Nivelul 3 Nvq: lucrul într-un mediu de afaceri

Lucrul într-un mediu de afaceri este o grupă A, unitate obligatorie de trei credite pentru diploma națională de calificare profesională de nivel 3 în afaceri și administrație, oferită în Anglia, Țara Galilor și Irlanda de Nord. Acest modul îl ajută pe candidat să obțină o înțelegere aprofundată a dinamicii interpersonale, siguranței la locul de muncă, eficienței, durabilității și securității.

Acest articol va aborda fiecare dintre rezultatele modulului, va explica ce înseamnă și cum să le realizăm. Vă va ajuta să înțelegeți ce se așteaptă în general să scrie candidații. În funcție de jobul dvs. specific, va trebui să modificați ceea ce este scris aici pentru propria dvs. muncă și organizație atunci când vă pregătiți propriul portofoliu.

Cum se folosește această pagină

Acest articol acoperă Unitatea 303 pentru diploma de nivel 3 NVQ în afaceri și administrație, care acoperă elemente de comunicare într-un cadru de lucru.

Acest ghid este informativ și menit să vă ghideze prin procesul de compilare a propriului portofoliu. Nu copiați nimic direct aici pentru fișierul dvs., deoarece fișierul dvs. trebuie să fie adaptat la specificul locului de muncă și al organizației dvs. Copierea directă a limbii din acest articol nu este doar necinstită, dar vă va slăbi fișierul.

Rezultatul 1: Înțelegeți scopul și beneficiile respectării și sprijinirii altor persoane la locul de muncă

1.1 Explicați scopul sprijinirii altor persoane la locul de muncă

Munca în echipă contribuie la succesul general al organizației. Ca persoană, ar trebui să luați în considerare modul în care acțiunile dvs. vă ajută sau împiedică obiectivele echipei. În mod similar, echipa dvs. are un rol ca parte a unui departament sau a obiectivelor generale ale unei companii. Indivizii dintr-o echipă trebuie să se sprijine reciproc și să-și vadă munca reciprocă ca fiind a lor.

Munca în echipă are multe avantaje:

• Poate fi mai plină de satisfacții decât munca individuală, deoarece succesul este împărtășit și amplificat între un grup.
• Când membrii unei echipe se sprijină reciproc, lucrurile se fac mai repede.
• Dacă vă confruntați cu o sarcină individuală, puteți cere ajutor unui coleg de muncă și invers.
• Un sentiment de responsabilitate comună îi va încuraja pe oameni să își ia sarcinile în serios, pentru a nu-și dezamăgi colegii.

1.2 Explicați scopul de a ajuta pe alți oameni să lucreze eficient și eficient

Ajutarea altor persoane la locul de muncă îmbunătățește productivitatea, relațiile intra-birou și moralul. Mai mult, locurile de muncă de susținere și colaborare sunt mai eficiente, deoarece lucrul împreună grăbește rezolvarea problemelor și asigură respectarea termenelor limită.

Lucrul cu alte persoane vă ajută:

• Comunicați mai eficient și învățați să-i respectați pe ceilalți.
• Împărtășiți obiectivele, obiectivele, prioritățile și responsabilitățile de lucru.
• Lucrați într-un mod care folosește cel mai bine abilitățile dvs. speciale, permițând membrilor echipei să se specializeze în punctele forte personale.
• Rezolvați problemele mai rapid și mai eficient.
• Livrați lucrările la timp și în buget.
• Primiți și oferiți feedback, ajutând pe toți membrii echipei să se îmbunătățească.

Acest element vă solicită, de asemenea, să înțelegeți scopul colaborării cu alte organizații, cum ar fi o altă companie sau un departament diferit în cadrul companiei dvs. Colaborarea cu alte organizații vă ajută:

• Înțelegeți diferite etici de lucru și valori și cum să vă adaptați la diferite așteptări.
• Aflați strategii noi pentru probleme similare cu ale voastre.
• Expuneți-vă la noi servicii sau tehnologii.
• Partajați informații și solicitați sfaturi.

1.3 Explicați ce înseamnă diversitatea și de ce ar trebui să fie valorizată

Aprecierea diversității într-un mediu de afaceri înseamnă respectarea colegilor, indiferent de rasă, sex, moștenire, obiceiuri, credințe, sexualitate, aspect fizic, capacități mentale sau fizice și așa mai departe.

În lumea muncii de astăzi, cu toții trebuie să lucrăm cu oameni care sunt diferiți de noi înșine, fie în context, fie în credință. Nu numai că ar trebui să tolerați astfel de diferențe, dar ar trebui să înțelegeți modalitățile prin care acestea îmbogățesc o organizație.

Locuri de muncă diverse:

• Expuneți oamenii la diferite sisteme de valori, etica muncii și tipuri de personalitate și învățați noi modalități de abordare a problemelor.
• Conține o varietate de puncte de vedere și opinii, forțând pe toată lumea să-și rafineze și să-și modifice propriile poziții, ținând cont de punctele de vedere ale celorlalți.
• Găsiți soluții creative la probleme, luând în considerare intrările dintr-o varietate de unghiuri.

1.4 Descrieți beneficiile diversității pentru o organizație

Succesul unei organizații depinde de capacitatea acesteia de a îmbrățișa diversitatea și de a realiza beneficiile.

Beneficiile diversității la locul de muncă:

• Veți obține o varietate de soluții la problemele de service, aprovizionare și alocarea resurselor.
• Angajații din medii diverse aduc o varietate de talente, experiențe și perspective.

Cercetările arată că diversitatea nu este doar bună din perspectiva relațiilor umane, ci poate adăuga o valoare reală întreprinderilor și poate contribui la rezultatul final.

1.5 Explicați cum să tratați alte persoane într-un mod sensibil la nevoile lor

Acesta este destul de simplu: tratați-i pe alții așa cum ați dori să fiți tratați dacă ați fi în situația lor. A trata colegii cu bunătate înseamnă:

• Să fii empatic și să te raportezi la felul în care se simte cineva.
• Ascultând atent și cu atenție.
• Întrebând de ce au nevoie oamenii și încercând să le satisfacă.

Încercați să vă imaginați în pielea altei persoane și imaginați-vă cum v-ați simți dacă ați fi ei. Procedând astfel, de obicei îți poți da seama cum ar dori acea persoană să fie tratată. Când aveți dubii, fiți cât se poate de amabili și politicosi.

Indiferent de ceea ce faceți, totuși, unii oameni vor fi iritanți, frustranți sau răi și va trebui să aflați cum să vă ocupați de ei. Luați în considerare următoarele:

• Înainte de a judeca pe cineva, încercați să îi oferiți beneficiul îndoielii. S-ar putea să fii tu cel vinovat sau poate că se întâmplă ceva în viața lor personală care îi determină să acționeze la locul de muncă.
• Încearcă să le vorbești mai des și să vezi cum răspund. Poate că va trebui doar să vă cunoașteți mai bine.
• Dacă toate celelalte nu reușesc, adoptați o atitudine de toleranță distanță și continuați să arătați persoanei tipul de respect pe care doriți să-l primiți.

1.6 Explicați cum să tratați alte persoane într-un mod care le respectă abilitățile, contextul, valorile, obiceiurile și credințele.

Pentru a funcționa la locul de muncă și în viața personală, trebuie să luați în considerare în permanență opiniile și sentimentele oamenilor.

Pentru a realiza acest lucru, trebuie să:

• Înțelegeți părerile altor persoane și de unde provin. Puneți-le întrebări despre motivele pentru care văd lucrurile așa cum fac.
• Fii sensibil și diplomatic. Gândește-te înainte de a vorbi și întreabă-te dacă ceea ce urmează să spui ar jigni pe cineva.
• Tratați pe toată lumea cu demnitate și respect.
• Luați în considerare mediile sociale și culturale ale celorlalți, atât ca o modalitate de a le înțelege mai bine, cât și de a fi mai tactici.
• Ascultă-i pe ceilalți în timpul dezacordurilor.

Oamenii diferiți vor avea valori și priorități diferite și trebuie să fiți atenți la modul în care limbajul și comportamentul dvs. la locul de muncă respectă această diversitate.

1.7 Descrieți modalitățile prin care este posibil să învățați de la alții la locul de muncă

Învățarea de la alții este foarte importantă în afaceri. Fiecare are propriile sale puncte forte și puncte slabe, abilități și talente. Diferite persoane urmează strategii diferite pentru a rezolva problemele dificile. Ar trebui să profitați de orice ocazie pentru a învăța de la colegi de muncă pentru a vă perfecționa abilitățile și a învăța altele noi.

Iată câteva modalități prin care puteți învăța de la alții la locul de muncă:

• Acordați atenție modului în care colegii dvs. acționează și reacționează în situații dificile.
• Solicitați o demonstrație când doriți să învățați cum să faceți ceva.
• Solicitați îndrumări atunci când vă confruntați sau nu sunteți sigur cu privire la modul de a merge mai departe.
• Încercați să cunoașteți oameni noi la locul de muncă pe care să îi puteți învăța noi abilități.
• Cereți părerile colegilor dvs. despre munca dvs. și cereți-le sfaturi despre carieră.
• Faceți rețea atât în ​​interiorul, cât și în afara biroului.
• Construiește relații pozitive cu colegii și superiorii.
• Folosiți oameni cu performanțe ridicate ca sursă de inspirație.

Rezultatul 2: Înțelegeți cum să mențineți securitatea și confidențialitatea la locul de muncă și să faceți față preocupărilor

2.1 Descrieți scopul și beneficiile menținerii securității și confidențialității la locul de muncă

• Securitatea informațiilor și a datelor înseamnă protejarea materialului digital și a documentelor sensibile de accesul neautorizat. Sistemele informatice în care sunt stocate datele trebuie protejate. Securitatea informațiilor include atât cerințe legale de confidențialitate, cât și standarde specifice afacerii.
• Rețelele sunt protejate atât de tehnologie, cât și de persoanele care le folosesc. Aflați ce informații de la locul de muncă sunt confidențiale și cine poate avea acces la acestea. Nu dați niciodată informații cuiva care nu ar trebui să aibă acces.

• Datele legate de recrutarea, compensarea și gestionarea angajaților sunt extrem de sensibile și confidențiale. În mâinile greșite, astfel de informații ar putea fi folosite pentru a comite fraude sau furturi de identitate.
• Confidențialitatea este un semn distinctiv al profesionalismului. Angajații nu trebuie să dezvăluie informații despre organizație sau colegi de muncă fără autorizație.

2.2 Schițarea cerințelor pentru securitate și confidențialitate într-o organizație

Confidențialitatea și securitatea informațiilor sunt funcții importante ale oricărei organizații. Scurgerile de informații pot duce la probleme juridice sau la pierderea veniturilor.

Cerințele de securitate și confidențialitate sunt:

• Toate informațiile ar trebui să fie în forma lor adevărată și originală și să nu fie tratate sau modificate necinstit în vreun fel.
• O organizație ar trebui să fie pregătită să ofere acces la sistemele care stochează, procesează și furnizează informații persoanelor potrivite la momentul potrivit.

Toate companiile ar trebui să aibă propriile politici și proceduri privind securitatea și confidențialitatea, iar toți angajații trebuie să respecte aceste politici și proceduri. Legea privind protecția datelor, Legea privind drepturile omului și Legile privind drepturile consumatorilor acoperă probleme de confidențialitate și informații la locul de muncă.

2.3 Descrieți cerințele legale pentru securitate și confidențialitate, după cum este necesar

Fiecare organizație ar trebui să fie atentă la modul în care își gestionează datele.

Informațiile despre date care curg în și din companie pot fi în oricare dintre următoarele forme:

• E-mailuri
• Scrisori și poștă
• Fișiere pe hârtie
• Documentația cursului
• Convorbiri verbale
• Memorii și discuri
• Fișiere computerizate
• Refuzați și aruncați gunoiul

Următoarele pot fi considerate materiale sensibile prin faptul că conțin datele personale ale unei persoane:

• Curriculum vitae și CV-uri
• Informații financiare ale clienților și personalului
• Informație despre sănătate
• Informații personale obținute prin conversație verbală
• Denumirea utilizatorilor serviciului în timpul instruirii

Ar trebui să cunoașteți protocolul organizației dvs. pentru manipularea materialelor sensibile. Câteva orientări generale:

• Cu personalul de birou temporar, clienții și vizitatorii, ceea ce este esențial pentru afacerea lor și asigurați-vă că personalul temporar cunoaște politica companiei cu privire la confidențialitate.
• Gândiți-vă înainte de a scoate informații de la birou, inclusiv computere, stick-uri de memorie și documente pe hârtie.
• Dacă informațiile trebuie publicate, dezvăluie doar ceea ce este absolut necesar și nimic mai mult.
• Asigurați eliminarea în siguranță a datelor și documentelor.
• Informați personalul superior dacă aveți nelămuriri legate de securitate sau confidențialitate

Următoarea legislație se referă la protecția datelor și confidențialitatea:

• Legea privind protecția datelor din 1998
• Legea drepturilor omului din 1998
• Drept comun al confidențialității

2.4 Descrieți procedurile pentru tratarea îngrijorărilor legate de securitate și confidențialitate într-o organizație

Fiecare angajat ar trebui să fie informat despre regulile și reglementările organizației sale. Dacă descoperiți că se întâmplă ceva în biroul dvs. care ar putea reprezenta un risc sau o încălcare, trebuie să vă raportați la departamentul sau superiorul corect.

Procedurile pentru soluționarea problemelor legate de securitate și confidențialitate într-o organizație sunt:

• Identificați potențialele probleme.
• Identificați pierderile potențiale datorate unei probleme.
• Determinați posibile măsuri preventive.

Rezultatul 3: Înțelegeți cum să evaluați, să gestionați și să monitorizați riscul la locul de muncă

3.1 Descrieți sursele de risc dintr-o organizație, inclusiv sănătatea și siguranța

Sursele de risc includ:

• Accidente
• Alunecă și cade
• Incendiu, inclusiv probleme electrice
• Ridicare de greutati
• Efracție și furt
• Dezvăluirea datelor private și restricționate ale computerului
• Utilizarea neautorizată a internetului

Fiți conștienți de aceste riscuri și știți cui din organizația dvs. ar trebui să li se raporteze.

3.2 Explicați cum să evaluați și să monitorizați riscurile dintr-o organizație

• Identificați și evaluați potențialele riscuri, asigurându-vă că există politici și proceduri testate pentru a le gestiona eficient.
• Având în vedere că pot și vor avea loc accidente, aveți un plan pregătit pentru a le face față, evitându-le astfel să devină probleme mai mari.

3.3 Descrieți modalitățile de minimizare a riscului într-o organizație

Accidentele și alte probleme pot și se vor întâmpla. Cu structuri și controale flexibile, puteți minimiza riscul unei catastrofe mai mari. De asemenea, țineți la curent cu procedurile de siguranță și întreținerea biroului, care pot reduce la minimum riscul de accidente la locul de muncă.

Rezultatul 4: Înțelegeți scopul menținerii deșeurilor la minimum într-un mediu de afaceri și procedurile de urmat

4.1 Descrieți scopul și beneficiile menținerii deșeurilor la locul de muncă la minimum

Mențineți deșeurile la minimum la locul de muncă.

• Folosiți timpul eficient.
• Distribuiți în mod înțelept bunurile de birou și descurajați furtul.
• Economisiți energie prin rotirea luminilor, computerelor și a altor aparate atunci când nu sunt utilizate.
• Reciclează hârtia și alte deșeuri reciclabile.

Luarea acestor măsuri va menține locurile de muncă ordonate și va economisi bani organizațiilor.

4.2 Descrieți principalele cauze ale deșeurilor care pot apărea într-un mediu de afaceri

• Când părăsiți camera sau biroul, asigurați-vă că luminile sunt stinse.
• Minimizați risipa de hârtie și utilizarea excesivă a consumabilelor de birou de unică folosință. Imprimați documente numai atunci când este necesar și încercați să treceți la lucrări digitale, fără hârtie.

4.3 Descrieți modalitățile de minimizare a deșeurilor, inclusiv utilizarea tehnologiei și a altor proceduri

• Păstrați faxurile, imprimantele și copiatoarele în stare bună de funcționare, astfel încât hârtia și timpul să nu se irosească dacă se rup. Comandați hârtie de bună calitate, care este greutatea recomandată pentru mașinile de birou.
• Schimbați setările de fax și copiator, astfel încât să nu imprime pagina de confirmare sau altă hârtie străină.
• Rugați angajații să își măture periodic birourile pentru a obține pixuri în exces, etichete lipicioase și alte consumabile.
• Comandați doar o cantitate limitată de bunuri pentru o perioadă scurtă.
• Sfătuiți angajații să nu ia rechizite acasă.
• Nu faceți copii excesive.
• Organizați consumabilele și eliminați-le pe cele depășite.

4.4 Explicați scopul și beneficiile reciclării

Reciclarea este procesul prin care materialele reziduale sunt transformate în bunuri utilizabile.

• Birourile ar trebui să aibă un program de reciclare, prin care hârtia, plasticul, sticla și metalele pot fi reciclate în loc să fie aruncate, iar angajații ar trebui încurajați să recicleze cât mai mult gunoi.
• Când este posibil, birourile ar trebui să achiziționeze rechizite de birou - cum ar fi bunuri din hârtie - fabricate din materiale reciclate după consumator.
• Reutilizați sau refaceți materialele de birou atunci când este posibil, de exemplu prin reutilizarea documentelor tipărite ca hârtie zgârietură.

Reciclare:

• Reduce deșeurile solide, conservând astfel resursele naturale, cum ar fi copacii.
• Ajută la reducerea încălzirii globale și a poluării.
• Reduce dimensiunea depozitelor de deșeuri.
• Ajută la economisirea de bani.

4.5 Descrieți procedurile organizatorice pentru reciclarea materialelor și scopul lor

Este important pentru organizația dvs. să recicleze atât pentru a reduce impactul asupra mediului, cât și pentru a oferi un bun exemplu pentru angajați. Fiecare birou va avea propriile proceduri și politici de reciclare, care ar trebui să fie disponibile prin managerul de birou, manualul angajaților sau semne în jurul biroului.

4.6 Descrieți modalitățile prin care deșeurile pot fi minimizate prin întreținerea regulată a echipamentelor

• Toate mașinile au o perioadă în care trebuie să fie întreținute și certificate pentru utilizare. Când aceste verificări sunt efectuate în mod regulat, mașinile durează mai mult, economisind bani pentru organizație.
• Mașinile bine întreținute consumă, de asemenea, mai puțină energie.

Rezultatul 5: Înțelegeți procedurile de eliminare a materialelor periculoase

5.1 Explicați scopul procedurilor de reciclare și eliminare a materialelor periculoase

• Dacă lucrați într-o unitate medicală sau științifică sau într-un mediu industrial, este posibil să intrați frecvent în contact cu deșeuri periculoase.
• Dacă nu lucrați într-un astfel de loc, este posibil să fiți nevoit să vă ocupați de materiale care vă pot răni sau infecta pe dvs. sau pe colegii dvs. de muncă. De exemplu, procedurile de prim ajutor de urgență ar trebui să includă un protocol pentru manipularea sângelui sau a vărsăturilor în siguranță.

Procedura exactă va varia de la birou la birou și va depinde de tipurile de riscuri cu care vă confruntați cel mai probabil.

5.2 Descrieți procedurile de reciclare și eliminare a materialelor periculoase pentru o organizație

• Cunoașteți recipientele adecvate pentru orice tip de deșeuri periculoase, cum ar fi ace, bandaje sau deșeuri chimice.
• În unele situații, poate fi necesar să raportați situațiile de urgență unei persoane desemnate sau să contactați serviciile de urgență.

Rezultatul 6: Înțelegeți modalitățile de susținere a durabilității într-o organizație

6.1 Explicați avantajele unei organizații de îmbunătățire a eficienței și de minimizare a deșeurilor în timp

Bunele practici de mediu pot reduce costurile companiei prin reducerea utilizării de noi materiale, energie, apă și ambalaje.

• Pentru a economisi energie, opriți mașinile și luminile pe timp de noapte.
• Treceți la aparate și becuri eficiente din punct de vedere energetic atunci când este posibil. Căutați mașini cu etichetă Energy Star.
• Economisiți apă investind în instalații sanitare eficiente din punct de vedere al apei, rezolvând scurgerile și încurajând angajații să economisească apa.
• Dacă ambalați produse, reduceți la minimum cantitatea de hârtie și spumă de poliester utilizată.

6.2 Descrieți modalitățile de îmbunătățire continuă a metodelor de lucru și utilizarea tehnologiei pentru a atinge eficiența maximă și risipa minimă

• Când este posibil, comutați de la hârtie la comunicare digitală, cum ar fi e-mail sau mesaje text.
• Pentru documente, luați în considerare utilizarea spațiului de stocare în cloud în loc să imprimați lucruri pentru fișiere. Acest lucru va depinde de politicile biroului dvs. privind stocarea în cloud și securitatea digitală (nu toate documentele confidențiale pot fi stocate pe orice platformă de stocare în cloud).
• Imprimați doar versiunea finală a unui document și editați scrierea pe un procesor de text.

6.3 Descrieți modalitățile de selectare a surselor de materiale și echipamente care oferă cea mai bună valoare pentru bani

Eficiența și durabilitatea contribuie la reducerea consumului de energie, a cheltuielilor pentru piese de schimb și reparații, economisind astfel bani pentru organizație.