Diplomă Nvq: software de procesare de text în afaceri și administrație sau acesta

deli-stationery.org

După ce ați identificat informațiile necesare pentru un document, ați aplicat toate stilurile și formatarea și ați ajuns la stilul și aspectul dorit, trebuie să finalizați documentul pentru prezentare sau pentru tipărire și distribuție. Trebuie să știți cum să utilizați diferitele tehnici și instrumente disponibile pentru a finaliza documentul pentru prezentare

Pregătirea pentru o diplomă de nivel 2 sau nivel 3

Informațiile de aici sunt scrise pe baza unității software de procesare a textelor pentru candidații care lucrează la o diplomă de nivel 2 sau de nivel 3 în afaceri și administrație sau IT. Candidații sunt așteptați să aibă abilități de procesare a textelor la un nivel intermediar, dacă sunt utilizatori IT.

Evaluarea pentru majoritatea părților acestei unități ( care acoperă toate secțiunile ) se efectuează prin atribuirea sarcinilor, observare și întrebări și prin examinarea documentelor create anterior de către candidat.

În această secțiune, vom analiza modul de utilizare a unei aplicații de procesare de text sau a unui program software pentru a formata un document pentru prezentare, tipărire sau distribuție. Trebuie să vă asigurați că documentul arată semnificativ, are conținut semnificativ și respectă standardele stabilite de organizație. De asemenea, verificați pentru formatare, verificare ortografică, verificare gramaticală și alte aspecte înainte de finalizare.

Utilizați instrumentele software de procesare a textelor pentru a formata și prezenta documentele în mod eficient pentru a îndeplini cerințele

Am adăugat capturi de ecran și cât mai multe instrucțiuni posibil pentru ușurința înțelegerii. Capturile de ecran sunt din Microsoft Word 2003.

3.1 Identificați modul în care documentul trebuie formatat pentru a ajuta la semnificație

Un document ar trebui să fie lizibil și să arate semnificativ, cu aspect, format, structură și stiluri îngrijite. Pentru a realiza acest lucru, trebuie să formatați documentul într-un mod în care este și să arate semnificativ, iar formatarea este unul dintre lucrurile de bază de care are nevoie un document. O bună formatare oferă o schiță clară oricui vizualizează documentul.

Format, paragraf, gloanțe, configurare pagină, imprimare, previzualizare imprimare: Word 2003

Cele mai bune practici pentru formatare

În timp ce formatați, asigurați-vă că setați marginile la un standard dorit, utilizați pozițiile corecte ale filei, utilizați anteturi și subsoluri și note de subsol, acolo unde este necesar. Aplicați stiluri ori de câte ori este posibil, cum ar fi stilul de antet, stilul de paragraf, stilurile de caractere și verificați dacă spațiul dintre linii și paragrafe este acceptabil. Textul trebuie să fie justificat în funcție de nevoile și standardele documentului.

Alegeți fontul, dimensiunile fontului și culoarea corespunzătoare. De exemplu, nu utilizați fonturi elegante și funky într-un document profesional. Folosiți cel mai bine fonturile aldine, cursivele, subliniatele ( dacă este necesar ) ori de câte ori este necesar. Puteți evidenția textul important, utilizați gloanțe și numerotare pentru a enumera în mod clar punctele pentru o ușurință a lizibilității.

Utilizați tabele, grafice și diagrame împreună cu elemente grafice ori de câte ori este posibil pentru a explica conceptele, a compara cifrele și pentru a prezenta cu precizie anumite informații. Bordurile, umbrirea și fundalurile nu sunt o necesitate, dar acestea pot îmbunătăți aspectul documentului și pot face să vrei să citești.

Aliniați textul în funcție de tipul de document. De exemplu, articolele din ziare apar în coloane și nu în paragrafe.

Un alt factor important care trebuie luat în considerare este că, indiferent dacă utilizați un șablon, sau dacă ați creat propriul șablon sau creați un document de la zero, trebuie să proiectați documentul în acest scop.

De exemplu, o factură ar trebui să arate ca o factură cu aspectul, standardele și informațiile corecte, o scrisoare ar trebui să arate ca o scrisoare cu informații plasate în formatul și standardul corect, un articol scris sau un jurnal trebuie să respecte standardele jurnalului și așa mai departe.

3.2 Selectați și utilizați tehnici adecvate pentru a formata caractere și paragrafe

Tocmai ne-am uitat la motivul pentru care este importantă formatarea și la ce factori trebuie luați în considerare sau amintiți în timpul formatării unui document. Odată ce cunoașteți scopul documentului, aspectul și structura, imaginația vizuală a aspectului final al documentului și ce tip de formatare necesită documentul, va trebui să utilizați tehnicile adecvate care sunt disponibile pentru formatarea caractere și paragrafe ale documentului.

Text pentru sfaturi pentru spațiere între linii

Pentru a modifica setările fontului, selectați textul pentru care doriți să modificați setările, faceți clic pe Format - Font

1/5

Formatarea caracterelor

Caracterele pot fi formatate modificând dimensiunea caracterelor ( dimensiunea fontului ), schimbând tipul caracterului ( stilul fontului ), adăugând culori la caractere pentru a îmbunătăți documentul, folosind instrumentele simple precum bold, cursiv și subliniat pentru a evidenția părțile importante sau zone ale documentului ( pentru a ușura citirea rezumată ), există și opțiunea de evidențiere pentru a evidenția o anumită zonă sau cuvinte sau părți ale documentului care necesită mai multă atenție etc.

În afară de acestea, atunci când utilizați subscript și superindice, ( mai des acestea sunt utilizate în zone în care există formule sau alte calcule matematice ), trebuie să utilizați instrumentul pentru indicele și superindice din bara de instrumente de formatare. Există, de asemenea, simboluri pe care le puteți utiliza în zonele în care aveți nevoie de un simbol pentru a fi inserat.

Accesați Inserare -> Simbol -> Alegeți simbolul pe care doriți să îl afișați.

Taste de comenzi rapide

Învățarea tastelor rapide pentru aceste instrumente simple poate fi utilă. Nu trebuie să continuați să faceți clic pe bara de instrumente pentru a aplica formatarea, dar le puteți aplica mai repede apăsând tastele de pe tastatură.

De exemplu, aveți o zonă selectată a textului sau a caracterelor care trebuie să apară aldine. Tot ce trebuie să faceți este să selectați textul dorit și să apăsați Ctrl + B. Ctrl + B este o comandă rapidă pentru bold.

În mod similar, Ctrl + I pentru cursiv, Ctrl + U pentru subliniat etc.

Și acestea sunt ușor de reținut. De exemplu, Ctrl + prima literă a acțiunii, de exemplu Ctrl + B pentru Bold, unde B reprezintă Bold, Ctrl + I pentru cursiv unde I reprezintă Italic, etc. De asemenea, există un meniu Format, care are mai multe opțiuni pentru a aplica formatarea fonturilor și paragrafelor.

Formatarea paragrafelor

Următorul aspect al formatării după formatarea caracterelor este formatarea paragrafelor. Textul din paragraf trebuie aliniat și aveți trei opțiuni pentru asta; aliniază la stânga, aliniază dreapta și centru.

Majoritatea documentelor sunt aliniate la stânga, deoarece vă ajută la citirea ușoară. Oriunde există o listă de articole, formatați-le fie prin gloanțe, fie prin numerotare, deoarece acest lucru va da un aspect curat și standard documentului. În cazul documentelor online, marcarea și numerotarea vor ajuta software-ul de tehnologie de asistență să le recunoască ca pe o listă.

Spațiere între paragrafe și linii: Word 2003

Spațiere linie

Următoarea formatare este distanța dintre linii, care este foarte importantă. Există standarde pentru diferite documente. În mod implicit, în Word 2003, distanța dintre linii este undeva între 1 și 1,5. Dacă trebuie să modificați distanța dintre linii, puteți face acest lucru, utilizând instrumentul Spațiere linie din bara de instrumente de formatare.

Bordurile și umbrirea pentru pagini și tabele pot fi aplicate folosind opțiunea borduri și umbrire din meniul Format.

Control văduv / orfan

Livingsta

Control văduv și orfan pentru paragrafe

Urmează controlul văduvelor și orfanilor care trebuie setat la paragrafe. De exemplu, dacă avem un paragraf cu doar trei rânduri, dacă ultima linie a paragrafului este împărțită la pagina următoare ( văduvă ), nu va arăta bine și, de asemenea, îngreunează citirea. De asemenea, având doar un cuvânt pe ultima linie a unui paragraf ( orfan ) poate face ca documentul să pară ciudat. Pentru a le evita, puteți utiliza controlul văduvă / orfan în zona de formatare a paragrafului.

Filele și indentările

Filele și indentările sunt un alt set de instrumente care sunt utilizate pentru formatarea paragrafelor.

Există patru tipuri de liniuțe; Indentare stânga, liniuță dreaptă, liniuță prima linie și liniuță suspendată. Indentările din stânga și din dreapta specifică spațiul pentru paragraf între marginile spațiului. Prima liniuță liniuță este utilizată pentru a indenta prima linie a unui paragraf, iar linia suspendată ajută la indentarea liniilor care urmează prima linie a paragrafului, folosite în special la marcarea sau numerotarea.

Filele sunt folosite pentru a controla modul în care textul este plasat într-un document. Ele aliniază textul de-a lungul diferitelor locații ale filei. Puteți seta filele în caseta de dialog Filele.

În afară de acestea, asigurați-vă că aveți ortografia, gramatica și punctuația corecte în tot documentul. Verificați chiar erori minore, de exemplu, verificați pentru a vedea dacă toate propozițiile încep cu majusculă și se termină cu un punct. Erorile pot reflecta asupra standardelor organizației și pot avea un efect grav.

Taste rapide pentru simboluri comune

Este bine să cunoașteți și tastele de comenzi rapide pentru simbolurile pe care le utilizați destul de des. De exemplu

• Alt 0169 - ©
• Alt 172 - ¼
• Alt 171 - ½
• Alt 0190 - ¾
• Alt 0153 - ™
• Alt 0174 - ®

Formatarea simplă poate crea o diferență uriașă față de prezentarea generală și de senzația documentului.

3.3 Selectați și utilizați paginile și secțiunile corespunzătoare pentru prezentarea și tipărirea documentelor

Acum că documentul este gata cu toate formatările și stilurile necesare și adecvate, trebuie să știți cum să selectați paginile și secțiunile pentru prezentare sau tipărire. În funcție de tipul de documente, va trebui să adăugați coloane la tot sau la o parte din document. Este posibil să trebuiască să inserați pauze de pagină și pauze de coloană în anumite locații dintr-un document. Va trebui să urmăriți dimensiunea marginii, numerele de pagină și, de asemenea, cel mai important, să includeți anteturi, subsoluri și note de subsol, în funcție de document și de cerințele acestuia.

Pentru a seta marjele și orientarea paginii, faceți clic pe Fișier - Configurare pagină

1/11

Margini

Există dimensiuni standard ale marginilor pentru toate documentele, iar Word în sine vine cu o setare implicită. Dacă trebuie să modificați setările, va trebui să mergeți la

Fișier -> Configurare pagină -> Marje -> Aici va trebui să setați dimensiunea marginii pentru documentul dvs. De asemenea, puteți modifica orientarea pentru diferite pagini, deoarece în unele cazuri, tabelele sau diagramele sau alte reprezentări statistice vor trebui să fie documentate în aspectul peisaj.

Coloane

Pentru a adăuga coloane într-un document, faceți clic pe

Format -> Coloane -> Alegeți numărul de coloane și, de asemenea, selectați dacă este întreg documentul sau din acel punct și faceți clic pe OK.

De asemenea, puteți seta manual lățimea coloanelor. Pentru a aplica coloane la o anumită secțiune dintr-un document, selectați secțiunea respectivă și apoi aplicați coloane. Pauzele de coloană pot fi adăugate pentru a sparge o coloană într-un anumit punct și pentru a duce textul la coloana următoare.

Verificați dacă imaginile și alte elemente grafice sunt aliniate în locații adecvate și, de asemenea, asigurați-vă că sunt aliniate cu textul din document.

Pauze de pagină, anteturi și subsoluri

Pauzele de pagină pot fi adăugate în zonele în care doriți ca textul sau conținutul documentului să se rupă și să treacă la pagina următoare.

Introduceți antet și subsol pentru textele care trebuie să apară în partea de sus și de jos a tuturor paginilor din document. Unele documente pot necesita note de subsol pentru referință. În aceste cazuri, introduceți note de jos în documente. Numerele de pagini sunt o parte importantă a unui document care are mai multe pagini.

Modul în care utilizarea documentului ghidează aspectul

Când configurați aspectul unui document, trebuie să decideți formatul și aspectul, în funcție de modul în care va fi utilizat documentul.

De exemplu, dacă documentul va fi tipărit, acesta trebuie formatat pentru a fi tipărit pe o hârtie de dimensiuni standard. Dacă documentul urmează să fie publicat în lucrări, atunci aspectul și formatarea trebuie să fie în conformitate cu aceasta. Documentele care vor fi publicate pe o pagină web trebuie să fie formatate corespunzător ca afișaje diferite, vor schimba dimensiunea și rezoluția documentului și, prin urmare, sunt recomandate formate și machete simple pentru publicarea pe web.

De asemenea, trebuie să luați în considerare dimensiunea documentului și a imaginilor dintr-un document, deoarece dacă dimensiunea este prea mare, pagina web va dura timp pentru încărcare. Deci, trebuie să aveți grijă să redimensionați imaginile fără a pierde mult calitatea.

Tipărire

Dacă trebuie să imprimați un document, există diferite moduri în care puteți imprima un document. În funcție de necesități, puteți imprima o selecție de pagini sau o parte a unei pagini, care este doar textul selectat sau întregul document. Puteți imprima documente pe o singură față sau pe două fețe. Caseta de dialog de imprimare conține toate opțiunile și setările pe care trebuie să le faceți sau să le puteți face înainte de a imprima un document. De asemenea, documentele care trebuie tipărite nu trebuie să aibă text animat sau pâlpâitor, deoarece acest lucru nu se va imprima corect pe document.

Lista de verificare rapidă

Câteva puncte de reținut:

• Verificați dacă evidențierile, aldinele, cursivele, subliniatele, glonțurile și numerotarea sunt utilizate ori de câte ori este necesar
• Verificați dacă comentariile și dezvăluirea formatării au fost dezactivate
• Faceți uz de stiluri pentru formatare
• Verificați dacă imaginile sunt subtitrate și marcate.
• Verificați dacă tabelele sunt aliniate corect și dacă sunt formatate și etichetate corect
• Verificați dacă linkurile sau adresele URL, dacă există, funcționează.
• Aruncați o privire la documentul din previzualizarea tipăririi pentru a vedea dacă pare satisfăcător.
• Salvați documentul cu un nume de fișier care este semnificativ și că numele fișierului nu are spațiu sau caractere speciale.
• Verificați proprietățile documentului, cum ar fi autorul, titlul, limba etc. și verificați și cuprinsul.

Întotdeauna trebuie să vă asigurați înainte de tipărire, dacă este necesară imprimarea, deoarece economisirea hârtiei poate salva mediul.

Tipărire, liste și formatare de bază: Word 2003

3.4 Descrieți orice probleme de calitate cu documentele

Majoritatea problemelor care apar legate de probleme de calitate sunt după cum urmează:

• Formatarea documentului nu este în loc în timpul imprimării - când formatați documentul și nu aplicați formatarea sau stilurile necesare în mod corect, documentul poate arăta slab cu date greșite și de calitate scăzută, cu text, imagini, obiecte și caractere din loc.
• Probleme legate de alinierea și plasarea tabelelor, diagrame și grafice - În timp ce plasați tabele și setați proprietăți, trebuie să vă asigurați că efectuați setările necesare cu privire la modul în care doriți să arate tabelul și cum doriți formatarea conținutului în tabel. În caz contrar, rezultatul sau documentul rezultat nu va avea calitate. Același lucru se aplică graficelor și graficelor pe care le plasați pe documente
• Linkurile sau adresele URL nu funcționează - Când încorporați sau adăugați linkuri sau adrese URL la un document, vă rugăm să vă asigurați că l-ați introdus în formatul corect și că linkul este în stare de funcționare. Link-ul ar putea fi de referință sau de ajutor și, dacă nu funcționează, face ca documentul să pară incomplet și poate face utilizatorul frustrat

• Erori de ortografie, punctuație și gramatică, formatare slabă și utilizarea stilurilor - Dacă nu sunt corectate, aceste erori pot reflecta calitatea organizației și a angajaților săi.
• Conținutul documentului nu este suficient sau nu respectă standardele - Asigurați-vă întotdeauna că utilizați informații de înaltă calitate și standard în document, astfel încât cititorul să se mulțumească cu ceea ce se așteptau.
• Informațiile din document sunt greșite și calitatea conținutului este slabă - Datele din document trebuie să nu conțină erori și toate informațiile trebuie să fie recente și actualizate. Calitatea slabă și informațiile greșite dintr-un document nu vor atrage cititori și, de asemenea, vor marca documentul fără valoare.
• Prea multe îndrăznețe și evidențieri, ceea ce face ca documentul să pară neprofesionist - Utilizați bold și evidențiază în text numai acolo unde este necesar și necesar. Prea mult din textul evidențiat și îndrăzneț poate fi dificil de citit și poate face ca documentul să pară dezordonat

• Culorile nu sunt aceleași pe documentul original și cel tipărit - Aceasta este o problemă cu care ne confruntăm majoritatea dintre noi în timp ce tipărim documente. Dacă culorile nu sunt bune, trebuie să verificați setările imprimantei și să folosiți cerneală de calitate și cerneală compatibilă concepută pentru acea imprimantă și hârtie. Calitatea hârtiei poate afecta și culorile.
• Imaginile sunt neclare sau distorsionate, calitatea imaginilor scăzută, dimensiunea imaginii diferite, alinierea distorsionată - Aceste erori se datorează setărilor de formatare și stil și setărilor de aliniere din document. Dacă toate setările nu conțin erori și se respectă procedurile corecte în timpul creării și formatării documentului, aceste tipuri de erori pot fi evitate.
• Timp - Erorile din document în timpul creării unui document vor face să treacă prin toate setările, formatarea și alte probleme din document, consumând astfel mult timp. Deci, pentru a economisi timp, trebuie să facem tot posibilul și să creăm documente de calitate care revizuiesc fiecare parte și pas în timp ce creați documentul în sine.

3.5 Verificați documentele care răspund nevoilor, utilizând instrumente IT și făcând corecții, după caz

Înainte de a tipări sau distribui un document, trebuie să verificați documentul cu atenție pentru a vedea dacă acesta satisface nevoile publicului și ale organizației sau în orice scop a fost creat. Am văzut deja ce măsuri trebuie făcute și ce trebuie evitate pentru ca un document să arate bine cu conținut de înaltă calitate. Trebuie să utilizați instrumentele disponibile în software-ul de procesare de text pe care îl utilizați pentru a vă asigura că documentul îndeplinește nevoile și cerințele.

Verificare ortografică și gramaticală

Livingsta

Verificarea ortografică și verificarea gramaticii - Acesta este un instrument foarte util, cu toate acestea, este posibil ca procesorul de text să nu evidențieze întotdeauna toate greșelile și, prin urmare, este recomandabil să verificați ortografia manuală și verificarea gramaticii.

Verificați dacă nu se utilizează greșit majusculele, semnele de punctuație, gramatica și alte erori conexe. Verificați dacă există erori de câteva ori și cereți altor persoane să revizuiască și ele, deoarece multe erori sunt greu de văzut de către persoana care a creat documentul. Puteți lăsa documentul deoparte pentru câteva zile și apoi puteți verifica dacă există erori atunci când vă aflați într-un cadru de spirit diferit. Acest lucru vă va ajuta să identificați cu ușurință erorile.

De asemenea, există multe cuvinte care sună la fel, dar au ortografie și semnificații diferite. Trebuie să fii foarte atent, întrucât cititorii nu vor înțelege atunci ce ai vrut să spui. Folosiți întotdeauna ortografia corectă. Erorile pot duce la comunicări greșite și pot avea un impact uriaș asupra organizației și a activității sale. Citirea cu voce tare a documentului va dezvălui, de asemenea, erori pe care nu le-ați identificat în timp ce citiți doar vizual.

Numere și calcule - Verificați dacă numerele utilizate în document au numărul corect de zecimale și că cifrele sunt corecte. Verificați dacă calculele sunt corecte și fără erori, deoarece cifrele greșite pot induce în eroare și pot avea rezultate dezastruoase. Documentul pe care îl creați ar putea fi unul dintre cele mai importante documente care au legătură cu informațiile comerciale majore ale companiei, așa că trebuie întotdeauna să aveți grijă

Limba și dicționarul - Limba utilizată ar trebui să fie limba profesională. Argumentele și limbajul obișnuit trebuie evitate. Unele cuvinte sunt scrise diferit în engleza SUA și britanică și, prin urmare, configurarea setărilor de limbă și dicționar va fi de mare ajutor.

Acuratețe și coerență - Trebuie să citiți documentul pentru a vedea dacă informațiile furnizate sunt suficiente, dacă sunt clare și dacă trebuie îmbunătățite. Acest lucru îl va ajuta pe cititor să înțeleagă ce mesaj încercați să transmiteți.

Font și dimensiunea fontului - Fonturile utilizate și dimensiunile fontului trebuie să fie standard. Asigurați-vă că nu utilizați fonturi elegante sau funky pentru documentele profesionale. Dimensiunea nu trebuie să fie nici prea mică, nici prea mare, dar să fie standard. Culorile fontului trebuie să fie și ele standard.

Cratimare - Utilizați întotdeauna gloanțe și numere pentru liste, mai degrabă decât să folosiți cratime. Acest lucru va format documentul cu îngrijire și filete corespunzătoare. Utilizarea gloanțelor și numerelor spune, de asemenea, software-ului de tehnologie de asistență, că este o listă.

Aspect și margini ale paginii - Vă rugăm să urmați valorile și orientările standard pentru margini și aspecte. Verificați dacă anteturile, subsolurile și notele de subsol nu conțin erori și sunt aliniate corect.

Întreruperi de linie, întreruperi de pagină, întreruperi de coloană și întreruperi de paragraf - Acestea sunt instrumente utile pentru formatarea documentului cu un aspect îngrijit. Utilizați aceste instrumente ori de câte ori este necesar pentru a evita văduvele și orfanii.

Tabelele, imaginile, alte elemente grafice - Asigurați-vă că toate setările pentru aceste obiecte sunt corecte și că sunt aliniate corect cu celelalte caractere și text din document. În timp ce adăugați imagini și grafică în documente, trebuie să verificați setările de text din și din jurul imaginilor și obiectelor.

Aspect de imprimare - După ce totul a fost verificat și corectat, uitați-vă la document în forma de aspect de imprimare. Aceasta vă va arăta exact cum va arăta documentul atunci când este tipărit. De asemenea, puteți face setări pentru aspectul de imprimare și hârtia de imprimare etc. în caseta de dialog de imprimare. Dacă documentul nu pare satisfăcător, va trebui să vă întoarceți și să modificați setările până când documentul devine fără erori și este formatat corect.

3.6 Răspundeți în mod adecvat la problemele și documentele de calitate, astfel încât rezultatele să răspundă nevoilor

Odată ce toate verificările sunt efectuate și se simte că documentul este gata să fie tipărit, distribuit sau publicat, puteți continua și face acest lucru. Uneori, există situații în care publicul sau utilizatorul ar fi simțit că un alt stil, structură sau aspect ar fi fost mai bun. În aceste situații, puteți primi întrebări și feedback care vă întreabă dacă acest lucru ar putea fi îmbunătățit sau modificat.

Învățând din feedback

Luați întotdeauna feedback-ul într-un mod pozitiv și învățați din acesta. Trebuie să ții cont de faptul că creează un document pentru o audiență și trebuie să mulțumească audiența și nu tu, așa că toți acești factori trebuie luați în considerare la crearea unui document.

Când problemele de calitate sunt ridicate, ascultați-le și acționați în consecință. Trebuie să acționați în mod corespunzător și să răspundeți corespunzător la probleme. Utilizatorul sau publicul ar putea dori doar o structură sau un stil diferit, doar pentru că le este ușor de utilizat sau de citit. Este posibil ca dimensiunile imaginilor să fie diferite, deoarece uneori imaginile uriașe sau orientările lor pot distrage atenția.

Când vine vorba de cifre, din motive de precizie, unii utilizatori pot solicita mai mult de două zecimale. Uneori pot exista erori minore în calcule. Deci, veți afla despre publicul dvs. atunci când primiți feedback și știți cum să evitați aceste erori în viitor pentru acest public sau știți ce aspect să folosiți pentru un public diferit.

Când documentele nu se deschid

O altă problemă obișnuită pe care o întâlnim cu toții în activitățile noastre de zi cu zi sunt, documentele care nu se deschid. Acest lucru se referă la probleme de compatibilitate sau conflict cu software-ul în care a fost creat documentul sau este deschis documentul. În astfel de situații, cel mai bine este să contactați receptorul, să parcurgeți cu ei software-ul pe care îl folosesc, să întrebați ce erori apar și să rezolvați problema.

Puteți converti documentul într-un format compatibil diferit și îl puteți trimite din nou sau, dacă receptorul este capabil să facă acest lucru, îi puteți îndruma prin procesul respectiv. Repet acest punct aici; încercați să salvați documentele întotdeauna într-un format cât mai simplu posibil.

Explicați mai degrabă decât argumentați

Rămâneți calm și acționați conform interogării. Pot exista momente când ați folosit un anumit stil sau structură sau format sau orientare pentru un anumit motiv sau scop. Puteți explica acest lucru utilizatorului ( nu argumentați ) și puteți vedea dacă înțeleg acest fapt și sunt dispuși să accepte. Toate acestea vor crea în cele din urmă un document care va respecta standardele și va îndeplini toate cerințele de calitate în acest scop.

Amintiți-vă întotdeauna, calitatea este importantă, deoarece asigură capacitatea afacerii!

Recapitularea acestei unități

Sper că aveți o bună cunoaștere și înțelegere

• Cum se folosește o aplicație sau un software de procesare a textului pentru a formata un document pentru prezentare, tipărire sau distribuție.
• Cum să vă asigurați că documentul arată semnificativ, are conținut semnificativ și respectă standardele stabilite de organizație.
• Verificarea formatării, verificarea ortografiei, verificarea gramaticii și alte aspecte înainte de finalizare.

Sper că acest lucru ți-a fost de folos. Dacă doriți să parcurgeți secțiunile anterioare ale acestei unități, vă rugăm să urmați linkurile de mai jos:

Secțiunea 1 - Introduceți și combinați textul și alte informații cu precizie în documentele de procesare a textelor (Software de procesare a textelor, întrebările 1.1 până la 1.7)

Secțiunea 2 - Creați și modificați aspectul și structurile pentru documentele de procesare a textului (Software de procesare a textelor, Întrebările 2.1 până la 2.4)

Vă rugăm să nu ezitați să lăsați comentariile și feedback-ul dvs. Dacă aveți întrebări, nu ezitați să întrebați. Toate cele bune!

Vă rugăm să împărtășiți feedback-ul dvs.