10 reguli de aur ale managementului de proiect

Respectați aceste reguli pentru ca orice proiect să funcționeze la capacitatea sa maximă.

Canva.com

Am fost implicat în gestionarea proiectelor și a portofoliilor de proiecte de peste 30 de ani și există câteva reguli de aur pe care le-am învățat din toate aceste proiecte care sunt standard pentru orice tip de proiect. În acest articol, vreau să vă împărtășesc unele dintre acestea.

Dacă aplicați aceste reguli oricărui proiect pe care îl întreprindeți, veți avea, probabil, un proiect de succes și fără stres!

Reguli de management al proiectelor

Înțelegeți domeniul de aplicare
Înțelegeți obiectivele părților interesate
Plan
Contingență
Comunicați cu echipa
Testarea timpurie / prototip
Monitor
Raportează clientului și gestionează așteptările
Livrează
Țineți o întâlnire de încheiere / lecții învățate

1. Înțelegeți domeniul de aplicare

Acest lucru ar putea părea că afirm clar ceea ce este evident, dar este vital să știți despre ce este proiectul. Ce încerci să construiești sau să realizezi? Există o specificație scrisă pentru proiect la care trebuie să aderați? Care sunt obiectivele de afaceri care conduc proiectul?

Discutați cu persoanele implicate în decizia de a merge mai departe cu proiectul. Acesta ar putea fi un agent de vânzări din organizația dvs. (dacă faceți proiectul ca furnizor pentru o altă companie) sau o persoană de conducere superioară din organizația dvs. dacă este un proiect intern.

Aflați care sunt așteptările clientului dvs. (indiferent dacă este un client intern sau un client extern). Au mai făcut ceva asemănător și cum simt că a mers proiectul - ce a fost bine și ce s-ar fi putut face mai bine?

Asigurați-vă că înțelegeți orice cerințe tehnice pentru proiect - dacă este necesar, discutați cu o persoană tehnică din echipa dvs. sau cu managerul / departamentul IT.

2. Înțelegeți obiectivele părților interesate

Înainte de a începe un proiect, încercați să aflați care sunt toate părțile interesate. De exemplu, dacă faceți un proiect pentru un client extern, ați putea avea următoarele părți interesate:

Business Sponsor - aceasta este persoana care își bagă mâna în buzunar și cheltuie banii cu tine sau cu organizația ta. Vor dori o livrare de calitate la timp, fără taxe suplimentare față de cele convenite.
Managerul de proiect al clientului - aceasta este persoana din organizația dvs. clientă cu care veți lega cel mai mult în timpul proiectului. Vor dori un proiect fără stres și fără probleme. Vor dori să arate bine în ochii șefului lor și puteți constata că remunerația sau bonusul lor va fi legat de succesul proiectului.
Clientul Expert- va trebui, probabil, să se angajeze cu un expert client la un moment dat în proiect. Vor dori să aibă o contribuție și să spună în design și vor dori să simtă că expertiza lor este auzită și luată în seamă. De asemenea, vor avea, în general, un timp scurt (având în vedere că sunt experți în domeniul lor)
Alți furnizori - uneori veți descoperi că, fie că veți depinde de informațiile de la un alt furnizor ale clientului dvs., fie că vor aștepta inputurile de la dvs. Va trebui să lucrați (în general prin managerul de proiect al clientului) cu acest furnizor și să-i mențineți fericiți.
Propriul tău șef - șeful tău va dori rapoarte cu privire la evoluția proiectului tău (pentru a te asigura că îl menții pe acest client fericit și că faci profit pentru organizația ta).

Asigurați-vă că înțelegeți de la fiecare dintre sponsorii proiectului ce va face din acest proiect un succes din punctul lor de vedere.

3. Planificați

Acum nu pot sublinia suficient acest lucru - plan, plan, plan. Enumerați sarcinile implicate în proiect și resursele (oameni și lucruri) necesare. Uită-te la interdependențele sarcinilor - ceea ce nu poate începe înainte ca altceva să înceapă sau să se finalizeze etc.

Folosiți instrumente precum MS Project sau chiar o simplă foaie de calcul Excel pentru a vă ajuta să vă planificați. Organizați din timp oamenii și lucrurile de care veți avea nevoie și planificați să faceți câteva prototipuri timpurii și QA pentru a rezolva problemele timpurii.

4. Contingență

Indiferent cât de bun este planul tău, lucrurile nu vor merge așa cum era de așteptat. Viața va interveni. Asigurați-vă că adăugați ceva neprevăzut în plan. Acest lucru ar putea fi resurse suplimentare sau timp suplimentar în programul dvs., dar acest lucru va face diferența între o livrare calmă și o noapte frenetică de 2 dimineața pentru a ajunge la final pentru livrare.

Dacă proiectul dvs. este pentru un client extern, încurajați-l la început să încorporeze o anumită contingență în buget (poate 10%). Acest lucru le va permite să aibă spațiu pentru a se deplasa în cadrul domeniului de aplicare și va însemna că va fi mai ușor să finalizeze proiectul fără a fi nevoie să reveniți prin achiziții pentru fiecare mică schimbare.

5. Comunicați cu echipa

Sunt șanse să nu finalizați singur acest proiect. Nu uitați că echipa dvs. nu poate citi mințile și va trebui să comunicați cu ei pentru a le aduce la bord, pentru a solicita idei, pentru a face brainstorming și pentru a le informa care sunt termenele limită. Fii sincer și ascultă-i gândurile despre cum să faci lucrurile mai repede sau mai bine.

Dacă proiectul dvs. se întinde pe mai multe săptămâni sau luni (sau chiar ani), setați un timp regulat de întâlnire cu echipa. Dacă echipa dvs. este dispersată la nivel global, puteți organiza această întâlnire la un moment convenabil pentru toți printr-o conferință sau o sesiune, cum ar fi o sesiune Zoom sau Webex.

Asigurați-vă că fiecare membru al echipei înțelege imaginea de ansamblu și că toți înțelege efectul pe care aceștia îl vor avea asupra celorlalți membri ai echipei.

Scrieți un rezumat al proiectului pentru a ajuta noii membri să urce rapid la bord și să se pună la curent.

6. Testarea timpurie / prototip

Indiferent ce construiți, nu intrați prea departe în producție fără să testați cum mergeți. Dacă este posibil, construiți un prototip timpuriu și transmiteți-l factorilor de decizie pentru contribuția lor. Cu cât veți obține mai devreme această intrare, cu atât va trebui să efectuați mai puțin mai târziu.

Testarea timpurie sau prototipurile ar trebui să încerce să testeze toate aspectele produsului. Implicați IT, utilizatorii finali, părțile interesate și alții în acest test timpuriu.

7. Monitorizează

Odată ce ați semnat prototipul și testarea timpurii, puteți trece la dezvoltarea pe scară largă. Aici se va cheltui cea mai mare parte a efortului.

Este vital să vă monitorizați proiectul pe tot parcursul acestei etape. Stabiliți obiective și termene intermediare și nu ratați aceste - tratați fiecare ca un termen limită pentru client.

Continuați să verificați din nou echipa și clientul / părțile interesate pentru a vă asigura că așteptările sunt în continuare aceleași și că vă aflați în țintă pentru a le îndeplini.

8. Raportează clientului și gestionează așteptările

Clienților le place să știe ce se întâmplă. Nu le place să fie lăsați în întuneric fără rapoarte despre cum merg lucrurile. Și nu le plac surprizele.

Asigurați-vă că raportați în mod regulat clientului dvs. și spuneți-i cum merg lucrurile cu proiectul lor - la urma urmei sunt banii lor!

Dacă nu își mențin partea de tranzacționare (furnizarea de feedback, furnizarea de ceva!), Asigurați-vă că îi anunțați și să anunțați cum va afecta întârzierea lor cronologia sau bugetul.

9. Livrează

Ziua D a sosit. Spuneți clientului înainte de livrare când se așteaptă livrarea - ar trebui să se aștepte la primul lucru dimineața la ora lor, la ultimul lucru în acea noapte, la prânz, etc.? Un client poate deveni supărat dacă crede că livrarea va fi cu ei primul lucru în acea dimineață și chiar ai intenționat să o livrezi înainte de miezul nopții!

După ce ați livrat, asigurați-vă că spuneți clientului că livrarea a fost efectuată și să îi anunțați care sunt pașii următori. Trebuie să se deconecteze, să ofere feedback, să informeze alți recenzori etc.?

Dacă livrarea dvs. este software și o livrați electronic, asigurați-vă că testați că ceea ce ați încărcat (de exemplu, pe un site FTP), poate fi, de fapt, descărcat, dezarhivat și rulat cu succes.

Aveți grijă de membrul echipei tehnice care presupune că doar pentru că l-au încărcat, trebuie să fie pe deplin acolo și intact!

10. Țineți o întâlnire de încheiere / lecții învățate

După ce totul a fost semnat și proiectul este închis, planificați să organizați o întâlnire de revizuire. Această întâlnire vă va oferi oportunitatea de a solicita feedback bun (presupunând că ați făcut o treabă bună!), De a observa unde se pot face îmbunătățiri în proiecte viitoare și de a oferi feedback clientului dvs. cu privire la rolul pe care l-au jucat.

Țineți o întâlnire internă cu echipa dvs. înainte de orice reuniune de revizuire post-proiect cu clientul.

Fii sincer, dar diplomatic. Lăudați acolo unde se datorează lauda și oferiți feedback constructiv acolo unde credeți că va îmbunătăți procesul data viitoare.

Documentați constatările.