Cuprins:
- De ce este important să ai un jurnal manual?
- Care sunt avantajele unui jurnal electronic?
- Cum îmi folosesc jurnalul?
- O notă finală
Mike Tinnion (CC0) prin Unsplash (modificat folosind Canva)
Se menține un sistem de jurnal pentru a utiliza timpul și a finaliza sarcinile și programările într-un mod foarte eficient și eficient. Ajută organizația în ansamblu și ajută la gestionarea timpului meu și al celorlalți. Jurnalele pot fi menținute manual sau electronic.
Eu personal am ambele tipuri de jurnale. Am calendarul meu electronic pe Outlook, care este partajat cu managerul meu și cu alți administratori. De asemenea, am un jurnal manual care poate fi folosit în perioade de urgență.
De ce este important să ai un jurnal manual?
Jurnalul manual pe care îl folosesc este o carte legată cu trei zile pe pagină, deoarece nu am multe intrări pentru fiecare zi.
După cum am menționat mai sus, folosesc acest jurnal numai în caz de urgență. Aceasta include perioadele în care sunt bolnav sau departe de serviciu și nu pot accesa jurnalul meu electronic sau când sistemele informatice sunt nefuncționate și Outlook nu este accesibil.
Care sunt avantajele unui jurnal electronic?
După cum am menționat, jurnalul electronic pe care îl mențin se află pe calendarul Outlook de pe computerul meu de lucru.
Iată avantajele de a avea un calendar electronic:
- Sunt în măsură să evidențiez un potențial conflict între programări.
- Trebuie să introduc evenimente care apar periodic o singură dată.
- Nu se folosește hârtie.
- Există protecție prin parolă.
- Îl pot accesa de aproape oriunde.
- Există mementouri pe ecran ale întâlnirilor.
- Comunică automat modificările celor implicați ale căror sisteme sunt conectate cu ale mele.
Cum îmi folosesc jurnalul?
Îmi folosesc agenda pentru lucruri precum alerte și întâlniri.
Cele mai frecvente intrări în jurnalul meu vor fi:
- reuniuni de comisie
- întâlniri de echipă
- ordinele staționare
- sesiuni de antrenament
- vizite
- pregătirea agendelor
- concediul de odihnă anual
- alte sarcini de birou
- supraveghere
- alte sarcini săptămânale și săptămânale care se repetă la o anumită frecvență (acest lucru asigură că nu le voi rata)
Uneori trebuie să rezerv întâlniri și să trimit invitații la întâlniri colegilor sau altor delegați și se face electronic.
Iată cum gestionez aceste tipuri de întâlniri.
- Încerc să introduc cât mai multe detalii, cum ar fi data, locul, durata, vizitatorii etc.
- Rar întâlnesc o situație în care o întâlnire este anulată sau amânată, dar dacă se întâmplă acest lucru, mă asigur că verific efectele pe care le va avea o modificare solicitată înainte de a fi de acord cu aceasta.
- De asemenea, adun toate informațiile relevante pentru a mă asigura că toți cei care participă la întâlnire sau la întâlnire au acces la toate detaliile pertinente, astfel încât să nu existe spațiu pentru comunicare greșită.
- De obicei, mă ocup de solicitările și modificările de la alți participanți în ordine cronologică, dar voi acorda prioritate celor mai urgente solicitări dacă am de-a face cu un volum mare de ele.
- Atunci când se solicită orice solicitare sau se fac modificări, mă asigur că sunt contactați toți cei implicați și că este convenabil pentru ei înainte ca modificările să fie confirmate.
- De asemenea, mă asigur că fiecărei persoane implicate în programare sau întâlnire i se acordă suficient timp pentru planificare, călătorie și orice alte nevoi, astfel încât întâlnirea să se desfășoare fără probleme.
Sunt conștient de faptul că jurnalele trebuie să fie actualizate atunci când modificările au fost convenite. Mă asigur că am șters orice programare anulată. Un jurnal care nu este ținut complet actualizat poate risca tot felul de confuzii. De asemenea, va submina încrederea și va încuraja oamenii fie să simtă nevoia să verifice aranjamentele, ceea ce reprezintă o pierdere de timp, fie, și mai rău, să-și păstreze un jurnal separat.
O notă finală
Pe o notă amabilă, vă rugăm să nu copiați nimic trimis aici și să îl afișați în fișierul dvs. Acest lucru a fost publicat aici doar pentru a vă ajuta să obțineți o idee / înțelegere a ceea ce se așteaptă să urmăriți. Va trebui să vă raportați la propria zonă de lucru și organizație și să rămâneți cu ea în timp ce pregătiți fișierele. Multumesc pentru cooperare.
© 2012 livingsta