Cum se utilizează software-ul de procesare a textului (diplomă nvq în afaceri și administrație și it)

În această parte, adică Secțiunea 1, vom analiza cum să introducem și să combinăm textul și alte informații cu precizie în documentele de procesare a textului.

Introduceți și combinați textul și alte informații cu precizie în documentele de procesare a textului

Notă: De-a lungul parcursului unității, în toate cele trei secțiuni, am adăugat cât mai multe capturi de ecran posibil. Nu veți prezenta capturi de ecran dacă scrieți răspunsuri pentru această unitate, dar vi se va cere să efectuați câteva sarcini pentru a vă testa cunoștințele și înțelegerea utilizării unui procesor de text, iar capturile de ecran pot fi utile!

1.1 Identificați ce tipuri de informații sunt necesare în documente

Un document este o înregistrare în care evenimentele sau orice informații sunt capturate și înregistrate ca dovezi, astfel încât informațiile să nu fie pierdute.

Un exemplu de document

syncfusion.com

Poate fi un document scris sau electronic și servește drept înregistrare oficială. Formatul, structura și conținutul documentelor variază în funcție de informațiile înregistrate și de scopul pentru care au fost înregistrate. Câteva exemple de documente sunt facturile, ziarele, comenzile de cumpărare, specificațiile produselor, scrisorile, jurnalele, foile de calcul, licențele etc.

Fiecare document va avea un format diferit și standarde acceptabile la care trebuie să respecte și aceste documente standard pot fi create pe baza unui șablon sau, dacă veți crea un anumit document de mai multe ori, puteți salva acel format ca șablon pentru utilizare viitoare.

Documentele stocate în format electronic sunt stocate într-un computer și există multe aplicații pentru a crea un document. Cea mai comună aplicație utilizată în majoritatea organizațiilor este software-ul de procesare a cuvintelor numit Microsoft Word care vine ca parte a pachetului Microsoft Office. Pentru a crea un document, trebuie să identificați tipurile de informații necesare pentru a crea documentul. Din nou, diferitele tipuri de informații variază în funcție de tipul de document. Mai întâi trebuie să aveți o idee clară despre ce document vor crea și în ce scop îl vor crea. Apoi, trebuie să identifice tipurile de informații necesare pentru acel document.

Toate documentele au o anumită cantitate de text și mai ales câteva numere. Pentru a clarifica înțelegerea, se pot adăuga la document clipuri, imagini, grafice, diagrame, tabele etc. Documentele electronice pot avea, de asemenea, animații și mici clipuri video și audio. În cele din urmă, pentru a spori aspectul documentului, se pot adăuga linii, margini, fundaluri etc. unui document.

Un eșantion de factură

De JRW78130 (Lucrare proprie), prin Wikimedia

De exemplu, permiteți-ne să considerăm că creați o factură. O factură va avea text, numere, sigla companiei ( aceasta va fi o imagine), adresa companiei, adresa destinatarului, numărul de fax și telefon, numărul de înregistrare TVA, numărul facturii, data facturii, referința clientului, descrierea bunurilor și serviciilor, tariful serviciului, modalitățile de plată, sfatul de remitere, detaliile modalității de plată, etc. Așadar, toate aceste informații trebuie colectate și puse împreună într-un format standard care să respecte standardele și liniile directoare ale organizației. Informațiile colectate, structura și formatul în care sunt prezentate informațiile, toate depind de tipul de document creat. Informațiile pot fi colectate din datele disponibile în organizație sau, dacă datele nu sunt disponibile, trebuie colectate de pe internet sau contactând persoanele sau organizațiile / departamentele relevante.

Atunci când utilizați imagini și alte date de pe internet și din alte surse, trebuie să vă asigurați că acestea sunt libere de utilizare, verificând licența și informațiile privind drepturile de autor. Trebuie să aveți abilitatea și abilitățile de a identifica diferite informații dintr-un grup de informații furnizat sau o listă de informații, astfel încât să poată alege informațiile potrivite necesare pentru crearea documentului.

1.2 Folosiți tehnici adecvate pentru a introduce text și alte informații cu acuratețe și eficiență

Odată ce toate informațiile necesare pentru crearea unui document sunt disponibile sau au fost colectate, trebuie să utilizați cele mai bune metode și tehnici pentru a introduce aceste informații în document, asigurându-vă că acestea sunt introduse corect și eficient.

Introduceți / Ștergeți text, Salvați fișiere - Word 2003

Pentru a introduce text într-un document, trebuie să fiți competenți în abilitățile tastaturii. Abilitățile tastaturii nu înseamnă doar tastarea alfabetelor și numerelor, ci utilizarea eficientă a tuturor tastelor și funcțiilor tastaturii. Este bine să învățați cele mai frecvente și mai des utilizate comenzi rapide de pe tastatură pentru a introduce și a forma informații cu ușurință și rapiditate. Dacă veți introduce o cantitate mare de text și numere, viteza de tastare va fi importantă împreună cu precizia și eficiența.

În afară de abilitățile de tastatură, pot fi necesare și alte abilități în funcție de dispozitivul pe care îl utilizați pentru crearea și formatarea documentelor. Utilizarea recentă a dispozitivelor cu ecran tactil și a sistemelor de recunoaștere a vorbirii va necesita cunoașterea tuturor tehnicilor necesare pentru operare, introducerea datelor și formatarea datelor pe dispozitivele pe care le utilizează.

În timp ce tastați documente, pentru a tasta cu precizie și eficiență sau a crea un document, trebuie să utilizați ambele mâini în timp ce tastați, folosind tastele corespunzătoare de pe tastatură. Poziția dvs. ar trebui să fie bună, cu spatele drept și ambele mâini la tastatură.

De multe ori, am văzut oameni care folosesc majuscule pentru a introduce majuscule, ceea ce este destul de obositor de făcut, deoarece trebuie să comutați între majuscule „ activat și dezactivat ”, înainte și după tastarea literei mari. Cel mai bun și mai simplu mod de a tasta o literă majusculă este să folosiți tasta Shift. Tasta Shift + orice alfabet vă va permite să tastați litera mare a alfabetului respectiv.

Notă: Exersați acest lucru, Shift + alfabet, credeți-mă că este ușor și veți simți diferența!

Unele dintre comenzile rapide folosite frecvent sunt Ctrl + S pentru salvare, Ctrl + C pentru copiere, Ctrl + V pentru lipire, Ctrl + X pentru tăiere, Ctrl + Z pentru anulare, Ctrl + A pentru selectarea tuturor, etc. Backspace și tastele de ștergere sunt utilizate în mod obișnuit la formatarea și tastarea textului. Bara de spațiu este utilizată pentru a crea spațiu între cuvinte.

În afară de abilitățile de tastatură, trebuie să utilizați și diferitele opțiuni de formatare disponibile pe software-ul de procesare a textului. Există diverse opțiuni, cum ar fi orientarea paginii, tabele, gloanțe și numerotare, coloane multiple, inserarea de simboluri, artă, casetă text etc. document. De asemenea, puteți utiliza diferite fonturi și spațiu pentru a face informațiile să arate îngrijite și clare.

După crearea cu succes, cea mai importantă parte a unui document este gramatica și verificarea ortografică. Procesoarele de text nu găsesc și corectează întotdeauna toate erorile dintr-un document. De exemplu, dacă tastați „pălărie” în loc de „acel” procesor de text nu va marca întotdeauna această greșeală pentru dvs. Deci, este întotdeauna cel mai bine să vă corectați manual documentul de două ori sau de trei ori și, dacă este posibil, puteți solicita unei terțe persoane să îl citească în mod corect, deoarece aceasta va asigura acuratețea și eficiența.

1.3 Selectați și utilizați șabloane adecvate în diferite scopuri

Șabloanele sunt documente pre-proiectate care au un model stocat în ele și sunt ușor disponibile pentru a fi utilizate. Au deja câteva detalii care pot fi adaptate sau editate în funcție de nevoile cuiva. De asemenea, vă puteți proiecta și salva propriul șablon în funcție de nevoile dvs. și de nevoile documentelor pe care le veți crea. Acest lucru vă va ajuta să vă concentrați asupra conținutului documentului în viitor, mai degrabă decât să pierdeți timp la proiectarea documentului.

Creați un document nou bazat pe un șablon Microsoft Word 2003

Pentru a pune toate informațiile împreună folosind abilitățile pe care le deține, trebuie să alegeți șablonul adecvat pentru documentul pe care îl veți crea.

De exemplu, procesorul de text poate avea șabloane existente pentru documente precum fax, scrisoare sau o pagină web. Deci, dacă veți crea orice document care se potrivește cu șabloanele disponibile, atunci puteți continua și utiliza șablonul pre-proiectat disponibil. În alte cazuri, va trebui să creați propriul șablon pentru tipul de document pe care îl veți crea.

De asemenea, majoritatea șabloanelor vin cu fonturi pre-proiectate, schemă de culori, formatare etc., dar le puteți schimba oricând pentru a se potrivi nevoilor și scopului dvs.

Dacă creați mai multe documente de același tip și format sau, dacă în viitor creați un anumit document, ar trebui să salvați formatele ca șablon, astfel încât să puteți menține acest standard în timp ce creați documente în viitor și economisiți și timp.

Câteva exemple pentru aplicarea eficientă a formatării și alegerea șabloanelor unui document sunt, utilizarea coloanelor multiple pentru articolele de știri, utilizarea portretului A4 pentru antet și pentru litere, modul peisaj pentru tabele etc. Trebuie să creați documente care sunt clare și care vor creați un impact asupra cititorului. Așadar, folosiți întotdeauna cele mai bune caracteristici disponibile pe procesorul Word pentru a crea documente impresionante.

Scopul utilizării șabloanelor este de a crea un design eficient al documentelor. Proiectarea documentelor nu se referă doar la aspect, ci și la modul în care sunt prezentate informațiile. Informațiile importante din document trebuie să iasă în evidență. Deci, este importantă o selecție atentă a conținutului, aspectelor, culorilor, temelor, fonturilor, stilurilor, tabelelor, notelor de subsol, imaginilor, diagramelor etc.

Orice informație, cum ar fi data, adresa și informațiile de contact, numerele de pagină pot fi salvate în șablon pentru utilizare ulterioară și pentru a evita introducerea lor din nou.

1.4 Identificați când și cum să combinați și să combinați informații din alte programe software sau alte documente

Crearea unui document nu înseamnă întotdeauna crearea unui document nou și introducerea de informații noi pe care le aveți în mână. Uneori va trebui să combinați și să combinați informații din alte documente și software. De exemplu, poate fi necesar să trageți informații dintr-o foaie de calcul Excel sau să legați un document cu un document PDF și uneori ați fi creat mai multe documente individuale în procesorul de text și poate fi necesar să le legați sau să le combinați toate într-un singur document unic.

De exemplu, pentru a combina mai multe documente Word într-un singur document, trebuie mai întâi să creați un document gol și să setați aspectul paginii similar cu documentele care urmează să fie combinate. De asemenea, puteți deschide unul dintre documentele care trebuie combinate, faceți clic pe Salvați ca și salvați-l ca un document nou cu un nume diferit și apoi ștergeți conținutul acestuia, păstrând astfel aspectul.

Faceți clic pe Inserare - Fișier

Pentru a insera un tabel, faceți clic pe Tabel - Inserare - Tabel

În timp ce colectează informații, candidatul ar trebui să analizeze și să decidă ce informații sunt necesare și dacă informațiile colectate sunt fiabile și exacte.

Tabelele sunt o opțiune bună pentru a împărți informațiile în spațiile prescrise. Oferă un aspect vizual îngrijit și facilitează scanarea și compararea datelor din document. Pentru a insera un tabel într-un document Word, trebuie să accesați meniul tabel, să faceți clic pe inserare și să faceți clic pe tabel. Puteți edita tabelul cu numărul de rânduri și coloane, culoare de umplere, margini și umbrire și alte caracteristici conform cerințelor dvs.

1.7 Stocați și recuperați fișierele de documente și șabloane în mod eficient, în conformitate cu ghidurile și convențiile locale, acolo unde sunt disponibile

Odată ce documentul a fost creat, candidatul ar trebui să-l poată salva într-o locație de unde poate fi recuperat cu ușurință pentru utilizare și referință viitoare. Acum, un document creat folosind orice procesor de text, poate fi salvat într-unul dintre numeroasele formate disponibile, dar nu toate procesoarele de text vor accepta toate tipurile de fișiere. De exemplu, când faceți clic pe Fișier -> Salvare ca -> Veți primi o casetă de dialog care vă solicită o locație pentru a salva documentul și, de asemenea, un format în care să salvați documentul.

Pentru a salva fișierul într-un format necesar, fișier - Salvare ca

Dacă documentul va fi distribuit persoanelor sau organizațiilor care nu vor utiliza Microsoft Word, cel mai bine este să salvați documentul în format.rtf (Rich Text Format). Cel mai bine este să salvați documentul într-un format cât mai simplu posibil, pentru a evita erorile în timp ce încercați să deschideți documentul în alte procesoare de text. O idee bună și o înțelegere cu privire la problemele de compatibilitate a fișierelor vă vor fi de mare ajutor. Există diferite formate, cum ar fi, document Word, șablon document Word, format text simplu, format text bogat, format pagină web etc. Dacă toată lumea care va accesa documentul va folosi Microsoft Word, atunci este mai bine să salvați documentul în formatul.doc.

Denumirea documentului este un alt aspect foarte important. Utilizați întotdeauna nume semnificative, astfel încât să vă fie mai ușor să identificați acest document pentru recuperare în viitor. Candidații ar trebui să aibă, de asemenea, o idee bună despre salvarea documentelor în diferite alte formate, adică schimbarea formatului documentelor în HTML sau RTF etc., dacă este necesar, folosind opțiunea Salvare ca din meniul Fișier. De asemenea, trebuie să știți unde să salvați documentul pentru o recuperare mai ușoară. Asigurați-vă că numele documentelor nu au spațiu de caractere speciale în ele. Cel mai bine este să aveți o copie de rezervă a tuturor documentelor în cazul în care se întâmplă să existe o problemă de server sau de stocare sau o eroare hardware.

Trebuie să aveți în vedere, indiferent dacă au respectat toate regulile și liniile directoare ale organizației în timpul creării documentului. Asigurați-vă că verificați dacă există stiluri sau formate sau șabloane interne și, dacă da, mergeți după ele. Fiecare organizație are reguli și linii directoare pentru pregătirea, structurarea, denumirea și stocarea documentelor. Există reguli care trebuie respectate în timp ce preluați sau partajați și documente. Fiți întotdeauna atenți la ceea ce salvați și unde salvați. Cel mai bine este să stocați împreună documente conexe și să urmați o metodă consistentă pentru a denumi fișiere și foldere.

Există, de asemenea, o opțiune „Căutare” pentru a căuta un document în cazul în care ați uitat unde ați stocat sau salvat documentul. De asemenea, cuvântul afișează o listă de documente recente de unde puteți ridica documentul dacă l-ați salvat recent.

Vă rugăm să feedback:

Sper că aveți cunoștințe și înțelegeri

• Diferitele tipuri de informații de care avem nevoie pentru a crea un document
• Tehnicile pe care trebuie să le folosiți pentru a introduce informații
• Utilizarea stilurilor și șabloanelor
• Cum se combină sau se îmbină documente
• Diferitele instrumente de editare
• Cum se stochează și se recuperează documente în mod eficient.

Sper că această secțiune ți-a fost de ajutor. Vă rugăm să urmați linkurile de mai jos pentru secțiunile 2 și 3.

Secțiunea 2 - Creați și modificați aspectul și structurile pentru documentele de procesare a textelor (Software de procesare a textelor, Întrebările 2.1 până la 2.4)

Secțiunea 3 - Utilizați instrumentele software de procesare a textelor pentru a formata și prezenta documentele în mod eficient pentru a îndeplini cerințele (Software de procesare a textelor, Întrebările 3.1 la 3.6)