Reguli și sfaturi pentru o bună etichetă de e-mail

Captură de ecran a căsuței de e-mail, cu sfaturi utile.

Pe măsură ce progresăm mai adânc în Era Digitală, aflăm că există încă reguli de etichetă pe care trebuie să le urmăm. Lumea e-mailului are, de asemenea, reguli specifice de etichetă. De fiecare dată când trimiteți un e-mail, trimiteți și un mesaj despre dvs. Oamenii vor face concluzii despre tine, indiferent dacă te cunosc sau nu, pe baza scrisului tău.

Dacă urmați aceste șase reguli de etichetă a e-mailului, veți pune cel mai bun picior înainte. Puteți avea încredere că veți face o impresie pozitivă. Aceste reguli se aplică în special la locul de muncă.

Regula nr. 1 a etichetei prin e-mail: asigurați-vă că formatul mesajului dvs. este profesional

Când trimiteți un e-mail, utilizați salutarea corespunzătoare. Vă puteți adresa persoanei după nume sau chiar puteți include „salut”.
Folosiți un limbaj neutru în funcție de gen.
Dacă este prima dată când trimiteți un e-mail cuiva și nu știți cine este persoana respectivă, folosiți adresa „Stimate domn sau doamnă”.
Încheiați e-mailul cu un final adecvat, cum ar fi mulțumesc, sincer, respectuos și alte cuvinte similare.
Includeți o semnătură electronică cu numele, titlul și adresa de e-mail și / sau alte metode de comunicare, cum ar fi numerele de telefon, site-urile web etc.

Regula nr. 2 privind eticheta de e-mail: Păstrați mesajul scurt

Includeți un subiect pentru ca oamenii să știe despre ce este mesajul și să poată determina relevanța e-mailului. Dacă nu introduceți un subiect în linia subiectului, destinatarul dvs. poate fi precaut și nu va verifica mesajul.
Corpul mesajului ar trebui să fie scurt - ajunge la subiect imediat. Câteva propoziții ar trebui să fie tot ceea ce aveți nevoie.
Scrierea dvs. ar trebui să includă propoziții scurte.
Scrie paragrafe scurte și folosește spațiul alb. Adică scrieți pentru internet.

Hopa… Nu am vrut să trimit asta

Regula nr. 3 a etichetei prin e-mail: utilizați limba profesională

Mesajele de e-mail sunt mai puțin formale decât scrisul de scrisori, dar nu vă permiteți să fiți neglijent.
Verificați dacă există gramatică, punctuație și ortografie adecvate. Nimic nu vă subminează credibilitatea decât un mesaj plin de erori.
Evitați utilizarea excesivă a emoticoanelor. Dacă introduceți prea multe, s-ar putea să vă compromiteți profesionalismul. Unii ar susține că utilizarea emoticoanelor în general este neprofesionistă.
Gândiți-vă la formularea mesajului dvs. Uneori este dificil să transmiți tonul semnificației tale în scris. Evitați sarcasmul, deoarece cititorul dvs. poate interpreta cu ușurință acest lucru ca pe o insultă.
Evitați să scrieți mesaje încărcate emoțional. Dacă vă aflați într-o stare emoțională, așteptați până când vă aflați într-o stare de spirit mai calmă înainte de a încerca să scrieți ceva.
Utilizarea TOUTELOR MAJUSCULE înseamnă că țipi la cineva. De asemenea, este dificil de citit.

Un principiu „KISS” modificat. Mai puțin este mai mult.

C. Calhoun

Regula nr. 4 a etichetei prin e-mail: Fără mesaje nedorite

Trimiterea de e-mailuri nedorite îi enervează pe oameni și îi poate determina să vă blocheze.
Nu atașați fișiere inutile. Oamenii se sfătuiesc de atașamentele de la expeditori necunoscuți și pe bună dreptate: pot conține viruși.
Evitați să trimiteți „înainte”. Aceste mesaje sunt impersonale și adesea oamenii le vor șterge înainte de a le citi.
Fonturile și fundalurile fanteziste pot fi dificil de citit și distrage atenția cititorului. Este posibil ca publicul dvs. să vă ia și mai puțin în serios. Cine vrea să fie cunoscut sub numele de Curly Cue Sue - și aceasta nu este o referință la părul ei.

Regula nr. 5 privind eticheta e-mailului: e-mailul nu este privat

Puteți face mesaje personale, dar fiți conștienți de faptul că alți ochi vă pot vedea mesajul.
Orice mesaj pe care îl trimiteți cuiva poate fi redirecționat.
Folosiți funcția „CC” (copiere în) numai dacă acea parte trebuie să cunoască informațiile disponibile. În caz contrar, vei dezordina căsuța de e-mail a cuiva.
Funcția „BCC” (copie oarbă) este bună pentru e-mailuri în masă, deoarece destinatarii nu vor trebui să deruleze o mulțime de adrese de e-mail. Dacă includeți în secret pe cineva într-o conversație, amintiți-vă, e-mailul NU este privat.
Asigurați-vă că mesajul personal pe care îl trimiteți este de fapt către cine intenționați. Multe mesaje de e-mail au fost trimise părții greșite, în detrimentul expeditorului.
Dacă sunteți în căutarea unui loc de muncă, nu o faceți, NU folosiți adresa de e-mail a angajatorului actual pentru a desfășura acest tip de afacere. Viitorul dvs. angajator va presupune doar că veți face acest lucru din nou - dar pentru ei.
Deoarece e-mailul nu este sigur, presupuneți că angajatorul dvs. monitorizează toate mesajele primite și expediate.

Regula nr. 6 privind eticheta prin e-mail: Răspundeți prompt la mesajele primite

Vă veți păstra imaginea de profesionalism dacă răspundeți rapid la mesaje.
Răspundeți la întrebările pe care cineva vi le-a pus într-un e-mail. Uneori oamenii trimit înapoi informații care sunt irelevante, uitând să răspundă la întrebarea inițială.
O modalitate bună de a vă enerva cititorul este dacă utilizați chitanțele „solicitați livrare / citire”. Uneori, destinatarul dvs. nu va citi astfel de mesaje și / sau nu va putea citi din cauza programelor de filtrare a e-mailurilor. Evitați această funcție.