Format pentru o notă de instruire

Majoritatea notelor de afaceri sunt informative, iar șansele sunt că dacă scrieți una, veți scrie o notă de instruire. Iată câteva indicații pentru scrierea acestui tip de notă.

Formatul memoriei

Ce este un memoriu instructiv?

O notă de instruire este un mini-ghid care oferă cititorilor indicații de bază despre cum să facă ceva. Acest lucru ar putea fi ceva la fel de simplu ca utilizarea fotocopiatorului sau ceva mai complex, cum ar fi un cod de conduită pentru întâlniri la birou. Ar putea fi rezumatul unor proceduri majore care tocmai au fost implementate sau unele reguli sau linii directoare despre securitatea după ore.

Câteva sfaturi pentru completarea unui memoriu instructiv

Majoritatea mesajului dvs. se va concentra pe direcțiile sau sarcinile pe care le instruiți cititorului. Asa de:

1. Împărțiți instrucțiunile în pași mici
2. Enumerați pașii în ordinea în care doriți să fie finalizați
3. Aranjați pașii folosind gloanțe sau numere
4. Începeți fiecare pas cu un verb de acțiune.

Acolo, tocmai am modelat carnea notei dvs. de instruire, deoarece fiecare dintre aceste puncte începe cu un verb de acțiune.

Structura memoriei dvs. instructive

Memoriul dvs. instructiv va avea trei părți:

1. Deschiderea (de ce scrieți asta)
2. Instrucțiunile (scrise cu verbe active sau în starea imperativă)
3. Încheierea: aceasta este soluția care termină mesajul pe o notă de bunăvoință și cere orice feedback de la cititor.

Format Memo

Memo-ul dvs., desigur, ar trebui să fie în format memo. Dacă utilizați MS Word, puteți găsi multe șabloane care să vă ajute să vă configurați nota. Formatul memoriei are de obicei patru etichete:

• Către: (numele / funcția expeditorului)
• De la: (Numele / funcția dvs.)
• Data: (Data de azi)
• Subiect: (De asemenea, cunoscut sub numele de re:)

Deschiderea memoriei

Șablon oferit de MS Word

Puncte instructive

Verbe active

Notă instructivă pe YouTube

Vedeți videoclipul de mai jos. Toate punctele pe care le-am adus sunt acolo. Am inclus, de asemenea, exemplul complet al memoriei instructive.

© 2012 Rhonda Malomet