5 Erori deranjante în scrierea în afaceri și cum să le evitați

Comunicările scrise spun multe despre tine

Se pare că cariera ta nu merge nicăieri? Simți că ești blocat pe treapta inferioară a scării corporative? Dacă da, vă recomandăm să examinați cu atenție comunicările scrise. Punctuația deranjantă și erorile gramaticale vă pot împiedica.

Scrierea bună în afaceri este vitală la locul de muncă de astăzi. În sondajele care solicită angajatorilor și recrutorilor profesioniști să enumere calitățile pe care le caută la angajați, abilitățile eficiente de scriere în afaceri sunt chiar în partea de sus a listei. Angajatorii își doresc angajați care pot comunica informații într-o manieră organizată și coerentă, fără greșeli de scriere nepăsătoare care împiedică comunicarea bună. Un cuvânt folosit incorect sau o virgulă într-un loc greșit poate comunica altceva decât mesajul dorit. Lipsa clarității documentelor comerciale poate duce la clienți nemulțumiți și chiar la litigii.

Chiar și fără consecințe juridice cumplite, un document plin de erori gramaticale și de punctuație se reflectă slab asupra autorului. Scrierea slabă nu are credibilitate și convingere. Nu inspiră încredere. Este deranjant.

În peste 20 de ani ca avocat corporativ, am analizat o mulțime de comunicări de afaceri. Am văzut direct cum greșelile obișnuite în gramatică și punctuație au dus la comunicări zgârcite, au enervat clienții și au blocat carierele. Iată lista mea cu cele mai enervante cinci erori în scrierea în afaceri și cum le puteți evita.

1. Apostroful deplasat

S-ar putea să nu existe nicio altă eroare de scriere care să poată provoca același răspuns cu unghiile-pe-tablă la cititori ca apostroful deplasat, utilizarea formei posesive pentru a semnifica mai mult decât unul din ceva. Această greșeală este enervantă, deoarece este atât de răspândită și nu se limitează la scrierea de afaceri. Ați văzut cu toții:

• Am mâncat clătite la micul dejun.
• Smith a cumpărat o mașină nouă.
• Anii 1960 au fost un deceniu nebunesc.

În ciuda unei epidemii de apostrofe care pretinde a arăta pluralele, numai pluralele care posedă ceva au nevoie de apostrof, iar acel apostrof urmează în general litera „s”:

• Textura pufoasă a clătitelor
• Noua mașină a lui Smiths
• Turbulența socială din anii 1960

Există doar câteva cazuri când este acceptabil să folosești un apostrof pentru a semnifica un plural. În aceste cazuri, apostroful este necesar pentru a evita confuzia:

• Are trei A pe buletinul ei de evidență. (Folosiți un apostrof pentru a evita confuzia cu cuvântul „ca”).
• Comandați cinci # 371KV. (Folosiți un apostrof pentru a afișa „s” nu face parte din numărul de serie.)

2. Confuzie despre mine, eu însumi și eu

De câte ori ați citit o comunicare de afaceri care a concluzionat „Dacă aveți întrebări, vă rugăm să ne contactați pe Jane sau pe mine”? Autorul fie încearcă să pară sofisticat folosind „eu” cu un sunet mai elegant în locul lui „eu”, fie, cu Jane în amestec, este confuz dacă folosește „eu” sau „eu” și se hotărăște pe „eu”. " Rezultatul este o folosire greșită enervantă și prea obișnuită a pronumelui personal reflexiv.

Puteți evita să faceți aceeași greșeală aplicând un test simplu. Lăsați-o pe Jane în afara imaginii și vedeți cum sună propoziția. Ați spune „Dacă aveți întrebări, vă rugăm să mă contactați”? Nu, ai spune, „te rog să mă contactezi”. Dreapta? Dacă ați folosi „eu” în acest caz, trebuie să citiți mai departe pentru ajutor suplimentar cu gramatica.

„Eu, eu și eu” sunt trei cazuri diferite ale pronumelui personal. Cazul se schimbă în funcție de pronumele care funcționează ca subiect sau obiect al unei propoziții.

Pentru subiectul unei propoziții (substantivul care spune despre ce este propoziția), utilizați „I”:

• Am scris scrisoarea.

Pentru obiectul unei propoziții (substantivul care dă sens unui verb sau completează o frază prepozițională), utilizați „eu”:

• Dacă aveți întrebări, puteți să mă întrebați.
• Întrebările pot fi direcționate către mine.

Dacă subiectul acțiunii și obiectul acțiunii sunt aceleași, folosiți pronumele reflexiv „eu”:

• Am făcut-o eu însumi.
• M-am privit în oglindă.

Ca și cum ai avea nevoie de o oglindă pentru a te vedea, un pronume reflexiv ca „eu” (sau tu însuți, el însuși etc.) are nevoie de un alt substantiv sau pronume în propoziție pentru a-l reflecta. Dacă nu există niciunul, folosiți fie cazul subiectiv (I), fie cazul obiectiv (eu) după caz.

3. virgule aleatorii

Ezit să scriu despre virgule, deoarece pot fi lucruri complicate. De fapt, aș putea continua câteva paragrafe despre dacă ar trebui să apară o virgulă între cuvintele „virgule” și „pentru că” în propoziția precedentă. Dar nu o voi face, deoarece problema mea cu virgulele este chiar mai de bază decât dacă ar trebui utilizată o virgulă înainte de o conjuncție care leagă două clauze independente. (În cazul în care vă întrebați, răspunsul meu aici este nu; clauzele sunt scurte și strâns legate de gândire.)

Cea mai enervantă problemă cu virgulele este atunci când apar aleatoriu, în propoziții, unde nu sunt necesare și nu aparțin. (Da, încerc să subliniez aici.)

Nu-mi pasă dacă folosești virgula de serie în propoziții simple sau nu. Nu mă voi preocupa prea mult de lipsa unei virgule între adjectivele coordonate. Prietenii mei britanici îmi spun că oricum folosim mult prea multe virgule în engleza americană. Regulile de utilizare americane exigente pot fi chiar motivul pentru care atât de mulți scriitori de afaceri le folosesc în exces.

Problema cu virgula este că îi spune ochiului să nu mai citească pentru o clipă. Este în regulă când ai nevoie de o pauză, cum ar fi să respiri când vorbești. Dar virgulele neașteptate sunt ca sughițurile. Sunt enervante.

Există zeci de reguli despre când să le utilizați, dar dacă vă amintiți vreuna dintre ele, amintiți-vă acest lucru: dacă nu vă puteți gândi la un motiv specific pentru a utiliza o virgulă, nu o utilizați.

Nu folosiți niciodată virgulă în aceste situații:

• Între un cuvânt descriptiv și substantivul acesta descrie: „Am citit scrisoarea prost scrisă”. Incorect
• Între subiect și verb: „Scrisoarea prost scrisă, m-a enervat”. Incorect
• Între două clauze cu un singur subiect care sunt alăturate de o conjuncție: „Am citit scrisoarea și am corectat toate erorile de punctuație”. Incorect
• Pentru a declanșa o clauză restrictivă (una care este esențială pentru semnificația propoziției): „Scrisoarea, care a inspirat acest articol, era plină de erori de punctuație enervante”. Incorect

4. Utilizarea greșită a „Ca atare”

De prea multe ori în scrierea în afaceri, expresia „ca atare” este folosită ca o modalitate mai sofisticată de a spune „prin urmare”, ca și cum ar fi nevoie de un cuvânt mai formal. De exemplu, o scrisoare poate spune: „Această corespondență servește ca o notificare conform căreia nu respectați acordul nostru. Ca atare, aveți la dispoziție 10 zile pentru a remedia neplata sau acordul va fi reziliat”. În acest exemplu, „ca atare” este folosit în locul „prin urmare” pentru a însemna „din acest motiv” sau „în consecință”. Asta e gresit.

Folosită corect, sintagma „ca atare” se referă la cititor la identitatea, natura sau capacitatea substantivului sau a sintagmei substantive care o precedă:

• "Sunt un adept al gramaticii. Ca atare, mă enervez când un scriitor atârnă participii." Corect

Pentru a evita utilizarea incorectă a „ca atare”, întrebați-vă „ca și ce?” Dacă substantivul antecedent se potrivește, utilizarea este corectă:

• „Ca un stickler pentru gramatică, mă enervez când un scriitor atârnă participii.” Corect

Dacă „ca atare” nu trimite cititorul la un substantiv precedent, utilizarea este incorectă:

• "Pentru că nu a acordat atenție regulilor gramaticale, scriitorul a atârnat participi. Ca atare, și-a enervat cititorii". Incorect

Întrebați dacă puteți înlocui „astfel” cu vreun substantiv antecedent sau frază nominală din apropiere:

• Ca reguli de gramatică, el și-a enervat cititorii.
• Ca scriitor, și-a enervat cititorii.
• Ca participi, și-a enervat cititorii.

Dacă substituția nu are sens sau, în cazul celui de-al doilea exemplu, nu transmite pe deplin semnificația intenționată, utilizarea „ca atare” este necorespunzătoare. Pentru a evita supărarea cititorilor, folosiți „de aceea” sau înlocuiți fraza de tranziție cu un cuvânt sau o frază mai semnificativă.

5. Utilizarea incorectă a „verbului”

Aceasta nu este o chestiune de gramatică sau de punctuație, ci de o folosire greșită, dar misterioasă, a unui cuvânt lipsit de măgulire. În calitate de avocat corporativ, aș primi un e-mail aproape în fiecare zi spunând ceva de genul acesta: „Ați putea examina verbia din al doilea paragraf al documentului atașat și să-mi spuneți dacă este în regulă?” De fiecare dată când a trebuit să mă împiedic să trag un răspuns subțire: „Dacă este vorba de un verb, de ce îmi pierzi timpul?”

Verbarea nu înseamnă „text”, „cuvinte”, „formulare”, „conținut” sau oricare dintre celelalte cuvinte pe care le-ar fi putut folosi autorul e-mailului pentru a solicita revizuirea mea legală. „Verbă” înseamnă vorbire sau scriere care utilizează prea multe cuvinte sau expresii excesiv de tehnice. Nu este un lucru bun. Un scriitor ar trebui să evite verbele, să nu folosească termenul pentru a descrie opera sa scrisă.

Sfat bonus: simplificați-vă limba

Aceasta aduce o ultimă lecție despre scrierea stilului de afaceri. Nu încercați să impresionați oamenii folosind cuvinte fanteziste atunci când alegerea mai bună este simplă și descriptivă. Business-speak este plin de cuvinte inventate, cu sunete fanteziste. Nu cădea în capcana utilizării lor. Nu spuneți „utilizați” când „utilizați” funcționează foarte bine. Vei deveni pretențios și mai rău, mai ales dacă nu înțelegi ce înseamnă cuvântul tău elegant.

Sondaj de scriere de afaceri

Ajutor suplimentar la scriere