5 Moduri în care un proprietar de afacere poate reduce costurile

Cinci sfaturi și trucuri pentru reducerea costurilor (pentru proprietarii de afaceri)

Marten Bjork prin Unsplash.com

În această economie, directorii executivi caută să realizeze două lucruri: creșterea veniturilor și reducerea costurilor. Gestionarea cu succes a acestor două domenii, venituri și costuri, produce profituri sporite. Gestionarea doar a unuia și ignorarea celeilalte înseamnă adesea dureri de cap și stres și, în unele cazuri, închiderea ușilor.

Este ușor pentru CEO și proprietari de afaceri să se concentreze pe creșterea veniturilor. Creșterea veniturilor înseamnă lucrul la sarcinile care sunt critice pentru misiune sau, cu alte cuvinte, lucrul la sarcinile care „sunt afacerea”: adică, construirea unui widget mai bun, vânzarea conturilor mari și găsirea sau creșterea acelui avantaj competitiv.

Pentru mulți, controlul și reducerea costurilor este o gândire ulterioară, uneori o distragere a atenției. Costurile asociate direct cu veniturile sunt de obicei monitorizate foarte atent. Acestea includ costul materialelor, vânzărilor și forței de muncă. Cu toate acestea, unele costuri asociate cu „conducerea afacerii”, cum ar fi funcțiile de contabilitate (de exemplu, salarizare, A / P, A / R), gestionarea resurselor umane și gestionarea înregistrărilor pot fi ușor ignorate.

Nerecontrolarea sau monitorizarea acestor costuri indirecte duce, de obicei, la un bulgăre de zăpadă de probleme, cum ar fi creșterea deșeurilor, riscul de fraudă, costuri de muncă umflate și costuri mai mari de oportunitate. Iată cinci moduri în care un CEO sau un proprietar de afacere își poate gestiona și reduce mai bine costurile indirecte.

1. Aplicați o „metodă” la Nebunie

Unul dintre primele lucruri de făcut pentru a obține controlul asupra unei activități pe care o desfășurați dvs. sau afacerea dvs. este să aplicați o metodologie sau un sistem acelei activități. De exemplu, în loc să răsfoiți doar un teanc aleatoriu și neorganizat de hârtii de fiecare dată când căutați ceva anume, puteți să sortați hârtiile în ordine alfabetică după subiect. Acest lucru vă permite să localizați mai rapid ceea ce căutați de fiecare dată când accesați acel teanc de hârtii.

Aplicarea unui sistem de alfabetizare a lucrărilor înseamnă că puteți găsi lucruri în câteva secunde, mai degrabă decât în câteva minute. Înmulțiți aceste economii de fiecare dată când căutați ceva, apoi calculați costul timpului dvs. și începeți să vedeți că ceva la fel de simplu precum hârtia alfabetizantă vă poate economisi bani.

Alfabetizarea lucrărilor este doar un exemplu la care toată lumea se poate referi, care ilustrează ineficiența atacării unui loc de muncă fără un proces care să faciliteze funcția de muncă.

Aplicarea unei metode standard unei activități comerciale se numește „gestionarea proceselor de afaceri” sau BPM. Folosind exemplul de mai sus, hârtiile nu se alfabetizează în mod magic, așa că trebuie pus în aplicare un proces pentru a vă asigura că hârtiile sunt stocate în starea lor alfabetizată.

2. Automatizare

Automatizarea unui proces poate fi una dintre cele mai rapide modalități de reducere a costurilor. Așa este, costurile. Dacă este realizată corect, automatizarea poate reduce mai mult decât doar costurile forței de muncă. Automatizarea poate reduce, de asemenea, costurile de remediere a defectelor prin eliminarea erorilor umane (și a altor variabile) dintr-un proces. Automatizarea va contribui, de asemenea, la expunerea deșeurilor și la utilizarea mai eficientă a resurselor.

Pentru a clarifica ideea despre reducerea costurilor forței de muncă - automatizarea nu înseamnă neapărat că veți putea să vă angajați într-o reducere la scară largă a forței. Înseamnă că angajații dvs. vor putea să-și concentreze eforturile mai precis și să facă mai multă muncă în mai puțin timp.

Automatizarea nu înseamnă implementarea roboților sau cheltuirea unor sume masive de capital pe sisteme informatice complexe mari. Implementarea unui proces automat poate fi la fel de simplă ca crearea unei macrocomenzi într-o foaie de calcul Excel sau poate fi la fel de complexă ca implementarea unei platforme de imagini a documentelor complet noi. În ambele cazuri, similar cu aplicarea unei „metode nebuniei”, ar trebui să puteți identifica unde se economisesc timpul și / sau materialele și să le traduceți în dolari.

3. Tehnologie

Tehnologia este mijlocul de automatizare, dar nu trebuie confundată cu automatizarea. După cum sa menționat mai sus, automatizarea ar putea fi la fel de simplă ca utilizarea Excel pentru a calcula utilizarea materialelor sau o bază de date Access pentru a implementa un sistem simplu de urmărire a fluxului de lucru. Tehnologia vă permite să captați informații la o scară care nu poate fi atinsă într-un proces manual.

Folosirea tehnologiei potrivite pentru locul de muncă potrivit ar trebui să îmbunătățească calitatea, să mărească viteza și să reducă risipa. Tehnologia nu ar trebui să fie limitată, deoarece doar motorul care conduce funcționează prin etapele de îmbunătățire a procesului, poate fi de asemenea utilizat pentru a introduce lucrări în sistem (de exemplu, scanarea unui document pe hârtie sau primirea unui e-mail) și ieșirea din sistem (de ex., realizarea tipăririi sau interfața datelor de ieșire).

Tehnologia potrivită ar trebui să faciliteze viața angajaților dvs. și să înceapă să compileze informații valoroase despre cât de bine își desfășoară compania atât procesele de bază, cât și cele administrative.

4. Monitorizare

Informația este esențială pentru îmbunătățirea procesului. Nu contează dacă aceste informații sunt colectate printr-un proces automat sau dacă aceste informații sunt compilate utilizând tehnologia. Ceea ce este important este că aveți informații la îndemână, astfel încât să puteți identifica modele și tendințe cheie pentru a determina traiectoria costurilor pentru procesele dvs. În calitate de CEO, sunteți deja familiarizat cu efectuarea acestui tip de monitorizare cu date financiare, date de piață și când citiți indicatorii cheie de performanță ai activității dvs. de bază.

Informațiile despre toate procesele din afacerea dvs. ar trebui să fie disponibile tuturor părților interesate din organizația dvs. Acest lucru permite acelor părți interesate (de exemplu, manageri de birouri, manageri de achiziții, manageri de depozite etc.) să efectueze aceeași analiză pe care ați face-o pentru afacerea dvs. în ansamblu, dar la un nivel care să corespundă domeniului lor de responsabilitate. Acum părțile interesate sunt împuternicite să ia decizii în cunoștință de cauză cu privire la schimbarea semnificativă a procesului. Ei pot vedea avantajele (sau lipsa acestora) ale acestor modificări, începând procesul de eliminare a defectelor și a costurilor procesului.

5. Proprietate

Acum că părțile interesate au informațiile necesare pentru a-și monitoriza procesele, vor începe să simtă mai multă responsabilitate și proprietate, mai degrabă decât să gestioneze doar status quo-ul. Părțile interesate care simt că contribuie la bunăstarea companiei petrec mai mult timp gândindu-se strategic la modul în care pot economisi timp, bani și alte resurse organizației; în loc să gestioneze reactiv crizele și depășirile de costuri.

Uneori poate fi dificil pentru un CEO să renunțe la un anumit control asupra anumitor procese. De câte ori ați spus: „Toate cheltuielile care depășesc 1000 USD trebuie să aibă aprobarea mea” sau „Trebuie să aprob toate cererile noi de angajare”? A face acest lucru încetinește agilitatea companiei dvs.; lăsând managerii să-și facă treaba, vă permite să vă faceți a ta Renunțarea la proprietatea managerilor dvs. este mult mai ușor de făcut atunci când metoda, tehnologia și monitorizarea sunt la locul lor.

Concluzie

Este întotdeauna un cost pentru schimbarea modului în care funcționează afacerea dvs. (adică, implementarea unei schimbări de proces). Orice modificare a procesului ar trebui să merite cel puțin o analiză rapidă cost / beneficiu. Cu cât schimbarea este mai mare, cu atât este mai profundă analiza. Analiza schimbării procesului poate fi un efort complicat. Cuantificarea economiilor de costuri în domenii precum deșeurile și calitatea poate fi mai dificilă decât cele constatate în timp și resurse.

Implementarea metodei, automatizării, tehnologiei, monitorizării și proprietății vă aduce mai aproape de a putea identifica adevăratul cost al îmbunătățirii oferindu-vă informațiile necesare pentru a lua acele decizii. Îmbunătățirea procesului necesită de obicei timp și, în unele cazuri, costul îmbunătățirii procesului este încărcat frontal în proiect. Nu pierdeți din vedere obiectivele pe termen lung și abandonați prea curând un proiect de îmbunătățire a proceselor.

Aceste modalități de gestionare a costurilor sunt testate în timp. Există multe metodologii pe piață pe care le puteți implementa, precum și soluții software / hardware care vă vor oferi informațiile necesare pentru a vă conduce mai eficient afacerea. În calitate de CEO, depinde de dvs. să inițiați procesul de schimbare.