Sfaturi pentru angajați: cum să respectați echipamentele de birou

Vă rugăm să nu spargeți echipamentul de birou: când angajații neinvestiți devin necinstiți

Ați observat vreodată că unii angajați par să nu le pese cu adevărat să economisească bani sau să aibă grijă de proprietatea companiei ca și cum ar fi a lor?

Când eram mic, existau mai multe case de închiriat în apropierea locului în care locuiam. Păreau întotdeauna avariate cu mașini vechi vechi în curtea din față, pisici având mai multe seturi de pisoi pe jumătate sălbatice și jucării sparte și bătute împrăștiate prin curte.

Mama noastră ne-a spus că persoanele care închiriau case nu erau deseori vestite sau nu le păsa să le întrețină la fel de mult ca persoanele care le dețineau pentru că nu munciseră din greu pentru a obține proprietatea și intenționaseră să se mute în altă parte, așa că nu Nu-mi pasă dacă au aruncat locul și l-au lăsat pe altcineva să îl curățe și să-l repare după ce au dispărut. Deși cred că mama mea ar fi fost puțin prejudecată, ea a avut un punct.

Uneori se pare că noii angajați și angajații din afara biroului nu respectă consumabilele și echipamentele. Nu par să fie deținute de companie și nu le pasă când ceva nu merge bine, deoarece pot pleca și lăsa pe altcineva să se ocupe de problemă. Refuză să își asume responsabilitatea pentru lipsa lor de îngrijorare, iar acest lucru poate provoca o mulțime de tensiuni într-un birou, precum și costuri de bani și împiedicarea productivității muncii.

Instruirea la birou ar trebui să acopere utilizarea echipamentului de bază

Având o experiență de bază în modul de utilizare corectă a echipamentelor de birou ar trebui să facă parte din instruirea tuturor și, deși ar părea evident că toată lumea știe cum să folosească o copiator, un aparat de fax, capsator și telefon, porniți computerul, trimiteți documente către imprimantă și puneți fișiere în ordine alfabetică, din păcate acest lucru nu este adesea cazul.

Cum să fii un angajat respectuos într-un birou

1. Fii atent și amabil cu imprimanta / copiatorul

• Nu lăsați nicio hârtie pe copiator cu partea superioară închisă, astfel încât oamenii să fie nevoiți să vă scoată hârtia înainte de a-și putea copia propria.
• Nu lăsați partea superioară deschisă (praful și resturile pot pătrunde și pot deteriora oglinzile).
• Nu albiți ceva și apoi încercați să copiați hârtia fără a lăsa albul să se usuce.
• Nu rulați copii încrețite sau capsate prin aparat. Rezultatele ar trebui să fie evidente înainte de a le încerca.
• Nu creați un blocaj de hârtie și lăsați-l pe altcineva să îl elimine.
• Nu folosiți toată hârtia și nu puneți mai mult.
• În cele din urmă, previzualizați ceea ce intenționați să imprimați, astfel încât să nu pierdeți sute de coli de hârtie, care pot costa doar șapte cenți pe bucată, dar pot adăuga sute de dolari irosite în timp.

2. Păstrați agrafe separate de pinii și înlocuiți capacele de pe marcaje

Există un motiv pentru care păstrăm agrafe separate de ace și înlocuim capacele de marcare. Ați ști asta dacă ați lucra vreodată într-un birou. Punerea mâinii în cutia de agrafe și blocarea cu o jumătate de duzină de știfturi nu este atât de palpitant pe cât s-ar putea suna.

De asemenea, atunci când marcajele noi și marcajele negre pe care le folosim aproape zilnic merg rău sau sângerează peste tot, pentru că ați uitat să puneți capacul din nou sau ați încercat cu jumătate de inimă să îl înlocuiți, dar nu ați așteptat să-l auziți făcând clic, ne costă minimum 1 USD fiecare și ne face munca mult mai dificilă decât trebuie. Apropo, folosirea unui Sharpie negru pentru a evidenția textul are efectul opus celui pe care l-ați intenționat și nu poate fi anulat… suspin!

3. Pune lucrurile înapoi așa cum le-ai găsit

Când lucrăm cu clienții într-un mediu cu ritm rapid, nu trebuie să ne gândim unde ar putea să se ascundă capsatorul sau rola de bandă sau să ajungă la stiloul nostru și să găsim un pachet de ambalaje cu role tootsie în locul său. Telefonul ar trebui să fie orientat către utilizator și să nu fie întors invers. Este greu să formezi un număr când tastatura este cu capul în jos. Vă rugăm să înlocuiți totul așa cum ați găsit-o sau mai bine, nu o atingeți deloc! Nu este ca și cum ai folosi-o pentru ceva productiv.

4. Utilizați note lipicioase conform intenției

Notele adezive sunt destinate mesajelor temporare, nu pentru a crea un colaj în jurul computerului. Notele lipicioase, care sunt, de asemenea, cam scumpe, nu ar trebui folosite ca înlocuitor pentru o bună contabilitate. Deși este minunat să notați un număr de telefon sau să lăsați un mesaj pentru cineva care vine în următoarea tură, notele trebuie eliminate după ce sunt citite, nu lăsate săptămâni la sfârșit, astfel încât nimeni să nu aibă idee dacă sunt importante sau nu și, așadar, încetează să le mai acorde atenție, deoarece se adună ca frunzele uscate în jurul desktopului, fără ca cineva să fie dispus să ia inițiativa de a le elimina doar în cazul în care ar putea fi importante.

5. Respectați echipamentul și oamenii care îl folosesc

Nu bateți copiatoarele, nu întindeți cablurile telefonului în jurul computerelor și prindeți-vă colegii de serviciu sau prindeți spațiul comun al biroului, astfel încât nimeni să nu poată ajunge la el sau să folosească altceva decât dvs. Înlocuiți ușor capacele copiatorului. Nu puneți o ceașcă de cafea deschisă lângă tastatura computerului și nu lăsați pete de picurare sau mai rău, respirația urât mirositoare, apa de colonie sau resturile de piele grasă pe orice suprafață, în special receptoarele de telefon, vă rog!

6. Nu descărcați lucruri pe computerul companiei, cu excepția cazului în care este de datoria dvs. să faceți acest lucru

În cazul în care nu ați observat, există aceste lucruri numite viruși care se ascund în descărcări și dezactivează computerele. Este posibil ca compania să aibă instalat software antivirus, dar nu ispiti soarta. Este în regulă să răsfoiți ocazional site-uri web atunci când afacerea este lentă și toată munca dvs. este terminată, dar fiți precauți în ceea ce privește descărcarea virușilor care pot șterge datele stocate și îi pot transforma pe colegii și șefii dvs. în cei mai răi dușmani.

7. Nu „împrumuta” consumabile de la alte departamente

Dacă împărțiți departamente lângă alte birouri, nu le „împrumutați” bunurile și nu le returnați sau mai bine, nu le împrumutați deloc. Ia-ți propriul! Bine, știm cu toții că unele birouri nu sunt la fel de bune ca altele în ceea ce privește întreținerea consumabilelor, dar la fel ca acasă, dacă folosiți ultima picătură de lapte, nu puneți cutia goală la loc în frigider. Dacă trebuie să utilizați ceva care nu este al dvs., întrebați mai întâi, asigurați-vă că este în regulă și apoi înlocuiți-l cu fondul de aprovizionare al propriului birou.

8. Când planificați locuri de muncă mari, anunțați pe cineva în avans

Dacă intenționați să copiați 200 de broșuri care necesită asamblare și capsare, trebuie să planificați în avans. Asigurați-vă că există suficientă hârtie, astfel încât să nu folosiți ultima. Asigurați-vă că nimeni altcineva nu trebuie să utilizeze imprimanta sau copiatorul în timpul în care îl utilizați și să utilizați caracteristicile copiatorului (de exemplu, grupare, capsare, perforare), astfel încât să nu forțați subalternii să pună 800 de coli de hârtie în ordine și capsează-le cu mâna. Ceea ce ne conduce la numărul nouă!

9. Întrebați cum să utilizați echipamentul de birou

Dacă nu știi cum să folosești un echipament de birou, învață cum sau roagă pe cineva să-ți arate. De asemenea, ar fi frumos dacă ți-ai aminti, așa că data viitoare nu vei deranja pe alții care își fac propria muncă. Sunt întotdeauna uimit de cineva care întreabă, în ce direcție merge ziarul în acest „lucru”. Există o diagramă a tuturor echipamentelor de birou moderne care vă arată unde să puneți hârtia și în ce direcție. Aș putea să vă arăt „unde să-l puneți”, dar s-ar putea să nu vă placă răspunsul meu.

10. Folosiți echipamentul adecvat pentru lucrul adecvat

• Nu utilizați banda de birou pentru a pune un fluturaș pe peretele vopsit. Va rupe vopseaua de pe perete.
• Nu blocați capsatorul, apoi bateți-l și rupeți arcul.
• Nu încercați să capsați 200 de exemplare cu un capsator conceput pentru lucrări mici, nu pentru cele mari, aceasta va face ca capsatorul să funcționeze prost și, cel mai probabil, va lăsa niște vârfuri metalice ascuțite desfăcute în felii în mâna următoarei persoane care se ocupă de documentele capsate.

11. Folosește bunul simț

Nu este nimic în neregulă dacă întrebi pe cineva cum să facă ceva, dar dacă te aștepți să o facă pentru tine atunci când este ocupat să-și facă propria treabă în loc să o facă singură în mod corespunzător, atunci ești un pasiv față de birou, nu un activ. Toată lumea, indiferent de statutul său, ar trebui să cunoască abilitățile de bază de birou și amabilitatea atunci când partajează și folosește consumabile. Poate părea o prostie să menționezi chiar și aceste lucruri atunci când există multe lucruri mai importante de luat în considerare, dar menținerea biroului funcțional, respectarea echipamentelor și nealuzarea consumabilelor poate duce la mai mulți bani și mai mult timp petrecut pe alte lucruri, cum ar fi sfârșitul anului bonusuri și petreceri la pizza

Așadar, nu aruncați capsatorul cu capse lipite în coșul de gunoi și nu îl opriți cu capsatorul colegului dvs. ca și cum nu l-ați rupt niciodată. Nu vă copiați fundul sau fața pe copiator și respectați locul în care merg lucrurile și când cereți să împrumutați lucruri, înlocuiți lucrurile cât mai curând posibil, deoarece este posibil ca capsatorul, banda și foarfeca să fie necesare într-un minut-pe-minut baza și nu ceva de care nu puteți lipsi timp de zece zile fără a fi nevoie să împrumutați pe altcineva în timp ce comandați altul până când vechiul dvs. apare cu zece minute înainte de sosirea celui nou. A pune lucrurile înapoi și a vă ajuta să păstrați lucrurile curate și bine întreținute va contribui la asigurarea unui loc de muncă fericit și productiv pentru toți!

Ai intrat vreodată în suportul agrafei și ai venit cu un colier cu lanț lung de douăzeci de picioare? Da, cineva a folosit bine 10 $ pe oră pentru a învăța o nouă meserie.

Cine știa că este nevoie de talent pentru a folosi lucruri precum tăietoare de hârtie, capsatoare și perforatoare?

Mi-am petrecut cea mai mare parte a vieții mele de adult lucrând într-un birou de un anumit tip și am petrecut jumătate din asta lucrând ca manager de birou, așa că aș putea spune câteva povești. Am văzut hârtie irosită de încărcătura de pădure, arme letale făcute din benzi de cauciuc și creioane care au fost lansate în cutii goale stivuite de-a lungul unui perete și scaune de birou noi, distruse în mai puțin de o săptămână, cu brațele scaunelor și spătarele scaunelor complet rupte oprit. Ai crezut că este vorba de un popor reclinabil sau o scară cu trepte?

Recent, tăietorul de hârtie pe care îl foloseam de aproape douăzeci de ani la birou a fost găsit zdrobit între copiator și tocătorul de hârtie, cu mânerul rupt. Un model de înlocuire de același calibru ar costa 150 USD, dar cu unele comparații on-line, am reușit să transformăm furnizorul nostru într-un înlocuitor decent pentru 35 USD.

La mai puțin de o lună după achiziționarea noului tăietor, am venit într-o dimineață să aud un sunet îngrozitor și am găsit un nou angajat care încerca să taie 20 de coli de hârtie cu o lamă concepută pentru cel mult cinci simultan !!!

Am rezistat dorinței de a striga: „Ce crezi că faci?” și, în schimb, a întrebat: „Știți că nu ar trebui să tăiați mai mult de cinci foi simultan, nu?”

Angajatul s-a uitat la mine în gol și continuă să încerce să taie cele 20 de coli, punând un pic mai multă putere în tăietură, crezând că aceasta ar rezolva problema, mai degrabă decât să creeze una mai mare și să distrugă al doilea tăietor de hârtie în mai puțin de două luni.

„Ca-Runch, Quoosh”, se auzi sunetul în timp ce lama tăia șase centimetri în hârtii și se îndoaie și resturi. în mai puțin de două secunde, douăzeci de coli de hârtie mărunțită, îndoită și preimprimată sunt aruncate la coșul de gunoi, nu la coșul de gunoi și este tot ce pot să nu strâng inima și să leșin moartă pe covorul uzat.

Niciun manager de birou nu dorește să gestioneze mici locuri de muncă, dar micile greșeli pot costa mulți bani în timp

Dacă trebuie să comandați livrările, știți cât costă și când știți că departamentul dvs. are un buget și că orele de lucru ale angajaților vor fi reduse și creșterile salariale sunt condiționate de îndeplinirea bugetului dvs., aveți tendința de a fi extrem de precaut. despre lucruri mici care se adună la o mulțime de bani de-a lungul timpului, cum ar fi utilizarea a mai mult de jumătate de țesuturi într-o cutie nouă de Kleenex pentru a curăța o deversare de cafea, atunci când există un mop și un prosop vechi așezat în spatele dulapului sau îndoirea agrafelor de hârtie în forme de animale sau rupându-le în bucăți mici și lăsându-le întinse pe desktop ca un câine în vârstă care se sfărâmă.

Sigur, toată lumea folosește echipamente de birou pentru uz personal uneori, cum ar fi atunci când copiați o rețetă, dar când imprimați 200 de pagini de comentarii pe copiatorul color, atunci când tot ceea ce doriți era rețeta de o pagină, dar nu l-ați previzualizat înainte de a imprima o listă de peste 600 de persoane care comentează modul în care au iubit sau ar putea îmbunătăți rețeta, atunci utilizarea abuzivă a echipamentelor devine costisitoare pentru toată lumea.

Am văzut angajați folosind foarfecele de la birou pentru a-și răpui cainele de pe pantofi și a pus foarfecele înapoi în sertar fără a le șterge, sau mestecă vârfurile de pe toate pixurile sau pulverizează o jumătate de cutie de Lysol în baie. după ce treceți vântul sau folosiți cinci prosoape de hârtie de dimensiuni mari pentru a vă usca mâinile și o jumătate de rolă de țesut pentru a le șterge fundul și a înfunda toaleta, astfel încât să se revărseze pe podea și lăsați-o pentru altcineva pentru curățare.

Deși nu doriți să numărați minutele pe care oamenii le petrec în toaletă sau să le limitați la cinci foi de hârtie igienică pentru numărul unu și zece pentru locuri de muncă mai mari, vine un moment în care trebuie să le reamintiți că risipirea consumabilelor este la fel rău ca pierderea timpului când se mai face de lucru.

Totul este bine, de care avem grijă

Există unele lucruri care sunt periculoase de neglijat, cum ar fi lăsarea unui încălzitor spațial peste noapte fără deconectare sau lăsarea cutterului deschis și orientat spre exterior și apăsat pe o suprafață dură. Există și alte lucruri care sunt enervante, cum ar fi lăsarea stilourilor negre în crăpăturile tastaturii negre, astfel încât, atunci când începeți să tastați, stiloul sări în sus și să se rostogolească sub degete, împiedicându-vă să introduceți codul de acces și să vă forțați să o luați de la capăt..

A fi un bun coleg de muncă este ca și cum ai fi un bun coleg de cameră. Dacă îi respecți pe ceilalți și mediul în care lucrezi, totul va merge bine, dar dacă faci viața mai dificilă prin prezența ta, atunci este puțin probabil că vei rezista mult în acea poziție sau vei avea mulți prieteni.

Să recunoaștem, toți plecăm și facem greșeli și este rar angajatul care nu profită de echipamentele de birou moderne pentru a face niște lucruri personale pe care nu le-ar putea face acasă, dar abuzurile constante de echipamente și colegii angajați locul de muncă pentru a fi un loc nefericit, cu o mulțime de certuri și plângeri. Dacă contribuiți la un loc de muncă nefericit, atunci faceți parte din problemă, nu face parte din echipă și îngrijirea consumabilelor și respectarea spațiului personal al celorlalți contribuie la crearea unui mediu de lucru confortabil și productiv.