5 reguli pentru mai multe e-mailuri profesionale

Păstrați-vă profesionistul în comunicări scrise

Probabil ați auzit acest lucru: „Modul în care scrieți este la fel de important ca ceea ce scrieți”. În zilele noastre, „marca personală” a cuiva este totul - atât online, cât și în lumea profesională ”. Menținerea e-mailurilor profesioniste va contribui la sprijinirea mărcii personale.

În multe feluri, programele de e-mail și mesagerie instant permit echivalentul vizual al ascultării unei conversații telefonice. Există bloguri care oferă sfaturi despre cum să scrieți un e-mail „așa cum va fi într-o zi citiți într-o declarație în instanță”. Aceste bloguri au multe sfaturi despre ceea ce nu trebuie făcut, dar foarte puțin despre ce ar trebui să facă o persoană sau de ce este important.

Iată primele mele cinci reguli „ce să nu fac” și sugestii pentru ce să fac în schimb:

Regula 1: Fiți conștienți de reacțiile dvs. (alias „Fără ventilație”)

Acesta poate fi cel mai greu de urmat. Iată cea mai frecventă situație pe care am observat-o:

Auzi ceva într-o întâlnire virtuală și reacția ta este să trimiți imediat un mesaj instantaneu, un emoji (dacă IM-ul tău are această capacitate) sau un e-mail către cineva care se află și el în ședință.

Care este riscul?

Dacă persoana pe care ați trimis comentariul își partajează ecranul cu publicul mai mare, dar persoana respectivă a uitat să oprească notificările prin e-mail și / sau să mențină ecranul IM închis… comentariile dvs. sunt acum publice.

Nu vă gândiți nici măcar un minut că nimeni nu a observat - credeți-mă, TOȚI L-AU VĂZUT.

Ce să fac?

1. Dacă comentariul dvs. este relevant pentru subiectul întâlnirii: vorbiți în cadrul întâlnirii.
2. Dacă comentariul dvs. este pur și simplu o reacție intestinală: păstrați-l pentru dvs. un minut și ascultați puțin mai aproape de conversație. Este posibil ca declarația la care ați reacționat să fie doar o parte din poveste.
3. Așteptați până după întâlnire: dacă a fost într-adevăr atât de bun sau de rău, păstrați-l pentru o discuție privată după încheierea întâlnirii.

Regula 2: Verificați de două ori la cine se adresează adresa dvs. de e-mail

Datorită ritmului rapid de afaceri, suntem cu toții în alertă maximă tot timpul și totul se datorează ieri.

Iată un scenariu probabil:

Cineva trimite un e-mail. Apoi, în cinci minute sau mai puțin, acea persoană apare la biroul dvs., apeluri sau mesaje instantanee „Mi-ați primit e-mailul?”

În cele din urmă, înveți să oprești orice faci pentru a citi fiecare e-mail care vine imediat. Ca urmare, ești motivat să răspunzi imediat.

Apoi aflați că răspunsul dvs. a fost adresat persoanei greșite din companie.

Cum s-a întâmplat asta?

Poate că apăsați „răspundeți la toți” din obișnuință în loc să redirecționați e-mailul ca începutul unei conversații secundare. Poate că expeditorul a tastat un nume greșit sau aveți același nume ca altcineva din companie.

Ce să fac?

1. Înainte de a accesa trimiterea: luați un minut în plus pentru a corecta totul: lista destinatarilor, adresa de e-mail în general (poate mesajul dvs. nu este clar, ați lăsat deoparte cuvinte etc.);
2. Încercați să anulați mesajul imediat ce vă dați seama de eroare. Dacă funcția „Reamintim acest mesaj” nu funcționează:

Regula 3: Păstrați personalul separat de profesionist

Dacă nu ați făcut acest lucru singur, ați auzit povești de genul acesta:

Un e-mail foarte personal a fost trimis nu numai persoanei vizate, ci și ÎNTREGII COMPANII.

YIKES !!! Factorul de jenă este în afara graficelor… atât pentru expeditor, cât și pentru destinatari.

Ce să fac?

PĂSTRAȚI ÎNTOTDEAUNA munca și e-mailurile personale separate și evitați să vă conectați la versiunea online a conturilor dvs. Gmail, MSN, Yahoo sau Hotmail de pe laptopul (sau computerul dvs.) emis de serviciu.

Este mai ușor să combinați e-mailurile personale și de afaceri într-o singură locație, astfel încât să puteți urmări ambele. Cu toate acestea, acum, când telefoanele noastre mobile sunt la fel de inteligente și puternice ca laptopurile noastre (tablete etc.), nu mai este necesară combinarea agendelor de e-mail.

Regula 4: Fiți conștienți de publicul dvs.

Chiar dacă e-mailul dvs. este destinat unui anumit public, acesta are potențialul de a fi redirecționat către oricine, oriunde în companie sau nu numai.

În lumea corporațiilor, nu scrieți niciodată prietenului sau colegului dvs. de muncă. Ar trebui să presupuiți întotdeauna că e-mailul va fi citit de către cineva din partea superioară a companiei. Cea mai bună opțiune este să abordați fiecare e-mail ca și cum ați scrie către managerul dvs., șeful managerului dvs. sau către un client.

În același timp , evitați să folosiți jargonul din industrie, acronimele sau cuvintele pe care doar profesorul dvs. de literatură le poate folosi. Aceste lucruri nu te fac să arăți mai inteligent… ci doar enervează cititorul (cititorii) și îți face mesajul mai greu de înțeles.

REGULA 5: Urmăriți-vă limba

Acest lucru nu înseamnă doar „fără înjurături” (sau păstrați-l „PG” ca și filmul) - asta ar trebui să fie evident. Dacă nu este, așteptați să purtați o conversație cu Resurse Umane.

„Urmăriți-vă limbajul” înseamnă, de asemenea, păstrați-l „PC” (politic corect).

REȚINEȚI: e-mailul dvs. ar putea fi citit de oricine din sau din afara companiei. Deoarece nu există nicio modalitate de a ști cine ar putea fi cititorul final, păstrați-vă limbajul și tonul neutru.

Dacă nu ești sigur?

1. Solicitați unui coleg de încredere să citească e-mailul și să ofere feedback sau sugestii cu privire la modul în care mesajul ar putea fi mai bun.
2. Scrieți e-mailul (fără destinatari), apoi salvați-l în folderul „schiță” pentru o vreme. A doua zi (sau mai târziu în acea zi, dacă aveți un termen limită), uitați-vă peste.

• Încă mai spune ce crezi că scrii?
• E-mailul vă arată profesionistul dvs.? Dacă nu, remediați-l sau cereți ajutor.

FII FOARTE ATENȚIONANT atunci când postezi pe social media.

Dacă sunteți proprietarul unei întreprinderi mici, contractor independent etc. - ar trebui să aveți pagini de socializare separate pentru afacerea dvs. Asigurați-vă că comentariile și postările dvs. trebuie să fie direct legate de produsul sau serviciul pe care îl oferiți.

Dacă ați avut o zi proastă, nu o difuzați pe Facebook sau Twitter și nu aruncați la gunoi compania pentru care lucrați. Este posibil ca prietenii tăi colegi de serviciu sau supervizori Facebook (trecut și prezent) să nu înțeleagă. În plus, multe companii au acum programe care monitorizează modul în care și când este utilizat numele companiei și de către cine (consultați manualul companiei).

Nu uitați - potențialii angajatori vor încerca să pătrundă în paginile dvs. pentru a decide dacă sunteți „potrivit” pentru slujbă. Nu este nevoie de mult pentru a-ți pune reputația (marca personală) în discuție și a pierde într-un interviu sau o ofertă de muncă.

Cel mai bun plan al tău: ridică telefonul (da chestia aia cu numerele de pe el) și apelează pe cineva de încredere pentru a-ți dezamăgi frustrările.

Când lucrați într-un mediu corporativ, este important să vă amintiți că niciuna dintre comunicările dvs. nu este privată. Fiecare e-mail trimis (atât intern, cât și extern) ar putea fi citit de oricine are un interes în acest subiect. Spuneți lucrurile greșite, răspundeți la toate sau trimiteți-le persoanei nepotrivite și s-ar putea să vă puneți în pericol reputația profesională (marca personală), locul de muncă și compania.

În cele din urmă, cel mai bun sfat este să vă folosiți doar bunul simț și să păstrați personalul separat de afaceri cât de mult puteți. Așa cum ne amintește filmul din 1972 The Godfather - „Nu este personal, este o afacere”.