Eticheta de e-mail de birou pentru manageri

Trimiterea unui e-mail către un angajat de acasă, noaptea târziu, trebuie făcută numai în caz de urgență extremă. De cele mai multe ori este mai bine să dormi pe el și să-ți compui e-mailul la locul de muncă a doua zi, când te gândești că e clar.

Ce este mai bine: e-mail sau comunicare față în față?

Managerii se bazează adesea pe e-mail pentru a comunica rapid informații importante personalului lor. Dar dacă nu sunt folosiți cu prudență, managerii care se bazează prea mult pe e-mail atunci când ar trebui să aibă conversații față în față cu angajații lor pot face mai mult rău decât bine. Urmați aceste sfaturi simple pentru a evita capcanele de e-mail obișnuite care vă subminează autoritatea și vă înstrăină personalul.

7 erori comune ale administratorilor de greșeli de e-mail

În majoritatea birourilor, e-mailul este metoda dominantă pentru comunicațiile interoficine atunci când întâlnirile față în față nu sunt posibile. Acestea fiind spuse, există unele situații în care utilizarea comunicărilor prin e-mail între un manager și un subordonat este inadecvată.

Iată câteva greșeli obișnuite de e-mail de evitat dacă doriți să păstrați relații bune cu angajații dvs.

Vă ascundeți în spatele computerului pentru a evita conflictele la locul de muncă?

Microsoft Office

1. Nu utilizați e-mailul ca modalitate de a evita pe cineva.

Nu folosiți niciodată e-mailul pentru acțiuni disciplinare, recenzii de performanță sau alte probleme sensibile. Comunicarea de știri proaste prin e-mail vă subminează credibilitatea ca lider. Vrei ca personalul să știe că te poți baza pe tine pentru a face față personal problemelor dificile. Oferiți angajaților respectul pe care îl merită, chiar și atunci când îi disciplinați, și organizați o întâlnire față în față.

În calitate de manager, dacă primiți un mesaj de e-mail confuz de la subalternul dvs., în loc să reacționați prin trimiterea unui alt e-mail, ridicați telefonul sau interfonul și rugați-l pe subordonat să clarifice e-mailul personal. Dacă mesageria prin e-mail nu vă îndeplinește obiectivele de comunicare, în calitate de manager, este responsabilitatea dvs. să opriți ciclul de e-mailuri circulare și să începeți să comunicați clar.

Înainte de a trimite un e-mail colegului dvs. de lucru la două birouri distanță, întrebați-vă dacă o conversație față în față ar fi mai potrivită.

2. Nu subestimați permanența e-mailului.

Nu uitați că orice scrieți într-un e-mail devine o înregistrare permanentă a comunicării dvs., completată cu o ștampilă de dată și oră. Orice scrieți într-un e-mail poate fi folosit în instanță pentru procese de concediere nedrept. E-mailurile sunt mult mai ușor de dezgropat, tipărit și / sau redirecționat în afara biroului decât sunt notele de hârtie tradiționale.

Dacă ești supărat, ia o pauză și calmează-te înainte de a trimite un e-mail unui membru al personalului. După ce a fost trimis un e-mail supărat, acesta nu poate fi preluat înapoi, așa că alegeți cuvintele cu atenție.

3. Nu utilizați un limbaj agresiv pasiv într-un e-mail.

Dacă vă simțiți reacționând puternic la un e-mail sau la un apel telefonic sau la o discuție la o întâlnire recentă, stați cu sentimentele pentru câteva minute. Apoi decideți dacă scrierea și trimiterea unui e-mail este cel mai potrivit răspuns. (Când emoțiile sunt încărcate, de obicei nu este.)

Când trebuie să răspundeți la o situație dificilă prin e-mail, urmăriți tonul pe care îl utilizați. Tratați-vă comunicările prin e-mail așa cum ați face cu o notă. Evitați cu orice preț limbajul aprins, pasiv-agresiv și sarcasmul, cu excepția cazului în care doriți să vă demoralizați sever personalul și să creați bariere de comunicare de netrecut mai departe pe drum.

Pentru a evita utilizarea limbajului agresiv pasiv în e-mailul dvs. și pentru a îmbunătăți receptivitatea după ce ați fost trimis mesajul, spuneți-vă clar sentimentele, în modul cel mai pozitiv posibil, chiar la primul mesaj. Managerii eficienți știu că întărirea pozitivă este la fel de importantă ca și critica constructivă. Dar dacă acea întărire pozitivă este prea vagă sau este îngropată în partea de jos a mesajului de e-mail, este posibil ca angajatul dvs. să nu-l „audă”.

4. Nu includeți (CC) prea mulți oameni.

Nu aduceți alți oameni într-o conversație prin e-mail fără a cere mai întâi permisiunea participanților inițiali. Dacă purtați o conversație prin e-mail înainte și înapoi cu un alt membru al personalului, dar undeva în firul în desfășurare, credeți că ar putea fi nevoie să fie implicată o altă persoană, înainte de a-i face doar CC, anunțați persoana cu care ați comunicat înainte trimiteți mesajul. Asigurați-vă că explicați de ce doriți să invitați acea persoană adusă în discuție și să fiți clar despre ce intenționați să spuneți. De exemplu, ai putea scrie ceva de genul: „Chiar cred că Jane ar putea să ne ajute să găsim câteva soluții la problema X. Lucrează în departamentul XYZ de 10 ani acum și aș vrea să obțin informații.Pot să îi trimit o copie a acestui fir de e-mail și să îi întreb ABC ? "

5. Folosiți cu atenție BCC.

Funcția BCC (blind carbon copy) ar trebui utilizată pentru a păstra confidențial adresele de e-mail ale altor persoane într-un e-mail de grup. Nu ar trebui să fie folosit pentru a trimite în secret o conversație prin e-mail privată altcuiva fără știrea celeilalte părți. Cu excepția cazului în care aveți un motiv justificat (adică siguranța cuiva este în pericol dacă nu trimiteți un mesaj BCC) pentru a nu fi transparent despre locul în care trimiteți un mesaj, utilizarea funcției BCC este oarecum ca șoaptă în spatele cuiva la locul de muncă. Este nepoliticos și neprofesionist. Și, în unele cazuri, redirecționarea sau copierea unui mesaj către destinatari neintenționați ar putea duce la o mizerie legală.

6. Nu uita să fii corect.

Managerii eficienți caută întotdeauna să fie corecți: dacă sunteți un manager căruia îi pasă de relațiile cu angajații dvs. într-un mod corect, empatic și totuși ferm, veți vedea că mesageria prin e-mail nu este întotdeauna cea mai bună modalitate de a ajunge la angajații dvs.

Lee Iacocca are acest sfat pentru a oferi feedback altora:

Acesta este un sfat adecvat și în timp util atunci când se aplică comunicării cu angajații prin e-mail.

7. Urmăriți-vă limba.

Dacă doriți să fiți un lider și un comunicator eficient, acordați o atenție deosebită limbii pe care o utilizați atunci când trimiteți un e-mail personalului dvs. Există câteva fraze care vă pot submina mesajul și pot pierde timpul cititorului. Frazele au fost prezentate într-o infografică la îndemână postată pe Inc.com: 21 de propoziții pe care nu ar trebui să le includeți niciodată într-un e-mail.

• "Pot pune o întrebare?" Doar mergeți mai departe și puneți întrebarea. Nu o prefața cerând permisiunea de a face ancheta. Dacă folosiți sintagma „Vă pot pune o întrebare? ' ca o modalitate de a aborda un subiect delicat, atunci acesta este un semn că întrebarea dvs. este mult prea personală pentru un e-mail. Dacă trebuie să puneți întrebarea personală, faceți-o față în față; nu prin e-mail când destinatarul dvs. ar putea avea îngrijorări legitime cu privire la ce s-ar putea întâmpla cu răspunsul lor este împărtășit prin e-mail.
• "Acest lucru s-ar putea să nu se aplice pentru dvs.?" De ce mi-l trimiți, se poate întreba cititorul.
• "Are sens?" Dacă nu sunteți sigur că ceea ce ați scris într-un e-mail către personal va fi înțeles, este un semn că trebuie să vă rescrieți e-mailul până când sunteți sigur că ceea ce spuneți este clar și direct.

© 2012 Sally Hayes