Nvq: gestionați și distribuiți corespondența și pachetele în afaceri și administrație

În fiecare birou, un volum mare de comunicare, cum ar fi scrisori, circulare și telegrame, sunt trimise către străini sau primite de la aceștia. În cadrul organizației, materialele scrise sunt schimbate între diferite departamente. O manipulare planificată și eficientă a poștei este esențială pentru succesul oricărei organizații de afaceri. Este descris ca coloana vertebrală și o parte integrantă a unui birou.

Manipularea eficientă a corespondenței necesită stabilirea unor proceduri definite care implică manevrarea pas cu pas a corespondenței. Mesajele primite trebuie să fie primite și distribuite cu rapiditate și acuratețe. Metoda exactă de gestionare a corespondenței interne diferă de la birou la birou.

Avem două sisteme diferite de poștă în organizația noastră, poștă internă și poștă externă.

• Serviciile de poștă internă disponibile sunt pentru distribuirea e-mailurilor în cadrul birourilor și departamentelor din ____________ (eliminate în scopuri de confidențialitate) . Sunt colectate și livrate zilnic.
• Mesajele externe sunt trimise prin intermediul ______________ (eliminate din motive de confidențialitate) . Serviciile de poștă externă sunt utilizate atunci când e-mailurile nu pot sau nu acoperă criteriile de servicii de poștă internă. De exemplu, în cazul în care mesajele trebuie să fie livrate clienților sau altor companii sau corespondențe ____________ (eliminate în scopuri de confidențialitate) . De asemenea, acestea sunt livrate și colectate zilnic.

Mesajele constau din trei tipuri principale - interioare, exterioare și interdepartamentale. Serviciul de poștă ajută firma să stabilească și să contacteze clienții și publicul în general. Un departament de expediere independent este constituit pentru a gestiona toate tipurile de corespondență în birou. Avantajele serviciilor de corespondență centralizate sunt specializarea, supravegherea mai bună, economia, performanța mai bună, utilizarea optimă a echipamentelor camerei de corespondență și personalul instruit.

Rutina de e-mail intern include pași precum primirea e-mailului, sortarea e-mailului, deschiderea e-mailului, marcarea e-mailului, înregistrarea e-mailului (registrul de intrare) și distribuirea e-mailului.

Rutina de poștă externă implică, de asemenea, diferiți pași, cum ar fi colectarea poștei de ieșire, introducerea poștei de ieșire (registru de expediere, carte de mesagerie), împăturirea scrisorilor, pregătirea plicurilor, sortare, cântărire și ștampilare și expediere în cele din urmă.

Colectez corespondență în fiecare dimineață și după-amiază, atât corespondența internă, cât și cea externă. Distribuiesc corespondența adresată unei anumite persoane acelei persoane, iar orice altă corespondență generală pentru departament este deschisă de mine. Mă uit prin ele pentru a vedea ce privesc și le distribuie în consecință. Când managerul localității mele este în concediu anual sau absență de boală, îi urmăresc și poșta și mă ocup de orice urgență, contactând șeful serviciilor. De asemenea, mă asigur că le distribuie la timp, astfel încât sarcina specificată pe poștă să fie finalizată în termenul menționat și să fie respectat termenul.

Folosim servicii de poștă externă în cazul în care livrarea este în afara județului și în cazul în care este pentru alte companii sau clienți. Vor fi zone care nu intră sub zonele biroului ______________ ( eliminat din motive de confidențialitate ). Utilizăm corespondența internă în cazul în care livrările trebuie efectuate către birouri sau departamente care intră sub ___________________ ( eliminat din motive de confidențialitate ). Mesajele interne economisesc timp și bani. Deci, orice e-mailuri care pot fi trimise prin poștă internă sunt trimise prin acest mijloc și numai restul sunt trimise prin intermediul sistemului de poștă externă.

Iau postările de ieșire la recepție după-amiaza. Sortez postările în funcție de dimensiuni. Las mailurile interne de ieșire în casetele relevante, care sunt sortate în funcție de zonă. De asemenea, sortez corespondența internă de ieșire în funcție de urgență și importanță ca clasa întâi sau clasa a doua. De asemenea, orice postări de peste mări trebuie să fie sortate.

Înainte de a expedia e-mailurile, se calculează taxele poștale corespunzătoare, în funcție de dacă posturile sunt de primă clasă sau de clasa a doua sau livrări înregistrate. Pentru a evita orice întârziere, trimit e-mailul la momentul potrivit cu poștele corecte. Pachetele sau poșta suspectă sunt tratate cu cea mai mare atenție și, dacă sunt găsite suspecte, vor fi raportate managerului de birou și înregistrate în cartea incidentelor la recepție.

Când manipulez corespondența, trebuie să respect și să urmez anumite proceduri.

1. Mai întâi mă uit prin e-mail pentru fiecare departament, le sortez după mărime și clasă, apoi aflu cea mai bună metodă de a le trimite - fie normale, fie înregistrate.
2. Mă uit apoi la greutăți și dimensiuni și caut costurile. Greutatea poate fi căutată pe mașina care este utilizată pentru cântărirea stâlpilor.
3. Dacă din orice motiv sunt necesare livrări speciale prin curieri, voi vorbi cu managerul meu pentru autorizare și apoi cu managerul biroului, iar apoi vom face aranjamente pentru ca banii să iasă din codul nostru de cost. În caz contrar, serviciile utilizate în compania noastră sunt ___________ (eliminate în scopuri de confidențialitate) .
4. Acolo unde văd înregistrate articole de primă clasă, înregistrez toate detaliile postului, inclusiv adresa expeditorului și a destinatarului și fac etichetarea necesară pentru livrările urgente și înregistrate.
5. Orice pachet de e-mail care este mai mare decât greutatea normală și mai mare decât dimensiunea normală, folosesc mașina folosită pentru a cântări stâlpi și colete și calculez poștele corecte. Pentru restul e-mailului, avem o diagramă care are costuri în funcție de dimensiune atât pentru livrarea clasei I, cât și pentru clasa a doua.
6. Mesajele sunt francizate corespunzător pentru fiecare departament. Deci, costurile pentru fiecare departament merg pe centrele lor de cost relevante. Pentru alte livrări înregistrate, costurile sunt înregistrate într-o carte la recepție.
7. Toate postările sunt ștampilate și sortate și sunt ținute gata de expediere până la 15:45 în fiecare zi. Avem un membru al echipajului ________ (eliminat din motive de confidențialitate) , care vine să colecteze poșta de la clădire la recepție, în fiecare zi.

Multe probleme pot apărea la manipularea e-mailurilor și a pachetelor.

1. Toate mesajele și pachetele primite sunt ștampilate de ștampile companiei la recepție. Orice e-mailuri de la adrese sau persoane suspecte sau orice pachete care nu se simt normale sau par suspecte sunt lăsate deoparte, fără a fi tratate.
2. Mesajele și pachetele suspecte sunt raportate managerului de birou. Managerul biroului și administratorii de la recepție înregistrează incidentele în cartea incidentelor și iau măsurile necesare. De asemenea, se vor asigura că ____________ (eliminat din motive de confidențialitate) este informat despre probleme.

Întrebări și răspunsuri

Întrebare: ce este poșta electronică?

Răspuns: E-mailul nesolicitat este material publicitar nedorit sau nesolicitat sau material promoțional / publicitar primit prin poștă sau prin e-mail. Acestea sunt de obicei trimise de companiile de marketing pentru introducerea de noi produse sau pentru notificarea oportunităților de investiții etc. Atunci când sunt primite nesolicitate prin e-mail, se mai numește spam.