Nivelul 3 Nvq: comunicați într-un mediu de afaceri

Această unitate acoperă comunicarea adecvată într-un mediu de afaceri.

Fotografie de Antenna pe Unsplash

Comunicarea într-un mediu de afaceri este o grupă A, unitate obligatorie cu trei credite pentru diploma națională de calificare profesională de nivel 3 în afaceri și administrație, oferită în Anglia, Țara Galilor și Irlanda de Nord. Acest modul îl ajută pe candidat să obțină o înțelegere aprofundată a scopului comunicării. De asemenea, candidații învață cum să comunice atât verbal, cât și în scris, cum să caute și să utilizeze feedback-ul (și importanța acestuia) și cum să dezvolte abilități de comunicare pentru nivelurile următoare.

Acest articol va aborda fiecare dintre rezultatele modulului, va explica ce înseamnă și va discuta cum să le realizăm. Vă va ajuta să înțelegeți ce se așteaptă să scrie în general candidații. În funcție de jobul dvs. specific, va trebui să modificați ceea ce este scris aici pentru propria dvs. muncă și organizație atunci când vă pregătiți propriul portofoliu.

Cum se folosește acest articol

Acest articol acoperă Rezultatele 1 și 2 ale Unității 304 pentru diploma de nivel 3 NVQ în afaceri și administrație, care acoperă elemente de comunicare la locul de muncă.

Este pur informativ și menit să vă ghideze prin procesul de compilare a propriului portofoliu. Nu copiați nimic direct aici pentru fișierul dvs., deoarece fișierul dvs. trebuie să fie adaptat la specificul locului de muncă și al organizației dvs. Copierea directă a limbii din acest articol nu este doar necinstită, ci vă va slăbi și fișierul.

Rezultatul 1: Înțelegeți scopul planificării comunicării

1.1 Explicați avantajele cunoașterii scopului comunicării

Comunicarea se referă la transmiterea ideilor sau a conținutului între indivizi, grupuri sau indivizi și grupuri. Comunicarea constă din:

• Sursa: persoana sau persoanele care creează mesajul.
• Mesaj: conținutul comunicării.
• Mediu: modul în care se transmite comunicarea (e-mail, telefon, în persoană etc.).
• Receptor : publicul sau persoana căreia i se comunică. Abilitățile de primire includ ascultarea și citirea eficientă.

Într-un mediu de afaceri, comunicăm ascultând problemele celorlalți și rezolvând împreună problemele de zi cu zi.

1.2 Explicați motivele pentru cunoașterea publicului căruia îi este prezentată comunicarea

Dacă îți înțelegi publicul, poți comunica mai eficient cu aceștia și îi poți convinge.

Pentru a vă asigura că mesajul dvs. va fi bine primit, trebuie să aflați la ce se așteaptă publicul dvs., în ce stare se află și la ce întrebări ar putea dori să răspundeți.

1.3 Explicați scopul cunoașterii rezultatelor intenționate ale comunicațiilor

Înțelegerea „rezultatului intenționat” al comunicării înseamnă înțelegerea atât a propriului mesaj, cât și a modului în care publicul îl poate primi.

Publicul poate fi:

• Un singur coleg
• O serie de oameni la o întâlnire
• O cameră plină de oameni

Când comunicați, ar trebui să știți dacă încercați să:

• Transmite informații
• Convinge
• Distra

Eficacitatea comunicării dvs. depinde de cât de bine înțelegeți modul în care scopul dvs. se amestecă cu poziția și așteptările audienței.

1.4 Descrieți diferite metode de comunicare și când să le utilizați

Comunicarea poate fi clasificată ca: verbală sau non-verbală, formală sau informală.

Verbal

• Comunicarea verbală este cel mai important, comun și eficient tip de comunicare. Vorbirea directă și ascultarea ne ajută să ne înțelegem nevoile emoționale.
• Comunicarea verbală eficientă are atât de mult de-a face cu cât de bine îi asculți pe ceilalți, cât și cu modul în care îi vorbești.

Nonverbal

• Comunicarea nonverbală înseamnă scriere, dar se referă și la limbajul semnelor, expresii faciale și gesturi. Comunicarea nonverbală este mai puțin eficientă decât comunicarea verbală - este întotdeauna mai bine să fii directă - dar este totuși important pentru tine să preiei indicii non-verbale.
• Comunicarea nonverbală poate spori comunicarea verbală. Limbajul corpului și expresiile faciale sunt de obicei oneste și pot ajuta la transmiterea sincerității.
• Unele persoane - inclusiv, dar fără a se limita la cele cu deficiențe de auz - folosesc în primul rând comunicarea nonverbală sub formă de limbaj al semnelor, gest și expresii faciale.

• Comunicațiile informale sunt interacțiuni față în față care apar întâmplător pe tot parcursul zilei. Ele pot fi legate de muncă sau nu, verbale sau nonverbale.
• Câteva exemple sunt: ​​un chat despre ceva care nu are legătură cu munca în sala de prânz, un e-mail rapid care întreabă starea unui proiect sau o notă lipicioasă care solicită o întâlnire improvizată, pentru a numi câteva.

Comunicare formală

• Unele tipuri de comunicare sunt conforme cu așteptările oficiale sau cu protocolul, sunt înregistrate într-un fel sau sunt planificate și repetate din timp.
• Un exemplu de comunicare verbală formală ar fi o prezentare cu scenariu. Comunicarea formală nonverbală include articole scrise precum rapoarte anuale, condiții de angajare și contracte.

Rezultatul 2: Înțelegeți cum să comunicați în scris

2.1 Identificați sursele relevante de informații care pot fi utilizate la pregătirea comunicării scrise

Sursele de informații pot fi clasificate ca primare sau secundare.

Sursa primara

• O sursă primară este produsă în timpul unui eveniment. Acest tip de informații sunt colectate de o persoană direct în contact cu incidentul sau evenimentul.
• Aceste surse pot fi jurnale, scrisori, ziare, dosare judiciare, interviuri, sondaje etc.
• Sursele primare sunt de obicei nealterate și cele mai apropiate de evenimentele în sine.

Sursa secundară

• Acest tip de informații este filtrat prin cineva eliminat din evenimentul principal.
• Aceste surse pot fi interpretate sau analizate din literatura sursei primare și includ cărți, documente interpretative sau relatarea unui eveniment din exterior.
• În mod normal, sursele secundare interpretează un eveniment și pot fi produse după acesta.

2.2 Descrieți principiile comunicării pentru utilizarea formularelor electronice de comunicare scrisă într-un mediu de afaceri

Comunicarea electronică se referă la e-mail, faxuri sau orice comunicare scrisă transmisă și stocată electronic.

• Comunicarea electronică eficientă implică un anumit grad de măiestrie tehnică. Ar trebui să fiți suficient de abil pentru a transmite informații prin tehnologiile de telecomunicații și să știți cum să utilizați software-ul necesar.
• Atunci când alegeți comunicațiile electronice pentru schimbul de informații, ar trebui să vă gândiți cu atenție și să decideți care este cea mai bună și mai eficientă metodă de comunicare.
• Într-un mediu de birou, ar trebui să puteți interpreta informații din surse electronice și să aveți bune abilități de parafrazare.

2.3 Explicați diferite stiluri și tonuri de limbă și situații când pot fi utilizate pentru comunicări scrise

Scrierea colocvială, casuală și formală sunt stiluri diferite, cu propriile așteptări și rezultate. Stilul de scriere pe care îl folosești depinde de intențiile tale, de mediul tău și de publicul tău.

• Limbajul casual este informal și conversațional. Așa scrieți în mesaje text prietenoase sau chaturi. Probabil, folosiți limbajul ocazional numai cu prudență la locul de muncă, în special cu superiorii. Limbajul obișnuit este modul în care vorbești cu colegii tăi.
• Limbajul colocvial este similar și se referă la limbajul pe care îl folosim pentru a comunica cu familia și prietenii apropiați. Limbajul colocvial include argoul și dialectul.
• Limbajul formal este utilizat în comunicațiile de afaceri și este utilizat atunci când doriți să fiți profesionist și autoritar. Depinde și de cuvintele și tonul pe care le folosiți. În scrierea formală, limba dvs. ar trebui să aibă o sintaxă, un vocabular și o gramatică adecvate.

2.4 Explicați motivele pentru selectarea și utilizarea limbajului care se potrivește scopului comunicării scrise

Comunicarea este un proces de schimb de informații, idei, gânduri, sentimente și emoții prin vorbire, semnale, scriere sau comportament. Limbajul pe care îl folosim ar trebui să fie ușor de înțeles, precis și cu tact.

Fiecare tip de mesaj - plângeri, procese verbale și nemulțumiri, pentru a numi câteva - necesită niveluri diferite de tact.

• În special când scrieți ceva critic, încercați întotdeauna să vă adresați organizației sau grupului în general, mai degrabă decât să îl faceți personal.
• Începeți cu puncte pozitive înainte de cele negative, astfel încât receptorul să nu fie pus imediat în defensivă.
• Explicați faptele direct, mai degrabă decât să folosiți un limbaj vag sau indirect.
• În timp ce scrieți, evitați să folosiți litere aldine sau majuscule. Acest lucru pare a fi ostil în comunicarea scrisă.

2.5 Descrieți modalitățile de organizare, structurare și prezentare a informațiilor scrise, astfel încât să răspundă nevoilor diferitelor audiențe

Când organizați, structurați și prezentați informații scrise, țineți cont de următoarele:

• Când faceți o prezentare, pregătiți din timp toate documentele necesare. Acestea pot include prezentări PowerPoint (sau un software similar pentru prezentarea de diapozitive), fișe sau un script pentru dvs.
• Păstrați documentele în ordinea corectă, astfel încât comunicarea să curgă fără confuzie sau erori. Verificați din nou comanda în avans.
• În timp ce prezentați, fiți clar cu privire la obiectivele dvs. Oferiți o introducere despre ceea ce urmează să prezentați, motivele dvs. în prezentare, de ce sunt prezenți participanții și de ce este important subiectul.
• Prezentați-vă lucrările pas cu pas, folosind în mod clar referințe adecvate acolo unde este necesar.
• La final, încheiați explicând cum au fost îndeplinite toate obiectivele dvs.
• Luați timp pentru a răspunde la întrebări.

2.6 Descrieți modalitățile de verificare a exactității conținutului în informațiile scrise

Orice comunicare scrisă trebuie să fie corectă, formatată profesional și să nu conțină erori de ortografie sau gramaticale. Verificați următoarele înainte ca documentul să fie finalizat pentru a fi trimis destinatarilor săi.

Verificați punctele pentru precizie

• Inexactitățile vă pot afecta reputația și cea a organizației. În funcție de problemă, efectele pot varia de la jenant la dezastruos.
• Detaliile care trebuie verificate includ: date, nume, statistici, evenimente și cotații.
• Dacă nu sunteți sigur de nimic, asigurați-vă că consultați o persoană cu cunoștințe sau experiență.

Verificați ortografia și gramatica

• Majoritatea procesorelor de text și a sistemelor de e-mail au verificatori ortografici încorporați. Folosiți-vă totuși judecata, deoarece acestea nu sunt întotdeauna exacte, mai ales atunci când vine vorba de numele oamenilor sau de jargonul specific industriei.
• Citiți întotdeauna un document de două ori înainte de finalizare.
• Solicitați altcuiva să citească și să editeze documentul pentru dvs. O pereche proaspătă de ochi va observa erori pe care le-ați ratat.

Folosiți un șablon

• Multe organizații au stiluri interne pentru diferite documente. Toate vor fi disponibile ca șabloane în care puteți introduce cu ușurință informații.
• Dacă comunicarea nu are un șablon prescris, ar trebui să cercetați stilul corect în funcție de nevoile organizației sau departamentului dvs. Adresați-vă colegilor dvs. sau localizați documente similare pentru a înțelege stilul adecvat.

2.7 Explicați scopul utilizării corecte a gramaticii, punctuației și ortografiei

• Gramatica corectă, punctuația și ortografia asigură cititorului dvs. un timp ușor de citit comunicarea dvs., făcând comunicarea mai eficientă.
• Când un document are erori de fapt, cititorii tind să nu aibă încredere în întregul lucru. Fiabilitatea percepută ar putea avea un impact negativ asupra reputației dvs. și, prin urmare, asupra poziției dvs. în cadrul organizației.

2.8 Explicați ce se înțelege prin engleză simplă și de ce este folosit

Engleza simplă este o limbă care subliniază claritatea și evită limbajul tehnic sau jargonul. Este deosebit de important atunci când vorbești cu persoane din afara profesiei tale, care au nevoie de un limbaj tehnic tradus în ceva mai ușor de înțeles.

Engleză simplă:

• Poate fi folosit pentru a comunica cu oricine, indiferent de abilitățile sau cunoștințele lor de citire.
• Clar și direct, fără nimic ascuns, fără cuvinte sau idei inutile.
• Fără jargon tehnic sau argou.

2.9 Explicați scopul corectării și verificării lucrărilor scrise

Ar trebui să corectați toate lucrările scrise. Există câteva motive pentru aceasta:

• Scrierea corectă din punct de vedere gramatical reflectă bine profesionalismul și stăpânirea ta, precum și pe cele ale organizației tale. Alții te vor judeca în funcție de cât de lustruit arată lucrarea ta scrisă.
• Proza bine scrisă consumă mai puțin timp pentru cititorul dvs. decât textul eronat, ceea ce face comunicarea scrisă mai eficientă.

Toate lucrările scrise, de la e-mail la procesele-verbale ale întâlnirii, până la rapoartele oficiale, ar trebui să fie corectate pentru erori.

2.10 Explicați scopul recunoașterii lucrărilor importante și a lucrărilor urgente

În activitatea noastră de zi cu zi, avem un amestec de sarcini, unele importante, altele urgente și altele cu prioritate redusă. Toate sarcinile au termene care trebuie îndeplinite. Cu toate acestea, importanța și urgența sunt două lucruri diferite. Unele sarcini pot fi ambele, dar recunoscând care sunt sarcinile