Cum să determinați ce hartă de proces este cea mai potrivită pentru dvs.

Aflați despre tipurile de hărți de proces și pentru ce este utilizat fiecare tip.

Canva

Ce este maparea proceselor și cum vă poate ajuta să luați decizii de afaceri bune? De unde știi de unde să începi? Ce hărți sunt potrivite pentru tine? Răspunsul scurt este: Depinde.

Ce sunt hărțile proceselor?

Hărțile de proces sunt utilizate pentru a documenta procesele și procedurile care definesc modul în care se lucrează în cadrul unei entități. Cartografierea permite liderilor de afaceri să arunce o privire asupra a ceea ce se întâmplă acum pentru a determina unde modificările pot preveni redundanța, economisi bani și îmbunătăți fluxul de lucru. O hartă este practic o imagine a modului în care se întâmplă lucrurile. În timp ce cartografierea proceselor dvs. necesită timp și efort, recompensa în îmbunătățirea calității duce aproape întotdeauna la o rentabilitate pozitivă a investiției (ROI).

Diferite tipuri de hărți de proces

1. Simplu (nivel scăzut)
2. De sus în jos
3. Funcționalitate transversală (piste de înot)
4. Detaliat
5. Flux de lucru cu imagini
6. Fluxuri de proces redate
7. Nivel sistem

O hartă simplă (la nivel scăzut).

1. Simplu (nivel scăzut)

Majoritatea proceselor de afaceri de bază pot fi demonstrate cu hărți foarte simple. Aceste hărți sunt folosite pentru a arăta procedurile de zi cu zi care mențin o afacere în funcțiune. Sunt foarte puține simboluri, astfel încât oricine le poate face.

• Săgețile tind să curgă într-o singură direcție.
• Procesele sunt prezentate printr-un simbol pătrat al fluxului de proces.
• Punctele de decizie sunt clar indicate de diamante în aceste fluxuri.

Hărțile pot fi strânse împreună cu conectori, astfel încât cititorii să poată vedea cum un set de procese curge în altul. Atunci când o afacere este bine documentată, fiecare flux de proces ar trebui să se conecteze la unul sau mai multe fluxuri de proces, deoarece nicio acțiune de afaceri nu ar trebui să fie independentă.

O hartă de sus în jos.

2. Sus în jos

Hărțile de sus în jos utilizează un singur simbol pentru a documenta un proces și pașii care îl susțin. Punctele de decizie nu sunt incluse. Procesele cel mai bine documentate cu acest flux sunt foarte simple și se mișcă doar într-o singură direcție. Puterea acestor fluxuri este capacitatea de a conecta pașii corespunzători la fiecare proces. Cititorii pot utiliza aceste fluxuri pentru a identifica modalități de a crea eficiențe în procesele de lucru standard, prin revizuirea pașilor pentru eforturi duplicate și pași inutili.

O hartă a benzii de înot.

3. Funcționalitate transversală (benzi de înot)

Hărțile multifuncționale se numesc Benzi de înot datorită liniilor orizontale utilizate pentru a separa zonele funcționale care seamănă cu benzile de înot dintr-o piscină. Aceste hărți sunt adesea folosite pentru a arăta procesele care reprezintă munca, deciziile și datele pe măsură ce fiecare proces trece de la o zonă funcțională la alta. Aceste hărți pot fi simple sau detaliate.

Fluxurile de proces Swim Lane sunt adesea folosite pentru a ajuta la descoperirea gâtului sticlei și a blocurilor rutiere. Folosind aceste hărți, este mai ușor să demonstrați modalități prin care un flux mai bun de informații și date poate ajuta o afacere să funcționeze mai eficient și mai eficient. Aceste hărți sunt foarte populare pentru certificarea ISO.

O hartă detaliată.

4. Detaliat

La fel ca hărțile de proces simple, harta de proces detaliată folosește simboluri pentru a demonstra procese mai complicate în detaliu. Aceste hărți utilizează mai multe simboluri pentru a separa vizual procese, subprocese, documentație, date și așa mai departe.

Încă o dată, hărțile pot fi strânse împreună cu conectori pentru a arăta cum fiecare proces se varsă în altul. Legendele sunt adesea folosite pentru a ajuta cititorul să urmărească mai bine harta. Utilizați aceste fluxuri pentru a documenta procesele de fabricație, distribuție, inginerie, tehnice și de afaceri mai complicate. Aceste hărți sunt excelente pentru certificările ISO 9000.

O hartă a fluxului de lucru cu imagini.

5. Flux de lucru cu imagini

Diagramele fluxului de lucru renunță la simbolurile de hartă standard pentru imagini mai prietenoase. Ele sunt adesea folosite pentru a demonstra procesele pentru un public care nu este familiarizat cu tehnicile fluxului de procese. Simbolurile trebuie utilizate în mod consecvent. Menținerea unei legende ajută. Aceste hărți sunt frecvent utilizate în sesiunile de antrenament.

6. Fluxuri de proces redate

Hărțile redate fac un pas mai departe decât diagramele fluxului de lucru pentru a face o hartă prietenoasă prin adăugarea de culori și separarea informațiilor în zone mărginite. Fluxurile multiple de proces sunt adesea documentate pe aceeași hartă.

Aceste hărți pot fi destul de complicate. Fiecare flux este documentat într-o culoare diferită pentru a facilita cititorului urmărirea fiecărui flux. Legendele îi ajută pe cititori să determine semnificația simbolurilor. Acestea sunt utilizate cel mai adesea pentru cartografierea fluxului de date, deoarece acesta susține procesele de afaceri din cadrul unei organizații.

O hartă la nivel de sistem.

7. Nivelul sistemului

Hărțile la nivel de sistem arată cel mai înalt nivel al proceselor de afaceri dintr-o organizație. Aceste hărți sunt utilizate pentru a demonstra ciclurile de afaceri. Cicluri precum fluxul de numerar, ordinea de îndeplinire, producția, dezvoltarea sistemului etc. pot fi vizualizate folosind acest tip de hartă. Simboluri și săgeți multiple arată fluxul de activitate, ordinea proceselor, împreună cu secvența la nivel înalt și interacțiunile dintre zonele de afaceri. Alte hărți de proces se adună adesea la hărți de nivel înalt.

Echipele de management folosesc aceste hărți pentru a înțelege mai bine organizarea și interacțiunea unei divizii sau a unei întregi companii. Hărțile de sistem sunt, de asemenea, deseori necesare pentru a obține certificarea ISO 9001.