Cum se folosește graficul pert pentru managementul de proiect

Ce este PERT?

PERT, tehnica de evaluare și revizuire a proiectului, este o metodă de planificare detaliată a proiectului care include aceste două componente:

• Media PERT: o tehnică precisă de estimare a timpului și a costurilor, utilizând media statistică.
• Diagrama PERT: o diagramă care permite programarea detaliată a tuturor activităților proiectului.

PERT a fost dezvoltat de NASA, dar nu este știință de rachete. Matematica este simplă - adunare și scădere - și oricum este realizată de orice program software de management de proiect. Logica este simplă, de asemenea.

• Estimăm timpul pentru fiecare sarcină luând în considerare estimările optimiste, probabile și pesimiste.
• Am stabilit un calendar de planificare care include toate activitățile de lucru și, de asemenea, ia în considerare dependențele dintre activități, adică activitățile care trebuie făcute înainte ca altele să poată fi realizate.

Să analizăm fiecare dintre aceste două elemente ale tehnicii PERT: estimarea PERT și graficul PERT. Vom termina vorbind despre cum să transformăm o diagramă PERT într-un program de proiecte din lumea reală, numit diagramă Gantt.

Cuprins

• Estimare PERT

  Calculați o estimare realistă a timpului necesar pentru fiecare sarcină

• Graficul PERT

  Vă prezentăm graficul PERT clasic

• Termeni în graficul PERT

  Un glosar pentru PERT

• De la graficul PERT la lumea reală

  Să ne luăm sarcinile și să le introducem într-un calendar!

• Utilizarea PERT în proiectul dvs.

  Estimarea și programul PERT reduc costurile și problemele

Estimatori optimisti si pesimisti

Unii estimatori sunt optimisti, alții sunt pesimisti. Folosiți PERT pentru a obține o estimare realistă de la oricare dintre ele!

Sid Kemp

Estimare PERT

Când întrebi pe cineva „cât va dura să faci treaba asta?” obțineți de obicei un răspuns cu părtinire. Unele persoane sunt în mod constant pesimiste, presupunând - sau vă spun - locul de muncă va dura mai mult decât probabil. În acest fel, arată bine când o fac mai devreme. Alții sunt în mod constant optimiști, imaginându-se că se scufundă și fac munca plină de energie proaspătă și nu întâmpină probleme. Estimările lor sunt nerealist de mici, pentru că nimeni nu are energie și noroc tot timpul.

Pentru a face lucrurile mai dificile, oamenii nu știu că fac asta. Este, în general, un obicei inconștient.

Atunci, cum putem obține o estimare realistă? O facem punând trei întrebări despre fiecare treabă care urmează să fie realizată, apoi efectuând un calcul special numit media PERT.

Ce estimăm?

Vrem să estimăm timpul necesar pentru a finaliza fiecare parte mică a proiectului nostru. Estimarea și planificarea PERT ar trebui să se facă la un nivel detaliat, utilizând lista de activități, care este creată din structura de repartizare a lucrărilor. PERT nu face parte din estimarea timpurie, înainte de crearea WBS. Face parte din estimarea detaliată, bazându-se pe planul de aplicare a proiectului, WBS realizându-se la un nivel detaliat, iar lista de activități fiind, de asemenea, completă. Estimăm efortul (cantitatea de muncă) necesar pentru a finaliza fiecare sarcină și numărul de persoane atribuite sarcinii.

Cel mai bine este dacă fiecare lucrător își creează propria listă de activități și estimarea PERT. În calitate de manager de proiect, puteți învăța fiecare persoană din echipă să o facă. Sau, dacă sunt deja familiarizați cu aceasta, pot lucra în perechi, întrebându-și reciproc întrebările de estimare PERT și verificându-și, de asemenea, munca.

Cele Trei Întrebări PERT

În loc să întrebați „Cât timp va dura pentru a face această treabă”, puneți trei întrebări:

• Dacă treaba merge foarte bine, fără probleme, cât timp va dura? (Răspunsul optimist)
• Dacă faceți asta când sunteți obosit și întâmpinați probleme, cât timp va dura acest lucru? (Răspunsul pesimist)
• Având în vedere aceste răspunsuri, cât timp este probabil să dureze? (Răspunsul probabil)

Puneți întrebările în această ordine, obținând ultimul răspuns probabil. În acest fel, oamenii, care sunt întotdeauna obișnuiți optimisti sau pesimisti, se vor adapta și vor da un răspuns realist, care este de fapt destul de realist. Cu puțină practică, oricine se poate pricepe foarte bine la asta.

Introducem toate cele trei estimări într-o foaie de calcul, la rubricile „Pesimist”, „Probabil” și „Optimist”, așa cum se arată în Tabelul 1.

Calcularea mediei PERT

Folosirea a trei numere ca estimări pentru fiecare articol detaliat ar înnebuni un programator! Prevenim acest lucru rezolvând cele trei estimări într-un singur număr, media PERT. Logica este că timpul probabil este mai probabil decât fie pesimist, fie optimist, dar toate cele trei cifre contează. Folosind O, L și P pentru Optimist, Probabil și Pesimist, aceasta este ecuația noastră: (O + (4xL) + P) / 6 = PERT Timp estimat. Probabilitatea este înmulțită cu patru, deoarece spunem că este de patru ori mai probabil ca timpul real să se potrivească cu timpul probabil decât să se potrivească fie cu timpul optimist, fie cu timpul pesimist.

De unde naiba provin cei 6? (Toată lumea întreabă asta când predez acest lucru la o clasă.) Asta este simplu: avem în total șase puncte de date: 4 Likelies, 1 Optimist și 1 Pesimist. Pentru a obține o medie, împărțim totalul la numărul total de puncte de date. (Consultați bara laterală despre Multe tipuri de medii și totul va avea sens.)

Media PERT este afișată în coloana din dreapta a Tabelului nr. 1.

Multe tipuri de medii

Unii oameni cred că există o singură modalitate de a calcula o medie: Adunăm toate articolele și împărțim la numărul total de articole. În statistici, acesta este de fapt unul dintre cele trei tipuri comune de medii și se numește medie . Există, de asemenea, mediana și modul . Chiar și persoanele familiare cu statisticile ar putea crede că există doar trei tipuri de medii. Dar, de fapt, mai sunt cel puțin o duzină.

De exemplu, în sporturile olimpice care sunt judecate, scorul final se calculează astfel: eliminați cele mai mari și cele mai mici scoruri, apoi luați media medie restul scorurilor. Acest lucru elimină părtinirea provenită de la judecătorii din țara de origine și de la rivalul principal. Acesta este un tip special de medie.

Media PERT, care numără scorul probabil ca fiind de patru ori mai probabilă decât timpul optimist sau timpul pesimist, este un alt tip de medie de centrare. Se bazează pe o idee simplă, că evenimentul probabil este, într-adevăr, mai probabil decât evenimentele extreme. De patru ori mai probabil s-a ales pe baza teoriei statistice, lucrând cu curba normală și deviația standard.

Tabelul nr. 1: Calcularea timpului mediu PERT pentru o activitate

Pentru fiecare sarcină, lucrătorul oferă 3 estimări: Optimist, Probabil și Pesimist. Foaia de calcul calculează media PERT ca (Optimist + 4xProbabil + Pesimist) / 6. În acest caz, (3 + 4x6 + 18) / 6 = 45/6 = 7,5.

Sarcină	Optimist	Probabil	Pesimist	PERT Media
Instalarea Framistat	3	6	18	7.5

Folosiți PERT?

Figura # 1: Un nod de diagramă PERT

Acesta este formatul unui singur nod pe o diagramă PERT. Fiecare activitate primește un nod. Pe vremuri, managerii de proiect le foloseau pentru a adăuga programul proiectului - manual!

Sid Kemp

Graficul PERT

În mod ciudat, graficul PERT nu mai este văzut niciodată, chiar dacă este piesa centrală a fiecărui program detaliat al proiectului.

Această secțiune introduce mai mulți termeni care sunt probabil noi pentru dvs. S-ar putea să doriți să-l citiți, apoi să citiți următoarea secțiune, Termeni în diagrama PERT, apoi să reveniți și să citiți din nou această secțiune. Oferă-ți un pic de timp cu asta și totul va avea sens. Este, de asemenea, o idee bună să consultați Figura # 2: O diagramă PERT simplificată, pe măsură ce citiți

Diagrama PERT a fost dezvoltată ca instrument de calcul. În anii 1970, managerii de proiect ar completa toate numele fiecărei activități și estimările PERT pentru timp. Fiecare sarcină din lista de activități a proiectului va primi o casetă, numită nod pe graficul PERT. Un eșantion de nod este prezentat în Figura # 1. Apoi ar desena săgeți care indică dependențe, cum ar fi atunci când o sarcină nu a putut începe până când alta nu a terminat. Apoi, ar face o trecere înainte, adăugând timpul pentru toate sarcinile care merg înainte, pentru a calcula un program de începere timpurie, inclusiv datele de începere timpurie și de începere târzie. Dacă respectăm programul Early Start, începem fiecare sarcină de proiect cât mai curând posibil. Apoi, managerul de proiect ar adăuga face o trecere înapoi , adăugând totul înapoi, de la sfârșitul proiectului și calculând ultima dată pe care fiecare sarcină ar putea să o încheie (data de finalizare târzie) și ultima dată pe care ar putea începe fiecare sarcină (data de începere târzie).

Dacă, de exemplu, Sarcina 2 nu poate începe până când Sarcina 1 nu este terminată, atunci Sarcina 2 depinde de Sarcina 1. Spuneți Sarcina 1 este „Expediați Framistat” și Sarcina 2 este „Instalați Framistat”. În mod clar, nu putem instala Framistat decât după ce a fost livrat și acesta ajunge. Sarcina 1 începe în ziua 1 și durează 4 zile. Data de începere timpurie pentru sarcina 1 este ziua 1, iar durata este de 4, deci finalizarea timpurie este ziua 4. Activitatea 2 poate începe o zi mai târziu, în ziua 5. Pasul înainte ne permite să calculăm calendarul fiecărei sarcini mod, determinând datele Early Start și Early Endish. Trecerea înapoi începe de la sfârșitul proiectului și scade Durata din Finalizarea târzie pentru a calcula data de începere târzie pentru fiecare sarcină.

Pentru unele sarcini, data de începere timpurie și data de începere târzie sunt diferite. Aceste sarcini au plutire. În engleză simplă, aceasta înseamnă că ați putea începe sarcina la o anumită dată sau ați putea să o lăsați să plutească pentru un anumit număr de zile și să o începeți oricând până la data de începere târzie. Nu va conta, deoarece proiectul va fi realizat în aceeași zi, în ambele sensuri.

Alte sarcini au zero float. Data de începere a acestora este aceeași cu data de începere târzie. Dacă una dintre aceste sarcini începe cu o zi târziu, se va încheia cu o zi târziu și va împinge o altă sarcină târziu. Acest lucru va merge până la sfârșitul proiectului, iar proiectul va fi livrat cu o zi târziu. Sarcinile care au zero float sunt pe calea critică. Aceasta înseamnă că dorim să ne asigurăm că fiecare dintre aceste sarcini este realizată la timp. Nu există float: întârzierea pornirii oricărei sarcini pe calea critică va întârzia livrarea proiectului.

Graficul PERT este calculat fără referire la un calendar real. Ziua 1 este prima dată a proiectului, iar ultima dată este determinată de cât timp va dura pentru a îndeplini toate sarcinile în ordinea corectă.

Cu toate aceste informații, ar putea construi un grafic Gantt, care este un calendar ușor de vizualizat bazat pe graficul PERT.

Acum, folosim software-ul de gestionare a proiectelor. Introducem datele de începere și de încheiere ale proiectului, apoi PERT estimat timp pentru fiecare sarcină. Intrăm în programe grafice drăguțe pentru a crea legături sau dependențe între sarcini. Facem clic pe un buton de calculare, iar pe graficul Gantt, apare calendarul proiectului, în toată culoarea, cu repere. Nu te bucuri că ai un computer?

Dacă acest lucru nu a avut sens pentru dvs., consultați lista cu Termenii de programare PERT de mai jos.

Puteți vizualiza o diagramă PERT în orice software de gestionare a proiectelor, dar nimeni nu o vede, deoarece este greu de citit. Și nimeni nu imprimă niciodată unul - cu excepția unui tapet gigant. Amintiți-vă, fiecare sarcină de proiect are o cutie proprie, cum ar fi caseta din Figura 1. Și chiar și un proiect mic are probabil zeci de sarcini. Proiectele mari au zeci de mii de sarcini - sau mai multe.

Dacă nimeni nu mai folosește o diagramă PERT, de ce să aflăm despre ele? Există două motive foarte bune. În primul rând, toți termenii din graficul PERT sunt esențiali pentru o bună gestionare a proiectului. Trebuie să știți cum să lucrați cu Analiza căilor critice și să țineți programul sub control, altfel proiectul dvs. va fi livrat târziu. În al doilea rând, s-ar putea să doriți doar să obțineți certificarea ca Project Management Professional, iar PERT va fi sigur la test!

Figura # 2: O diagramă PERT simplificată

Această diagramă PERT simplificată arată sarcinile 1 - 5, fiecare dintre acestea nu poate începe până când sarcina anterioară nu este finalizată, pe calea critică și sarcina 6, care trebuie realizată după sarcina 1 și înainte de sarcina 5, cu float

Sid Kemp

Termenii din graficul PERT

Diagrama PERT are nevoie de propriul glosar. Începem!

• Datele din graficul PERT încep cu Ziua 1, prima zi a proiectului și se încheie la data de încheiere a proiectului, care se calculează atunci când facem trecerea înainte. Diagrama PERT nu se află pe un calendar real. Aceasta vine mai târziu, după ce analiza PERT este completă.
• O dependență între două sarcini spune că aceste două sarcini sunt legate. Cel mai obișnuit tip de dependență este terminarea pornirii. Aceasta înseamnă că sarcina A trebuie terminată înainte de a putea începe sarcina B. De exemplu, trebuie să facem cumpărăturile și să aducem mâncarea acasă înainte de a putea găti cina. Există și alte tipuri de dependențe, cum ar fi atunci când sarcinile trebuie să înceapă în același timp sau să se încheie în același timp. Însă 90% din toate dependențele sunt de la final la început, creând un lanț de sarcini necesare pentru finalizarea proiectului. Dependențele sunt numite și linkuri.
• Începerea timpurie este prima dată la care poate începe o sarcină dată. Prima sarcină a unui proiect are o dată de începere timpurie a unuia. Dar o sarcină legată de acea sarcină nu poate începe până când nu se termină prima sarcină și așa mai departe.
• Durata este numărul de zile (sau ore) necesare pentru a finaliza o sarcină.

• Finalizarea timpurie este prima dată când o sarcină poate fi finalizată. Pentru orice sarcină, finalizarea timpurie = începutul timpuriu + durata.
• Forward Pass este un calcul efectuat pe fiecare sarcină, care determină data de începere timpurie și data de finalizare timpurie. Permisul direct determină, de asemenea, durata totală a proiectului și data finalizării proiectului.
• Durata totală a proiectului este perioada de timp pe care întregul proiect o va lua, toate sarcinile, încep să se termine, calculată prin trecerea înainte. Este egal cu lungimea Căii critice.
• Data de finalizare a proiectului este numărul zilei în care se va finaliza proiectul. Un proiect începe întotdeauna în prima zi. Deci, un proiect cu o durată de 50 de zile se va încheia în Ziua 50 și aceasta este data finalizării proiectului.
• Backward Pass este un al doilea calcul pentru fiecare sarcină din proiect, începând cu data de finalizare a proiectului și lucrând înapoi până la prima sarcină. Calculează data de finalizare târzie și data de începere târzie a fiecărei sarcini.
• Data de finalizare târzie este ultima dată pe care o sarcină o poate termina fără a întârzia proiectul.
• Data de începere târzie este ultima dată pe care o sarcină o poate începe fără a întârzia proiectul.
• Float este numărul de zile în care putem lăsa o activitate să plutească fără a o porni după data de începere timpurie. Se poate calcula în două moduri. Float = Data de începere târzie - Data de începere timpurie și, de asemenea, Float = Data de finalizare târzie - Data de finalizare timpurie.
• Calea critică reprezintă toate sarcinile care au zero float, adică sarcini care au aceeași dată de începere timpurie și dată de începere târzie. Desigur, data lor de finalizare timpurie este aceeași cu data lor de finalizare timpurie. Fiecare dintre aceste sarcini trebuie să înceapă și să termine la timp pentru ca proiectul să se termine la timp.

De la graficul PERT la lumea reală

Pe o diagramă PERT, proiectul începe în ziua 1 și se termină la data de finalizare a proiectului, pe care am calculat-o pe măsură ce am construit diagrama PERT în trecerea înainte. Dar când este ziua 1? Și când se va finaliza proiectul? Răspunsul la asta vine cu punerea graficului PERT într-un calendar din lumea reală. Asta este mai greu decât pare. Chiar și după finalizarea graficului PERT, crearea unui program de lucru din lumea reală sau graficul Gantt, pentru proiectul nostru, necesită luarea în considerare a acestor lucruri:

• Calendarul de lucru, inclusiv weekendurile și sărbătorile în care nu se lucrează.
• Rezolvarea conflictelor de resurse. Ce se întâmplă dacă unui angajat cu o anumită abilitate i se atribuie două sarcini în același timp? Sau ce se întâmplă dacă o locație de lucru sau un echipament, cum ar fi o sală de ședințe sau un buldozer, este necesar pentru două sarcini diferite în același timp? Aceste conflicte trebuie rezolvate și acest lucru poate prelungi programul.
• Nivelarea resurselor. Dacă o companie alocă un anumit număr de angajați întregului proiect, este posibil să nu se potrivească cu proiectul așa cum este planificat în graficul PERT. Graficul PERT poate arăta că, într-o săptămână, avem nevoie de doar 10 persoane, iar în săptămâna următoare, avem nevoie de 50. Nu putem plăti 40 de persoane pentru a sta în jur și a nu face nimic în prima săptămână. Nivelarea resurselor ajustează sarcinile, astfel încât să folosim tot timpul oamenii pe care îi avem disponibili, dar poate extinde și durata proiectului.
• Alegerea unei date de începere sau a unei date de încheiere. Managementul alege apoi ca proiectul să înceapă la o anumită dată. Sau alege că se va termina la o anumită dată și, prin urmare, trebuie să înceapă cu o anumită dată. Această dată este adesea afectată de considerații practice, cum ar fi disponibilitatea banilor pentru proiect într-un nou an fiscal. Și are consecințe asupra duratei proiectului. Un proiect de două luni care începe pe 15 septembrie este probabil să se încheie până pe 15 noiembrie. Același proiect care începe pe 15 noiembrie probabil nu se va termina până pe 15 ianuarie, deoarece trebuie să luăm în considerare sărbătorile de Ziua Recunoștinței din SUA, Crăciunul și Anul Nou.

Când am pus proiectul pe un calendar din lumea reală, îl numim grafic Gantt. Diagrama Gantt este un instrument de management și raportare care va ghida proiectul spre succes.

Utilizarea PERT în proiectul dvs.

Când predau cursuri de management de proiect, constat că oricine a studiat managementul de proiect a învățat PERT, dar aproape nimeni nu l-a folosit vreodată. Acest lucru este de înțeles - se pare că este o problemă reală să creezi trei estimări de timp pentru fiecare sarcină și să faci toată această gândire. Se pare că are sens să faci doar o listă rapidă de sarcini, să te apuci și să te apuci de treabă.

Poate părea așa, dar acest lucru nu este deloc adevărat. Realitatea este că estimarea și planificarea PERT necesită foarte puțin timp și merită pe deplin. De fapt, estimarea și planificarea PERT vă pot economisi mult timp și probleme în fiecare proiect.

Când îi învăț pe o echipă de proiect să facă estimările PERT, ei cred că va fi o bătaie de cap, dar ajung să se bucure de ea. Cheia este că își imaginează să facă treaba, să întâmpine probleme și să le rezolve. Se uită serios la ceea ce este optimist, realist și pesimist. Drept urmare, se încântă să se așeze și să facă treaba. Și, de asemenea, știu ce le are în față. Adesea, văd probleme și notează pentru a le aborda devreme, pentru a face un pic de cercetare și pentru a verifica lucrurile înainte de timp.

Există două rezultate ale faptului că o echipă creează un grafic PERT. Una este că managementul are un plan de lucru și un program de lucru foarte real și fiabil. Cealaltă este că fiecare membru al echipei este clar, gata de plecare și entuziasmat de muncă. Pe măsură ce începe munca, echipa rulează ca o mașină bine unsă. Au fost prevăzute probleme, iar echipa a lucrat înainte ca problemele să provoace întârziere. Echipa constată adesea că funcționează înainte de termen și toată lumea - echipa, managerii și clientul sunt mulțumiți de muncă și de rezultate.