3 Hacks pentru a reduce amânarea prezentării

Suferiți de amânarea prezentării? Găsiți câteva sfaturi pentru a vă face prezentările la timp, fără o grabă de ultim moment.

Pexels

Prezentarea dvs. va avea loc săptămâna viitoare. Diapozitivele nu sunt terminate. Conținutul dvs. este o mizerie, detaliat și lipsit de valoare. Și vă gândiți: „Ah, voi face asta într-o clipă; poate aștepta câteva zile…”

Două zile până la ora spectacolului: „Acest lucru durează mai mult decât era de așteptat;

„Let's Wing It” nu este soluția

Acesta este un scenariu familiar pentru mulți prezentatori. Uneori, pur și simplu ești copleșit de prea multe lucruri și nu-ți poți permite să-ți faci griji cu privire la viitoarea prezentare în viitorul apropiat. Eu numesc acest fenomen „Procrastination Presentation”.

Știm efectele negative ale amânării asupra productivității noastre. În ce diferență este prezentarea Procrastination? În primul rând, efectele dezastruoase ale lucrărilor de ultim moment sunt combinate pe scenă, evident pentru audiență. Când prezentați, vă reprezentați pe voi înșivă. O prezentare pe jumătate reflectată îngrozitor de credibilitatea și profesionalismul dvs. Te face să arăți nepregătit, dezorganizat și, eventual, chiar leneș.

„Aripa” nu funcționează nici jumătate din timp. Poți emana atât de multă carismă încât îți revarsă din urechi, dar dacă nu știi cu adevărat despre ce vorbești sau nu oferi vreo valoare, publicul va vedea chiar prin aceste trăsături.

Cum să te motivezi să lucrezi la prezentarea ta

În mod ideal, ar trebui să fii pregătit. Investiți timp pentru a vă cunoaște lucrurile și pentru a face munca corectă. Adevărul este, totuși, că nu poți să renunți la angajamentele tale de a merge atât pe Picasso pe diapozitive, cât și pe Ralph Waldo Emerson pe scenariu. Ceva trebuie să ofere. În calitate de susținător al prezentărilor productive, ofer câteva comenzi rapide posibile pe care le puteți crea pentru dvs.

Hack # 1: Înțelegeți că este un proces

Recunoașteți faptul că crearea unei prezentări bune este o sumă de părți, un proces pas cu pas, dacă doriți. Utilizarea buzunarelor de timp liber pentru a umple aceste goluri vă va asigura că veți realiza rapid și veți evita compromiterea prea multă a calității.

Este posibil să aveți propriul dvs. „sistem”, dar urmând un proces structurat vă face să „faceți” mult mai repede și vă oferă timp pentru a face efortul de a-l apropia de „perfect”.

Hack # 2: Refacerea lucrărilor anterioare

Spre deosebire de ceea ce sugerează unii profesioniști în comunicare, pur și simplu nu aveți timp în toate cazurile pentru a crea o prezentare personalizată pentru publicul dvs. de la zero.

Dacă sunteți antrenor sau lucrați într-un departament concentrat, este posibil să vorbiți în cele din urmă despre același concept sau idee din nou. Nimic nu vă împiedică să utilizați grafica specifică sau transcrierea pe care ați creat-o cu atenție înainte de a crea următoarea dvs. prezentare.

Hack # 3: externalizați părți ale prezentării dvs.

Aceasta este mai mult o ultimă soluție, dacă pur și simplu nu vă puteți pierde timpul. Lăsați un profesionist să vă ia sarcina de pe spate, externalizându-le părți din prezentare. De exemplu, angajați un designer dacă aveți probleme cu designul. Solicitați ajutorul unui redactor dacă sunteți îndrăgit de conținut.

Observați că nu v-am sugerat să vă scoateți complet din proces; ar trebui să știți cel mai bine prezentarea dvs. Injectați-vă bitul de originalitate. Contribuția dvs. poate fi sub forma furnizării structurii mesajului sau a schițării proiectelor.

Paradoxul perfecțiunii

Sunt destul de perfecționist, deoarece sunt sigur că mulți dintre noi suntem. În tinerețe îmi plăcea să desenez animale. Aș desena membrele, urechile și capul și aș lăsa ochii pentru final; Aș încurca întotdeauna. Aș zdrobi hârtia și aș elimina cu promptitudine nenorocita creatură.

Când a venit vorba de proiectarea de prezentări, lucrurile nu au fost foarte diferite. Am urmărit neîncetat ideea perfecțiunii. Am făcut 50-60 de modificări minuscule pe un tobogan înainte să fiu mulțumit. Din nou, nu am fost niciodată cu adevărat mulțumit.

Realizați că nimic nu poate fi perfect

Fără îndoială, aceste acte m-au făcut să fiu remarcat pentru o muncă bună, dar mi-a afectat și programul de livrare. În trei ore, tot ce făcusem erau trei diapozitive mizerabile din 60? A trebuit să amân încărcările, trimiterile de lucru și sloturile de prezentare.

Nimic în neregulă cu dorința de a fi „perfect” nu? Gresit. Perfecțiunea este un mit. Lucrurile nu vor fi niciodată perfecte, cel puțin pentru tine. Dar pot fi „suficient de buni” sau mai buni.

Am petrecut ore întregi concentrându-mă pe detalii minuscule în anumite zone minuscule, compromitând astfel calitatea pe ansamblu. Când au venit termenele, pur și simplu nu am putut să livrez ceea ce aveam în acel moment. Aveam doar jumătate dintr-o umbrelă funcțională.

Termină-l

În situațiile în care sunteți întins (sau nu), cântărirea costului oportunității este totul. Ați prefera să aveți câteva super diapozitive, dar să nu fiți în măsură să oferiți prezentarea sau să aveți un pachet complet de standard acceptabil pentru a da o prezentare.

Sunt foarte atent la modul în care lucrurile ar trebui să fie fantastice, dar există o linie fină între „suficient de bun” și excesul de a face acest lucru. Nu vă încurajez să expediați un produs pe jumătate, dar întârzierea unui produs „suficient de bun pentru a expedia” este la fel de rău. Vechea maximă este adevărată: „Efectuat este mai bine decât perfect”.

Gata este mai bine decât perfect.

Ce contează cu adevărat?

Coaceți prezentarea dvs. (iertați jocul de cuvinte pentru tort) strat cu strat. Construiește-i de la capăt. Dacă se întâmplă așa, ai epuizat timpul, vei fi totuși într-o poziție bună pentru a susține prezentarea, indiferent. Un prieten al meu antrenor de vorbire, Benjamin Loh, are acest lucru de spus:

Este vorba despre prioritizarea biților importanți pentru a ajunge la „Terminat” sau „Destul de bine” înainte de a aspira să treacă dincolo de asta.