Cum să delegați

Nu-ți arunca munca, delegat

Pentru oricine nou-intrat într-o funcție de conducere, poate fi important să învețe cum să delege sarcini în mod eficient. Delegarea vă permite să dezvoltați angajați, să realizați mai mult și să faceți lucrurile pe care le puneți mai eficiente.

În primele etape ale procesului, delegarea unui subordonat poate fi consumatoare de timp pe măsură ce le ghidați și le monitorizați, dar în cele din urmă, veți economisi timp și frustrare pe măsură ce câștigați angajați din ce în ce mai competenți și investiți, care vă pot scuti de sarcini nu necesită expertiza ta.

Sarcinile delegate în mod corespunzător pot motiva angajații, pot contracara plictiseala și pot stimula angajații care nu sunt performanți. Cu siguranță, angajații care își asumă responsabilitatea pentru o misiune sau un proiect sunt mai mult investiți în rezultatul acesteia și probabil că vor fi motivați de responsabilitate.

Delegarea eficientă, însă, necesită mult mai mult decât depunerea de eforturi asupra altora. Este un proces care necesită:

• identificați cu atenție ce tipuri de sarcini ar trebui delegate
• stabiliți cine ar trebui să preia sarcina
• urmăriți în mod consecvent și de susținere pentru a le asigura succesul

Ce fel de lucruri ar trebui delegate?

În învățarea modului de delegare a muncii, primul pas este de a înțelege ce tipuri de lucruri să se refere la alții.

Există o varietate de sarcini și sarcini care pot fi delegate în mod corespunzător.

• Cu siguranță, sarcinile care nu necesită nivelul de calificare al managerului sau cele care necesită o expertiză pe care managerul nu o deține sunt printre cele care pot fi luate în considerare pentru reatribuire.
• Într-o situație ideală, lucrurile pe care un manager le delegă angajaților ar trebui să le motiveze sau să le învețe. Pur și simplu să oferiți unui angajat o muncă suplimentară de făcut, ceea ce nu îi oferă posibilitatea de a crește sau de a învăța, nu este motivant. Pentru unii angajați, acest lucru înseamnă că au nevoie de responsabilitate pentru o sarcină întreagă, în timp ce pentru alții care operează la un nivel diferit, este suficient să primească responsabilitatea pentru un singur aspect al unui proiect.
• Delegarea sarcinilor care stimulează doar un angajat poate fi, de asemenea, bună, deoarece plictiseala poate fi o forță distructivă la locul de muncă.
• Furnizarea de sarcini care încrucișează sunt bune din motive similare și poate ajuta la asigurarea unui loc de muncă care funcționează fără probleme.

Orice sarcină sau atribuire care este delegată altcuiva ar trebui să fie specifică în domeniul său de aplicare și ceva ce voi doi puteți măsura, astfel încât să știți când a fost finalizată și cât de bine a fost realizată. În mod ideal, angajatul care își asumă misiunea va fi de acord cu asumarea acesteia ca responsabilitate.

Notă: Nu trebuie delegată nicio sarcină care necesită gestionarea informațiilor confidențiale sau a deciziilor care sunt responsabilitatea conducerii; precum lucruri legate de planificarea strategică, supravegherea bugetului, personalul și evaluarea.

Cui trebuie să fie delegată sarcina sau misiunea?

Următorul pas în învățarea modului de delegare este să înțelegem care persoane ar trebui să primească munca care le este atribuită.

• Pentru ca sarcina sau sarcina să aibă succes, persoana care o asumă trebuie să aibă timpul disponibil pentru a o face. Strivirea unui angajat cu o așteptare nerezonabilă va asigura eșecul proiectului și, probabil, va distruge moralul angajatului.
• Desigur, identificarea unui angajat cu abilitățile și calificările potrivite pentru locul de muncă sunt la fel de importante. De exemplu, cererea unui angajat cu comunicare slabă să conducă un proiect de grup este probabil o alegere slabă.
• În timp ce alegeți pe cineva cu abilități care să se potrivească este important, este bine să aveți o sarcină care provoacă un angajat să realizeze ceva mai mult.
• În general, un angajat își va asuma cu ușurință o datorie delegată dacă simte că va câștiga din aceasta din punct de vedere profesional, oferindu-le șansa de a-și prezenta talentele, de a face un pas în sus sau de a dezvolta o abilitate căutată. Acest lucru ar trebui luat în considerare și atunci când faceți selecția.

Planificare

După ce ați decis ce sarcină sau misiune doriți să delegați și care angajat este cel mai probabil candidat, atunci este timpul să purtați o discuție pentru a stabili obiective clare și a stabili un plan.

În mod clar, supraveghetorul trebuie să discute:

• exact ceea ce îi cer angajatului să-și asume,
• care este scopul misiunii,
• de ce sarcina este critică
• ce va câștiga angajatul preluând această muncă; va fi pentru a dezvolta noi abilități, mai multă remunerare sau doar pentru a-și satisface interesul pentru o anumită zonă?

Pentru a asigura finalizarea cu succes a proiectului care satisface satisfacția dvs., este important să:

• definiți exact ce urmează a fi realizat
• ce va constitui succesul
• calendarul general pentru finalizare. Dacă angajatul este dispus să preia sarcina, planificarea va fi următoarea fază a procesului.

Delegația efectivă din acest moment înainte va pivota în următoarea etapă de planificare. Un plan bun, bine gândit, va asigura că angajatul știe:

• așteptările lor
• constrângeri de timp
• sfera responsabilității lor
• rolul tău în sarcină

Voi doi ar trebui să elaborați un plan care definește:

• orice resurse necesare (oameni, echipamente, materiale și așa mai departe) necesare pentru atribuire
• termene specifice pentru finalizarea diferitelor etape ale proiectului
• modul în care progresul va fi monitorizat de către dvs., supraveghetor.

Definirea modului în care vor fi monitorizate progresele este esențială în acest moment pentru a vă asigura că rolul dvs. este discret și așteptat. Poate consta din:

• un program regulat de rapoarte scrise
• întâlniri scurte cu actualizări verbale
• observații
• sau o combinație a fiecăruia

De asemenea, este important să vă asigurați că angajatul care își asumă responsabilitatea pentru muncă are o voce activă în planificare. Este posibil să nu facă lucrurile așa cum le-ați face dvs., dar trebuie să aibă un anumit control asupra modului în care se fac lucrurile, întrucât vor fi persoana cel puțin parțial responsabilă pentru rezultat. Din nou, nu acceptă doar muncă suplimentară, ci acceptă responsabilitatea.

O altă parte importantă a asumării responsabilității este acordarea autorității necesare. De exemplu, dacă un angajat își asumă responsabilitatea de a conduce un grup într-o misiune, grupul și orice alt personal conex ar trebui să fie conștienți de noul rol de conducere. Orice alți manageri implicați ar trebui să fie rugați să îi sprijine și să-și recunoască autoritatea în chestiuni conexe.

La fel, angajatul trebuie să înțeleagă limitele autorității sale în proiect, în timpul etapei de planificare. De exemplu, dacă materialele trebuie achiziționate, trebuie să știe dacă toate cererile trebuie să treacă prin manager sau dacă judecata lor va fi ultimul cuvânt.

Începând

Un manager care știe cu adevărat să delege înțelege că odată ce planul este pus la punct, datoria lor este departe de a fi îndeplinită. Este o eroare gravă să renunți la angajat, să nu monitorizezi în mod regulat sau să oferi îndrumări după cum este necesar. În cele din urmă, succesul este în continuare responsabilitatea managerului de supraveghere, deși munca de zi cu zi revine angajatului desemnat.

Având în vedere planul, rapoartele și actualizările ar trebui să apară în mod curent și fără nicio întrerupere. Managerul poate audita prin interacțiunile planificate.

În funcție de misiune și de angajat, managerul poate furniza:

• încurajare
• părere
• îndrumare generală
• asistență în rezolvarea problemelor, după cum este necesar

Cu toate acestea, angajații desemnați ar trebui să fie îndrumați spre gândirea prin probleme și soluții, mai degrabă decât să le transmită managerului. Managerul ar trebui să intervină numai atunci când rolul lor este necesar pentru a câștiga cooperare, pentru a elabora probleme de natură mai largă și așa mai departe. În general, managerul trebuie să acționeze ca antrenor și mentor.

Încheierea

La încheierea sarcinii, este important să recunoașteți evenimentul. Dacă un proiect nu reușește, managerul va trebui să își asume responsabilitatea. Dacă misiunea a reușit, ceea ce este de obicei, atunci ar trebui să existe o recunoaștere publică pentru munca finalizată.

Zonele de dezvoltare pot fi identificate indiferent de rezultatul general. Acestea pot ghida sarcinile viitoare.

După cum sa menționat anterior, delegația poate contribui la realizarea mai multor lucrări, dar în cele din urmă ar trebui să contribuie la dezvoltarea și motivarea angajaților. Depinde de manager să:

• faceți sarcini adecvate
• planificați cu atenție
• monitorizați în mod regulat
• asigura succesul sarcinii pentru o experiență pozitivă

© 2009 Christine Mulberry