Departamentul de resurse umane: efectuați o analiză a postului - argumente pro și contra

Scopul tipic al unei analize a postului este menținerea personalului actual fără a provoca o supraîncărcare a muncii. Cu toate acestea, scopul final al unei analize a postului este de a defini o descriere a postului. Este necesară o descriere a postului pentru a angaja cel mai calificat angajat pentru un anumit post. După ce ați finalizat o analiză a postului, veți înțelege cel mai bine de ce sarcini și responsabilități are nevoie un post.

Acest lucru poate ajuta conducerea să stabilească dacă angajează un angajat cu normă întreagă, cu jumătate de normă, contract sau temporar. Cunoașterea dezavantajelor unei analize a postului va ajuta, de asemenea, la realizarea acesteia. Veți fi înarmați pentru luptă dacă ar trebui să apară ciocniri între angajați.

Acest articol va examina istoria unei analize a posturilor, diferite perspective ale unei analize a posturilor, definiția formală a unei analize a postului, când se face, de ce se face, dezavantajele de a face una, cum să îndepliniți sarcina (unic și metode tradiționale) și linkuri pentru informații suplimentare.

Michele Jones

Michele Jones

Teoria analizei postului a fost inițiată de doi psihologi, Fredrick Taylor și Lillian Moller Gilbreth, la începutul secolului al XX-lea (Muchinsky, 2012).

Imaginați-vă ca angajat…

Esti ocupat. Aveți un program complet pentru ziua respectivă. Ați știut întotdeauna că dvs. și grefierul înregistrați unele dintre aceleași informații, astfel încât locurile dvs. de muncă se suprapun. Totuși, știi și că a fi ocupat îți face ca ziua să treacă mai repede, așa că nu ai subliniat niciodată acest lucru.

Dintr-o dată, ești întrerupt. Sunteți chemat la o întâlnire și vi se oferă instrucțiuni despre cum să vă completați partea dintr-o analiză a postului, care din ceea ce puteți înțelege este doar un cuvânt fantezist pentru a spune ce faceți în timpul zilei.

Partea nesigură din voi crede: „De ce trebuie să știe ce fac toată ziua? Îmi fac treaba, nu-i așa? Încearcă să învețe ceea ce fac toată ziua, astfel încât să poată transmite sarcini altora? Sunt în mijlocul să mă lase să plec? Poate că nu ar trebui să fiu complet sincer. Poate că ar trebui să adaug mai multe sarcini la cerințele mele de poziție… ”

Imaginați-vă ca reprezentant al resurselor umane…

Consiliul de administrație a decis că dorește să efectuați analize de locuri de muncă pentru toți angajații companiei. Știți multe modalități de a îndeplini această sarcină, dar știți, de asemenea, că sunt capcane implicate.

În prezent, problemele cu care aveți de-a face cu resurse umane includ, disputele dintre angajați cu privire la cine este responsabil, disputele dintre angajați cu privire la cine este responsabil pentru care sarcini și disputele dintre angajați cu privire la cine a realizat ce realizare.

Cu alte cuvinte, sunteți până la gât ceartă printre angajați. Desigur, aceasta face parte din job. Problema este că aceste dispute afectează direct această sarcină. Încercarea de a afla cine este supraveghetorul „real”, cine îndeplinește ce sarcină și cine a realizat ce realizare sunt elemente care trebuie să facă parte dintr-o analiză a postului.

Unul dintre avantajele unei analize a posturilor este că poate limita certurile politice prin clarificarea relațiilor de raportare și a domeniilor de responsabilitate, astfel încât această problemă se poate rezolva într-un fel (Fisher, Schoenfeldt și Shaw, 2006).

Deci, deși există avantaje și scopuri importante ale analizelor posturilor, atât angajații, cât și analiștii posturilor pot avea probleme cu această misiune. Indiferent dacă sunteți angajat sau analist de locuri de muncă, încercați să vizualizați cealaltă față a monedei pentru a vedea ce dificultăți pot apărea.

Michele Jones

Ce este o analiză a locurilor de muncă?

O analiză a postului este procedura în care Departamentul Resurse Umane colectează, documentează și analizează informații despre conținutul și cerințele postului. Acesta demonstrează relația clară dintre sarcinile de serviciu și cunoștințele, abilitățile și abilitățile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor (US Office of Personnel Management, 2007).

Pentru a obține o analiză exactă, Departamentul Resurse Umane ar trebui să se bazeze pe supraveghetori și angajați pentru a furniza o analiză a postului finalizată, organigrama departamentală și orice alte informații cu privire la orice schimbări din departament care au afectat poziția respectivă.

Michele Jones

Când se așteaptă de obicei departamentul de resurse umane să facă o analiză a postului?

• Când apar fuziuni sau achiziții
• Când noile companii preiau cele vechi
• Când o companie face evaluări de performanță
• Când se fac schimbări în companie

Michele Jones

Departamentul Muncii al Statelor Unite a creat o bază de date cu 20.000 de descrieri de posturi pe baza analizelor posturilor care au fost făcute de departamentele de resurse umane. Baza de date se numește O'NET. Este gratuit să caute și conține un instrument de explorare a carierei care îi ajută pe utilizatori să învețe despre noi cariere. Explorați dicționarul online al titlurilor ocupaționale (O'NET) creat astăzi de Departamentul Muncii al Statelor Unite pentru a afla mai multe.

Michele Jones

De ce sunt efectuate analizele de locuri de muncă?

1. Pentru a identifica ce este nevoie pentru a face treaba cu succes, înțelegând:

• Cum se face treaba
• Când sunt necesare sarcini de serviciu
• Cine este afectat de locul de muncă
• Ce calități sunt necesare pentru a îndeplini sarcina
• Ce funcții și atribuții sunt îndeplinite în mod regulat
• Ce cerințe fizice și mentale sunt considerate necesare

2. Să realoceze, să elimine, să descopere sau să împartă responsabilități și îndatoriri suplimentare

3. Pentru a crea o descriere a postului și a documenta atributele poziției

4. Pentru a face îmbunătățiri pentru procese sau proceduri

5. Pentru a dezvolta o performanță mai bună a angajaților

6. Să gestioneze eficient sistemele de instruire și promoționale

7. Să ajute angajații să-și maximizeze talentele și să își avanseze cariera

8. Pentru a găsi cea mai bună calitate a angajaților pentru fiecare post special

9. Pentru a determina dacă o persoană cu handicap este capabilă să îndeplinească sarcinile unui post cu sau fără acomodare specială

10. Să sprijine apărarea juridică în ceea ce privește selectarea companiei sau eliminarea ocupării posturilor; pentru mai multe informații despre modul în care o analiză a posturilor se leagă de lege, consultați site-ul web al Comisiei pentru oportunități egale de angajare.

11. Să clasifice în mod corespunzător locurile de muncă în funcție de titlul și gama de salarii corespunzătoare

De ce există dezavantaje în analizele de locuri de muncă?

• Fiecare persoană poate fi tratată diferit, deoarece îndeplinește sarcini diferite.
• Mulți lucrători nu le place să se adapteze la un mediu nou.
• Atitudinile perturbatoare pot apărea dacă oamenii se simt amenințați la locul de muncă.
• Calificările mentale pot fi dificil de detectat, deoarece nu pot fi observate direct.
• După finalizarea analizei, se poate determina că unele poziții vor fi eliminate.
• Particularitățile personale ale analistului de locuri de muncă pot denatura datele colectate.
• Dacă oamenii se simt nesiguri în poziția lor actuală, pot distorsiona adevărul cu privire la ceea ce fac cu adevărat într-o zi.
• O analiză a postului consumă foarte mult timp, deoarece se doresc informații exacte.
• Dacă lucrătorii nu înțeleg ce este analiza locului de muncă, este posibil să nu participe într-un mod util.
• Finalizarea unei analize a locurilor de muncă poate fi foarte dificilă dacă locurile de muncă se schimbă des.
• Coordonarea unei analize cuprinzătoare a locurilor de muncă necesită multă forță de muncă și cooperare.

• O poveste șocantă a eșecului de a finaliza o analiză a postului

  Această poveste este un exemplu de dezavantaj asociat cu o analiză a postului. Angajarea unui candidat care nu este calificat pentru un post a fost rezultatul eșecului acestei companii de a efectua o analiză de succes a postului.

Michele Jones

Cum se fac analizele de locuri de muncă?

Adesea, Departamentul de Resurse Umane își propune propriul mod de a face o analiză a posturilor pentru a crea fișe de post uniforme pe baza metodelor lor. Cu toate acestea, există și alte modalități prin care se pot face analize de locuri de muncă.

Există multe metode unice și tradiționale care pot fi puse în aplicare în efectuarea unei analize a posturilor pentru a ușura angajații în timpul acestei proceduri. Șase exemple de modalități de îndeplinire a acestei sarcini vor fi ilustrate mai jos.

Michele Jones

1. Participarea angajaților

Solicitați fiecărui angajat să completeze o analiză a postului. Toți angajații ar trebui să fie obligați să finalizeze o analiză a postului. Dacă există întrebări sau probleme la completarea unei analize a postului, Departamentul Resurse Umane ar trebui să asiste fiecare angajat.

Acest lucru va permite Departamentului de Resurse Umane să vadă unde există o supraîncărcare sau unde pot fi schimbate taxele. Departamentul poate analiza informațiile obținute de la angajați și supraveghetori și poate stabili dacă trebuie făcute modificări.

Dacă se consideră că poziția unui angajat este eliminată, obiectivul companiei este de obicei să găsească un rol diferit pentru ei și să-l recalifice dacă este necesar. O companie bună ar trebui să creadă că indivizii talentați vor întâmpina provocarea unui nou rol și se vor bucura de o creștere a carierei cu responsabilitățile suplimentare care îi sunt asociate.

Michele Jones

2. Un sistem bonus

După finalizarea unei analize a fiecărui loc de muncă, o companie poate decide ca un bonus să fie acordat celor care sunt determinați să fie eligibili. Această eligibilitate ar putea fi determinată de cea mai recentă evaluare a performanței supraveghetorului și de perioada de timp în care angajatul a fost angajat la companie. Valoarea procentuală a bonusului ar trebui să fie aceeași pentru toți angajații eligibili.

Un program de bonusuri astfel stabilit ar motiva supraveghetorii și angajații să participe de bunăvoie și cu plăcere la o analiză a postului. Poate că l-ar privi ca o oportunitate, mai degrabă decât ca o amenințare.

Împreună cu un program de bonusuri, ar putea fi creat un sistem de stimulare, astfel încât cei care sunt trecuți cu vederea de bonus să fie motivați și ei. Practic, sistemul le-ar putea oferi lucrătorilor care nu beneficiază de bonus „speranță”. Au putut afla de ce nu au primit un bonus și ce ar putea face în viitor pentru a îmbunătăți performanța poziției lor.

Michele Jones

3. Detalii despre analiza locurilor de muncă

Pentru a obține o analiză exactă a unei poziții, angajații pot avea nevoie să țină un jurnal al activităților lor timp de câteva zile pentru a observa modul în care își petrec timpul la locul de muncă. Analiza postului trebuie, de asemenea, aprobată de fiecare supervizor.

Analiza ar trebui să enumere:

• Numele departamentului
• Un rezumat al poziției cu responsabilitățile lor generale sau cu scopul principal
• O prezentare detaliată a tuturor sarcinilor implicate în îndeplinirea poziției lor
• O estimare a timpului mediu petrecut în realizarea fiecărei sarcini în total sută la sută, aranjându-le în ordinea importanței
• O listă de angajați ale căror activități coordonează sau supraveghează această funcție
• O listă care identifică tipurile de responsabilități de supraveghere implicate, cum ar fi atribuirea de muncă, angajarea sau evaluarea performanței

Supervizorul ar trebui să descrie pe scurt experiența minimă, educația și orice licență necesară pentru acest post.

Michele Jones

4. Două abordări ale analizei locurilor de muncă

Două abordări populare ale analizelor de locuri de muncă sunt orientate spre sarcini și orientate spre lucrător. Metoda orientată spre sarcini se concentrează pe sarcinile implicate în îndeplinirea sarcinii. Metoda orientată spre muncitor se străduiește să examineze calitățile umane necesare pentru a îndeplini cu succes slujba.

Aceste caracteristici sunt de obicei clasificate în patru secțiuni numite KSAO:

• Cunoştinţe
• Aptitudini
• Abilități
• Altele (personalitate, interese și experiențe)

Michele Jones

5. Metode de analiză a locurilor de muncă

Unele dintre modalitățile de a efectua o analiză a postului includ metode tradiționale și metode unice. Multe departamente de resurse umane vin cu propriile lor modalități de a face analize de locuri de muncă. Este posibil să dorească să facă acest lucru din cauza modului în care intenționează să își folosească analiza postului.

Principalul motiv pentru a face o analiză a postului este să veniți cu o descriere adecvată a postului. Mulți specialiști în resurse umane doresc să asemene toate fișele posturilor. Vor să aibă același format și să fie create folosind aceeași metodă.

Modalități unice de a face o analiză a locurilor de muncă
Mostre de lucru
Analiza de fond
Chestionare
Observații - atât directe, cât și indirecte
Interviuri cu angajați sau supervizori
Investigații de incidente critice
Agende de lucru
Tehnica rețelei de repertoriu
Liste de verificare
Analiza ierarhică a sarcinilor

Ce este un PAQ? PAQ este un instrument de analiză a locului de muncă care este completat de un analist profesionist de locuri de muncă și măsoară validitatea componentelor locului de muncă a calităților găsite în testarea aptitudinilor. Ce este JASR? Această metodă este orientată către sarcini și rapidă.

Modalități tradiționale de a face o analiză a locurilor de muncă
Interviuri personale
Sondaje
Evaluări de lucru
Interviuri telefonice
Revizuiri procedurale și de proces
Chestionar de analiză a poziției (PAQ)
Interviuri cu evenimente comportamentale
Analiza locurilor de muncă la viteza realității (JASR)
Fișe de lucru pentru analiza locurilor de muncă

Michele Jones

6. Procesul de analiză a jobului în 6 pași

Multe companii folosesc un proces în șase etape în ceea ce privește efectuarea unei analize a posturilor. De obicei, este aranjat după cum urmează:

1. Colectați datele și decideți cum să le utilizați cel mai bine. Aceasta poate presupune scrierea fișelor de post, determinarea standardelor de performanță sau efectuarea unor studii ocupaționale suplimentare.
2. Enumerați sarcinile și calificările necesare pentru a îndeplini cu succes lucrarea. Examinați organigramele și diagramele de proces.
3. Identificați sarcinile critice sau joburile reprezentative pentru analiza principală.
4. Analizați locul de muncă colectând date despre activitățile, condițiile de muncă și abilitățile necesare pentru îndeplinirea sarcinii. Evaluați abilitățile, identificând care sunt competențele cele mai critice.
5. Examinați concluziile cu lucrătorul și cu supervizorul acestuia. După confirmare, eliminați sarcinile care nu sunt legate de competențe.
6. Documentați toate constatările și dezvoltați o descriere exactă a postului cu specificațiile postului.

Michele Jones

Probabil cel mai dificil, dar și cel mai important lucru în a face o analiză a locului de muncă este de a lua pe toți la bord. Multe opțiuni au fost furnizate în acest articol pentru a vă ghida în modul de realizare a acestui lucru. O notă, o întâlnire oficială sau un interviu individual va fi cel mai bun. Explicarea participanților la analiza postului despre motivele pentru care se finalizează poate ajuta în înțelegerea deciziei companiei.

Demonstrație O'NET - Analiza locului de muncă

Referințe

Fisher, CD, Schoenfeldt, LF și Shaw, JB (2006). Managementul resurselor umane (ediția a VI-a). Boston: Houghton Mifflin.

Muchinsky, PM (2012). Psihologia aplicată la muncă. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.

Biroul SUA de Management al Personalului. (2007). Manual de operațiuni de examinare delegată: Un ghid pentru birourile de examinare ale agențiilor federale. Adus la 30 noiembrie 2013 de pe