Nvq: explicați procedurile de stocare și recuperare a informațiilor

Aflați despre scopul și procedurile legate de stocarea și recuperarea informațiilor în administrarea afacerilor.

Fotografie de Simon Abrams pe Unsplash

Acest articol este destinat candidaților care lucrează la diploma NVQ de nivel 2 sau 3 în afaceri și administrație. Aceasta este o unitate de nivel 2 cu un total de 3 credite. Această unitate se ocupă cu stocarea și recuperarea informațiilor pentru o companie sau o organizație, respectând cerințele de securitate și confidențialitate. Acoper prima parte a rezultatului învățării, care vă va ajuta să înțelegeți procesele și procedurile de stocare și recuperare a informațiilor.

Vom discuta pe scurt:

• Scopul stocării și recuperării informațiilor solicitate.
• Diferite tipuri de sisteme informaționale și caracteristicile acestora.
• Scopul cerințelor legale și organizaționale pentru securitatea și confidențialitatea informațiilor.
• Scopul confirmării informațiilor care urmează să fie stocate și recuperate.
• Modalități de verificare a informațiilor pentru acuratețe și de ce.
• Cum să furnizați informații într-un format și un interval de timp convenit.
• Tipurile de informații care pot fi șterse.
• Probleme care pot apărea cu sistemele de informații și cum să le rezolvați.

Acest articol este o resursă pentru cei care lucrează la diplomele NVQ de nivel 2 sau 3 în afaceri și administrație.

pixabay.com/en/business-man-home-office-business-1176006/

Ce sunt informațiile?

Informațiile pot fi definite ca fapte furnizate de cineva sau aflate despre cineva sau ceva sau fapte care au fost adunate prin cercetare sau alte mijloace. De asemenea, poate fi definit ca un mesaj care este transmis prin anumite mijloace. Informațiile pot fi înregistrate și transmise și sunt foarte importante, deoarece ajută la rezultate și decizii. Trebuie să fie corectă și pregătită în timp util. Trebuie să fie specific și să rămână la necesitate sau scop (să fie relevant), să aibă sens și să aibă sens, ceea ce va ajuta la înțelegere.

Informațiile pot fi fie fizice, fie electronice și trebuie gestionate eficient. Gestionarea informațiilor este responsabilitatea organizației atunci când este colectată, gestionată, stocată, partajată, conservată, recuperată și livrată.

1.1 Explicați scopul stocării și extragerii informațiilor solicitate

Stocarea informațiilor este procesul în care informațiile sunt depozitate sau stocate într-un depozit (dulapuri, HDD, stick de memorie etc.), iar recuperarea informațiilor este procesul de obținere a resurselor de informație stocate relevante pentru necesități.

Scopul principal al stocării oricărei informații este recuperarea ușoară în viitor, atunci când este necesară. De asemenea, face parte din practica de afaceri a unei companii. Stocarea documentelor trebuie făcută în procedura adecvată, astfel încât să fie mai ușor de găsit. În funcție de tipul de informații, informațiile pot fi stocate fie în dulapuri ignifuge pentru copii sau hard disk-uri sau alte dispozitive electronice de stocare pentru copii.

În funcție de natura companiei sau organizației sau afacerii, vor trebui stocate diferite tipuri de informații. Poate fi secretele legate de companie, fișiere extrem de confidențiale legate de companie sau angajați sau clienți / clienți. Deci, fișierele trebuie stocate în conformitate cu toate procedurile de confidențialitate și protejate conform actului de protecție a datelor, deoarece acestea sunt informații necesare pentru furnizarea unui serviciu de calitate și, de asemenea, pentru buna funcționare a companiei.

Scopul recuperării informațiilor este de a oferi servicii de calitate pentru persoana potrivită la momentul potrivit, cu toate informațiile solicitate în mână. Numai dacă datele sunt stocate într-un mod procedural, acestea pot fi recuperate cu ușurință. Informațiile pot fi recuperate în scopuri de marketing, pentru comunicări, pentru monitorizare, pentru sondaje și alte cercetări pe care o organizație sau o afacere le-ar putea desfășura. Informațiile vor fi, de asemenea, recuperate în situații în care informațiile ar trebui să fie partajate cu companiile partenere și cu poliția sau cu veniturile interne.

Stocarea și recuperarea datelor joacă un rol major în îmbunătățirea performanțelor unei companii și acest lucru se poate întâmpla fie offline, fie online și în diferite formate.

1.2 Descrieți diferite sisteme informaționale și principalele caracteristici ale acestora

Sistemele informatice sunt colectarea de rețele hardware și software, date și proceduri pe care oamenii și organizațiile le folosesc pentru procedura de stocare și recuperare a informațiilor. Se ocupă de colectarea datelor, crearea datelor, prelucrarea datelor, distribuirea datelor și preluarea datelor. Ajută la îmbunătățirea eficienței și eficacității unei organizații.

Sistemul informațional anterior avea doar trei tipuri.

• Sistem de procesare a tranzacțiilor: Acest sistem este responsabil pentru procesarea tranzacțiilor de zi cu zi. Tipurile de tranzacții variază de la organizație la organizație. Ajută la menținerea, adăugarea, schimbarea și eliminarea datelor. Câteva exemple sunt plasarea comenzilor, facturarea, depozitele prin cecuri, sistemele de salarizare, sistemele de rezervare, controlul stocurilor etc. Acest sistem este utilizat de personalul din prima linie.
• Management Information System: Acest sistem ajută la îndeplinirea sarcinilor necesare pentru rezolvarea problemelor și luarea deciziilor. Acestea sunt sisteme la nivel de management și ajută la buna funcționare a organizației. Ajută la generarea rapoartelor necesare pentru executarea și monitorizarea nivelurilor de performanță și a nivelurilor de eficiență, date pentru contabilitate și alte tranzacții. Câteva exemple sunt sistemele de gestionare a vânzărilor, bugetarea, personalul, controlul stocurilor etc. Aceste informații trebuie să fie foarte exacte și relevante.
• Sisteme de susținere a deciziilor: acest sistem ajută la luarea deciziilor pe termen lung și este utilizat pentru a asista managerii. Acest sistem utilizează resurse interne și externe și este utilizat pentru a analiza informațiile existente și a proiecta efectele. Acestea ajută la rapoarte sumare, prognoze, grafice etc. Unele exemple sunt sistemele logistice, modelele de foi de calcul etc.

Recent, au fost adăugate câteva alte sisteme de informații și sunt

• Sistem de informații executive: Acest sistem ajută la fluxul de informații, raportare și analiza datelor pentru organizație. Este folosit de directori și manageri superiori pentru a prezice viitorul companiei, iar acest sistem prezintă date atât din resurse externe, cât și din resurse interne. Ajută la rapoarte și previziuni sumare.
• Data Warehouse: Acest sistem ajută la stocarea informațiilor pe cale electronică și, de asemenea, ajută la analiza, recuperarea, partajarea și gestionarea datelor.
• Office Automation: Acest sistem este un sistem informatic bazat pe computer și ajută la crearea, modificarea și asamblarea informațiilor în format digital. Acestea au fost dezvoltate pentru a spori eficiența lucrătorilor de birou, a asistenților administrativi, a managerilor, a profesioniștilor, a secretarilor și a oricui utilizează un computer pentru a stoca și prelua informații și date.

1.3 Explicați scopul cerințelor legale și organizatorice pentru securitatea și confidențialitatea informațiilor

Orice informație stocată într-o organizație trebuie să respecte procedurile de securitate și confidențialitate. Securitatea și confidențialitatea informațiilor este procesul în care datele sunt păstrate departe de accesul neautorizat, dezvăluirea, distrugerea, utilizarea sau modificarea. Se aplică atât datelor fizice, cât și celor electronice. Toate organizațiile stochează o cantitate mare de informații confidențiale despre angajații lor, clienții, starea companiei, produsele, sondajele, finanțele etc. Deci, în timp ce gestionați aceste informații, trebuie să aveți grijă să urmați procedurile de securitate și confidențialitate, deoarece dacă informațiile intră în mâinile greșite ar putea duce la consecințe negative grave. De asemenea, va afecta etica și funcționarea organizației și va conduce la acțiuni în justiție.

De asemenea, în timp ce transmiteți informații altor organizații sau persoane fizice, trebuie respectate procedurile de confidențialitate și protecție a datelor. Informațiile confidențiale, cum ar fi data nașterii, detaliile cardului de credit și de debit, religia, etnia, starea financiară etc., pot fi transmise numai persoanelor care au autoritate sau pentru care proprietarul și-a dat consimțământul și trebuie, de asemenea, să respecte legile de confidențialitate și reguli.

Este important să vă asigurați că datele salvate sunt corecte și actualizate.

Domeniu public, prin Pixabay

1.4 Explicați scopul confirmării informațiilor care trebuie stocate și recuperate

Organizațiile, companiile și companiile stochează o cantitate mare de informații, dar stocarea informațiilor greșite nu este de nici un folos. Așadar, înainte de a stoca informații, trebuie să fim atenți la etapa în care datele sunt colectate sau colectate. Trebuie avut grijă să vă asigurați că datele sunt corecte și actualizate. Se aplică, de asemenea, pentru recuperarea datelor. Așa cum s-a discutat anterior, recuperarea datelor este destinată unui scop și nu este utilă recuperarea datelor care nu sunt actualizate. Prin urmare, sistemele trebuie să fie actualizate mereu, verificând periodic înregistrări învechite într-un anumit interval de timp.

Astfel, scopul confirmării informațiilor care urmează să fie stocate sau recuperate sunt, de a evita informațiile inexacte, de a evita informațiile greșite, de a preveni greșelile și, de asemenea, de a evita costurile și problemele inutile care ar putea apărea ca urmare a unor informații greșite. Informațiile greșite pot duce la rezultate serioase. De exemplu, o adresă depășită a unui client poate duce la orice comunicare trimisă clientului în mâinile unei persoane greșite sau periculoase, care poate avea efecte dezastruoase asupra companiei și clientului

1.5 Descrieți modalitățile de verificare a informațiilor pentru acuratețe

Informațiile trebuie întotdeauna verificate pentru a fi corecte, deoarece informațiile inexacte pot duce la rezultate grave. Informațiile pot fi relative la orice în ceea ce privește o organizație. Când vine vorba de clienți, poate fi adresa, numărul de telefon sau plățile restante, atunci când vine vorba de angajați, pot fi evaluările, salariile, din nou adresa și numerele de telefon ale acestora, iar pentru afaceri, poate fi finanțele companiei, profituri, detalii despre angajați și clienți și diverse alte informații.

Alertele pot fi setate pe informațiile despre clienți și angajați pentru a vă asigura că sunt contactate pentru a menține sistemul actualizat. Utilizarea unui software bun în scopuri de baze de date va ajuta la menținerea corectă a informațiilor. Auditurile externe și interne sunt un alt mod de actualizare a informațiilor.

1.6 Explicați scopul verificării informațiilor pentru acuratețe

Toate întreprinderile și organizațiile trebuie să verifice dacă informațiile pe care le-au stocat sunt corecte. De exemplu, banii care intră și ieșesc trebuie să fie corect înregistrați în caz contrar, se va părea că compania nu a obținut prea multe profituri și poate afecta prețurile acțiunilor companiei, poate afecta angajații deoarece compania ar putea să nu fie plătește angajații și va trebui să reducă personalul, creditorii nu vor fi de acord să împrumute bani etc.

Informațiile incorecte pot avea efecte negative grave și pot afecta starea și valorile financiare ale unei companii. Acuratețea informațiilor îi va ajuta pe directori să planifice în viitor și să stabilească obiective. De asemenea, vor putea să planifice în prealabil deficiențele.

1.7 Explicați scopul furnizării de informații în format și în termenele convenite

La cerere, informațiile trebuie să fie în formatul convenit și trebuie prezentate sau furnizate la termenele convenite. Fiecare organizație va avea un format de afaceri standard pentru toate documentele cu care se ocupă. De asemenea, atunci când aveți de-a face cu alte companii, vor exista formate agreate privind informațiile care trebuie prezentate. Dacă informațiile nu sunt furnizate în formatul convenit, va fi necesară reformatarea, care va utiliza timp suplimentar și va aduce o reputație proastă organizației.

Foarte asemănătoare cu acestea, informațiile, dacă nu sunt furnizate într-un format corect, pot necesita timp pentru reformatare, împiedicând astfel afacerea să țină pasul cu termenele. În cazul în care informațiile nu sunt furnizate în termenele convenite și ajung după termenul limită, nu va mai fi folosită informația după aceea, deoarece timpul a trecut deja sau nu va mai exista timp pentru interpretarea informațiilor dacă i s-a cerut acest lucru. Nu va ajuta la buna funcționare a organizației. Deci, ca parte a politicilor și procedurilor organizațiilor, informațiile trebuie furnizate la timp în formatul convenit.

1.8 Descrieți tipurile de informații care pot fi șterse

O companie poate continua colectarea / colectarea informațiilor pe măsură ce afacerea rulează. De exemplu, dacă o companie are înregistrări ale clienților sau clienților, clienții noi vor veni tot timpul și baza de date va avea din ce în ce mai multe informații pe măsură ce compania crește și, în cele din urmă, va avea date vechi, neutilizate, date irelevante, -date date etc., care vor ocupa doar spațiu de stocare nedorit. Fiecare companie va avea o politică care indică cât timp trebuie păstrate datele în baza de date sau cât timp trebuie să fie stocate fișierele fizice în dulapurile biroului. După acest timp, informațiile nedorite pot fi șterse, iar fișierele fizice nedorite pot fi distruse în urma procedurilor de securitate și confidențialitate. Ștergerea (fișierele electronice) și mărunțirea (fișierele fizice) sunt procesele utilizate pentru ștergerea informațiilor.Ar trebui să existe o revizuire periodică a informațiilor înregistrate și ar trebui să existe sisteme automate pentru a semnaliza înregistrările pentru revizuire și apoi șterse, dacă este cazul.

Atunci când datele sunt partajate între companii sau organizații partenere, trebuie încheiate acorduri cu privire la durata pentru care datele vor fi păstrate în baza lor de date și apoi șterse după acea perioadă de timp. Toate informațiile depășite și inexacte trebuie șterse în siguranță pentru a evita erorile și efectele dăunătoare.

Descrieți problemele care pot apărea cu sistemele informatice și cum să le faceți față, atunci când este necesar

Sistemele informaționale sunt activele importante pentru o organizație. Există multe probleme care pot crea probleme cu sistemele de informații. Informațiile electronice pot fi atacate de viruși sau de hackeri. Informațiile despre fișierele fizice pot fi deteriorate din cauza incendiului sau a inundațiilor. Confidențialitatea poate fi încălcată de persoanele care nu au autoritatea de a accesa informațiile. Lipsa comunicării poate duce, de asemenea, la utilizarea greșită sau la stocarea greșită a informațiilor.

Un virus informatic poate infecta programe și toate informațiile din computer sau din rețea. Pentru a preveni atacurile de viruși și de către hackeri, trebuie utilizate software-ul de securitate (antivirus) și firewall-uri adecvate și sistemele trebuie monitorizate în permanență. Partajarea informațiilor ar trebui evitată pe cât posibil pe internet și, dacă este necesar, trebuie urmate e-mailurile sigure și procedurile de comunicare. E-mailurile din surse necunoscute, suspecte sau care nu sunt de încredere ar trebui șterse. Atașamentele de e-mail care sunt suspecte nu trebuie deschise niciodată. Trebuie avut grijă când descărcați fișiere de pe internet, descărcați numai din surse de încredere. Păstrați software-ul antivirus actualizat, astfel încât să recunoască și să trateze noi viruși.

Informațiile ar trebui, de asemenea, protejate prin parolă, astfel încât persoanele greșite / neautorizate să nu aibă acces la aceste informații. În cazurile în care datele trebuie copiate pe dispozitive portabile externe, cel mai bine este să criptați datele. Ar trebui să aveți grijă să nu împărtășiți informații cu persoanele care nu au autoritatea de a accesa informațiile. Este întotdeauna cel mai bine să aveți o copie de rezervă a tuturor datelor, astfel încât, în cazul unor probleme cu sistemele, compania va avea o copie de rezervă pentru a lucra și a nu pierde toate informațiile valoroase. În cazul informațiilor fizice, cel mai bine este să le păstrați în dulapuri ignifuge și în locuri sigure care sunt mai puțin predispuse la dezastre naturale.

Informațiile trebuie protejate de corupție și accesul la acestea trebuie controlat. Trebuie să aveți grijă să protejați informațiile împotriva recuperării neautorizate prin introducerea procedurilor de recuperare autorizate.

Noroc cu studiile tale

Acest articol a fost scris cu o idee generală în ceea ce privește stocarea și recuperarea informațiilor. Când vă notați misiunea, asigurați-vă că pregătiți răspunsurile relevante pentru afacerea sau organizația pentru care lucrați. Acest articol a fost trimis aici pentru a vă oferi o imagine de ansamblu asupra a ceea ce se va aștepta de la dvs. în documentele dvs.

Mult succes și sper că vă va fi de ajutor!

Întrebări și răspunsuri

Întrebare: Cum sunt înregistrate informațiile cu exactitate și stocate în siguranță în conformitate cu cerințele sistemului?

Răspuns: Vă rugăm să consultați această secțiune din articolul meu: 1.5 Descrieți modalitățile de verificare a informațiilor pentru acuratețe.

Întrebare: Cum ar explica modul în care informațiile sunt înregistrate cu precizie și stocate în siguranță, în conformitate cu cerințele sistemului?

Răspuns: Întrebarea dvs. a primit răspuns la punctele 1.3 și 1.6. Vă rugăm să consultați mai jos:

"1.3 Explicați scopul cerințelor legale și organizatorice pentru securitatea și confidențialitatea informațiilor

Orice informație stocată într-o organizație trebuie să respecte procedurile de securitate și confidențialitate. Securitatea și confidențialitatea informațiilor este procesul în care datele sunt păstrate departe de accesul neautorizat, dezvăluirea, distrugerea, utilizarea sau modificarea. Se aplică atât datelor fizice, cât și celor electronice. Toate organizațiile stochează o cantitate mare de informații confidențiale despre angajații lor, clienți, starea companiei, produse, sondaje, finanțe etc. În timpul manipulării acestor informații, trebuie să se acorde atenție respectării procedurilor de securitate și confidențialitate, deoarece dacă mâini greșite, ar putea duce la consecințe grave și negative. De asemenea, va afecta etica și funcționarea unei organizații și va conduce la acțiuni în justiție.

În timp ce transmiteți informații altor organizații sau persoane fizice, trebuie respectate procedurile de confidențialitate și protecție a datelor. Informațiile confidențiale, cum ar fi data nașterii, detaliile cardului de credit și de debit, religia, etnia, starea financiară etc., pot fi transmise numai persoanelor care au autoritate sau pentru care proprietarul și-a dat consimțământul și trebuie, de asemenea, să respecte legile și reglementările privind confidențialitatea. "

"1.6 Explicați scopul verificării informațiilor pentru acuratețe

Toate întreprinderile și organizațiile trebuie să verifice dacă informațiile pe care le-au stocat sunt corecte. De exemplu, banii care intră și ieșesc trebuie să fie corect înregistrați, în caz contrar, se va părea că compania nu a obținut prea multe profituri. Acest lucru poate afecta prețurile acțiunilor companiei și ale angajaților, deoarece compania ar putea să nu poată plăti angajații și va trebui să reducă personalul, iar creditorii nu vor fi de acord să împrumute bani etc.

Informațiile incorecte pot avea efecte negative grave și pot afecta starea și valorile financiare ale unei companii. Acuratețea informațiilor îi va ajuta pe directori să planifice în viitor și să stabilească obiective. De asemenea, vor putea planifica în prealabil deficiențele. "

Întrebare: De ce trebuie o companie să-și asocieze programul de dezvoltare a sistemului cu scara de timp a informațiilor solicitate?

Răspuns: Fără un program de dezvoltare legat de scara de timp, compania nu va putea să facă un plan sau să aibă o idee despre cum vor finaliza proiectul. Indiferent de dimensiunea sau scopul proiectului, programul este întotdeauna o parte cheie a managementului proiectului. Acest lucru spune companiei și echipei când trebuie efectuată fiecare activitate, ce s-a finalizat deja și secvența în care lucrurile trebuie finalizate. În acest fel, viziunea pe care compania o are asupra proiectului se transformă într-un plan bazat pe timp.