Cum se scrie un comunicat de presă pentru o afacere mică

În calitate de proprietar de întreprindere mică, este important să știi cum să scrii un comunicat de presă.

Canva

Cum să obțineți mass-media pentru a vă acoperi povestea

Dacă statutul dvs. de celebritate sau influența asupra publicului este foarte mare (credeți că oficialii guvernamentali de vârf și vedetele de film), mass-media ar putea să vă caute să vă intervieveze și să vă includă povestea în emisiunile sau publicațiile lor. Dar să fim sinceri, majoritatea specialiștilor în marketing, în special întreprinderile mici, nu justifică (sau nu doresc!) Acest tip de atenție. Deci, nu, este puțin probabil ca redactorii mass-media sau reporterii personalului să vă caute și să scrie o poveste despre afacerea sau evenimentele dvs.

Cu toate acestea, companiile de toate dimensiunile au un instrument de marketing rentabil pentru a le ajuta să obțină acoperire media: comunicatul de presă.

Ce este un comunicat de presă?

Un comunicat de presă este un document care este trimis membrilor presei - mai cunoscut ca mass-media în zilele noastre pentru a include ziare, televiziune, radio, site-uri de știri pe internet etc. - pentru a-i avertiza cu privire la știri sau alte informații care ar putea fi de interes cititorilor, spectatorilor sau ascultătorilor lor. Editorii mass-media decid apoi dacă includ știrea în publicația sau difuzarea lor… sau ignorați-l. Dacă sunt acceptați pentru includere, editorii pot publica comunicatul de presă așa cum a fost trimis de către expeditor, pot edita pentru a respecta orientările editoriale sau pot chiar să-l atribuie personalului lor de scriitori și reporteri pentru a acoperi sau extinde povestea.

Atunci când un comunicat de presă sau conținutul comunicatului este acceptat și inclus într-o publicație sau difuzare, este un câștig pentru persoana sau compania care a trimis comunicatul. Acest lucru este adesea considerat suport câștigat deoarece, în afară de costul pregătirii și trimiterii comunicatului, expeditorul nu suportă niciun cost pentru primirea cernelii sau a apăsării, ceea ce înseamnă privilegiul de a fi publicat sau difuzat de canalul media. În schimb, publicitatea este considerată suport plătit, deoarece expeditorul (agentul de publicitate) plătește pentru a include informațiile sale (anunț sau poveste).

Despre ce ar trebui să fie un comunicat de presă?

În calitate de comerciant de afaceri mici, s-ar putea să simțiți că știrile dvs. nu ar fi nici măcar demne de atenția unui editor. Posibil sa fie adevarat… sau poate nu. Uneori, depinde de modul în care se simte editorul în acea zi.

Amintiți-vă că comunicatul dvs. de presă ar trebui să fie „știri”, ceea ce înseamnă că raportează că sa întâmplat sau urmează să se întâmple ceva sau că răspundeți la ceva care sa întâmplat, pentru dvs. și afacerea dvs. De asemenea, trebuie să fie faptică și să nu încalce drepturile de autor sau mărcile comerciale, să nu fie calomnioasă sau defăimătoare, să nu invadeze intimitatea nimănui și cu siguranță să nu încalce confidențialitatea. Educați-vă cu privire la problemele de răspundere media și căutați îndrumări juridice cu privire la ceea ce este potrivit să publicați pentru dvs. și afacerea dvs.

Este un comunicat de presă sau un articol de știri?

Aveți informații de instrucțiuni, sfaturi sau alte informații care ar fi apreciate de publicul unui canal media? Deși aceste articole pot fi adesea formatate ca un comunicat de presă, acestea nu sunt tehnic. Acestea ar fi considerate articole sau caracteristici. Examinați diferitele departamente ale redacției unui media pentru a determina ce persoane ar trebui să primească caracteristici pentru a fi luate în considerare, spre deosebire de știri.

Structura piramidei inversate pentru comunicatele de presă

Pentru a fi demne de a fi analizate de editorii media ocupați, comunicatele de presă ar trebui să urmeze o structură și un format standard.

În ceea ce privește structura, un comunicat de presă urmează o formulă de scriere a piramidei inversate , ceea ce înseamnă că cele mai importante informații - cine, ce, de ce, unde, când și cum - din poveste ar trebui să fie cât mai aproape de începutul documentului, ideal în primul paragraf. Apoi urmează detalii mai puțin importante.

De ce este importantă respectarea acestei structuri? Editorii trebuie adesea să taie povești pentru a se potrivi spațiului sau timpului disponibil. Editorii tăiați de jos în sus. Deci, dacă informațiile dvs. cele mai importante au fost în partea de jos, au dispărut.

Cum să formatați un comunicat de presă

Există câteva convenții care ar trebui respectate atunci când scrieți un comunicat de presă. Aceste elemente ar trebui incluse și apar de obicei în această ordine:

Notare pentru PENTRU ELIBERARE IMEDIATĂ sau PĂSTRAȚI PENTRU ELIBERARE PÂNĂ

Acest lucru îi spune editorului, scriitorului sau reporterului când este în regulă să publicați ceea ce ați trimis. De obicei, aceasta este poziționată la marginea stângă.

Titlu

Atât de critic! Aceasta este o frază care rezumă întreaga dvs. știre. Amintiți-vă că majoritatea oamenilor scanează titluri și mulți nu citesc întreaga poveste. Faceți-o relevantă pentru publicul dvs., astfel încât acestea să fie cel puțin atrase să citească primul paragraf atât de important. Titlul dvs. trebuie să apeleze și la editori. Înțeleg dorințele și nevoile cititorilor, ascultătorilor și spectatorilor. Deci, dacă vă puteți demonstra înțelegerea publicului țintă, aveți șanse mai mari de a fi luat în considerare pentru publicare.

Titlul este de obicei centrat pe pagină sau ecran. Încercați să păstrați titlul la cât mai puține cuvinte posibil. Învață să folosești Twitter pentru a scrie titluri bune. Deoarece aveți doar 140 de caractere pentru a atrage atenția cuiva, este un teren de antrenament bun!

Sub-titlu (opțional)

Dacă titlul nu-ți poate spune povestea pe deplin, ar putea fi util un sub-titlu. Cu toate acestea, luați în considerare cu seriozitate dacă rescrierea titlului dvs. ar putea avea un impact mai mare. La fel ca titlul, titlul secundar este centrat pe pagină sau pe ecran.

Cuvânt înțelept: în calitate de editor, sub-titlurile obișnuiau să mă înnebunească, deoarece păreau incomode în schema noastră specială de dispunere a coloanelor. Așa că le ștergeam de obicei.

Locația și data poveștii

Acest lucru ar trebui să se explice de la sine. Este poziționat la marginea stângă sau, așa cum am văzut uneori, la începutul primului paragraf.

Corp

Spuneți-vă povestea în structura piramidei inversate menționată mai sus. Scrieți întotdeauna comunicatul dvs. de presă la a treia persoană. De ce? Pentru că aceasta este o poveste despre tine, nu despre tine. Deci, evitați „eu” și „noi” atunci când vorbiți despre povestea dvs., cu excepția cazului în care este inclusă într-un citat. Exemplu: „Suntem mândri să anunțăm această nouă inovație”, a spus domnul Small Business. Păstrați-l scurt și la obiect, limitarea textului total al poveștii la aproximativ 500 de cuvinte sau mai puțin este o țintă bună.

Despre informații (opțional)

Am văzut frecvent comunicate de presă care încheie povestea cu un paragraf despre care spune despre organizația care trimite comunicatul. Editorii îl pot include (ceea ce este un câștig pentru expeditor). Dar de multe ori este redus din cauza limitărilor de spațiu și poate fi văzut ca excesiv de promoțional. Valoarea includerii este că, dacă editorul nu este familiarizat cu expeditorul (așa cum poate fi cazul multor întreprinderi mici), acesta îl poate ajuta pe editor să verifice credibilitatea expeditorului. La fel ca și corpul documentului, acesta este scris la persoana a treia și este inclus în numărul total de cuvinte pentru eliberare.

Informații de contact

Editorii, scriitorii și reporterii ar putea dori să clarifice informațiile înainte de publicarea versiunii dvs. Așadar, includeți cel mai bun mod de a vă contacta (telefon, e-mail etc.) și includeți site-ul dvs. web. Dar nu fi surprins dacă nimeni nu te contactează și - surpriză! - vezi povestea ta apărând. Feriți-vă că, atunci când trimiteți un comunicat de presă, spuneți presei că este în regulă să-l publicați și că ar putea deveni public! Fii atent că ceea ce scrii este ceea ce ai vrea să auzi la știrile de seară.

Notare ### sau END

Acest lucru spune presei că nu există informații suplimentare de luat în considerare și că sunt plasate în partea de jos a versiunii. Unii oameni includ, de asemenea, numărul de cuvinte al versiunii la final (opțional). Aceste notații erau mai mult o problemă în vremurile vechi, când comunicatele de presă pe hârtie erau norma și editorii trebuiau să știe dacă există mai multe lucruri despre poveste pe mai multe pagini. Dar tot merită să faci, indiferent de ce.

Ca o notă laterală, dacă versiunea dvs. tipărită fizică se răspândește în mai multe pagini, plasarea unei notații MAI MULTE la sfârșitul paginii avertizează redacția că există mai multe informații de luat în considerare înainte de END.

Câteva sfaturi suplimentare suplimentare:

Fără fonturi funky sau formatare fantezistă. Publicația vă va forma informațiile pentru publicare după cum consideră potrivit. Folosirea fonturilor standard, precum Times New Roman sau Helvetica, face ca editorul să fie mai ușor de citit și vă ajută să vă marcați ca profesionist.
Aveți un kit media. În plus față de comunicatul dvs. de presă, este recomandat să aveți la dispoziție un kit media. În zilele noastre, un kit media digital de pe un site web este popular, deoarece este cost redus și este ușor pentru mass-media să îl acceseze.

Unde trimiteți un comunicat de presă?

Publicațiile mai mari au adesea mai mulți editori, fiecare dedicat unui anumit ritm , ceea ce înseamnă că acoperă un anumit segment al industriei, o locație geografică sau un tip de poveste. Din nou, consultați site-ul presei pentru a vedea cine ar fi candidatul dvs. ideal pentru editor și cum doresc să fie contactați.

Cheia este că, de obicei, îl veți trimite unui editor. Pentru mass-media mai mici, poate exista o persoană care este editor, editor, reporter și scriitor! Verificați site-ul web al presei pentru a stabili contactul corect.

Alternativ, unii oameni preferă să-și distribuie comunicatele de presă cu ajutorul serviciilor de comunicate de presă și de relații publice. Un exemplu ar fi PRWeb. Aceste servicii pot transmite lansarea dvs. către sute, chiar mii, de mijloace media. Acest lucru poate fi eficient, dar poate fi și scump, deoarece aceste servicii percep de obicei o taxă fie pentru un comunicat de presă, fie o taxă lunară de abonament. De asemenea, luați în considerare faptul că, dacă povestea dvs. are doar interes local, distribuția largă poate fi contraproductivă și costisitoare.

Serviciile gratuite de distribuire a comunicatelor de presă pot fi, de asemenea, luate în considerare, dar este posibil să nu aibă acoperirea pe care o au serviciile cu plată și pot trimite comunicatul dvs. către mass-media irelevante. Luați în considerare cu atenție capacitățile și costurile fiecărui serviciu înainte de a parcurge această rută.

Merită să dezvolți relații cu mijloace media cheie pentru industria și publicul tău. Apoi, atunci când un editor sau reporter primește lansarea dvs., este posibil să fie mai dispus să ia în considerare povestea dvs. pentru includere. De asemenea, distribuirea comunicatului dvs. către mass-media nu este singura modalitate de a scoate cuvântul în povestea dvs. Trimiterea comunicatului dvs. de presă către clienți și difuzarea prin intermediul rețelelor sociale poate fi, de asemenea, foarte eficientă și rentabilă.

Puteți trimite prin e-mail un comunicat de presă?

Comunicatele de presă prin e-mail sunt foarte frecvente, chiar preferate, în aceste zile. Cu toate acestea, fiecare media este diferit. Verificați canalul sau site-ul de publicare pentru instrucțiuni de trimitere.

Cum ar trebui să urmăriți editorii despre comunicatul dvs. de presă?

Când făceam relații publice pentru industria de expoziții, îmi amintesc că am sunat editorii și i-am înnebunit cu apeluri de urmărire. Hei, tocmai îmi făceam treaba. Dar atunci când eram la celălalt capăt ca editor, obținerea apelurilor de urmărire folosite pentru a mă înnebuni!

Cu excepția cazului în care ați stabilit o relație cu un editor sau reporter care ar putea primi apelul dvs., urmați cu atenție atunci când urmați un comunicat de presă pe care l-ați trimis. Singurul lucru pe care nu doriți să-l stabiliți este reputația de a fi un dăunător. Folosiți întotdeauna o etichetă adecvată pentru afaceri atunci când urmăriți telefonic.

Dacă nu v-au luat comunicatul pentru publicare sau nu v-au contactat pentru mai multe informații, este un semn că nu aveți nimic de interes pentru ei… cel puțin nu astăzi. Nu te descuraja. Trimiteți în continuare povești interesante și relevante către acele mijloace media care prezintă cea mai mare valoare pentru dvs. și pentru publicul dvs. Nu o numesc „media câștigată” degeaba!

De la biroul editorului: Cum am decis ce comunicate de presă să rulez

În calitate de editor de ziar comercial de peste 15 ani, iată câteva dintre întrebările care mi-ar trece prin minte atunci când am considerat a fi folosite mormane de comunicate de presă:

Are semnificație locală? Întrucât publicația pe care am editat-o este locală, știrile locale au venit pe primul loc.
Există un termen limită sau o dată de anunț semnificativă pe care publicul ar trebui să o cunoască?
Știrile sunt relevante și semnificative pentru publicul sau industria publicată de publicație?
Este cu adevărat o veste? Sau ar trebui să fie luat în considerare pentru caracteristici sau material de umplutură?
Sursa este credibilă?