Sfaturi de evidență pentru sezonul fiscal

Aceste sfaturi vă vor ajuta să treceți de sezonul fiscal fără durerea obișnuită.

Olga DeLawrence

Sfârșitul anului este aglomerat și adesea stresant. La urma urmei, avem două sărbători în spate care necesită timp, bani și pregătire. Mai mult decât atât, prin 31 decembrie ^st, este cu vechi și cu noul lor. Nu vorbesc despre curățarea dulapurilor sau a magaziei. Nu, vorbesc despre înregistrări financiare, dosare, chitanțe și despre cum să vă prezinți rațele la rând unchiului Sam.

Descurajant, nu-i așa?

Ei bine, nu trebuie să fie. Urmați aceste sfaturi și curățarea la sfârșitul anului este o briză. La fel și colectarea înregistrărilor dvs. în pregătirea pentru depunerea declarației fiscale anuale.

Aceste sfaturi sunt menite să ușureze viața celor dintre noi care lucrează de acasă ca antreprenori sau solopreneurs. Domnul știe că suntem destul de ocupați așa cum este, așa că de ce să nu vă organizăm înregistrările? Va economisi timp și tone de stres. Aveți încredere în mine!

Păstrați la îndemână fișierele din anul curent

Fotografie de Shauna L Bowling

Organizați-vă fișierele fizice

Mulți dintre noi încă preferă să primească facturile prin poștă și să plătească prin cec. Dedicați un sertar în birou sau un sistem de fișiere portabil pentru a găzdui chitanțele din anul curent. Creați un dosar pentru fiecare creditor și etichetați-l cu anul curent în fila. De asemenea, este o idee bună să aveți un dosar pentru cheltuielile medicale, deoarece vi se vor solicita aceste informații în declarația dvs. de impozite.

De asemenea, creați un dosar cu anul curent pentru cheltuielile afacerii dvs., dacă este cazul. Lăsați toate chitanțele în dosar după înregistrarea cheltuielilor. Dacă chitanțele se potrivesc cu un extras bancar sau cu un card de credit, faceți o copie pentru a o arunca în dosarul companiei. (Mai multe despre înregistrarea cheltuielilor legate de afaceri mai târziu în acest post).

Dacă aveți un sistem de depunere a documentelor precum certificate de căsătorie, polițe de asigurare, garanții, titluri de vehicule, declarații fiscale etc., (și ar trebui!) Sfârșitul anului este momentul să îl curățați. Parcurgeți fiecare dosar și aruncați la gunoi orice a expirat sau care nu se mai aplică gospodăriei dvs.

Veți dori să păstrați extrasele bancare, facturile plătite și altele asemenea timp de trei ani. Păstrați-le în dulap cu fișierele pe care le păstrați pe termen lung. IRS are la dispoziție doar trei ani pentru a audita o declarație, deci orice altceva mai vechi de atât, puteți trimite la dosar treisprezece, inclusiv toate copiile de rezervă.

Spărgeți toate documentele aruncate și adăugați-le la grămada de compost sau folosiți-le ca aprindere pentru șemineu.

Acum că v-ați organizat fișierele fizice, este timpul să configurați un sistem de păstrare a înregistrărilor pe care îl veți menține în mod regulat. Aici intră în joc menținerea sănătății tale.

Foi de calcul sunt prietenii tăi

Acum, nu te apuca să-mi iei toți bonkerii. Chiar dacă nu aș avea un background contabil, le-aș folosi în continuare. Acestea sunt cel mai simplu mod de a ține înregistrări și de a avea informațiile disponibile dintr-o privire. Învățarea de a insera formule în Excel nu este dificilă. Și faptul că nu trebuie să rulați o bandă (pe calculator), timpul de impozitare este un economisitor de timp.

Pentru cei dintre voi care nu sunt familiarizați cu Excel, iată un tutorial de bază care vă va ajuta să configurați o foaie de calcul și să formatați formule:

Cum se copiază și se lipesc în Excel

Amintiți-vă întotdeauna să ștergeți toate datele, cu excepția formulelor. În acest fel, calculele se vor efectua automat pe măsură ce adăugați date noi.

După cum vedeți în fotografia de mai jos, am șters toate datele, dar formulele sunt încă acolo și așteaptă să merg să lucrez pentru mine!

Foi de calcul recomandate pentru a urmări activitatea comercială

Am mai multe foi de calcul pe care le-am întreținut pentru afacerea mea și le păstrez în continuare pentru declarația de impozitare personală. Mai jos este ceea ce vă recomand pentru a vă face treaba mai ușoară să vină impozitul. Acest tip de păstrare a evidențelor vă servește, de asemenea, de fiecare dată când aveți nevoie pentru a furniza informații financiare unei entități care le solicită. Prin simpla apăsare a unui buton puteți atașa aceste foi de calcul sau le puteți converti în fișiere PDF și le puteți trimite prin e-mail către entitățile solicitante

Urmăriți câștigurile dvs. de către client

Fotografie de Shauna L Bowling

Câștiguri independente

Deschideți un nou registru de lucru și denumiți-l Câștiguri independente sau orice altceva vă plutește barca. Asigurați-vă că este ceva ce vă veți aminti când trebuie să îl căutați.

Adăugați numele dvs., numele companiei, numele registrului de lucru și anul aferent. (Vezi poza).

În registrul meu de lucru Freelance Earnings, am adăugat foi de lucru care țin de afacerea mea. Acestea sunt după cum urmează:

1. Câștiguri 2015
2. Cheltuieli 2015
3. Kilometraj 2015
4. Cheltuieli generale 2015

Notă: Mi-am închis afacerea independentă în 2015, dar informațiile pe care le furnizez în acest articol sunt veșnic verzi.

Sub fila Câștiguri, am numit astfel coloanele:

• Coloana A — Numele proiectului
• Coloana B — Data facturării
• Coloana C — Numărul facturii
• Coloanele D până la M - fiecare este alocată unei surse de venit (client)
• Coloana N — Subtotal (totalul tuturor numerelor din rând)
• Coloana O — Total (aceasta este de fapt redundantă)
• Coloana P — Data plății
• Coloana Q — Mai puține taxe (uneori PayPal evaluează taxele pentru plătitorii neverificați)
• Coloana R — Suma plătită (netul plătit mie)
• Coloana S — Sold (sold neplătit)
• Coloana T - Total lunar (aceasta necesită o formulă separată care variază în funcție de câte rânduri de intrări am într-o lună)

În partea de jos a foii de calcul am formule pentru fiecare coloană. Acest lucru îmi permite să știu dintr-o privire cât de mult am câștigat de la fiecare client. Acest lucru este util când reevaluați baza de clienți. De asemenea, este util la sfârșitul anului; știi de la ce clienți se așteaptă un 1099 (peste 600 $).

Apoi, există o formulă care îmi dă un total mare. Ar trebui să fie de acord cu totalurile din coloanele Q, R, S și T. Aceasta se numește „dovadă”. Dacă totalurile nu verifică încrucișat, aveți o eroare undeva.

În acest moment aș vrea să intercept. Dacă vreunul dintre cititorii mei se simte copleșit de configurarea foilor de calcul, voi fi mai mult decât fericit să fac asta pentru dvs. Apoi, tot ce va trebui să faceți este să introduceți informațiile pe măsură ce apar. Trimiteți-mi un e-mail prin pagina de profil Bravewarrior (căutați sub „e-mailul fanilor”).

Urmăriți-vă cheltuielile de afaceri

Fotografie de Shauna L Bowling

Cheltuieli

Apoi, vom trece la foaia de lucru Cheltuieli. Aici veți urmări toate cheltuielile legate de afacere. L-am configurat puțin diferit. Primele trei coloane sunt Data, Beneficiarul și, respectiv, Total. Cea de-a patra coloană este lăsată necompletată pentru a vedea totalul fără a fi nevoie să mergeți la ultima coloană. Veți vedea de ce l-am configurat astfel când veți vedea coloanele pe care le-am numit. Nu uitați să includeți toate cheltuielile de funcționare deductibile din impozite, altfel cunoscute sub numele de costul activității (în afara cheltuielilor generale - vom aborda acest lucru mai târziu).

Iată ce ar trebui să includeți în foaia de calcul

• Materiale de birou - hârtie, cerneală, toner, pixuri, creioane etc.
• Software
• Hardware — CRT-uri, monitoare, laptopuri, difuzoare, imprimante etc.
• Instruire - orice seminarii la care participați sau instruire online pentru care plătiți o taxă
• Reparații și întreținere (R & M) Echipament — reparații de calculatoare etc.
• Publicitate / Marketing - aceasta nu include kilometrajul, ci costurile reale pentru obținerea numelui dvs. acolo. Acestea ar putea fi autocolante pentru vehiculul dvs., cărți de vizită, taxe de imprimare etc.
• Licențe / Taxe - licența dvs. profesională și taxele pentru înregistrarea numelui companiei dvs. se califică aici. De asemenea, listez numele meu de domeniu anual și tarifele site-ului web în această coloană.
• Asigurare - dacă aveți o asigurare separată numai pentru afacerea dvs., cum ar fi răspunderea profesională
• Taxe de concurs
• Taxe (altele) - acestea ar fi taxe bancare, taxe PayPal și orice alte taxe pe care le absorbiți pentru a fi plătite.
• Poștale
• Divertisment - dacă duceți un client la prânz sau cină, asigurați-vă că scrieți numele clientului și ce s-a discutat pe chitanță, altfel nu îl puteți anula.
• Călătorii - din nou, aceasta nu include kilometrajul; acesta este un calcul separat. Aceasta ar include tarife aeriene, sejururi la hotel, închirieri auto etc.

Veți dori să aveți o rulare totală în jos pe fiecare coloană (verticală) care va „dovedi” la totalul rândului (orizontal).

Fila Kilometraj este destul de simplă. Practic, arată așa:

Înregistrați-vă kilometrajul

Fotografie de Shauna L Bowling

Când conduceți la un eveniment de rețea, la oficiul poștal, la magazinul de articole de birou, pentru a vă întâlni cu un client sau pentru a distra un client la nivel local, kilometrajul dvs. este deductibil. IRS înregistrează o rată diferită în fiecare an. Software-ul dvs. fiscal sau contabilul va face calculul corect după ce furnizați kilometrajul total. Taxele de parcare și taxele sunt, de asemenea, deductibile, deci asigurați-vă că păstrați chitanțele și le înregistrați. De obicei păstrez o coloană separată în foaia de calcul privind kilometrajul pentru a urmări parcarea și taxele (vezi fișa de cheltuieli medicale mai târziu în acest post pentru un exemplu).

Notă: Dacă utilizați un vehicul numai în scopuri de lucru, puteți alege să includeți gaz și petrol, reparații și întreținere pe vehicul în zona cheltuielilor de funcționare. Cu toate acestea, nu puteți anula kilometrajul dacă așa mergeți. De asemenea, ar trebui să amortizați vehiculul (în funcție de vârsta acestuia) dacă este, într-adevăr, un vehicul de companie.

Cheltuieli generale

Trecerea la cheltuieli generale:

Dacă lucrați de acasă și aveți un birou dedicat (am transformat al treilea dormitor în birou), puteți deduce o parte din cheltuielile dvs. generale. Calculele se bazează pe suprafața pătrată a biroului dvs. împărțită la suprafața pătrată totală a casei dvs. Software-ul dvs. fiscal va face calculele pe baza suprafețelor pătrate pe care le furnizați.

Acestea sunt articolele pe care ar trebui să le înregistrați pe o bază lunară

• Plata ipotecii - dacă taxele și asigurarea dvs. sunt incluse în plată, va trebui să încălcați principiul atunci când vă depuneți impozitele. Pur și simplu deduceți numerele de asigurare și impozite pe proprietate din totalul plății pentru anul pentru a veni cu defalcarea corectă.
• Electric
• Gaz - pentru a vă răcori și încălzi casa / apa
• Apă
• Reparații la domiciliu - acest lucru se aplică numai reparațiilor care afectează întreaga casă, cum ar fi reinstalarea structurii, recablarea etc.
• Telefon mobil - dacă îl folosiți pentru afaceri.
• Telefon - dacă aveți o linie telefonică dedicată, includeți aceasta în foaia de lucru pentru cheltuieli, mai degrabă decât aici.
• Internet - acest lucru se aplică în special scriitorilor. Orice profesionist care desfășoară activități independente care se bazează pe Internet pentru a desfășura activități ar trebui să includă acest cost.

Urmăriți-vă cheltuielile generale

Fotografie de Shauna L Bowling

Foi de calcul simple pentru toți contribuabilii

Pentru toți contribuabilii care detaliază deduceri, este o idee bună să mențineți foi de calcul pentru cheltuielile dvs. medicale / dentare și contribuțiile caritabile. Urmăriți kilometrajul pentru ambele categorii, deoarece contează pentru cheltuielile din buzunar și este deductibil.

Foaia dvs. de calcul Medical / Dental este un aspect foarte simplu, așa cum veți vedea mai jos:

Urmăriți-vă cheltuielile medicale, inclusiv kilometrajul

Fotografie de Shauna L Bowling

Primele dvs. sunt deductibile, la fel ca rețetele, vizitele medicului, sejururile în spital, lucrările de laborator, tratamentele ambulatorii etc. Dacă medicul dumneavoastră v-a prescris un plan de slăbire sau calitatea de membru la sală pentru a trata o anumită boală, inclusiv obezitatea, acestea sunt deductibile ca bine. Rețineți că este prescris cuvântul cheie aici. Medicul dumneavoastră care menționează că ar trebui să slăbiți nu vă califică să luați această deducere.

Pentru