Cum să luați minute eficient

Luarea de minute în timpul unei întâlniri.

Fotografia lui Livingsta

De asemenea, uneori, atunci când discuțiile se abat de la problema principală către o altă problemă similară cu cea principală, președintele poate uita să ia o decizie cu privire la acel element ca urmare a abaterilor față de alte probleme. În astfel de cazuri, colaborarea strânsă cu președintele poate ajuta persoana care ia minute să reamintească președintelui că trebuie luată o decizie cu privire la problema respectivă înainte de a trece la următorul punct.

Când aveți dubii dacă înregistrați sau nu ceva, confirmați întotdeauna cu scaunul. Acest lucru va evita înregistrarea problemelor inutile și va economisi timp și efort.

Înainte și după întâlnire

Chiar înainte de începerea ședinței, persoana care ia minute poate purta o discuție cu președintele despre modul în care va avea loc ședința, elementele care vor fi discutate, modul în care va avea loc discuția și ceea ce trebuie neapărat să fie procesat.

După ședință, în timp ce notează procesul-verbal, dacă persoana care ia minute are dificultăți în ceea ce privește ceva relevant pentru discuții, ar trebui să vorbească rapid cu președintele pentru a clarifica lucrurile, deoarece ezitarea de a face acest lucru va sfârși cu informații inexacte în minute.

Cum să asculți eficient

Ascultarea este o abilitate foarte importantă și vine cu practica. Majoritatea oamenilor din zilele noastre, doar aud lucruri sau doar ascultă, dar nu ascultă activ sau eficient. Există o mare diferență între auz, ascultare și ascultare activă. Am cercetat recent multe despre aceste abilități și tehnici și chiar am scris un hub pentru ascultarea activă. Ajută o persoană în toate categoriile de viață, fie ea personală sau profesională și, de asemenea, ajută la îmbunătățirea personalității.

Deci, ce este ascultarea eficientă?

Livingsta

În timp ce luați minute, ascultați vorbitorii absorbind în mod activ toate informațiile referitoare la discuție cu interes și importanță, apoi reproduceți informațiile sub forma unui document numit proces verbal care ajută persoanele care nu au participat la ședință să obțină informații despre ceea ce a fost discutat în ședință. Acesta servește și ca document legal pentru organizație și ajută la referințele viitoare și este, de asemenea, o înregistrare permanentă a tuturor celor întâmplate în cadrul întâlnirii.

Abilitățile de ascultare necesită timp pentru a se dezvolta, dar cu siguranță se dezvoltă odată cu practica. Majoritatea oamenilor vorbesc bine, dar nu ascultă. Parafrazarea a ceea ce ați auzit, în moduri adecvate, necesită multă creativitate. Se pot exersa abilitățile de ascultare ascultând prelegeri, dezbateri și alte materiale similare care necesită concentrare. Aici vom discuta despre cum să ascultați eficient într-o întâlnire pe măsură ce se întâmplă discuții, argumente și dezacorduri.

Sfaturi pentru o ascultare eficientă

Pentru a asculta eficient:

• Mai întâi trebuie să înțelegem faptul că procesul de ascultare nu implică doar primirea mesajelor, ci depinde și de alte componente precum gândirea, concentrarea și răspunsul activ.
• Trebuie să te concentrezi pe difuzor și să nu le lași mintea să rătăcească. Trebuie să fii atent și relaxat
• Luați note simultan pe măsură ce auziți, deoarece acest lucru vă va ajuta să vă concentrați asupra discuției.
• Ascultați fiecare cuvânt pe care îl vorbește vorbitorul și imaginați-vă în minte situația sau logica din discuție
• Concentrați-vă chiar dacă discuția este plictisitoare, deoarece voi trebuie să aduceți informații exacte în procesul-verbal.
• Nu întrerupeți când o discuție este în desfășurare sau când cineva vorbește. În schimb, așteptați ca discuția să se termine sau vorbitorul să termine, apoi aduceți întrebările pentru clarificare
• Construirea vocabularului vă face să ascultați mai bine în caz contrar, s-ar putea să ascultați cuvinte pe care nu le înțelegeți
• Notați întotdeauna orice cuvinte noi pe care nu le-ați înțeles și clarificați-le cu scaunul
• Efectuarea unor studii de fond cu privire la problemele discutate înainte de întâlnire vă va ajuta să ascultați eficient și să vă implicați complet în procesul de ascultare.
• Fiți gata cu pixul și hârtia înainte ca difuzorul să înceapă să vorbească.
• Trebuie să învățați să vă adaptați la situațiile din sala de ședințe fiziologic și psihologic și la factorii fizici din cameră, deoarece unii dintre aceștia ar putea avea un efect negativ, iar alții un efect pozitiv.
• Accentele vorbitorilor pot împiedica uneori ascultarea eficientă, dar trebuie să-și îmbunătățească abilitățile de a depăși toate aceste bariere pentru a deveni un ascultător eficient.
• Nici două întâlniri nu vor fi la fel, nici două discuții nu vor fi la fel și nici doi vorbitori nu vor vorbi la fel, așa că trebuie să învățați să vă adaptați la situații.
• Concentrați-vă întotdeauna asupra punctelor cheie / importante
• Ascultați ca și când vi se va cere să prezentați din nou aceste informații unui public diferit mai târziu (oricum veți face acest lucru sub formă de minute), acest lucru vă va ajuta să vă concentrați și să ascultați eficient fiecare cuvânt pe care îl vorbește vorbitorul
• În cadrul întâlnirilor în care sunt discutate probleme sensibile, asigurați-vă, de asemenea, că urmăriți limbajul corpului vorbitorului, mai degrabă decât să vă mențineți capul în jos scriind note serios.
• Nu lăsați nimic sau nimeni din jur să vă distragă atenția și nu vă îndreptați atenția către persoanele care intră sau ies din cameră în timp ce vorbitorul vorbește.
• Folosiți modalități adecvate de a lua notițe în funcție de tipul de chestiuni discutate și acest lucru vă va ajuta să vă angajați în activitatea de ascultare.
• Nu scrieți totul, ci doar punctele principale
• Nu vă agitați și nu vă jucați cu nimic în mâini, sau nu doodleți sau nu urmăriți ceasul. Acest lucru nu te ajută să asculți și poate afecta și oamenii din jurul tău.
• În ultimul rând, imaginați-vă cum ați dori ca audiența dvs. să asculte dacă ați fi un vorbitor și să fiți același tip de ascultător, acest lucru vă va ajuta să fiți un ascultător eficient

Cum să luați notițe în timpul discuțiilor

Luarea notelor este sarcina importantă sau o parte a procesului de luare a minutelor. Când luați notițe, nu se înregistrează cuvintele care au fost folosite în discuție, ci se înregistrează discuțiile care au avut loc în cadrul întâlnirii.

Citat de pe internet

Aceasta este o sarcină foarte importantă și destul de dificilă, în funcție de natura întâlnirii și de ceea ce s-a discutat. Acest lucru depinde și de cât de bine merge întâlnirea, de modul în care membrii cooperează, de modul în care președintele ajută și rezumă și, cel mai important, de cât de bine sunteți pregătiți pentru întâlnire. Orice documente relevante pentru ședință care au fost distribuite sau difuzate înainte de ședință ar trebui să fie examinate, astfel încât să fiți familiarizați cu ceea ce se discută.

Sfaturi pentru luarea de note pentru discuții

În timpul discuțiilor, urmați următoarea procedură și sfaturi pentru luarea notelor:

• În primul rând, înțelegeți cu atenție ce sunt minutele, de ce sunt luate minutele și importanța minutelor. Acest lucru vă va ajuta să urmăriți discuția și să notați informațiile importante și necesare pe măsură ce discuția continuă. După cum sa menționat mai sus, acolo unde sunt disponibile documente, asigurați-vă întotdeauna că adunați informații de fundal despre ceea ce va fi discutat. Acest lucru va simplifica mult sarcina notării.
• În situațiile în care discuțiile sau conversațiile sunt lungi și complicate, concentrați-vă întotdeauna pe aspectele importante ale discuției cum ar fi, care este centrul discuției, care este decizia, dacă este disponibilă, de ce a fost luată această decizie, cine trebuie să acționeze decizia și momentul / termenul în care trebuie luată decizia.
• Asigurați-vă că includeți un rezumat al discuției la început înainte de a scrie despre discuție, deoarece aceasta va oferi o imagine de ansamblu și o idee despre discuție persoanelor care nu au putut participa. De asemenea, dacă acești oameni trebuie să participe la o viitoare întâlnire, acest minut le va oferi toate informațiile necesare de care vor avea nevoie.
• Notează opiniile și opiniile importante ale tuturor persoanelor prezente.
• Asigurați-vă că ascultați activ și eficient în urma discuției, fără a vă lăsa să vă gândiți să vă plimbați sau să vă gândiți la altceva. În acest fel nu veți pierde nimic important.
• Alegeți cea mai bună și mai ușoară metodă care vă va ajuta să luați notițe.
• Când înregistrați puncte de acțiune, este întotdeauna cel mai bine să o faceți într-un mod mai ușor de privit, în mod clar cu numele persoanelor care trebuie să o acționeze și cu calendarul.
• Utilizați titluri, deoarece acest lucru vă va ajuta să urmați notele mai târziu și puteți avea diferite secțiuni ale întâlnirii sub titluri diferite. Lăsați un spațiu sub fiecare secțiune, astfel încât să fie mai ușor să adăugați note dedesubt dacă cineva vine cu idei sau puncte noi pe măsură ce întâlnirea continuă.
• Dacă știți mână scurtă, cel mai bine este să scrieți note folosind mână scurtă și, de asemenea, să folosiți abrevieri ori de câte ori este posibil.
• Practicați utilizarea punctelor glonț, deoarece acest lucru va face mai ușor de citit, arăta îngrijit și mai simplu în timp ce pregătiți minutele.
• Clarificați întotdeauna punctele neclare sau discuțiile cu scaunul dvs.
• Nu uitați să aveți unul sau două pixuri și creioane de rezervă.

Scopul clarificării punctelor despre care nu sunteți sigur

Clarificarea este un proces în care rezolvați zonele de confuzie cu vorbitorul și verificați dacă înțelegerea discuției este corectă. Pentru ca procesele verbale să fie corecte, trebuie clarificate orice puncte pe care nu le înțeleg pe măsură ce se desfășoară ședința

Scopul clarificării punctelor pe care nu sunteți sigur sunt:

• Îi spune vorbitorului că ascultați efectiv și că încercați să înțelegeți mesajul
• Asigură-te că ai înțeles informațiile corecte
• Ajută la revizuirea înțelegerii
• Încurajează vorbitorul să vorbească deschis
• Vă ajută să scrieți fără erori minutele
• Evită neînțelegerile și interpretările greșite
• Îmbunătățește abilitățile interumane

Pentru a citi despre rolul întâlnirilor, de ce se țin întâlnirile, de cerințele legale și organizaționale care se pot aplica proceselor verbale, de ce sunt luate procesele verbale și de beneficiile acestora, motivul pentru care procesele verbale trebuie să fie corecte și diferitele documente utilizate în cadrul reuniunilor ca parte a procesului de preluare a proceselor-verbale, întâlnirii anterioare și post-întâlniri, vă rugăm să consultați acest articol: Proces-verbal