Acordați un buget: estimări, priorități și resurse financiare, precum și scopul și beneficiile bugetării

Acest articol este scris pe baza unității NVQ „ Acceptați un buget ”. Aceasta este o unitate de nivel 3 cu o valoare de credit de 4.

Există două părți în această unitate; prima parte este evaluată pe baza cunoștințelor și înțelegerii, declarațiilor personale, întrebări, discuții și alte dovezi. A doua parte este evaluată pe baza dovezilor prin diferite proceduri.

Ce înseamnă a conveni un buget

Dacă aveți câteva obiective cuantificate pe care trebuie să le atingeți sau știți că trebuie să faceți față situațiilor critice care pot apărea în orice moment, veți avea nevoie de un plan. Va trebui să vă planificați economiile, veniturile și cheltuielile, iar acest lucru se aplică atât obiectivelor personale, cât și obiectivelor de afaceri. Pe scurt, va trebui să „acceptați un buget”.

Ce este un buget?

Un buget este un document financiar care planifică economiile viitoare, cheltuielile, veniturile și cheltuielile. Un buget poate fi planificat de către persoane fizice sau de către întreprinderi sau organizații, astfel încât să prevadă dacă pot opera cu veniturile și cheltuielile planificate. Bugetul va oferi, de asemenea, o idee despre performanța companiei în următorul exercițiu financiar.

Multe tipuri de bugete

Pot exista mai multe tipuri diferite de bugete în funcție de situația sau o parte a afacerii în cauză, precum și de cifrele financiare disponibile.

• Atunci când nu sunt disponibile cifre financiare suficiente, se elaborează un buget pe baza estimărilor din anul precedent și acesta se numește buget prognozat.
• Un buget care se bazează pe cât de mulți bani vor fi cheltuiți în exercițiul financiar următor se numește Buget de numerar.
• Dacă sunt calculate costurile pentru începerea unei noi afaceri, inclusiv costurile tuturor activelor necesare pentru a începe afacerea, atunci aceasta se numește Buget de pornire a afacerii.
• Și există bugete de performanță care se bazează pe servicii sau proiecte în care bugetele sunt create prin evaluarea fiecărui element individual.
• O estimare a vânzărilor viitoare ale unei companii se numește Buget de vânzări.

Există mult mai multe tipuri de bugete, toate în funcție de scopul, obiectivele și alți factori implicați.

De ce este important să creați un buget?

Planificarea cu un buget vă va oferi o imagine clară a câtor bani vor intra și cât de mult veți cheltui. Deci, înainte de a cheltui efectiv pe ceva, puteți decide dacă va avea sau nu un efect asupra finanțelor pentru anul respectiv. Puteți stabili priorități, atinge obiective, reduce cheltuielile nedorite și gestionați eficient banii. Crearea unui buget vă va scuti de stres și îndoieli, deoarece știți deja ce aveți și la ce să vă așteptați.

Abilități și procese necesare pentru elaborarea unui buget

Există diverse procese pe care trebuie să le cunoașteți și să le înțelegeți înainte de a dezvolta și a conveni un buget. Unele dintre ele sunt discutate mai jos:

• Cum se utilizează estimările atunci când se elaborează un proiect de buget (secțiunea 1.1)
• Cum să identificați prioritățile și resursele financiare necesare la pregătirea unui buget (secțiunea 1.2)
• Scopul și beneficiile identificării priorităților la pregătirea unui buget (secțiunea 1.3)
• Scopul și beneficiile evaluării și justificării costurilor și veniturilor estimate (secțiunea 1.4)

Înțelegeți cum să elaborați bugete

Elaborarea unui buget are diferite etape și trebuie luați în considerare și diferiți factori. Se creează un proiect de buget care are propuneri pentru cheltuieli și investiții pentru perioada bugetară menționată.

Explicați cum să utilizați estimările la elaborarea unui proiect de buget (secțiunea 1.1)

Atunci când se elaborează un proiect de buget, se iau în considerare bugetul exercițiilor financiare anterioare, declarațiile de venit și fluxul de numerar pentru afacere. Când proiectați venituri și cheltuieli, fiți foarte prudenți și conservatori și folosiți întotdeauna cifrele reale corecte și definite, dacă le aveți în mână. De asemenea, fiți gata să gestionați variațiile valorilor estimate ale bugetului.

Notă: Atunci când nu aveți cifre reale, atunci când estimați cheltuielile, estimați cea mai mare posibilă, de exemplu cea mai mare factură de utilități; atunci când estimați venitul, ghiciți o valoare mică, de exemplu, luați o valoare care a adus cel mai mic venit pentru un serviciu.

Când utilizați estimări pentru elaborarea unui proiect de buget, pregătiți o listă cu toate resursele de care veți avea nevoie pentru a dezvolta bugetul. Adunați toate resursele și apoi puneți-le în cele din urmă pentru a dezvolta bugetul. Va trebui să pregătiți acest lucru înainte de începerea anului financiar (fiscal).

Faptele importante care trebuie respectate atunci când urmați procesul de mai sus sunt:

• Trebuie să creați o listă cu toate cheltuielile. Clasificați separat cheltuielile și trageți o listă. De exemplu, papetărie de birou, echipamente, salarii și asigurări. Pregătiți o listă estimată a cheltuielilor și folosiți cheltuielile anului precedent ca referință.
• Căutați orice restricții, cum ar fi suma maximă sau minimă a cheltuielilor sau perioada de timp alocată pentru anumite sarcini și proiecte și țineți cont de acestea.
• Următorul pas este crearea unei liste cu toate veniturile. Clasificați după cum se arată mai sus și pregătiți o listă cu toate sursele prin care veți avea un venit și suma estimată pentru fiecare. De exemplu, venituri din servicii furnizate, produse livrate, finanțare externă, impozite, vânzări sau orice evenimente de strângere de fonduri.
• Creați o legătură între venituri și cheltuieli. Aveți o listă atât a veniturilor, cât și a cheltuielilor. Aflați sursa de venit care vă va ajuta cu o cheltuială și creați o schemă interactivă.

• Cel mai bine este să luați sfaturi de la oameni cu experiență și calificați în timp ce pregătiți bugetul, deoarece nu toată lumea este calificată să dezvolte un buget singuri, în special în organizațiile sau companiile mari.
• În timp ce aveți o listă de cheltuieli, elaborați o listă prioritară luând în considerare ce cheltuieli contribuie la dezvoltarea organizației sau la atingerea unui obiectiv specific. Notați cheltuielile estimate pentru fiecare sarcină prioritară (luați în considerare toate cheltuielile precum personalul, salariul, transportul, resursele, facturile de utilități și orice alte cheltuieli asociate).
• Nu presupuneți că va exista o potrivire strânsă între venituri și cheltuieli. Cheltuielile neașteptate pot apărea oricând și, prin urmare, este înțelept să aveți bani alocați pentru cheltuieli diverse.

• Faceți o listă cu lucrurile pe care ați dori să le implementați pentru prima dată în noul an fiscal; de exemplu, o creștere a salariului sau extinderea sau renovarea spațiului de birouri. Creați o listă a cheltuielilor estimate pentru aceste lucruri.
• Cel mai bun mod de a enumera toate datele de mai sus este să folosiți o foaie de calcul cu veniturile și cheltuielile enumerate împreună cu sursele. Dacă valorile proiectate ale veniturilor și cheltuielilor sunt aproximativ egale, atunci bugetul se numește buget echilibrat. Dacă cheltuielile dvs. sunt mai mici decât venitul, atunci aveți un surplus și puteți căuta să vedeți dacă se poate face ceva cu acesta pentru a îmbunătăți afacerea sau organizația. Dacă cheltuielile sunt mai mari decât veniturile, va exista un deficit, iar organizația va trebui să analizeze modalități de reducere a cheltuielilor; de exemplu, reducerea facturilor de utilități și a articolelor de papetărie sau căutarea de evenimente de strângere de fonduri sau donații.

Notă: Pe măsură ce câștigați experiență în dezvoltarea bugetelor, redactarea bugetelor pentru următorii ani va deveni mai ușoară. Veți ști unde să căutați informații și resurse și cum să identificați prioritățile.

Explicați cum să identificați prioritățile și resursele financiare necesare la pregătirea unui buget (secțiunea 1.2)

Pentru a menține o afacere pe drumul cel bun, prioritățile trebuie identificate corect (bugetarea prioritară) și finanțele bine planificate și gestionate.

Logica din spatele bugetării bazate pe priorități este că resursele financiare trebuie alocate elementelor bugetare - de exemplu, servicii sau proiecte - pe baza eficienței pe care acest element bugetar o are în realizarea obiectivelor și obiectivelor de mare valoare pentru organizație. Deci, elementele de la buget sunt clasificate pe baza faptelor de mai sus și finanțarea este alocată în consecință.

Acum trebuie să analizăm modalități de identificare a priorităților și a resurselor financiare.

Cum poate cineva să identifice prioritățile?

Aveți nevoie de abilități, experiență, gândire logică și o bună cunoaștere a modului în care funcționează sau operează organizația. Dacă ați redactat bugetul anului precedent, atunci veți avea o idee despre modul în care ați identificat acești factori și acest lucru vă va ușura sarcina. Elementele prioritare sunt servicii care oferă cea mai mare valoare pentru organizație sau companie.

Unele moduri în care puteți identifica prioritățile atunci când dezvoltați un buget

• Dacă ați elaborat bugete în anul (anii) anteriori, utilizați acele liste de venituri și cheltuieli proiectate ca bază. Utilizați situația financiară recentă a companiei sau a organizației pentru cifrele de vânzări și profit. Pot exista modificări minore sau fluctuații în anumite cifre, iar prioritățile s-ar fi schimbat și ele. Rețineți toate aceste modificări și luați în considerare toți factorii de mai sus în timpul redactării bugetului.

• Când acordați prioritate articolelor de la buget, analizați cu atenție fiecare articol și importanța acestuia pentru organizație. Investigați asupra domeniilor în care va avea un impact acest element și enumerați departamentele dependente de acesta; de exemplu, îmbunătățirea serviciilor IT, tehnologii îmbunătățite, reducerea costurilor, productivitatea la locul de muncă etc. Cereți persoanelor potrivite informații și idei - de exemplu, cadre superioare sau manageri, în funcție de organizație - și ajungeți la decizia de a face din un element o prioritate.
• Căutați scopuri fundamentale pentru care organizația gestionează, de exemplu, bunăstarea comunității, susținerea unei vieți sănătoase, furnizarea de servicii de calitate pentru persoanele în vârstă sau furnizarea de produse casnice de calitate la prețuri rezonabile. Creați un plan strategic pentru a identifica prioritățile.
• Puteți efectua sondaje, întâlniri sau grupuri de discuții, inclusiv cu publicul, pentru a lua decizii cu privire la prioritatea unui serviciu.

Odată ce o decizie logică este luată pe lista de priorități, trebuie să alocăm resurse pentru aceste lucruri. Pentru a face acest lucru, trebuie să identificăm resursele financiare.

Modalități de identificare a resurselor financiare necesare la pregătirea unui buget

Vor fi necesare resurse pentru cheltuielile curente, cheltuielile pe termen scurt și cheltuielile unice.

• Accesați lista de priorități pentru cheltuielile pe care le aveți. Puteți să consultați modelul de alocare a resurselor din anul precedent și să urmați acest lucru sau să faceți modificări dacă este disponibilă o alternativă mai practică și benefică. Un articol poate necesita mai multe finanțări față de altul, doar pentru că se află la un nivel de prioritate mai ridicat. Unele servicii pot avea finanțare comună.
• Uită-te la fiecare cheltuială și trasează o schiță a tuturor celor care depind de acea cheltuială; de exemplu, departamentele, zonele de servicii și zonele de operare. Investigați efectele pe care bugetul le are asupra acestor domenii de activitate și, utilizând aceste informații, întocmiți o listă prioritară. Consultați situațiile financiare anterioare. Aflați beneficiile cheltuielilor pentru aceste zone, considerându-le în același timp o prioritate.
• Verificați dacă există resurse suficiente pentru toate elementele care sunt prioritare și, dacă există o penurie, puteți căuta sponsori, puteți organiza evenimente pentru a strânge bani sau puteți colabora cu organizații de parteneriat pentru a reduce sau a împărți cheltuielile.

Notă: În funcție de organizația sau compania pentru care lucrați, dimensiunea și modul în care funcționează, este posibil să aveți nevoie de un buget global sau de mai multe bugete individuale pentru operațiuni diferite.

Explicați scopul și avantajele identificării priorităților la pregătirea unui buget (secțiunea 1.3)

Știind cum să identificați prioritățile pentru dezvoltarea unui buget are și multe avantaje.

Scopul și beneficiile identificării priorităților la pregătirea unui buget sunt:

• Un buget vă ajută să gestionați banii disponibili într-un mod foarte eficient.
• Identificarea priorităților și a resurselor disponibile vă va ajuta să alocați resursele adecvate proiectelor relevante sau prioritare.
• Odată ce aveți un buget bine planificat, puteți monitoriza eficient performanța organizației pentru a vedea dacă obiectivele și obiectivele au fost îndeplinite. Orice eroare care a survenit în deciziile bugetare sau orice performanță slabă / scăzută în afaceri din cauza bugetării ineficiente poate fi utilizată pentru a îmbunătăți procesul de luare a deciziilor în viitor.

• Ești capabil să planifici obiectivele viitoare, obiectivele și performanța organizației.
• Identificarea eficientă a priorităților vă va ajuta să stabiliți bugetele viitoare mai precis.
• Veți avea o idee clară despre când să întreprindeți acțiunile necesare dacă ceva nu iese din plan.
• Veți putea identifica problemele chiar înainte ca acestea să apară, deoarece veți monitoriza bugetul: de exemplu, nevoi financiare de urgență sau probleme cu fluxul de numerar.
• Bugetarea corectă în funcție de priorități va ajuta la buna funcționare a organizației și va spori motivația personalului.

Explicați scopul și beneficiile evaluării și justificării costurilor și veniturilor estimate (secțiunea 1.4)

După identificarea priorităților și a resurselor pentru elementele bugetare, trebuie să alocați costurile pentru fiecare articol din buget. Pentru a face acest lucru în mod eficient, trebuie să investigați și să evaluați suma necesară pentru fiecare articol din buget. În acest proces se face o analiză cost-beneficiu.

• Puteți evalua dacă un element bugetar este în concordanță cu principiile care guvernează funcționarea organizației.
• Puteți afla dacă beneficiile unei acțiuni vor depăși costurile sau dacă productivitatea va crește ca urmare a bugetului.
• Veți putea identifica dacă sunt necesare fonduri bugetare suplimentare, dacă motivul este adecvat sau dacă acestea sunt legitime.
• Puteți evita modificările de ultim moment sau puteți revizui planurile bugetare viitoare și puteți fi gata să le faceți față.
• Puteți identifica domeniile care pot necesita cheltuieli suplimentare, de exemplu proiecte care pot veni cu cheltuieli suplimentare și să fie pregătite
• Puteți fi sigur că estimările sunt realiste și exacte și le implementați fără să vă faceți griji.
• Puteți reduce costurile sau evita costurile în timp ce evaluați dacă constatați că cheltuiala nu este o cerință sau o necesitate.
• Veți putea decide cu ușurință dacă contractele (predarea unui proiect către agențiile contractate) vor fi mai rentabile decât organizația care lucrează direct la un proiect.

Iată un articol însoțitor despre negocierea bugetelor înlocuite și abilitățile necesare pentru a conveni un buget.

Sper că informațiile de aici vă vor fi utile. Vă rugăm să nu ezitați să lăsați sugestiile, experiențele și ideile dvs. în secțiunea de comentarii de mai jos.

Vă mulțumesc că ați trecut pe aici.

Toate cele bune!

Livingsta