Software de procesare text: diplomă nvq în afaceri și administrație și acesta: partea a II-a

Creați și modificați aspectul și structurile pentru documentele de procesare a textului

Un document nu poate fi scris doar cu text și imagini împrăștiate pe ici pe colo. Toate documentele au nevoie de o prezentare îngrijită, cu o structură și un aspect standard. Pentru a realiza acest lucru, trebuie să știți cum să structurați documentul, ce tehnici și instrumente sunt necesare pentru acest lucru și unde să le găsiți.

2.1 Identificați cerințele documentului pentru structură și stil

Orice document care a fost creat trebuie să respecte anumite standarde pentru ușurința lizibilității și pentru a menține profesionalismul. Dacă ne uităm în general la structura standard a oricărui document, acesta va avea o pagină de titlu, un cuprins, introducere, un corp pentru document și așa mai departe.

Exemplu de pagină de titlu pentru un document

nsf.gov

Fiecare parte a documentului are propriul stil și structură.

De exemplu, pagina de titlu a documentului va avea titlul raportului, data, starea documentului etc., cuprinsul va avea toate secțiunile și subsecțiunile documentului, cu numerele de pagină relevante și așa mai departe.

În funcție de tipul de document, trebuie să configurați un aspect de pagină standard pentru paginile din procesorul de text. Unele dintre setările de bază includ dimensiunea hârtiei, tipul hârtiei, orientarea hârtiei, fontul de bază, limba, setările datei, justificarea conținutului din document, margini, spațierea liniilor, coloanele, antetele, subsolurile, numerele paginilor, titlurile paragrafelor, tabelele, și atâtea altele în funcție de scop.

În afară de acestea, trebuie să analizăm partea grafică a documentului. Grafica pe care o utilizați într-un document va trebui, de asemenea, să fie în conformitate cu anumite standarde. Trebuie să fie simple și să conțină conținutul documentului (să fie semnificativ) , să fie subtitrate în mod corespunzător, să fie etichetate, dacă este necesar, cu legende, dacă există.

Următorul aspect important care trebuie luat în considerare într-un document este gramatica, lizibilitatea și stilul documentului. Verificați ortografia și verificați dacă există erori în gramatică. Unele standarde de bază sunt evitarea sublinierii textului, folosirea ghilimelelor simple în loc de ghilimele duble, lăsarea spațiului între propoziții și paragrafe, verificarea semnelor de punctuație etc. De asemenea, este mai bine să utilizați vocea activă în timp ce scrieți un document, mai degrabă decât vocea pasivă.

După ce toate stilurile și structura documentului sunt îngrijite, pagina configurată trebuie să fie ajustată astfel încât documentul să arate îngrijit și prezentabil pentru imprimare și citire.

2.2 Identificați ce șabloane și stiluri sunt disponibile și când să le utilizați

O colecție de specificații, cum ar fi dimensiunea unei pagini, orientarea paginii, marginile, fonturile, spațiere între linii etc., se numește șablon. Fiecare document creat în Word se bazează pe un șablon.

De exemplu, atunci când deschideți un document nou în Word, Word folosește un șablon implicit cu unele setări normale sau implicite și acesta se numește șablon Normal.

Un șablon vine, de asemenea, cu stiluri pentru document.

De exemplu, pentru un șablon normal, stilul implicit este stilul normal. Va avea fontul implicit, dimensiunea fontului, spațiere între linii, marjă și așa mai departe. Există diferite alte stiluri disponibile în cadrul cuvântului însuși ( Format -> Stiluri și formatare ) din care puteți alege unul sau puteți modifica un stil existent sau vă puteți crea propriul stil.

În funcție de fiecare organizație și departament în care lucrați, este posibil să aveți deja diferite șabloane care au fost proiectate anterior pentru scopuri specifice, luând în considerare nevoile și cerințele organizației și standardele acesteia. Șabloanele pot avea diferite formate pentru pagină, stiluri diferite și unele texte standard, toate în funcție de nevoile și standardele organizației.

De exemplu, un antet pe care îl are fiecare organizație este un exemplu de șablon. Poate avea informații de bază și informații de contact despre companie. Aceste șabloane pot fi modificate sau puteți crea șabloanele și le puteți salva într-o locație ușor accesibilă pe hard disk. Aspectul unui document este determinat de stilurile și specificațiile documentului.

Șabloanele pot fi șabloane implicite normale sau șabloane cu macrocomenzi. Dacă trebuie să creați un șablon pentru documente pe care le veți crea destul de des, atunci ceea ce trebuie să faceți este: Creați un șablon cu stilul și specificațiile necesare și adăugați textul care va apărea de fiecare dată când se creează un nou document, apoi salvați șablonul cu un nume semnificativ. Dacă doriți să modificați un șablon deja existent în funcție de nevoile dvs., deschideți un șablon deja existent, efectuați modificările necesare și salvați-l cu un alt nume.

Tutorial Word 2003 Utilizarea șabloanelor

Există două tipuri de șabloane: șabloane încorporate și șabloane personalizate.

Șabloanele încorporate vin cu o structură prestabilită care a fost proiectată pentru diferite tipuri de documente.

De exemplu, fax, note, scrisori, CV-uri, rapoarte etc.

Șabloanele personalizate sunt șabloane create de utilizator, atunci când un șablon încorporat pentru scopul și cerința lor nu este disponibil sau cel disponibil nu este satisfăcător. Utilizatorul creează un șablon folosind formatarea și stilurile proprii și îl salvează împreună cu alte șabloane, astfel încât să fie disponibile pentru utilizare ulterioară.

Fișier - Șabloane - Verificați „Actualizați automat stilurile de document”

michaelgoerz.net

În cazurile în care doriți să reformatați stilurile unui document existent în stilurile pe care le-ați creat într-un șablon nou, puteți realiza acest lucru atașând șablonul nou creat la documentul care necesită reformatare.

Pentru a atașa un șablon la un document, Fișier -> Șabloane -> Bifați opțiunea „Actualizare automată a stilurilor de document” -> Faceți clic pe Ok

Word va suprascrie stilurile care au nume potrivite în vechiul document, iar șablonul nou și stilurile noi sunt adăugate la lista de stiluri. În acest proces, doar stilurile se schimbă și alte specificații, cum ar fi marginea, antetele, subsolurile, etc. nu se modifică deoarece sunt setări la nivel de document. Setările la nivel de document înlocuiesc întotdeauna setările la nivel de șablon.

Pentru a privi formatarea și stilurile disponibile, faceți clic pe Format - Stiluri și formatare

Introducerea tabelului

Tabelele sunt utilizate în diferite tipuri de documente în diverse scopuri și există diferite tipuri de tabele. Vom analiza diferitele setări și caracteristici disponibile pentru a modifica un tabel și pentru a organiza informații în acesta.

Creați sau introduceți un tabel - Tabel -> Inserare -> Tabel -> Setați numărul de rânduri și coloane -> Puteți utiliza Autofit la conținut care va regla tabelul în funcție de conținut sau selectați ajustarea automată la fereastră, care va întinde masa până la marginile paginii.

Adăugați și modificați structura tabelului - Puteți oricând să faceți clic dreapta pe un tabel și să accesați proprietățile tabelului și să faceți atâtea modificări la proprietățile tabelului. De asemenea, puteți adăuga și șterge rânduri și coloane, puteți modifica lățimea, marginile, umbrirea și multe alte proprietăți pentru un tabel.

Pentru a converti textul în tabel, mai întâi introduceți datele separate prin file sau virgulă, aici am separat datele prin file

Pentru a îmbina celulele într-un tabel, selectați celulele pe care doriți să le îmbinați - faceți clic dreapta pe celulele selectate - alegeți „combina celulele”

Îmbinați și împărțiți celulele într-un tabel - pentru a îmbina celulele, selectați celulele pe care trebuie să le îmbinați -> faceți clic dreapta pe ele -> faceți clic pe îmbinare celule.

Pentru a împărți celulele -> faceți clic dreapta pe celula pe care trebuie să o împărțiți -> faceți clic pe divizare celule -> setați numărul de rânduri sau coloane în care doriți să fie împărțită celula

Aliniați textul orizontal sau vertical într-un tabel - Selectați celulele în care doriți să aliniați textul. Faceți clic dreapta pe ele -> faceți clic pe „Direcția textului” -> apoi alegeți alinierea de care aveți nevoie

Marja celulei, Borduri și umbrire într-un tabel - Faceți clic dreapta pe masă -> faceți clic pe Borduri și umbrire -> modificați setările pentru margini, margini și umbrire

Cum se creează un formular?

Vom analiza, de asemenea, cum să creați și să modificați un formular. Formularele sunt documente text care au câmpuri de formular pe care le completați atunci când este necesar. Aceste formulare pot fi utilizate pe computer sau tipărite și completate. Similar cu alte documente, formularele pot fi, de asemenea, salvate ca șablon. Pentru a crea un formular, MS Word -> Nou -> Document gol -> Puteți introduce titlul necesar și alte detalii, după caz. De asemenea, puteți utiliza un tabel pentru a oferi formularului un aspect profesional.

Vizualizare - Bare de instrumente - Formulare, va afișa bara de instrumente pentru formulare

Pentru a adăuga gloanțe și stiluri de listă - Format - Gloanțe și numerotare

Stilurile încorporate facilitează munca atunci când creați titluri, paragrafe și cuprins. De exemplu, când selectați manual un titlu, modificați fontul, dimensiunea fontului, culoarea fontului, efectuați acțiunile în trei pași pentru a obține rezultatul și va trebui să repetați acest lucru pentru fiecare titlu. Dar când schimbați stilurile cu stilurile încorporate sau deja create, terminați lucrarea cu un singur clic.

Stilurile conectate schimbă stilurile caracterului și ale paragrafului împreună și sunt marcate cu „ ¶a” la final. Aceste stiluri se comportă fie ca un paragraf sau ca stil de caractere și pot fi aplicate făcând clic oriunde în interiorul paragrafului pentru a aplica întregul paragraf, sau puteți selecta o secțiune specifică a paragrafului și puteți aplica stilul dacă aveți nevoie de stilul aplicat doar părții din paragraf.

Stilele listelor sunt folosite pentru a schimba aspectul listelor. Are niveluri de ierarhie cu indentare și stiluri de numerotare.

Stilurile de masă sunt folosite pentru a schimba aspectul tabelelor. Acestea vin cu aspect diferit la margini, umbrire, aliniere și fonturi în tabele.

Vă rugăm să feedback:

Sper că veți cunoaște cu toții

• Studierea structurii și aspectului necesare pentru un document
• Stiluri și șabloane disponibile
• Folosind tabele și alte informații necesare pentru document
• Aplicarea tehnicilor de mai sus la document

Am încercat din răsputeri să atașez capturi de ecran la majoritatea acțiunilor explicate aici. Unele capturi de ecran sunt din Microsoft Word 2010 și le voi înlocui cu Word 2003 cât mai curând posibil.

Sper că ați găsit utile aceste informații. Vă rugăm să nu ezitați să ne faceți feedback și să puneți orice întrebări dacă aveți. Prima secțiune a acestei unități se găsește pe linkul de mai jos

Secțiunea 1 - Introduceți și combinați textul și alte informații cu precizie în documentele de procesare a textelor (Software de procesare a textelor, întrebările 1.1 până la 1.7)

Următoarea secțiune a acestei unități se găsește pe linkul de mai jos

Secțiunea 3 - Utilizați instrumentele software de procesare a textelor pentru a formata și prezenta documentele în mod eficient pentru a îndeplini cerințele (Software de procesare a textelor, Întrebările 3.1 la 3.6)