Nivelul 3 Nvq: rezolvați problemele de afaceri în afaceri și administrație

Schema procesului de rezolvare a problemelor

De Marcel Douwe Dekker (Lucrare proprie), vi

Fiecare companie și afacere are probleme. Diferența dintre o afacere de succes și cea nereușită este modul în care reacționează la probleme și se ocupă de ele, astfel încât să nu mai apară din nou. Ne vom uita la înțelegerea problemelor de afaceri și a cauzelor acestora, înțelegerea tehnicilor de rezolvare a problemelor de afaceri, înțelegerea factorilor care influențează soluțiile la problemele de afaceri și înțelegerea modului de evaluare a abordărilor pentru rezolvarea problemelor de afaceri.

Acest articol este scris pentru a ajuta candidații care lucrează la diploma NVQ de nivel 2 sau de nivel 3 în afaceri și administrație. Aceasta este o unitate de nivel 3 cu o valoare de credit de 4.

Există șapte rezultate ale învățării în această unitate.

1. Înțelegeți problemele de afaceri și cauzele acestora (1.1 la 1.3)

2. Înțelegeți tehnicile de rezolvare a problemelor de afaceri (2.1 la 2.5)

3. Înțelegeți factorii care influențează soluțiile la problemele de afaceri (3.1, 3.2)

4. Înțelegeți cum să evaluați abordările pentru rezolvarea problemelor de afaceri (4.1, 4.2)

5. Să fie capabil să recunoască și să analizeze problemele de afaceri (5.1-5.5)

6. Să fie capabil să planifice și să realizeze propria soluție la problema afacerii (6.1 - 6.9)

7. Să fie capabil să evalueze propria soluție la problema afacerii (7.1-7.3)

Rezultatele învățării 1, 2, 3 și 4 vor fi evaluate pe baza cunoștințelor și înțelegerii; Am scris aici informațiile bazate pe cunoștințe doar pentru primele 4 rezultate ale învățării. Rezultatele învățării 5, 6 și 7 vor fi evaluate prin observarea capacității candidatului de a rezolva problemele de afaceri. Acest lucru poate fi prin observarea performanței dvs. la locul de muncă, dovezi ale problemelor rezolvate, examinarea produselor de lucru, întrebări, discuții profesionale, mărturii ale martorilor de la colegi sau manager, declarații personale și alte dovezi.

Notă : într-o notă amabilă, vă rugăm să notați rezultatele bazate pe cunoștințe care să raporteze rezultatele la domeniul dvs. de activitate, citând exemple și experiențe oriunde puteți. Vă rugăm să nu prezentați din nou ceea ce este publicat aici. Mulțumesc. Toate cele bune!

Înțelegeți problemele de afaceri și cauzele lor

În această secțiune, vom analiza modalitățile de recunoaștere a problemelor de afaceri atunci când acestea există, modalitățile de identificare a cauzelor acestor probleme de afaceri și, de asemenea, modalitățile de analiză a problemelor de afaceri.

1.1 Descrieți modalitățile de recunoaștere atunci când există o problemă de afaceri

Problemele din întreprinderi există în toate întreprinderile / organizațiile mici și mari, dar nu fiecare organizație le recunoaște și le rezolvă. Rezolvarea problemelor de afaceri este o parte foarte importantă a unei afaceri și joacă un rol foarte important pentru ca o afacere să aibă succes.

Rezolvarea problemelor

kent.ac.uk

Problemele pot începe la un nivel de risc mai scăzut, pot rămâne fără a fi identificate pentru o perioadă de timp și pot deveni unul extrem de riscant. Problemele pot apărea dintr-o dată fără niciun avertisment sau se pot dezvolta lent într-o perioadă de zile, săptămâni sau luni. Uneori ceea ce credem că este o problemă poate să nu fie deloc o problemă. Pentru a evita toate aceste situații, fiecare afacere sau organizație ar trebui să aibă metode sau modalități prin care orice problemă de afaceri ar putea fi recunoscută sau identificată.

Rapoartele de management și indicatorii de performanță sunt date importante care ajută la recunoașterea problemelor de afaceri. Indicatorii de performanță sunt evaluați în raport cu o valoare standard așteptată și previzionează o măsură a calității serviciului, a costurilor, a vitezei serviciului, a satisfacției clienților, a pierderilor și a profitului și a altor factori. Variația acestor indicatori către o parte negativă vă va avertiza și vă va ajuta să recunoașteți problemele de afaceri. Unele probleme ar putea fi temporare și ar putea fi doar o problemă unică, în timp ce alte probleme pot începe la un nivel mai mic și pot deveni extrem de riscante.

Problemele de afaceri pot fi uneori observate și prin observații și experiențe personale. Feedback-ul de la clienți și angajați joacă un rol important în identificarea sau recunoașterea problemelor de afaceri.

Există mai multe moduri în care problemele de afaceri pot fi recunoscute și fiecare afacere are propriul mod de a recunoaște problemele. Unele dintre modalitățile prin care problemele de afaceri pot fi recunoscute sunt:

• Prima și cea mai importantă problemă care trebuie examinată sunt obiectivele organizației. Obiectivele nu ar trebui să fie pur și simplu set orbește sau pur și simplu set, dar ei trebuie să urmeze SMART (S pecific M easurable A ttainable R ealistic T imely) obiectiv. Ei trebuie să fie specifici, cu o cronologie clară, fără de care acest obiectiv nu poate fi atins niciodată. De exemplu, actualizarea unui software existent. Acest lucru nu ar trebui stabilit așa, ci, în schimb, ar trebui setate caracteristici specifice pentru actualizare, investigații cu privire la ceea ce va fi necesar pentru a atinge acest obiectiv, termenul în care ar trebui atins acest obiectiv și rezultatele sale realiste sunt anumite lucruri fi stabilit pentru obiectiv.
• Feedback-ul sau sondajele sau chestionarele sunt o modalitate de a colecta statistici de performanță și probleme de afaceri de la angajați. De asemenea, va ajuta la identificarea problemelor din management. Un punct important de reținut aici este că performanța managerilor nu se bazează pe profitul pe care îl fac, ci depinde și de modul în care îi tratează pe angajați și de cât de abordabili sunt aceștia.

• Multe probleme de afaceri pot fi remediate dacă angajații sunt apreciați și îngrijiți bine prin aprecierea muncii lor, amintindu-le de importanța lor și de cum le ajută abilitățile, acordând credit ori de câte ori este necesar, încurajându-i și interacționând cu ei.
• Întâlnirile trebuie organizate frecvent pentru a analiza și discuta problemele cu care se confruntă în cadrul companiei și al departamentelor. Acest lucru poate fi folosit ca o oportunitate de a discuta despre obiective, de a stabili obiective și de a urmări progresul și de a stabili planuri viitoare.
• Căutați probleme în fluxul de numerar. Dacă fluxul de numerar nu este menținut, acesta poate bloca dezvoltarea și fluxul normal al afacerii.
• Verificați cifrele stocului. Este bine să verificați dacă există stocuri exagerate, verificați dacă aveți numărul corect de angajați, nimic mai mult și nimic mai puțin.

• Următorul pas este verificarea finanțelor. Verificați dacă declarațiile sunt corecte și dacă sunt complete, dacă nu, pot fi periculoase pentru performanța afacerii. Verificați cheltuielile și identificați-le pe cele necesare și inutile ( eliminați-le pe cele inutile ).
• Uită-te la partea de marketing a afacerii pentru a vedea dacă acest lucru se face și se face în mod corect. Comparați produsele și serviciile și costurile acestora cu organizațiile sau concurenții vecini, nu sacrificați calitatea.
• Verificați dacă procesele de recrutare au toate documentele formale și legale cu orientări și informații despre politicile de angajare, standardele de lucru, etica la locul de muncă, disciplină, salarizare și tot ceea ce este relevant. Acest lucru va ajuta afacerea atunci când angajații se îndreaptă spre a da în judecată compania sau managerul pentru orice problemă.
• Verificați dacă aveți toate tehnologiile pentru a îndeplini sarcinile la maximum și este întotdeauna cel mai bine să țineți pasul cu cele mai noi tehnologii.

În timp ce toate cele de mai sus sunt modalități de a recunoaște problemele dintr-o afacere, se pot preveni problemele trecându-le zilnic, mai degrabă decât să le stivuim pentru a fi tratate ulterior. Intrați în fiecare detaliu, stabiliți priorități și continuați să lucrați pentru atingerea obiectivului.

1.2 Explicați cum să identificați cauzele posibile ale problemelor de afaceri

După ce ați recunoscut problemele de afaceri, următorul pas este să identificați cauzele acestor probleme. Abia atunci vom putea remedia sau rezolva problemele. Cauzele problemelor de afaceri pot fi multe motive, cum ar fi lipsa de organizare, managementul slab, planificarea slabă, obiectivele nerealiste, strategiile slabe, nemulțumirea angajaților, gestionarea deficitară a finanțelor, nerespectarea fluxului de afaceri și așa mai departe.

Unii indicatori-eșantion ai unei probleme de afaceri sunt, scăderea profiturilor, plecarea clienților, lipsa clienților noi, lipsa obiectivelor noi, plecarea angajaților sau nemulțumirea, lipsa vânzărilor etc. produse de proastă calitate, preț prea mare, lipsă de tehnologie, sisteme vechi, întreținere slabă etc. În toate aceste situații, „De ce” este cuvântul de cercetat. Trebuie să aflați de ce s-a întâmplat această problemă și care vă va ajuta să identificați cauzele problemelor. Utilizați organigramele sau histogramele pentru a nota procesul pentru analiză.

Rezolvarea problemelor

Teachengineering.org

Identificarea numeroaselor sau a unor probleme nu poate fi întotdeauna o sarcină ușoară, deoarece unele probleme pot exista de mult timp, unele pot fi ascunse și dificil de identificat, unele se pot datora unor factori externi din afara organizației și altele ar fi fost probleme care a existat de la început și ar fi fost întotdeauna așa, „ Întotdeauna o problemă ”.

Să analizăm cum pot fi identificate aceste cauze. Unele dintre modalitățile prin care problemele de afaceri pot fi identificate sunt:

• Mai întâi verificați managementul și cine este implicat, deoarece managementul slab poate fi cauza principală a multor probleme de afaceri. Adunați toate rapoartele de management care prognozează informații legate de afacere și finanțele acesteia.

• Căutați toate strategiile care au fost utilizate pentru a îmbunătăți sau chiar a conduce afacerea. Verificați dacă au existat rezultate pozitive și, dacă nu, verificați ce s-a făcut pentru a le corecta.
• Uitați-vă la toate planurile de afaceri, modul în care sunt stabilite și ce se face pentru a pune în aplicare planurile. Verificați cum funcționează planurile, cine este implicat și contribuția lor la afacere.
• Verificați strategiile de marketing, metodele și ce s-a realizat.
• Verificați situațiile financiare, cheltuielile, veniturile, profitul și modul în care afacerea sa îmbunătățit sau a scăzut în ultimele luni sau ani. Verificați pentru a vedea motivele acestei modificări.

• Verificați toate politicile, procedurile și legislațiile relevante pentru afacere, angajații săi și clienții săi. Vedeți dacă sunt toate la zi și dacă respectă legile. Politicile și contractele trebuie să fie acolo și să fie actualizate în orice moment.
• Un alt factor important este să analizăm managementul personalului, comportamentul personalului, modul în care sunt tratați, cât de mulțumiți sunt și progresul lor în carieră. De asemenea, în timp ce lucrați pentru atingerea obiectivelor, verificați dacă angajații sunt bine pregătiți și posedă cunoștințele și abilitățile necesare pentru a face treaba și așa mai departe.
• Obțineți opinii și feedback de la alții, mai degrabă decât să căutați singuri cauze. Țineți întâlniri, consultări și discuții și adunați idei și informații.
• Fii cu ochii pe concurenți și încearcă întotdeauna să fii cel mai bun.

1.3 Descrieți modalitățile de analiză a problemelor de afaceri

Acum că problemele au fost recunoscute și cauzele problemelor au fost identificate, trebuie analizate problemele pentru a găsi cea mai bună soluție pentru aceasta. Punctele importante de luat în considerare sunt:

• Analizați și aflați ce s-a întâmplat, definiți problema
• Problema există cu adevărat?
• Analizează motivul pentru care s-a întâmplat
• Cât timp a persistat această problemă?
• Seria cauzelor care au dus la această problemă, banii și resursele pe care le-a costat
• Alte probleme minore care au dus la această problemă majoră
• Efectul sau impactul acestei probleme asupra afacerii
• Elaborați soluții și metode posibile pentru a reduce acest lucru și pentru a împiedica acest lucru să se întâmple în viitor și cum vor fi implementate
• Există riscuri implicate?

Există diferite moduri în care puteți analiza problemele de afaceri. Unele dintre ele sunt discutate aici.

• Primul pas ar fi definirea problemelor. Aveți nevoie de informații clare cu privire la problemele pe care le-ați identificat, inclusiv motivele pentru care au apărut și ce s-ar fi putut face mai bine pentru a le evita. Apoi, ar trebui să puteți trage soluții la această problemă și să elaborați metode sau proceduri pentru a preveni acest lucru în viitor.
• Trebuie să identificați ce este în neregulă cu operațiunile din afacere și modul în care aceasta afectează afacerea. Țineți evidența intervalelor sau a timpului dintre recurențele problemelor. Căutați efectele pe care această problemă le are asupra afacerii și a angajaților. Vedeți dacă această problemă creează alte probleme în diferite aspecte sau diferite părți ale companiei. Analizați sarcinile care depind de ținta problematică. Adunați informații cu privire la cine este implicat, ce este implicat, ce parte a afacerii este afectată și timpul în care a fost în desfășurare, cât a costat afacerea și, de asemenea, dacă acest lucru a fost intenționat.

• În această perioadă, continuați să monitorizați performanța afacerii și a tuturor celor implicați, inclusiv angajați, clienți și furnizori. Acest lucru vă va ajuta să analizați problemele, efectele secundare ale acestora și să trageți concluzii cu privire la anumite fapte și cifre.
• Observați personalul și comportamentul acestora, deoarece acest lucru este foarte important în funcționarea unei afaceri. Discutați cu ei și identificați orice preocupări pe care le au. Luați măsuri pentru a-i ajuta.
• În timpul procesului de analiză, trebuie să revizuiți în permanență cifrele și să le comparați cu statisticile anterioare pentru a vedea cum se schimbă performanța. Încercați să reduceți problemele uriașe și complexe împărțindu-le la o serie de mici probleme. Acest lucru vă va ajuta să le sortați mai ușor. Trebuie să evaluați efectele pe care problemele le au asupra afacerii și să oferiți resurse satisfăcătoare. Căutați indicii despre cum ar fi putut să apară această problemă. Căutați ce informații, resurse și alte lucruri ar fi oprit apariția acestei probleme.

2. Înțelegeți tehnicile pentru rezolvarea problemelor de afaceri

În această secțiune vom analiza diferite moduri de a rezolva o problemă de afaceri, importanța asistenței și feedback-ului din partea celorlalți în timp ce rezolvăm problemele de afaceri, importanța și scopul revizuirii progreselor și a planurilor și modalități de a afla dacă problema este de fapt rezolvată.

2.1 Descrieți diferite moduri de planificare pentru rezolvarea unei probleme de afaceri

Când intenționați să rezolvați o problemă de afaceri, adunați persoane relevante pentru o discuție sau pentru o întâlnire și faceți o idee despre acțiunile sau soluțiile care trebuie luate pentru a rezolva problema. Nu te hotărî singur. Formați grupuri cu oameni din diferite departamente și niveluri de experiență și adunați-vă opiniile și ideile. Alegeți acțiuni sau soluții adecvate din numeroasele idei adunate. Organizați mai multe întâlniri pentru a rafina problema și soluția până când ajungeți la cea mai bună soluție posibilă.

După ce se ajunge la cea mai potrivită soluție, notați acțiunile necesare pentru rezolvarea problemei. Verificați dacă toată lumea este de acord. Verificați impactul pe care această soluție îl poate avea asupra companiei. Elaborați planuri pentru a elimina cauzele problemei. Verificați costurile pentru implementarea soluțiilor. Toate acestea trebuie înregistrate și analizate.

Rezolvarea problemelor în 7 etape

În scurt,

• Identificați problema
• Aflați cauza problemei
• Analizează problema
• Luați idei de la oameni pentru a găsi o soluție
• Ajungeți la cele mai bune soluții posibile
• Selectați-le pe cele pe care doriți să le implementați
• Implementați soluția
• Monitorizează și evaluează

După finalizarea tuturor acțiunilor de mai sus, va trebui să implementați acțiunile sau soluțiile. Monitorizați în continuare impactul pe care acesta îl are asupra problemei și asupra afacerii. Trebuie să aveți răbdare și să așteptați să vedeți schimbarea. Dacă problema persistă, va trebui să organizați discuții de grup și sesiuni de brainstorming și să continuați să faceți acest lucru până când problema va fi rezolvată.

După ce problema este sortată, trebuie să dezvoltați proceduri din lecția învățată și să le puneți în practică, pentru a evita acest lucru să se întâmple în viitor.

2.2 Descrieți diferite moduri de rezolvare a problemelor de afaceri

Există atât de multe moduri în care o problemă poate fi rezolvată. Fiecare problemă este diferită și rezolvarea problemelor depinde de experiența cuiva, de abordarea problemei, de cunoștințele despre afacere și de cercetarea celei mai bune soluții.

Trebuie să utilizați metoda împărțiți și cuceriți pentru a rezolva probleme complexe. Problemele complexe pot avea atâtea alte probleme minore care se grupează pentru a forma problema complexă. Așa cum am discutat mai înainte, trebuie să împărțim problema în părți minore ( împărțiți ) și mai întâi să rezolvăm problemele minore, până când rămâne doar problema majoră. Apoi va fi mai ușor să vă concentrați asupra acestei probleme și să o rezolvați (să o cuceriți ). Pașii majori implicați în această logică de mai sus sunt:

• Găsirea exactă a problemei
• Identificați cauzele problemei
• Analizând problema
• Dezvoltarea planurilor de rezolvare a problemelor
• Implementarea planurilor
• Monitorizarea problemei și evaluarea rezultatelor

Deci, pentru a efectua procesul de mai sus de rezolvare a unei probleme, trebuie să luați în considerare mai mulți factori și să luați în considerare diferitele modalități relevante pentru rezolvarea acelei probleme.

Colectați toate informațiile despre problemă, soluțiile și structurați-le. De exemplu, dezvoltați o hartă conceptuală ( reprezentarea vizuală a faptelor și presupunerilor și a relațiilor dintre acestea, acestea sunt desenate sau scrise în cutii ).

Cum puteți utiliza Mind Maps pentru a rezolva probleme?

Celelalte modalități de rezolvare a problemelor sunt:

• Introducerea noilor tehnologii și a produselor noi
• Angajarea de angajați calificați
• Bune proceduri și politici de organizare
• Sprijin pentru angajați, pregătire bună
• Urmărirea progresului
• Gestionarea finanțelor și a banilor
• Restructurarea personalului și a departamentelor
• Reducerea stocurilor nedorite
• Desfășurarea întâlnirilor frecvente
• Satisfacția și feedback-ul clienților
• Răspuns la feedback
• Gestionarea stocurilor
• Negocierea cu furnizorii
• Trimiterea la timp a facturilor și plata la timp a facturilor primite

Toate cele de mai sus sau unele dintre ele sunt modalități de rezolvare a problemelor, în funcție de fiecare problemă.

2.3 Aduceți motive pentru a primi asistență și feedback de la alții atunci când rezolvați problemele

Când vine vorba de organizații și companii și orice probleme legate de afacere, este întotdeauna cel mai bine să lucrați împreună ca o echipă sau un grup chiar de la început până la sfârșit. Există diverse motive pentru a avea sprijin și feedback de la alții în timp ce rezolvați problemele. Sunt:

• Nu te simți copleșit și știi că sunt oameni cu tine oricând ai nevoie de ajutor.
• Când rezolvați probleme, puteți fi stresat sau vă puteți simți anxios și puteți lua decizii greșite. Este posibil să nu găsiți soluția potrivită. Este posibil să nu fi investigat sau analizat corect problema. Este posibil să nu înțelegeți anumiți factori. Așadar, asistența și feedbackul vă ajută să depășiți toate aceste probleme.
• Toate părțile și pașii procesului sunt partajate. Deci, fie că este succes sau eșec, este împărtășit.
• Nu deveniți exclusiv responsabil pentru nimic legat de această sarcină.
• Feedbackul vă ajută să corectați erorile și greșelile și vă ajută să învățați și să deveniți mai buni.
• Feedback-ul ajută, de asemenea, la îmbunătățirea performanței și la îmbunătățirea modurilor în îndeplinirea sarcinilor.
• Feedback-ul și asistența vă ajută să identificați ceea ce este bine și rău.

2.4 Explicați scopul revizuirii periodice a progresului și ajustării planurilor în timpul rezolvării problemelor

Odată ce o soluție a fost implementată, nu o puteți lăsa așa. Este necesară monitorizarea și revizuirea constantă. S-ar putea să trebuiască stabilite / ajustate diferite planuri și să se ajungă la soluții, în timpul procesului de rezolvare a problemelor, dacă soluțiile anterioare nu au funcționat. Acest lucru ajută și la succesul pe termen lung al afacerii. Scopul acestui lucru este:

• Înveți și cunoști multe despre procesul de rezolvare a problemelor, te motivezi și găsești modalități inovatoare de a aborda problemele și de a conduce afacerea cu succes.
• Știți cum să acordați prioritate și ce să acordați prioritate într-o afacere.
• Revizuirea vă ajută să identificați orice avantaje și dezavantaje ale problemei.
• Vă ajută să urmăriți frecvent afacerea și problemele.
• Vă ajută să evitați alte probleme în viitor.
• Vă ajută să identificați în detaliu cauza reală a problemei.
• Te implici și rămâi motivat.
• Planurile de ajustare sunt necesare pentru cele mai bune soluții. Dacă un plan nu funcționează, poate fi necesar să faceți modificări la planul deja existent sau să creați un plan total diferit.
• Acest lucru vă va ține pe drumul cel bun și vă va ajuta să identificați cele mai bune soluții pentru anumite probleme în viitor.
• Acest proces vă va ajuta să identificați lacunele și erorile din structura companiei și politicile și procedurile acesteia.
• Trebuie să lucrați împreună și acest lucru întărește relația angajator-angajat și relația între afaceri și clienți, ajutând astfel afacerea să crească.
• Acest lucru ajută la economisirea de timp, bani și resurse.

2.5 Descrieți modalitățile de recunoaștere atunci când a fost rezolvată o problemă

După ce ați implementat soluția și ați stabilit că problema a fost rezolvată, trebuie să vă asigurați că problema este complet rezolvată. Există multe modalități de a recunoaște dacă a fost rezolvată o problemă. Unele dintre diferitele moduri sunt:

• Stabiliți obiective și atribute pentru problemă, continuați să le monitorizați și verificați dacă acestea sunt atinse.
• Puteți efectua diverse teste și sondaje pentru a verifica dacă problema a fost rezolvată.
• Feedback-ul de la angajați dacă există probleme interne și feedback-ul de la angajați și clienți dacă este o problemă externă sunt modalități de a verifica dacă problema a fost rezolvată.
• Verificați dacă există șanse de reapariție.
• Puteți verifica manual procesul din cadrul companiei pentru orice problemă.
• Colectarea datelor istorice, compararea datelor recente cu cele vechi sunt alte modalități de verificare și acest lucru vă ajută să vedeți cum a variat performanța companiei pe o perioadă lungă de timp, când nu a avut probleme și când a avut probleme.
• După ce performanța devine normală, procesul de monitorizare trebuie să continue destul de mult timp pentru a se asigura că problema nu va reapărea.

Vă rugăm să feedback!

Sper că ați găsit utile toate informațiile și îndrumările de aici. Următoarea parte a acestei secțiuni care acoperă rezultatele învățării 3 și 4 se găsește pe linkul de mai jos.

Rezolvați probleme de afaceri - Diploma de nivel 3 NVQ în afaceri și administrație - 2

Livingsta