Regulile de aur ale organizării biroului

Un birou organizat înseamnă o minte organizată. Citiți mai departe pentru a afla sfaturi organizatorice extraordinare.

Canva.com

Este posibil să fi redus cantitatea de hârtie pe care o mânuim, dar acest lucru nu a făcut mai ușor să jonglăm cu toate cerințele concurente din timpul nostru. De fapt, este mai dificil, pentru că „hârtia” ajunge în atât de multe formate diferite. Cu toate acestea, dacă doriți să vă organizați munca, regulile de aur se aplică în continuare.

Reguli de aur pentru organizarea muncii tale

1. Manipulați fiecare bucată de hârtie, e-mail sau mesaj de telefon o singură dată
2. După ce ați făcut acest lucru, înregistrați-l într-un loc adecvat.
3. Când ați terminat complet, aruncați-l sau arhivați-l.

Desigur, în viața reală, este adesea dificil să atingi aceste obiective. Dar doar încercând să rămâi la reguli, îți vei face viața mult mai ușoară.

Regula de aur: Manipulați fiecare articol o singură dată

Când sunteți ocupat, este tentant să lăsați o factură sau orice altceva și să spuneți că veți „ajunge mai târziu”. Realitatea este că te uiți deja la ea, așa că ești deja întrerupt. Va fi mai eficient în timp să faci ceva cu el, decât să-l închizi sau să-l pui jos.

Știu, veți spune „dar trebuie să merg la bancă / să intru pe internet / să merg la poștă pentru a plăti această factură și nu pot face asta chiar acum”. Înțeleg asta - dar ideea este să mergi cât poți de departe către acest obiectiv, chiar dacă este doar un pas mic.

Opțiunea 1 - Faceți un mic pas înainte

Să presupunem că trebuie să mergi la poștă pentru a plăti această factură. În acest caz, puneți factura în geantă, astfel încât atunci când veți ieși la cumpărături, nu o puteți uita. Sau dacă trebuie să intrați pe internet, puneți factura pe computer. Este posibil să aveți o tavă de înregistrare pentru „lucruri de făcut” sau poate pur și simplu veți pune factura deasupra tastaturii, astfel încât să nu o puteți rata data viitoare când vă conectați. Dacă este un e-mail sau un mesaj, mutați-l într-un dosar „de făcut” sau adăugați un memento.

Opțiunea 2 - Delegat

Dacă altcineva trebuie să facă ceva cu documentul, merită cu siguranță să luați câteva minute pentru a apela sau trimite imediat prin e-mail acelei persoane, indiferent cât de ocupat ați fi. Asta înseamnă că, în timp ce sunteți ocupat, cealaltă persoană lucrează deja la problemă - se fac progrese.

Bacsis!

După ce ați terminat cu un document, nu îl lăsați de unde l-ați obținut: obțineți obiceiul de a-l pune imediat și la locul potrivit.

Ce se întâmplă dacă nu aveți un „loc adecvat”

Dacă nu aveți un „loc potrivit”, atunci organizați ceva acum! Aveți nevoie de un „loc adecvat” pentru articolele cu care ați terminat și de un loc adecvat pentru articolele pe care încă trebuie să le acționați.

Poate fi la fel de simplu ca un fișier concertina (un fișier mare din carton cu mai multe sloturi, fie unul pentru fiecare literă a alfabetului, fie cu etichete pe care le puteți decide dvs.). Chiar dacă tot ce puteți gestiona este o cutie de carton etichetată „facturi”, o altă etichetă „taxă”, asigurați-vă că aveți ceva.

Bacsis!

Nu uitați, uneori „locul potrivit” este coșul de gunoi. Nu trebuie să păstrezi totul!

Nu trebuie să păstrați facturile gospodăriei

Cu excepția cazului în care conduceți o afacere de acasă și trebuie să solicitați impozite, nu trebuie să păstrați facturile gospodăriei pentru totdeauna. Facturile de energie electrică, gaz și telefon pot fi aruncate imediat ce primiți factura de luna următoare și puteți vedea că v-au primit plata. Singurul motiv pentru a păstra facturile la utilități este dacă doriți să monitorizați utilizarea, iar mulți furnizori vă pot oferi acum aceste informații online sau oricum la cerere.

Dacă credeți că ați putea dori să solicitați un împrumut în viitorul apropiat, atunci păstrați extrasele bancare de șase luni, deoarece banca poate percepe taxe pentru a le retipăra pentru dvs. În caz contrar, după ce ați verificat o declarație și ați știut că este corectă, nu are nicio valoare să o păstrați, cu excepția cazului în care aveți nevoie de ea pentru fiscal. Același lucru se poate aplica în cazul fișelor de plată - verificați reglementările fiscale locale.

Arhivare

Când ați terminat cu documente, dar trebuie să le păstrați, cea mai economică metodă este plicurile.

Plicurile mari ocupă mult mai puțin spațiu decât folderele din carton sau liantele cu inele, deci sunt cel mai eficient spațiu pentru a stoca documente pe care trebuie să le păstrați, dar rareori trebuie să le priviți. Și ei sunt ieftini! Vă puteți păstra plicurile într-o valiză veche sau într-o cutie decorativă de la papetărie.

Când ați terminat cu un proiect de orice fel, puneți totul într-un plic. Etichetați plicul cu subiectul și data într-o scrisură mare, frumoasă, cu stilou gros. Un exemplu ar putea fi solicitarea unui credit ipotecar - după ce ați făcut toate documentele, probabil că nu veți mai privi niciodată documentele, veți plăti doar ratele. Așa că puneți toate scrisorile și documentele bancare ale avocaților într-un plic și puneți-le într-un loc sigur.

Dosarele voluminoase ocupă prea mult spațiu

Dar impozitele?

Același lucru este valabil și pentru impozite. Trebuie să păstrați informații despre impozitul dvs. anual timp de câțiva ani (verificați cerințele locale), dar probabil că nu le veți mai privi niciodată dacă nu sunteți auditat. Puneți impozitul pe fiecare an într-un plic separat, etichetați-l și puneți-l deoparte.

Dacă urmați această rutină, nu veți avea nevoie de o cantitate mare de spațiu pentru a stoca documentele active, ceea ce va face mai ușor să vă mențineți ordonat și să înregistrați lucruri noi.

Bacsis!

Faceți-vă obișnuit să vă examinați dosarele la sfârșitul fiecărui exercițiu financiar.

În fiecare sfârșit de an, curățați toate documentele de care nu veți avea nevoie în noul an - fie plicați-le și puneți-le în depozit, fie coșurile. Faceți același lucru și pentru computer.

Documentele vor fi mai ușor de depus și de găsit, iar depunerea dvs. „activă” nu va ocupa mult spațiu.

Sortate!