager de proiect ar trebui să le pună atunci când începe un nou proiect

© 2016 Max Dalton