Cum se scrie un plan de comunicații

Colaj de cuvinte de comunicare

catherinecronin prin Flickr Creative Commons

Dacă v-ați confruntat vreodată cu rezistență în fața schimbărilor la locul de muncă, un plan de comunicare bun vă poate ajuta să vă sprijiniți inițiativa de gestionare a schimbărilor. Nu numai că un bun plan de comunicații vă poate ajuta să vă mențineți toate părțile interesate în cunoștință, dar poate ajuta și organizația dvs. să obțină sprijin pentru un proiect sau o schimbare organizațională.

Ce este un plan de comunicații?

Un plan de comunicare vă va ajuta să organizați ceea ce este important să le spuneți tuturor părților interesate, care este mesajul pe care doriți să îl comunicați, cum să-l spuneți și când să-l spuneți. Un plan de comunicații ar trebui să acopere cele 5 mari întrebări - Cine? Ce? De ce? Cum? Când?

Începeți prin a crea o matrice simplă, ca cea de mai jos, pentru a vă menține planul organizat și pe care îl puteți completa în timp ce parcurgeți fiecare dintre pașii de mai jos.

Public	Mesaj (Ce)	Scop (de ce)	Metoda (Cum)	Țintă (Când)
Părțile interesate interne
Părțile interesate externe

Consultați acești pași simpli de mai jos pentru a vă ajuta să începeți construirea unui plan de comunicare de succes pentru afacerea dvs.

Pasul 1. Cunoaște-ți publicul

Cel mai simplu loc pentru a începe să vă construiți planul de comunicații este să vă identificați publicul. Dacă proiectul dvs. vă cere să mențineți informați și actualizați oamenii atât în ​​interiorul, cât și în afara organizației dvs., începeți prin a face o listă cu părțile interesate interne vs. externe.

Câteva exemple de părți interesate interne vs. externe

Exemple de părți interesate interne:	Exemple de părți interesate externe:
Conducere la nivel executiv	Sponsorii executivi ai proiectului
Managerii departamentului	Proprietari de afaceri
Angajați din prima linie	Clienții din prima linie

Odată ce aveți o listă a tuturor părților interesate interne și externe, vă poate ajuta să faceți o notă sub fiecare care să răspundă la următoarele întrebări:

• Ce știu ei?
• Ce trebuie să știe?
• Ce grupuri au prioritate mai mare decât altele?
• Grupuri diferite necesită mesaje diferite?

După ce ați răspuns la întrebări de bază despre fiecare segment de public, este timpul să stabiliți ce să comunicați fiecăruia dintre ei.

Matricea dvs. de comunicare ar trebui să aibă acum coloana de public completată:

Public	Mesaj (Ce)	Scop (de ce)	Metoda (Cum)	Țintă (Când)
Părțile interesate interne
Conducerea executivă
Managerii
Angajați
Părțile interesate externe
Sponsorii executivi
Proprietari
Clienți din prima linie

Pasul 2. Care este mesajul tău?

Când vă gândiți la ce mesaj trebuie să comunicați publicului dvs., gândiți-vă pur și simplu să răspundeți la întrebarea „ce?” Scopul mesajului și modul în care va fi livrat vor veni mai târziu.

Utilizați următoarea listă de verificare pentru a determina ce trebuie să știe publicul dvs.:

• Ce știe în prezent publicul dvs. țintă? (identificați acest lucru pentru lista fiecărui segment de public pe care l-ați făcut la pasul 1).
• Ce trebuie să știe?
• Ce nu trebuie să știe?
• Ce ton de voce va trebui să luați cu fiecare public? (Puteți adopta o abordare profesională, simplă, cu comunicări executive, în timp ce comunicările dvs. directe către clienți ar trebui să fie mai energice și mai tangibile)
• Care sunt preocupările publicului dvs.? Asigurați-vă că mesajele dvs. pentru fiecare public răspund întrebărilor și preocupărilor lor unice și individuale. Amintiți-vă, întrebările unui angajat intern despre un proiect sau o modificare pot fi complet diferite de cele de care este preocupat un sponsor executiv.

După ce ați răspuns la aceste întrebări, completați a ^doua coloană a matricei:

Public	Mesaj (Ce)	Scop (de ce)	Metoda (Cum)	Țintă (Când)
Părțile interesate interne
Conducerea executivă	Valoarea comercială a schimbării.
Managerii	Ce trebuie să știe echipa dvs. despre schimbare.
Angajați	Modul în care schimbarea vă va afecta munca de zi cu zi.
Părțile interesate externe
Sponsorii executivi	Avantajele schimbării pentru organizație.
Proprietari	Cum va influența modificarea rezultatul dvs.
Clienți din prima linie	Cum va influența schimbarea munca ta de zi cu zi.

Pasul 3. Care este scopul mesajului dvs.?

În acest pas, răspundeți la întrebarea „de ce?” De ce este necesar să comunicați fiecare mesaj (Ce) fiecăruia dintre publicurile dvs.? Răspunsul la această întrebare vă va ajuta să înțelegeți de ce este important să comunicați fiecare informație angajaților și clienților dvs. și valoarea pe care comunicarea acestor informații o va aduce afacerii dvs. și valoarea clientului dvs.

Câteva motive comune pentru comunicarea mesajelor cheie părților interesate:

• Pentru a crește înțelegerea în legătură cu schimbarea și proiectul
• Pentru a evidenția beneficiile proiectului sau ale schimbării
• Pentru a atrage atenția asupra impactului pozitiv asupra rezultatului final al organizației
• Pentru a informa publicul despre orice abilități sau informații pe care vor trebui să le învețe în pregătire
• Pentru a vă ajuta publicul să înțeleagă modul în care îi va afecta

Amintiți-vă, încercați să răspundeți „Ce este pentru mine?” atunci când identificați scopul fiecărei comunicări pentru a vă asigura că aveți tot publicul bine informat.

Odată ce știi „ ce este în el“ pentru fiecare dintre părțile interesate, completați în 3 - ^lea coloana din matricea:

Public	Mesaj (Ce)	Scop (de ce)	Metoda (Cum)	Țintă (Când)
Părțile interesate interne
Conducerea executivă	Valoarea comercială a schimbării.	Pentru a informa despre valoarea financiară și pentru client.
Managerii	Ce trebuie să știe echipa dvs. despre schimbare.	Să pregătească echipele pentru schimbare înainte ca aceasta să se întâmple.
Angajați	Modul în care schimbarea vă va afecta munca de zi cu zi.	Pentru a permite angajaților să învețe abilități și schimbări de zi cu zi înainte ca schimbarea să se întâmple.
Părțile interesate externe
Sponsorii executivi	Avantajele schimbării pentru organizație.	Pentru a informa despre economiile și beneficiile.
Proprietari	Cum va influența modificarea rezultatul dvs.	Pentru a obține suport pentru schimbare prin evidențierea impactului pe linia de jos.
Clienți din prima linie	Cum va influența schimbarea munca ta de zi cu zi.	Pentru a pregăti clienții pentru schimbări; evidențiați beneficiile.

Rețele sociale mobile

jasonahowie prin Flickr Creative Commons

Pasul 4. Care este metoda de livrare?

Acum, că știți cu cine comunicați, ce veți spune și de ce veți spune asta, trebuie să determinați cel mai bun mod de a transmite mesajul. În funcție de organizația dvs., poate fi util să păstrați o „foaie de înșelăciune” a tuturor canalelor de comunicare disponibile.

Unele canale de comunicare comune pot include:

• Comunicări prin e-mail
• Comunicări scrise livrate prin poștă
• Mementouri pentru mesaje text
• Mesaje de socializare
• Întâlnirile Primăriei
• Conținut mixt
• comunicate de presă
• Fluturași sau afișe

Bacsis

Deși comunicarea prin e-mail poate fi convenabilă, nu ezitați să publicați același mesaj folosind mai multe canale. Nu există nici un rău în trimiterea unui memento prietenos. Prea multă comunicare este mai bună decât insuficientă.

Acum, puteți completa coloana ^a 4- ^a a matricei:

Public	Mesaj (Ce)	Scop (de ce)	Metoda (Cum)
Părțile interesate interne
· Conducerea executivă	Valoarea comercială a schimbării.	Pentru a informa despre valoarea financiară și pentru client.	Comunicare prin e-mail
· Managerii	Ce trebuie să știe echipa dvs. despre schimbare.	Să pregătească echipele pentru schimbare înainte ca aceasta să se întâmple.	Comunicare prin e-mail
Angajați	Modul în care schimbarea vă va afecta munca de zi cu zi.	Pentru a permite angajaților să învețe abilități și schimbări de zi cu zi înainte ca schimbarea să se întâmple.	Comunicare prin e-mail, postere, pliante, primării
Părțile interesate externe
· Sponsorii executivi	Avantajele schimbării pentru organizație.	Pentru a informa despre economiile și beneficiile.	Comunicare prin e-mail
· Proprietari	Cum va influența modificarea rezultatul dvs.	Pentru a obține suport pentru schimbare prin evidențierea impactului pe linia de jos.	Scrisoare scrisă, trimisă prin poștă
· Clienții din prima linie	Cum va influența schimbarea munca ta de zi cu zi.	Pentru a pregăti clienții pentru schimbări; evidențiați beneficiile.	Scrisă scrisă, trimisă prin poștă, memento prin e-mail

Notă

Atribuiți întotdeauna un „proprietar” în spatele fiecărui articol pe care îl listați în coloana „metodă” ori de câte ori este posibil, pentru a vă asigura că mesajele sunt livrate la timp și cu precizie.

Pasul 5. Când este cel mai bun moment pentru a comunica?

Planul dvs. de comunicații este aproape complet! V-ați identificat publicul, mesajul pe care doriți să îl comunicați, scopul din spatele fiecărui mesaj și modul în care îl veți transmite; acum trebuie să vă dați seama de cel mai bun moment pentru a transmite aceste mesaje fiecărui public. Mai jos sunt câteva întrebări pe care poate doriți să le gândiți pentru a vă ajuta să stabiliți cel mai bun moment pentru fiecare mesaj.

• Cine trebuie să fie informat mai întâi?
• Când are loc schimbarea?
• Cât de curând trebuie să fie informați toată lumea?
• Există termene de care trebuie să țineți cont?
• Vor fi indisponibili vreunul dintre părțile interesate din public sau au date la care trebuie să lucrați?
• Vă transmiteți mesajul folosind mai multe metode pentru fiecare public? Care trebuie să se întâmple prima, a doua, a treia etc.?

Cu aceste întrebări, cu răspuns, ar trebui să puteți completa cu ușurință ultima coloană a matricei cu datele de începere și de sfârșit pentru a vă asigura că sunteți responsabil față de cronologia dvs.:

Public	Mesaj (Ce)	Scop (de ce)	Metoda (Cum)	Țintă (Când)
Părțile interesate interne
Conducerea executivă	Valoarea comercială a schimbării.	Pentru a informa despre valoarea financiară și pentru client.	Comunicare prin e-mail	Început: mmddyyyy Sfârșit: mmddyyyy
Managerii	Ce trebuie să știe echipa dvs. despre schimbare..	Să pregătească echipele pentru schimbare înainte ca aceasta să se întâmple.	Comunicare prin e-mail	Început: mmddyyyy Sfârșit: mmddyyyy
Angajați	Modul în care schimbarea vă va afecta munca de zi cu zi	Pentru a permite angajaților să învețe abilități și schimbări de zi cu zi înainte ca schimbarea să se întâmple.	Comunicare prin e-mail, postere, pliante, întâlniri ale primăriei	Început: mmddyyyy Sfârșit: mmddyyyy
Părțile interesate externe
Sponsorii executivi	Avantajele schimbării pentru organizație.	Pentru a informa despre economiile și beneficiile.	Comunicare prin e-mail	Început: mmddyyyy Sfârșit: mmddyyyy
Proprietari	Cum va influența modificarea rezultatul dvs.	Pentru a obține suport pentru schimbare prin evidențierea impactului pe linia de jos.	Scrisoare scrisă, trimisă prin poștă	Început: mmddyyyy Sfârșit: mmddyyyy
Clienți din prima linie	Cum va influența schimbarea munca ta de zi cu zi.	Pentru a pregăti clienții pentru schimbări; evidențiați beneficiile.	Scrisoare scrisă, prin poștă; memento prin e-mail	Început: mmddyyyy Sfârșit: mmddyyyy

Pasul 6. Livrează-ți planul!

Felicitări! Ați finalizat cu succes planul dvs. de comunicații. Odată ce vă împărtășiți planul cu părțile interesate din proiect, puteți începe acum să lucrați la crearea mesajelor dvs., finalizând aspectul materialelor dvs. și livrând mesaje părților interesate în conformitate cu calendarul dvs.

Cu o planificare puțin avansată folosind un șablon matricial, crearea planurilor de comunicații pentru proiectele dvs. vă va permite să țineți informați toți părțile interesate, să evitați confuzia, neînțelegerile și să obțineți sprijin pentru proiectul dvs. Schimbarea poate fi inconfortabilă pentru mulți oameni la locul de muncă. A-și petrece timpul pentru a crea un plan de comunicare bun îi poate ajuta chiar și pe cei mai inconfortabili să facă față necunoscutului cu încredere și înțelegere.