9 Domenii de management al proiectului (și de ce contează)

Succesul proiectului contează

Faptul este că, în viață și în afaceri, majoritatea proiectelor eșuează. Dar succesul contează. Ori de câte ori un proiect eșuează, timpul și banii sunt irosiți. Uneori, viețile se pierd, ca într-o misiune de salvare după un uragan sau alt dezastru natural.

Există două tipuri de proiecte. Unul este, potrivit guru-ului de afaceri Joseph M. Juran, „O problemă programată pentru soluționare”. Dacă un astfel de proiect eșuează, tot timpul, efortul și banii sunt irosiți, iar problema este încă la noi. Celălalt tip de proiect este un efort de a transforma un vis în realitate. Când acest tip de proiect eșuează, visul nu se face niciodată real. De exemplu, la începutul acestei luni, o companie cu o viziune excelentă și-a închis porțile. Cunosc douăzeci de oameni care și-au pierdut o mare parte din venituri și au fost sute de alții. Și compania a ajutat mii, dar a dispărut.

Faptul este că peste jumătate din toate proiectele eșuează - și care se referă la proiecte bine concepute, bine gestionate și include, în succes, proiecte care sunt livrate cu întârziere și supra-bugetare. Adevărata rată de succes - proiectele care oferă rezultate acceptabile sau minunate la timp și sub buget, este foarte mică.

Putem face mult mai bine. O facem acordând atenție tuturor părților unui proiect, adică gestionând cele nouă domenii de gestionare a proiectelor pe măsură ce acestea se aplică proiectului nostru.

În acest articol

Ne vom uita la:

Definiția succesului proiectului
Cum se definește un obiectiv de proiect
Cele nouă domenii ale managementului de proiect
Cum am aplicat aceste domenii în scenariul de exemplu din viața reală
Cele trei faze ale unui proiect, inclusiv pregătirea, realizarea și urmărirea

Scopul: succesul proiectului

„Succesul proiectului” sună ca un obiectiv îngrozitor de vag. De fapt, nu este vag, dar este prea general.

O putem face ușor specifică pentru fiecare proiect. Și, de fapt, acea definiție specifică a obiectivului proiectului este primul pas către succesul proiectului. Institutul de Management al Proiectului (PMI) definește în mod oficial un proiect ca „un efort temporar întreprins pentru a crea un produs, serviciu sau rezultat unic”. Elementele cheie sunt:

Fiecare proiect este temporar. Nu va continua pentru totdeauna. Va începe la o anumită dată și se va încheia la o dată ulterioară.
Fiecare proiect este unic. Fiecare proiect oferă rezultate noi, noi, diferite.
Fiecare produs oferă un anumit rezultat când este terminat.

Definirea obiectivului proiectului

Iată câteva exemple de obiective ale proiectului:

Vom avea o nuntă minunată cu 300 de invitați pe 20 iunie.
Un nou pod cu patru benzi între Insula Marcos și continent va fi deschis circulației vehiculelor pe 30 noiembrie pentru un cost de sub 4 milioane de dolari.
Cea mai nouă versiune a software-ului Amazing Planning, versiunea 10.0, va fi lansată pe 20 august la un preț de 29,99 dolari, cu toate bug-urile cunoscute din testul beta rezolvate cu un cost de dezvoltare sub 50.000 dolari.

După cum puteți vedea, proiectele sunt atât personale, cât și pentru afaceri. Veți vedea, de asemenea, că o definiție bună a proiectului include ce va fi livrat, când și cât va costa. (Există un cost pentru nuntă, dar asta este personal. Nu l-am inclus pentru că nu este treaba ta.)

Aceste exemple ilustrează primele trei domenii ale unui proiect pe care trebuie să le gestionăm.

Domeniul de aplicare este un cuvânt elegant pentru ceea ce facem.
Adrese de timp: când va începe proiectul; când se va termina, oferind rezultate; durata de la început până la sfârșit; și cantitatea de efort (ore de persoană) de muncă.
Costul este o definiție a cât va costa proiectul.

Acestea sunt primele trei domenii ale unui proiect pe care le definim și le numim factorii Rezultate (r), deoarece acestea pot fi măsurate în termeni de rezultate clare și definibile. Pentru scop, fie obiectivul este atins, fie nu este. În ceea ce privește timpul: Ori este o singură dată, sau este târziu. În ceea ce privește costul: Fie am rămas în limita bugetului, fie am depășit bugetul. Pentru a afla mai multe despre acești factori de rezultat și de ce sunt numiți Triunghiul de fier, puteți citi Cum să stabiliți un plan de management al proiectului.

Dar rezultatele (r) nu sunt suficiente. Dacă lucrăm doar cu aceste trei elemente, proiectul nostru va eșua.

Care sunt cele nouă domenii ale managementului de proiect?

Domeniu de aplicare, timp, cost, risc, calitate, comunicații, resurse umane, achiziții, integrare

Un exemplu din viața reală: excursia de o zi

Cu ani în urmă, soția mea și cu mine am avut o zi foarte distractivă. Fiind manager de proiect, vreau să spun că a fost pentru că l-am gestionat ca proiect. Oricum, este un bun exemplu al modului în care succesul proiectului se bazează pe mai mult decât doar cei trei factori de rezultat (r): domeniul de aplicare, timpul și costul.

Planul nostru era să luăm o sâmbătă în iunie și să culegem litchi (ne plac fructele de litchi) la o fermă de litchi care se alege, la aproximativ o oră la nord de locul în care am locuit. Am vrut să aducem acasă cinci kilograme de litchi, care au fost suficiente pentru a ne rezista toată vara. Lichiurile au costat 4 dolari / lira, iar gazul pentru călătorie a fost de aproximativ 10 dolari, deci costul total al proiectului a fost de 30 de dolari.

Rezultatele se bazează pe procese

Sună simplu. Majoritatea proiectelor sună simplu. Dar când te oprești și te gândești câte lucruri merg prost, asta spune o altă poveste. Iată o grămadă de lucruri care ar putea merge prost, organizate pentru a ilustra cele nouă domenii ale managementului de proiect.

Domeniul de aplicare. Dacă ne-am rătăci și nu am găsi niciodată fermele de litchi - fără litchi!
Timp. Dacă am începe târziu, am ajunge la jumătatea zilei. A alege licheșurile la soare fierbinte nu este deloc distractiv. Și, pentru o excursie de o zi, nicio distracție este eșecul proiectului!
Cost. Hopa! Lycheele sunt un fruct foarte sensibil. Au nevoie de un răcoritor și de puțină gheață, sau vor merge rău înainte să ajungem acasă. Adăugați 5 USD pentru un aparat de răcire din polistiren și 1 USD pentru gheață.
Risc. Ce se întâmplă dacă mașina se strică - o zi mizerabilă! Puneți-l la punct și verificați înainte de a pleca.
Calitate. Alegeți cu grijă! Vrem să aducem acasă doar cele mai bune litchi.
Comunicări. În mașină, la o jumătate de oră de casă. - Dragă, ai harta? "Ce! Am crezut că ai harta?"
Resurse umane. - Iubito, e timpul să te ridici și să alegi litchi? "Du-te, nu am chef. În plus, prietena mea Barbara mă scoate la brunch." O excursie de o zi tocmai s-a transformat într-un divorț!
Achiziții. Apel telefonic sâmbătă dimineața devreme. "Domnule Kemp, vă mulțumesc foarte mult pentru că ieri v-ați adus mașina pentru un reglaj. Din păcate, am făcut backup și nu am început încă să lucrăm la asta." - Dar trebuia să se facă aseară! "Înțeleg, domnule, dar, într-adevăr, facem tot posibilul. Mașina dvs. ar trebui să fie disponibilă în jurul valorii de ora cinci în această după-amiază. Vă mulțumim că ați ales Centrul de service auto rapid și fiabil!" Fără mașină, fără călătorie, fără litchi!
Integrare. Ne întoarcem la mașină cu liseele noastre. - Dragă, unde e mai tare? - Am plătit pentru asta, am crezut că ai dus-o din magazin. - L-am dus afară din magazin și tu l-ai băgat în portbagaj. "Nu, am deschis portbagajul. Am crezut că ai introdus răcitorul." - Dar tu ai închis portbagajul. „Am închis portbagajul pentru că am crezut că ai băgat răcitorul”. - Nu, am pus răcitorul la pământ, pentru că nu ai deschis trunchiul suficient de repede. "Deci, spuneți că e vina mea că ați lăsat răcitorul în parcarea magazinelor alimentare!" Fără cooler; litchi fierbinți; sotie furioasa.

După cum puteți vedea, multe lucruri pot merge prost în procesul de chiar și o simplă excursie de o zi. Cât de mult poate merge greșit pe un proiect de afaceri de 10.000 de dolari sau zece milioane de dolari!

Dacă privim sincer, acest tip de probleme se întâmplă în fiecare proiect tot timpul. Și de aceea majoritatea proiectelor eșuează. Dar succesul este mai ușor decât ați crede - dacă acordați atenție tuturor celor nouă domenii.