Nivelul 3 Nvq: comandarea produselor și serviciilor în afaceri și administrație

Obținerea diplomei de nivel 3 în afaceri și administrație necesită o cunoaștere aprofundată a comenzii de produse și servicii.

Introducere în această unitate

Această unitate este o unitate opțională de nivel 3 de grupa B cu 5 credite, o unitate destul de lungă. La finalizarea acestei unități, candidatul va fi capabil să identifice și să utilizeze diferite produse și servicii, să scrie specificații pentru produse și servicii și să se asigure că produsele și serviciile respectă așteptările și standardele organizației sau ale companiei.

Candidatul ar trebui să poată explica motivul pentru care se aleg produse de bună calitate, dar cu cea mai bună valoare pentru bani. De asemenea, aceștia ar trebui să poată explica cum să negocieze cea mai bună valoare pentru bani. Candidatul va trebui să știe cum și de ce să mențină relații bune cu furnizorii și furnizorii de servicii și, de asemenea, să știe și să înțeleagă ce este un lanț de aprovizionare și cum funcționează.

În plus față de acest articol, există o declarație personală care acoperă o parte majoritară a unității!

1.1 Identificați diferite surse de informații despre produse și servicii pentru o organizație.

Companiile caută întotdeauna informații despre produsele pe care le folosesc în diferite surse și furnizori, astfel încât să poată lua o decizie bună cu privire la ceea ce au nevoie pentru ca afacerea lor să fie eficientă. Ei analizează costurile produselor cu diferite companii; se uită la prețul serviciilor individuale și găsesc cea mai bună potrivire, adică produsul care se potrivește cel mai bine organizației lor în ceea ce privește costurile și calitatea. Informațiile pentru acestea pot fi colectate prin cataloage, site-uri web, ziare, pliante sau prin apelarea și vizitarea companiilor.

1.2 Explicați cum să utilizați diferite surse de informații despre produse și servicii.

Informațiile despre produse și servicii sunt fie disponibile online, fie în broșuri sau pot fi obținute direct de la companie. Trebuie să utilizați aceste informații pentru a identifica serviciul sau produsul care se potrivește cel mai bine nevoilor companiei și ale angajaților. Diferite surse ajută, de asemenea, la compararea diferitelor produse și servicii pentru a alege unul potrivit. Le putem solicita să ne trimită mostre și cataloage pentru a arunca o privire asupra costurilor și calității. De asemenea, pentru achizițiile în bloc putem solicita cotații și alege-o pe cea mai bună.

1.3 Descrieți cum să scrieți o specificație pentru un produs sau serviciu.

Specificația este o descriere a articolelor pe care doriți să le cumpărați și a ceea ce furnizorul trebuie să citeze și să furnizeze.

Când scrieți o specificație pentru un produs:

Orientările trebuie să fie clare și scurte.
Trebuie să includă costurile, cantitatea și să specifice dacă este pentru livrare sau colectare.
De asemenea, trebuie să includă manuale sau note de sănătate și siguranță.
Asigurați-vă că înțelegeți ce este necesar.
Cercetează cu atenție piața discutând cu diferiți furnizori cu privire la costuri și la scările de livrare
Identificați posibilele riscuri asociate achiziționării de produse
Aveți o înțelegere clară a bunurilor și serviciilor de către fiecare furnizor

1.4 Identificați sursele de produse și servicii care îndeplinesc așteptările de calitate ale unei organizații.

Atunci când selectați produse și servicii pentru o organizație, asigurați-vă că obțineți cotații de la diferiți furnizori de servicii și companii, astfel încât să puteți compara diferitele servicii și să o alegeți pe cea care este rentabilă. Al doilea lucru care trebuie avut în vedere este calitatea. Comparați diferite servicii și faceți vizite la companii pentru a vedea ce servicii oferă și pentru a fi martorii calității serviciilor înainte de a alege ce să cumpărați. Calitatea înseamnă foarte mult pentru o organizație.

Odată ce cele de mai sus sunt finalizate, comparați pentru a alege cel mai bun serviciu care este atât rentabil, cât și de bună calitate și cumpărați-le.

1.5 Explicați scopul selectării produselor și serviciilor care îndeplinesc așteptările de calitate ale unei organizații.

Fiecare organizație se gândește bine înainte de a cumpăra produse. Ei cumpără numai lucruri care sunt necesare. Pentru a avea succes în afacerea lor, trebuie să cumpere produse sau servicii cu o înțelegere clară a cerințelor clienților lor. Doar dacă organizația selectează produse și servicii care îndeplinesc așteptările de calitate, vor putea oferi cel mai bun serviciu clienților lor.

Este, de asemenea, esențial pentru beneficiile angajaților care lucrează pentru organizație. Pentru ca o organizație să aibă succes și eficiență, calitatea trebuie să se răspândească în toate persoanele, departamentele, activitățile și funcțiile.

1.6 Descrieți cum să negociați cea mai bună valoare pentru bani.

Negocierea celei mai bune raporturi calitate-preț este importantă pentru a vă menține la maximum bugetul și, de asemenea, pentru a economisi cheltuieli. Înainte de negociere, adunați cât mai multe informații despre produsele sau serviciile pe care doriți să le achiziționați și apoi asigurați-vă că serviciul sau produsul este calitativ și util pentru organizație. Verificați același produs cu companii diferite; puteți face acest lucru cercetând online, verificând broșuri, sunând la companii sau vizitându-le personal.

Odată decis, alegeți un preț cerut și rămâneți ferm pe el. Ar trebui să fiți gata să plecați dacă furnizorul nu este de acord. S-ar putea să revină la dvs. pentru negocieri sau o altă companie vă poate oferi tarife competitive.

1.7 Explicați scopul dezvoltării și menținerii unor relații bune cu furnizorii și modalitățile de a face acest lucru.

Menținerea unor relații bune cu furnizorii este o bună practică de afaceri. Beneficiază atât organizația care este dumneavoastră, cât și furnizorul. Furnizorii îți pot oferi oferte și pot fi flexibili în a face afaceri dacă relația ta cu ei este bună. Asigurați-vă întotdeauna că decontați toate conturile la timp, fiți atenți la reprezentanții de vânzări, plasați comenzi cu mult înainte de timp, acordând furnizorului suficient timp să vi-l livreze la timp, mai degrabă decât să le faceți în ultimul moment și, în cele din urmă, fiți foarte precaut. despre bunuri deteriorate sau lipsă. Trebuie tratat cu grijă.

1.8 Descrieți un lanț de aprovizionare și cum funcționează.

Conform Wikipedia și a altor definiții de pe net,

Într-un lanț de aprovizionare au loc diferite activități, cum ar fi transformarea unui produs dintr-o resursă naturală sau materii prime într-un produs final sau finit care va fi livrat clientului sau clientului. Lanțul de aprovizionare este format din toate părțile implicate, cum ar fi echipa de producție, compania, furnizorul, organizația către care este livrat și clienții care îl achiziționează. Practic sunt producătorii, furnizorii sau angrosiștii, comercianții cu amănuntul și consumatorii.

Pe scurt, un lanț de aprovizionare transmite un produs de la un furnizor la un consumator și fiecare persoană implicată în lanț contribuie la lanțul de aprovizionare.

2.1 Descrieți procedurile pentru comandarea și furnizarea de produse și servicii pentru o organizație.

Comandarea și furnizarea de produse și servicii pentru o organizație este o sarcină foarte importantă, deoarece implică îngrijirea clienților. Produsele pot include lucruri de bază, cum ar fi rechizite de birou, cum ar fi materiale de imprimare, echipamente staționare, echipamente IT, etc. Serviciile pot include orice serviciu preluat de la o altă organizație sau furnizor. De exemplu, organizația noastră primește servicii de la NHS și case de îngrijire.

Atunci când comandă servicii și produse, persoana responsabilă trebuie să comande suficientă cantitate, astfel încât să nu se epuizeze și să afecteze funcționarea organizației. De exemplu, dacă rămânem fără plicuri, materiale de imprimare etc., aceasta poate afecta organizația în diferite moduri.

Următoarele proceduri trebuie respectate la comanda produselor:

Când comandați rechizite de birou, indicați detaliile clare și exacte ale produselor, inclusiv codul produsului, acolo unde este posibil.
Dimensiunea, culoarea și orice alte detalii trebuie specificate
Asigurați-vă că primiți formularul de comandă autorizat de managerul biroului
Comanda se poate face printr-un formular de comandă sau prin cataloage din sistem, iar în biroul nostru se face pe SRM.
Atunci când comanda de aprovizionare staționară este livrată, aceasta trebuie verificată temeinic articol cu articol pentru a se asigura că toate livrările solicitate din comanda de cerere au fost livrate corect și în cantitatea corectă comandată.
Comanda de cerere este semnată de persoana care verifică livrările pentru a arăta că comanda livrată este de acord.
Orice articol care nu este corect sau deteriorat oricum trebuie returnat cât mai curând posibil și înlocuit de furnizor pentru a evita întârzierile inutile.

2.2 Descrieți nevoile și prioritățile pentru comandarea și furnizarea de produse și servicii pentru o organizație.

Când comandați produse și servicii pentru o organizație, verificați dacă acestea sunt cu adevărat esențiale pentru organizație și cum va ajuta la buna funcționare a organizației, care sunt argumentele pro și contra, cine au nevoie de ele și ce vor fi celelalte avantaje ale utilizării acestor produse și servicii. De asemenea, acordați prioritate produselor în funcție de nevoile lor și comandați-le doar pe cele mai esențiale, deoarece comanda a tot ceea ce este solicitat poate cauza o problemă mai târziu în exercițiul financiar la buget.

2.3 Explicați scopul de a avea politici organizaționale pentru acceptarea cadourilor și ospitalitate.

Este important ca o organizație să aibă la dispoziție o politică scrisă care reglementează relația dintre companie, personalul acesteia și mediul extern. Fiecare organizație are o politică privind acceptarea cadourilor. În compania noastră, acceptarea cadourilor sau a ospitalității fără autorizare sau divulgare nu este acceptabilă . Acest lucru clarifică standardele pentru organizație și le spune angajaților ce se așteaptă de la ei și protejează compania sau organizația. Acceptarea cadourilor poate da naștere la suspiciuni de conduită necorespunzătoare.

Conform politicii privind cadourile și ospitalitatea,

3.1 Explicați scopul monitorizării și evaluării procedurilor pentru comandarea și furnizarea de produse și servicii și modalitățile de a face acest lucru.

Monitorizarea și evaluarea procedurilor de achiziții este o parte integrantă a managementului unei organizații. Un nivel ridicat de atenție și concentrare este implicat în timpul procesului de achiziție. Orice comandă trebuie monitorizată și evaluată pentru a evita pierderea pentru organizație.

Monitorizare: În acest proces, produsele sunt revizuite în mod continuu. Comenzile sunt monitorizate pentru a vedea dacă sunt finalizate la timpul necesar și dacă obiectivul este atins, care include bugetul și alte nevoi. Prin monitorizare, se pot întreprinde acțiunile necesare dacă apar probleme și se pot preveni practicile rele.

Evaluare: Aceastase face pentru a analiza progresul către obiective și obiective care au fost deja stabilite. În toate organizațiile, produsele și serviciile ar trebui să fie evaluate lunar, trimestrial sau anual, în funcție de capacitatea sau capacitatea acestora. Ajută la urmărirea dacă obiectivele și planurile au fost îndeplinite, deschizând astfel o cale pentru planurile viitoare.

Acestea pot fi realizate de

Elaborați o listă de verificare pentru a vedea dacă se respectă procedurile de achiziție. Pregătiți lista de verificare cu discuții între membrii echipei și membrii organizației, așa cum se întâmplă cu toată lumea și nu doar cu voi
Dacă există nelămuriri, acesta poate fi identificat urmând o diagramă sau un grafic. Zonele de risc pot fi identificate și soluțiile pot fi căutate de la oameni cu experiență.
Ar trebui să urmăriți și să urmăriți fiecare achiziție, pe parcursul întregului proces de achiziție.
De asemenea, stabiliți întotdeauna dacă metoda de achiziție utilizată a fost adecvată pentru bunurile sau serviciile achiziționate.
Documentați toate achizițiile și tranzacțiile.

3.2 Descrieți acțiunile care pot fi întreprinse pentru a îmbunătăți eficiența în comandarea și furnizarea de produse și servicii.

Eficiența în comandarea și furnizarea de produse și servicii poate fi îmbunătățită prin următoarele acțiuni:

Comandați prin sistemul furnizat de companie pentru a evita orice probleme.
Alegeți cea mai rentabilă și calitativă companie
Păstrați întotdeauna o listă de articole care urmează să fie comandate, dacă comanda se face periodic, de exemplu, o dată pe lună, astfel încât să nu pierdeți niciun articol.
Dacă nu primiți o comandă la timp, consultați furnizorul pentru a vedea care este motivul.
Asigurați-vă că alegeți articolele corecte cu coduri și cantități corecte și verificați întotdeauna dacă comenzile peste o limită de prag au fost aprobate de manager.
Odată livrată comanda, verificați factura și primirea mărfurilor factura și trimiteți-o echipei centrale de plăți, astfel încât furnizorul să fie plătit la timp.

3.3 Descrieți modalități de a obține o mai bună valoare pentru bani pentru produsele și serviciile furnizate.

Toate achizițiile publice de bunuri și servicii trebuie să se bazeze pe raportul calitate-preț. Raportul calitate-preț nu se referă la obținerea celui mai mic preț inițial, ci la calitate și cost pentru servicii calitative

O mai bună valoare pentru bani din achiziții poate fi obținută în mai multe moduri:

Obținerea unui nivel crescut sau a unei calități a serviciilor la același cost.
Evitând achizițiile inutile, deoarece acest lucru risipește bani.
Asigurarea faptului că nevoile utilizatorilor sunt satisfăcute calitativ.
Puteți oricând să colaborați cu alte departamente și să plasați comenzi în bloc, deoarece pot exista reduceri mai bune la achiziționarea în bloc.
Relația dintre dvs. și furnizor trebuie să fie bună pentru a avea afaceri rentabile.

De ce este important să selectați produse și servicii care reprezintă cea mai bună valoare pentru bani?

Atunci când alegeți produse și servicii, este important să alegeți în orice moment cele care reprezintă cea mai bună valoare pentru bani. Acest lucru este important deoarece:

Are un echilibru corect între cost și calitate, iar aceste servicii sunt cele mai fiabile.
Cel mai bun raport calitate-preț îi lasă atât pe furnizor, cât și pe client, fericiți, deoarece soldul exclude dezacordurile.
Ajută la construirea unei relații client-furnizor
Aceste produse durează mai mult și economisesc la atâtea alte cheltuieli mici. De exemplu, atunci când te uiți la costul unui produs scump, acesta va fi mult mai ieftin în comparație cu costul total pe viață al unui produs cumpărat inițial mai ieftin și apoi a avut alte cheltuieli mici pe durata acestuia.
Termenii de livrare vor fi mai rapizi, economisind astfel pierderile din afacere și operațiunile sale.
Termenii de plată vor fi flexibili, iar prețurile nu variază des.
Astfel economisiți bani fără să sacrificați calitatea, dar cea mai bună valoare pentru bani nu înseamnă întotdeauna economisirea banilor. De exemplu, un furnizor care oferă servicii de calitate cu răspunsuri rapide la un preț mai ridicat poate fi în continuare cea mai bună valoare pentru bani, deoarece ați primit servicii de calitate pentru banii pe care i-ați cheltuit.