Nivelul 3 Nvq: produce documente într-un mediu de afaceri

Examinați politicile și procedurile legate de crearea de documente comerciale de înaltă calitate.

Fotografie de Sharon McCutcheon pe Unsplash

Introducere în această unitate

Aceasta este o unitate opțională Grupa B la nivelul 3 cu 4 credite. Candidații vor avea cunoștințe aprofundate și abilități practice legate de producerea de documente de înaltă calitate. Aceștia vor trebui să știe ce resurse sunt disponibile în organizație / companie și cum să le folosească, să urmeze toate politicile și procedurile pentru a produce documente, să utilizeze resursele în mod eficient și să se conformeze specificațiilor.

1.1 Dați exemple de diferite tipuri de documente care pot fi produse pentru mediul de afaceri și explicați diferite stiluri care pot fi utilizate.

Există multe tipuri diferite de documente care pot fi produse într-un mediu de afaceri. Acestea includ: documente de fax, cărți de vizită, notă, agende, minute, foi de calcul, diagrame de analiză, foi de date, scrisori, prezentări de diapozitive și multe altele. Toate au scopuri și utilizări diferite;

Carti de vizita

Acestea sunt utilizate pentru a oferi clienților informații despre cum să contacteze compania. Poate fi vorba de cărți mici.

Document de fax

Un alt tip de document utilizat în afaceri este un document Fax; Acestea sunt foarte utile în afaceri și sunt cele mai rapide modalități de transmitere a documentelor. Acestea sunt în format de hârtie, fie în culori, fie în alb și negru.

Agendă

Agendele vă spun ce va avea loc. Ajută oamenii să se organizeze astfel încât să știe exact ce ar trebui să facă și ce se va întâmpla. Acestea sunt în format hârtie atunci când sunt duse la întâlniri și pot fi distribuite electronic.

Memorii

Memo-urile sunt utilizate pentru comunicarea informală cu o organizație și pot fi fie în format hârtie, fie în format electronic.

Minute

Acestea au detalii despre ceea ce a avut loc la o întâlnire. Acestea pot fi tipărite pe hârtie pentru întâlniri și pot fi distribuite electronic.

Foi de calcul

Acestea pot fi utilizate în diverse scopuri, de la statistici la analitice. Acestea sunt în formate electronice, pot fi gestionate în aceeași carte sau ca foi diferite în funcție de necesități.

Diagramele de analiză

Acestea pot fi fie grafice, fie diagrame care ajută la monitorizarea statisticilor de performanță. Acestea sunt, de asemenea, în format electronic și pot fi tipărite pe hârtie atunci când este necesar.

Foi de date

Aceste foi pot fi în format Word sau Excel. Acestea pot fi utilizate pentru a culege anumite date care trebuie comunicate în cadrul sau în afara organizațiilor sau pentru a monitoriza statistici și performanțe.

Scrisori

Acestea sunt documente utilizate pentru diferite tipuri de comunicații în toate departamentele în diverse scopuri. Există diferite tipuri de scrisori, formale, informale, de afaceri etc.

Slideshows

Acestea sunt documente PowerPoint și sunt utilizate în scopuri demonstrative în ședințe. Acestea sunt în format electronic și pot fi tipărite dacă este necesar.

1.2 Dați exemple și explicați diferite formate utilizate pentru text.

Când salvați un document, puteți seta numele fișierului și locul în care doriți să stocați fișierul pe computer.

Puteți schimba și formatul de fișier. La schimbarea formatului, se modifică designul, aspectul sau fonturile. Este un format complet diferit, în timp ce conținutul rămâne același.

Fiecare procesor de text are propriul format de stocare. Multe fișiere text folosesc text simplu (.txt), Rich Text Format (.rtf), precum și Microsoft Word (.doc) și acum.docx. Dar există facilități de importat și exportat în format Word .

Fișierele RTF pot fi citite de fiecare pachet de procesare a textului și dimensiunea lor este mai mică.

PDF este un alt format de fișier portabil care nu poate fi modificat. Cu toate acestea, există câteva modificabile care permit anumite câmpuri care au casete de text care permit introducerea datelor. Fișierele PDF pot fi convertite în cuvinte și formatate și apoi convertite înapoi în PDF, dacă este necesar. Dar PDF-urile sunt întotdeauna utilizate pentru documentele finite care nu necesită editare suplimentară. Dacă trimiteți documente către alte persoane care nu necesită sau nu ar trebui editate, cel mai bine este să le trimiteți în format PDF.

1.3 Care este scopul și beneficiile producerii de documente atractive și de înaltă calitate?

Documentele pe care le produceți pentru organizația dvs. sunt o imagine sau o reprezentare a organizației dvs. Deci, creează automat o impresie asupra cititorului cu privire la standardele organizației și la modul în care își apreciază clienții. Un document de bună calitate arată, de asemenea, bine în ochii cititorului și este ușor de urmărit și de citit.

Documentele de bună calitate atrag clienți și furnizori, sporind astfel profitul pentru organizație. Ajută la îmbunătățirea diferitelor domenii și crește creativitatea în ceea ce faceți, ceea ce, la rândul său, va atrage clienții. Un document bine realizat va avea explicații pas cu pas sau planuri sau statistici despre ceea ce se solicită și va ajuta la identificarea, gestionarea și monitorizarea riscurilor. La rândul său, acest lucru va ajuta organizația să aibă grijă și să fie responsabil pentru clienții lor.

De asemenea, calitatea documentelor dvs. este o reflectare a dvs.

2.1 Explicați diferitele resurse necesare pentru a produce documente atractive și de înaltă calitate.

Resursele de care ați putea avea nevoie pentru a produce documente atractive și de înaltă calitate sunt

Pentru producție

1. Utilizator de fotocopiator și fotocopiator de înaltă calitate, astfel încât să obțineți o imprimare clară și clară

2. O imprimantă de înaltă calitate pentru tipăriri de calitate

3. Scanner, astfel încât să puteți scana documente în forma lor originală.

4. Calculator pentru procesarea și operarea tuturor mașinilor de mai sus

5. Software de înaltă calitate, adică Microsoft Word pentru procesarea textului

6. Un dactilograf capabil sau calificat să producă documentul, astfel încât documentul să fie pregătit în formatul și aspectul cerute

7. Probabil o copertă sau legătură pentru acel aspect îngrijit și finisat

Pentru calitate

1. Imaginile pentru a face documentele să pară atractive și mai prietenoase

2. Font lizibil pentru ca toată lumea să poată citi fără nicio dificultate

3. Dimensiune de font decentă, astfel încât să poată fi citită de toată lumea

4. Aspect simplu pentru aspectul îngrijit și plăcut.

2.2 În ce moduri puteți utiliza resurse diferite pentru a produce documente atractive și de înaltă calitate?

Utilizând hârtii de înaltă calitate, imprimante cu jet laser de calitate și software de editare bun, se poate produce un document de înaltă calitate și atractiv.

2.3 Descrieți diferite tipuri de tehnologie disponibile pentru introducerea, formatarea și editarea textului, precum și principalele caracteristici ale acestora.

Diferitele tehnologii disponibile pentru introducerea, formatarea și editarea textului sunt:

• Computer cu monitor, tastatură și mouse sau un laptop
• Imprimantă, scaner
• Software de procesare text

Un mod normal sau standard de introducere a textului într-un computer (sau pe vremuri era o mașină de scris) este prin intermediul tastaturii. Poate fi o tastatură fără fir sau cu fir sau un touch-pad, în funcție de dispozitivul pe care îl utilizați. Într-o tastatură, utilizatorul apasă tasta specifică pentru fiecare caracter care are nevoie de intrare și aceasta este transferată către software-ul de procesare a textelor care este disponibil, instalat sau utilizat pe dispozitiv. De obicei, aplicația Microsoft Word este utilizată în mod normal pentru procesarea textelor în majoritatea organizațiilor.

O altă formă de introducere a textului este prin intermediul unui scaner. Scannerul poate scana în format JPEG sau PDF, în funcție de necesități. De asemenea, documentele scanate pot fi convertite în cuvinte și modificări făcute, în unele cazuri. Există software disponibil pentru a realiza acest lucru.

Tehnologie disponibilă pentru introducerea textului

Tastatura (și mouse-ul) sunt pentru introducerea manuală a textului. Poate fi lent și / sau predispus la erori, în funcție de abilitatea operatorului de tastatură. Acestea sunt disponibile universal și sunt de obicei furnizate cu un computer.

Documentele sunt scanate folosind un scaner și apoi pot fi convertite în text folosind software-ul de recunoaștere optică a caracterelor. Precizia conversiei depinde de calitatea sistemului. Documentul original trebuie să fie foarte clar și într-un font adecvat. Nu toate sistemele pot face față graficii pe original.

Tehnologie disponibilă pentru formatarea și editarea textului

Cel mai simplu editor de text disponibil este blocnotesul. Poate fi folosit doar pentru editare de bază. nu puteți alege pentru prea multe fonturi sau formate la modă sau să inserați caractere. Acesta este utilizat în principiu pentru editare și corectare și nu ocupă prea mult spațiu în memorie, deoarece dimensiunea sa este prea mică în comparație cu alte procesoare de text.

Când trebuie să alegeți stiluri și machete la modă, cel mai bun procesor de text de utilizat va fi Microsoft Word. Are o varietate de caracteristici i construite, care permit niveluri mai ridicate de editare, corectare și îmbunătățire a textului. Are nenumărate opțiuni de fonturi, machete, șabloane, funcții, culori etc. disponibile. Datorită acestor avantaje, dimensiunea fișierului este relativ mare în comparație cu blocnotesul sau blocul de cuvinte, deoarece toate aceste detalii de formatare sunt salvate împreună cu caracterele.

Alte programe software (foaie de calcul, aplicații de baze de date) sunt utilizate pentru sortarea textului și a altor date. Acestea sunt utilizate și în scopuri statistice și analitice.

3.1 Care sunt avantajele acordului asupra scopului, conținutului, stilului și termenelor pentru producerea documentelor?

Toate documentele

• sunt scrise unui anumit public;
• au un mesaj consistent
• ar trebui să aibă în document informații ușor de accesat, clare, exacte și lizibile;
• De fapt, ajungeți la publicul vizat.
• Ar trebui să ajungă la timp la publicul vizat

Când scrieți documente sau pregătiți documente, trebuie să existe întotdeauna un scop. De asemenea, trebuie să existe un anumit aspect sau stil pentru document, în funcție de scop, vor exista și termene pentru document. Așadar, toate aceste aspecte trebuie luate în considerare și convenite cu managerul dvs. sau cu organizația sau echipa, oricare ar fi politica și procedura. Aceasta va decide dacă documentul va fi o replică exactă a ceea ce este necesar pentru organizație și vă va ajuta să creați unul fără erori și unul care să fie în concordanță cu cerințele publicului la care ajungeți. Așadar, planificând toate acestea cu mult înainte, terminați pregătirea documentului la timp, cu pierderi minime de timp și erori.

3.2 Descrieți modalitățile de organizare a conținutului necesar pentru documente.

Înainte de a începe să lucrați la un document, trebuie să aflați

• Cum trebuie prezentat documentul
• Informațiile care urmează să fie incluse.
• Pentru cine este documentul
• Cât de lung poate fi documentul
• Scopul documentului
• Ce formate vor fi necesare
• Elaborați o schiță brută
• Alegeți limba corectă (formală / informală)

Toate informațiile necesare pentru pregătirea documentului ar trebui stocate în siguranță, cu nume de fișiere clare, o listă sau o bază de date cu resurse. Modul în care este prezentat și organizat documentul finit va depinde de documentul utilizat, formatul și conținutul. Deci, acest lucru trebuie să fie convenit cu inițiatorul și actualizat periodic pentru a vă asigura că produsul finit este adecvat scopului. Sub-rubricile sunt utile, astfel încât un anumit punct de informații să fie ușor de găsit.

3.3 Descrieți modalitățile de integrare și prezentare a textului și non-textului.

Textul și textul pot fi integrate cu ușurință cu Microsoft Office Word. Cuvântul Microsoft Office vă permite să inserați imagini, grafice, miniaturi și să înfășurați text și vă ajută să lucrați cu diferitele sale caracteristici pentru a obține acel format consistent. Există o varietate de caracteristici diferite care pot fi folosite și ele. De asemenea, există diverse alte aplicații de birou care ajută la integrarea și prezentarea textului și non-textului, de exemplu Excel și PowerPoint, ajută la integrarea textului și non-textului în foi de calcul și diapozitive. Orice aplicație este utilizată, formatarea și alte procese trebuie făcute, ținând cont de modul în care aveți nevoie să arate documentul de ieșire.

3.4 Cum ați verifica documentele completate pentru acuratețe, cum ar fi ortografia și gramatica, punctuația, corectitudinea? De ce ai face asta?

Majoritatea procesorelor de text au verificatori ortografici. Deci, pe măsură ce introduceți ceva într-un computer, acesta va fi verificat în mod constant. Verificatoarele ortografice nu sunt total exacte și, de asemenea, dacă introduceți un cuvânt diferit în loc de cel necesar, verificatorul ortografic nu îl va identifica. Veți avea nevoie de un dicționar. Verificatorul ortografic nu va conține toate cuvintele, așa că va trebui întotdeauna să adăugați cuvinte noi atunci când aveți nevoie de ele în dicționar. De asemenea, pot fi adăugate cuvinte și nume pe care le folosiți în mod repetat, dar nu în dicționar, pentru a preveni verificarea ortografică a acestora întotdeauna.

După ce verificarea ortografică este completă, este bine să faceți și o verificare gramaticală, deși verificatoarele gramaticale nu sunt atât de bune și nu vor alege toate erorile gramaticale. Deci, cel mai bine este să citiți singur documentul o dată sau de două ori, chiar și după efectuarea tuturor acestor verificări și, dacă puteți, este bine să îl citiți de către o altă persoană cu experiență, deoarece întotdeauna nu vedem toate erorile în propriul nostru document scris..

Acuratețea și corectitudinea sunt verificate, deoarece documentele reprezintă o imagine a organizației și trebuie să fie la standarde ridicate. De asemenea, ajută cititorul să înțeleagă cu ușurință ceea ce încercați să explicați sau să prezentați.

Există atât soluții de stocare digitală, cât și fizică pentru documente.

3.5 Explicați de ce ați stoca documente în siguranță. Dați exemple despre cum ați face acest lucru.

Documentele importante, indiferent dacă sunt minore sau majore, trebuie depozitate în siguranță și respectând politicile și procedurile organizației. Poate fi stocare digitală sau stocare fizică în funcție de nevoi și ținând cont de natura confidențială a acesteia. Stocarea digitală poate fi serverul, unitatea sau unitățile flash ale organizației care sunt toate sigure. Depozitarea fizică poate fi dulapuri de clasare. Oricum, ele sunt stocate pentru referințe viitoare și, prin urmare, sunt importante. Trebuie să respectăm și Legea privind protecția datelor.

Fișierele și înregistrările ar trebui stocate pentru a se conforma reglementărilor pentru a asigura siguranța documentației / datelor menționate și este vital pentru ca o companie să funcționeze fără probleme. Informațiile trebuie stocate în siguranță, astfel încât să nu poată fi divulgate unor terțe părți fără permisiunile relative. Este important, deoarece orice date care nu sunt sigure pot fi răspândite pe internet. De asemenea, asigurați-vă că vă salvați munca și o securizați corect.

De asemenea, ar trebui să salvați întotdeauna modificările aduse documentului, desenului sau foii de calcul la care lucrați cât mai des posibil - în cazul unei întreruperi de curent sau a unui computer.

Majoritatea companiilor se bazează pe date electronice în aceste zile și, prin urmare, cel mai bine este să aveți o soluție bună de rezervă. Organizația noastră face backup în fiecare seară a datelor pe serverul său și este posibilă pe suporturi externe ori de câte ori este necesar pentru a evita pierderea datelor în caz de blocări inevitabile.

3.6 Care este scopul confidențialității și protecției datelor la pregătirea documentelor?

Eliberarea informațiilor personale poate duce la consecințe grave. Probabil că nu există un aspect mai important al oricărei afaceri decât protecția datelor și confidențialitatea. Ajută la salvarea companiei, a valorilor sale și a încrederii clienților.

3.7 Care este scopul și avantajele respectării termenelor limită?

Este important să respectăm termenele, deoarece economisește timp, bani și resurse și vrem mereu să fim înaintea concurenților noștri.

Scopul și beneficiile respectării termenelor limită sunt economisirea de lucruri financiare precum reducerea costurilor și economisirea de timp prețios. Dacă termenele limită nu sunt respectate, cheltuiți mai mulți bani pe lucrarea care este în așteptarea finalizării și aceasta afectează cifra de afaceri globală, afectându-vă astfel drastic bugetul.

Nerespectarea termenului limită afectează indirect și alte departamente interdependente. Exemple pot fi departamentul de finanțe, departamentul de salarizare și departamentul de conturi și, cu siguranță, toate celelalte departamente care sunt conectate. Apoi, afectează venitul global sau profitul pentru organizație, care la rândul său va avea un efect asupra salariilor angajaților, creșterii salariilor și bonusurilor.