Cuprins:
- De câte linii ai nevoie?
- De ce nu este necesar apelul în așteptare
- Cum funcționează un sistem telefonic PBX cu rulare?
- Cum funcționează apelarea cu mai multe linii?
- Pentru a rezuma, toate lucrurile luate în considerare
Imagine de Gerd Altmann de la Pixabay
V-ați întrebat vreodată cât de mari companii pot primi atât de multe apeluri telefonice simultane fără a primi un semnal de ocupat?
Telefoanele de acasă și telefoanele mobile asigură apel în așteptare. Ești familiarizat cu asta. Dar apelul în așteptare nu va funcționa cu sistemele de telefonie. Dacă doriți ca un sistem de telefonie, cum ar fi un PBX însoțitor automat, să gestioneze mai mulți apelanți, aveți nevoie de mai multe linii telefonice cu trecere.
Rularea liniei telefonice este metoda utilizată pentru a permite mai multor apelanți să treacă prin direcționarea fiecărui apelant prin următoarea linie telefonică disponibilă.
Este important să înțelegeți că răsturnarea nu este o funcție a echipamentului dvs. de telefonie internă. Furnizorul dvs. de servicii telefonice trebuie să o facă. Trebuie să solicitați companiei de telefonie să treacă apelanții suplimentari la următoarea linie superioară. Acest lucru este, de asemenea, cunoscut sub numele de grup de vânătoare.
Toți apelanții vă vor forma numărul principal, dar dacă prima linie este utilizată, următorul apelant sună pe următoarea linie neutilizată. Dacă toate liniile sunt utilizate, atunci următorul apelant va primi un semnal de ocupat.
Pe de altă parte, apelul în așteptare va permite unui al doilea apelant să i se răspundă pe o singură linie. Acest lucru nu este bun pentru un sistem de telefonie, care este conceput pentru a direcționa fiecare apelant simultan către un anumit departament sau personal.
Un sistem telefonic va răspunde la orice linie telefonică care sună. Dacă furnizorul dvs. de servicii de telefonie nu rulează liniile ocupate pe linia următoare, atunci nu există nicio modalitate prin care sistemul de telefonie să poată răspunde acelor apelanți suplimentari.
De câte linii ai nevoie?
Răspuns simplu: o linie pentru fiecare apelant. Deci, dacă aveți nevoie să gestionați, să zicem, zece apelanti simultani, aveți nevoie de zece linii de la operatorul dvs. de telefonie.
Încă folosiți un singur număr de telefon. Liniile suplimentare au propriile numere și pot fi formate direct. Dar ideea principală este că primul număr este singurul necesar. Dacă linia este utilizată, apelantul trece la următoarea linie gratuită.
Cu alte cuvinte, primul apelant sună pe prima linie fizică, iar următorul apelant „trece” la următoarea linie fizică disponibilă. Această trecere continuă până când sunt utilizate toate liniile.
Dacă toate liniile sunt utilizate, atunci următorul apelant va primi un semnal de ocupat. Deci, dacă doriți să susțineți un volum ridicat de apeluri pentru afacerea dvs., trebuie să obțineți linii suplimentare de la compania dvs. de telefonie și să solicitați configurarea acestor linii cu trecerea la următoarea linie din grup.
Serviciul de răsturnare este de obicei furnizat gratuit. Compania de telefonie beneficiază oricum de taxele de linie suplimentare.
Mai multe apeluri primite pot fi primite prin trecerea la următoarea linie disponibilă.
De ce nu este necesar apelul în așteptare
Rețineți că sistemul telefonic este automat pentru a direcționa apelurile primite.
Dacă aveți apel în așteptare pe oricare dintre liniile dvs., următorul apelant NU va trece la următoarea linie. Vor fi blocați acolo, așteptând ca persoana de pe acea linie să răspundă la tonul de apel în așteptare.
Acest lucru funcționează foarte bine pentru o singură linie, cum ar fi un telefon de acasă sau un telefon mobil. Dar când utilizați trecerea la linii suplimentare, apelul în așteptare va interfera cu funcționarea acestuia.
Cum funcționează un sistem telefonic PBX cu rulare?
Toate liniile de intrare organizate într-un grup de căutare de răsturnare sunt conectate la sistemul de telefonie (PBX), iar toate telefoanele interne sunt conectate la mufele de extensie ale acestuia.
Primul apelant va suna pe prima linie. Următorul apelant va intra pe a doua linie și așa mai departe.
Nu are nicio diferență pe linia pe care intră un apelant. PBX va gestiona toți apelanții în același mod. Dacă sistemul include un însoțitor automat, acesta va ajuta ghidul apelantului către destinația dorită, oferind un meniu de opțiuni.
Există două metode pentru a obține aceleași rezultate.
- Fiecărui telefon i se atribuie un număr de extensie intern. Toți apelanții formează același număr principal, selectați opțiuni de la operatorul automat pentru a suna la extensia dorită sau formați un număr de extensie cunoscut dacă sistemul de telefon oferă această opțiune.
- Fiecare telefon poate avea un număr de apelare directă. De obicei, ultimele patru cifre ale numărului de telefon reprezintă extensia. Sistemul telefonic va detecta ultimele patru cifre și va direcționa automat apelantul către acea extensie.
Rețineți că, în al doilea caz, nu aveți nevoie de o linie individuală pentru fiecare număr. Aveți nevoie doar de linii suficiente pentru a susține numărul maxim de apelanți așteptați la cele mai grave perioade de încărcare.
Cum funcționează apelarea cu mai multe linii?
Apelarea funcționează diferit cu diferite modele de PBX-uri. Atunci când personalul intern preia o extensie, majoritatea sistemelor de telefonie solicită apelantului să apese 9 pentru o linie exterioară. Sistemul va oferi ton de apel de la una dintre liniile externe disponibile.
Unele PBX vor da automat ton de apel din orice linie externă disponibilă fără a forma 9, astfel încât apelurile pot fi efectuate fără a apăsa alte taste.
Imagine de Pete Linforth de la Pixabay
Pentru a rezuma, toate lucrurile luate în considerare
Dacă sunteți singurul responsabil pentru configurarea sistemului telefonic, trebuie luate în considerare lucrurile.
Știți cum vă veți descurca simultan cu toți apelanții? Aveți suficient personal pentru a răspunde la toate apelurile? Dacă nu, atunci de ce să nu aveți doar o singură linie și să lăsați depășirea să se trimită la mesageria vocală furnizată de compania dvs. de telefonie.
Ați decis cum veți direcționa toate apelurile? Desigur, puteți avea pur și simplu un telefon conectat la fiecare linie. Dar atunci nu aveți nicio modalitate de a transfera apelurile de la unul la altul. De asemenea, nu aveți o tranziție lină spre direcționarea apelanților către personal sau departamente.
Aici sistemul telefonic PBX devine atât de important. Un sistem telefonic simplu permite unui recepționer live să răspundă la toate apelurile primite și să le transfere în locațiile corespunzătoare.
Un sistem de telefon automat pentru însoțitor este pasul următor, mai ales dacă nu aveți un recepționer cu normă întreagă pentru a răspunde la toate apelurile. Acest lucru vă permite să oferiți un salut de bun venit tuturor apelanților dvs. și un meniu de opțiuni pe care le pot selecta pentru a le direcționa către personalul sau departamentele dorite.
Un sistem complet de telefonie ar trebui să includă, de asemenea, mesagerie vocală pentru fiecare extensie care va reda un salut personal pentru fiecare personal și va primi mesaje pentru apeluri fără răspuns.
Acum știți ce se află în spatele unui front-end bine echipat pentru companiile cu mulți apelanți.
© 2015 Glenn Stok