Cuprins:
- Cum solicităm produse și servicii
- Monitorizarea și evaluarea comenzilor
- Cum ne asigurăm că obținem cea mai bună valoare în servicii și produse
- Revizuirea și legătura cu furnizorii și furnizorii de servicii
Pentru a conduce companii și organizații în mod eficient, toate produsele și serviciile trebuie să fie la locul lor la momentul potrivit. Fiecare companie are propriul furnizor. Ei colectează informații despre furnizori și produse prin diverse surse. Organizația noastră a folosit __________ (eliminată din motive de confidențialitate) pentru a comanda articole de papetărie în trecut și s-a mutat recent în _______________ (eliminată din motive de confidențialitate) , deoarece a considerat că este mai rentabilă. Costurile produselor sunt comparate și se obține o ofertă generală de la furnizori. Compania care oferă cea mai bună ofertă împreună cu calitatea este aleasă pentru servicii.
Sunăm furnizorii și, acolo unde este posibil, aranjăm o vizită la furnizor pentru a arunca o privire asupra calității serviciilor pe care le furnizează. Compania noastră primește servicii de la _____________ (eliminată din motive de confidențialitate) . Deci, în general, este organizată o vizită pentru a verifica dacă acestea sunt conforme cu toate politicile și procedurile și, de asemenea, dacă va fi un loc mai sigur și mai bun pentru client. De asemenea, verificăm pentru a vedea ofertele pentru a găsi cea mai bună calitate și servicii.
Cum solicităm produse și servicii
După alegerea furnizorului, continuăm să luăm servicii de la ei. În fiecare lună comenzile sunt plasate conform cerințelor pentru staționare și zilnice pentru alte servicii. Atunci când solicităm un serviciu sau un produs, ne asigurăm că specificăm foarte clar nevoile și specificațiile. Notăm numele produsului, un cod dacă este disponibil, cantitatea și costurile. Acest lucru este posibil numai dacă sunt la curent cu produsele și serviciile.
La selectarea produselor și serviciilor, managerul meu de birou este în legătură cu furnizorii și primește cotații de la diverși furnizori. Furnizorii ne furnizează, de asemenea, eșantioane de produse pentru ca noi să verificăm calitatea. După ce am cercetat amănunțit costurile și calitatea, managerul meu de birou decide cu ce companie urmează și primește servicii de la ei.
Calitatea este foarte importantă atunci când alegeți servicii și produse. Trebuie să răspundă așteptărilor clienților. De asemenea, la fel de important este modul în care aceste servicii vor aduce beneficii angajaților.
Un alt lucru important de reținut este să cumpărați numai produsele de care avem nevoie, ținând cont de cerințele clienților și angajaților. Dacă nu, banii cheltuiți pentru obiecte nedorite vor deveni o risipă. Planificarea clară ajută la economisirea bugetului.
Când găsește furnizori și produse, managerul de afaceri este în legătură cu diferiții furnizori pentru a obține cea mai bună ofertă. Acest lucru ajută organizația să economisească bani și să rămână la nivelul bugetului.
Atunci când fac legătura cu furnizorii, toată lumea se asigură că păstrează profesionalismul, efectuează plăți la timp și urmăresc comenzile și livrările. Ne asigurăm că plasăm comanda cu mult timp înainte și oferim furnizorului suficient timp pentru a livra produsele sau serviciile la timp.
Comanda, primirea și tot ceea ce ține de furnizarea și primirea de bunuri și servicii aparțin a ceea ce se numește un lanț de aprovizionare. Lanțul de aprovizionare începe de la materiile prime utilizate pentru fabricarea produsului, până la produsul livrat pentru consumator, inclusiv pentru toată lumea, cum ar fi angrosistul, comerciantul cu amănuntul etc. Deci, toți cei incluși în acest lanț sunt responsabili pentru performanță și calitate.
La comandarea produselor, am cea mai mare grijă să mă asigur că furnizez detalii clare ale produselor de care am nevoie, care includ, cod, dimensiune, culoare și alte detalii necesare. Verific dacă toate articolele comandate sunt necesare și cine are nevoie de ele. Prioritizez comanda în funcție de nevoi și comand doar cele esențiale. Le autorizez apoi de managerul meu. Plasez comenzi folosind un sistem numit ____________ (eliminat din motive de confidențialitate) . Comenzile sunt plasate prin catalogul furnizorului care este deja disponibil pe sistem. Odată ce primim comenzile, acestea sunt verificate cu atenție față de factură pentru a vedea că am primit toate articolele conform facturii, iar apoi se semnează chitanța. De asemenea, am primit mărfurile la comandă la ____________ (eliminat din motive de confidențialitate), astfel încât să avertizeze echipa de plăți că am primit comanda. Sistemul generează un număr de comandă de cumpărare. Apoi notez pe factură numărul comenzii de achiziție și le postez echipei de plăți, care eliberează plățile către furnizor.
Monitorizarea și evaluarea comenzilor
Comenzile atunci când sunt plasate sunt monitorizate astfel încât să țină evidența a ceea ce se întâmplă. Comenzile sunt monitorizate pentru livrare promptă și calitate pentru a preveni apariția problemelor. Comenzile pentru echipamente TIC se fac prin intermediul biroului nostru de servicii TIC și fiecare produs, de la comandă până la livrare, este urmărit.
Comenzile și serviciile sunt, de asemenea, evaluate în fiecare lună pentru a verifica dacă respectă calitatea și performanța cerute. Acest lucru va contribui, de asemenea, la îmbunătățirea performanțelor și la găsirea de modalități de îmbunătățire a performanțelor, deoarece nu va afecta un singur individ, ci echipa și organizația.
După finalizarea monitorizării și evaluării, acesta poate fi utilizat pentru a îmbunătăți eficiența procedurilor implicate. Poate fi îmbunătățit prin alegerea companiei potrivite și prin utilizarea sistemului potrivit pentru comenzi. Am întotdeauna o listă de articole pe care trebuie să le comand. De asemenea, trimit un e-mail echipei cerându-le cerințele, apoi le strâng și le pun la comandă. Dacă nu primesc comanda la timp, iau legătura cu managerul meu de birou care, la rândul său, o urmărește cu furnizorul. Când se primește comanda, eu o primesc pe sistem, astfel încât furnizorul să fie plătit la timp.
Cum ne asigurăm că obținem cea mai bună valoare în servicii și produse
Lucrăm împreună ca o echipă pentru a obține o valoare mai bună pentru bani pentru serviciile pe care le oferim și le primim. O mai bună valoare pentru bani înseamnă a avea produsul calitativ potrivit la un preț mai ieftin. Pentru a realiza acest lucru, va trebui să negociem cu furnizorii sau furnizorii de servicii, evităm achizițiile inutile. Plasăm comenzi în bloc acolo unde este necesar, deoarece economisește timp și bani. Pentru a menține toate acestea, menținem o relație bună cu furnizorul.
Îmi amintesc că am legat cu un ____________ (eliminat din motive de confidențialitate) cu 3 săptămâni înainte când încercam să ______________ (eliminat din motive de confidențialitate) pentru un client. _______________ (eliminat din motive de confidențialitate) m-a informat că nu vor putea furniza serviciul, deoarece nu erau siguri dacă cineva solicită acest serviciu. Le-am informat imediat despre pierderea pentru organizația noastră, dacă clientul respectiv nu a ___________ (eliminat din motive de confidențialitate) . Organizația noastră va plăti bani pentru acest serviciu, fără să-l aibă nimeni, deoarece aceștia sunt __________ (eliminați din motive de confidențialitate) . Doamna de la telefon a vorbit cu managerul ei și apoi a fost de acord să meargă după ceea ce ceream. Acesta este un mod în care s-au economisit bani pentru organizație.
Angajaților care lucrează pentru organizația noastră nu li se permite să accepte cadouri sau ospitalitate fără autorizare sau divulgare. Politica prevede că „ ___________________ (eliminat din motive de confidențialitate) ”. Dacă un angajat nu respectă politicile și procedurile organizației, acesta va fi luat în acțiuni formale și ar putea duce chiar la concediere, deoarece aceasta va fi o abatere gravă.
Primim întotdeauna comunicări de la furnizorii de servicii cu privire la noile servicii pe care le furnizează. Ne trimit pliante actualizate pe care le oferim clienților care au nevoie de ele. Orice comunicare pe care o primesc este în cascadă cu echipa și orice alte departamente care cred că le vor necesita.
La plasarea comenzilor, am ______________ (eliminat din motive de confidențialitate) limită pentru autorizare. De asemenea, când apare o factură pentru o sumă mai mare sau un serviciu, sau când o comandă trebuie plasată pentru o sumă mai mare, mă uit prin ea și verific dacă este ceva de care avem cu adevărat nevoie și abia apoi continu cu comanda.
La comandarea produselor, verific să mă asigur că obținem ceea ce dorim. De exemplu, la comanda unui aparat de fax, am negociat cu managerul meu și echipa TIC pentru un aparat scump, deoarece un aparat mai ieftin consuma prea multă cerneală sau panglici, costând mai mulți bani, în timp ce un aparat scump consuma mai puțină cerneală. Am prezentat argumentul de a cheltui o dată și apoi de a economisi bani după aceea, mai degrabă decât de a cumpăra o mașină ieftină pe care va trebui să cheltuim bani de fiecare dată.
Atunci când comand produse și servicii, mă asigur că respect și respect politicile și procedurile organizației. Mă asigur că facturile pe care le primesc sunt facturi originale și originale și nu copiază facturile. Comand produse numai cu companiile cu care suntem contractați și ni se permite să comandăm.
Când fac legătura cu ____________ (eliminat din motive de confidențialitate) pentru furnizarea de servicii pentru clienți, atunci când nu există ___________ (eliminat din motive de confidențialitate) disponibile, sfătuiesc echipa să solicite ___________ (eliminat din motive de confidențialitate) . În acest fel, folosim banii pe care i-am plătit, ne lăsând serviciile nefolosite, astfel nu pierdem sau pierdem bani.
Revizuirea și legătura cu furnizorii și furnizorii de servicii
Atunci când aleg furnizori pentru papetărie sau servicii de îngrijire, managerii și persoanele în vârstă se întâlnesc împreună și, dacă este necesar, organizează vizite la furnizorii de servicii pentru a vedea dacă sunt suficient de buni pentru clienți și apoi convin un contract pentru servicii. Atunci când plasez comanda pentru articole de papetărie, sunt de acord cu produsele care se încadrează în limita mea de autorizare și mă asigur întotdeauna că comand produsele necesare și nu cele nedorite. Când depășește limita mea, primesc sfaturi de la managerul meu și îi explic de ce este important înainte de a continua cu comanda.
Când fac legătura cu furnizorii de servicii, mențin profesionalismul. Negociez serviciile de care avem nevoie, astfel încât să putem face tot posibilul pentru clienții noștri. Așa cum am explicat mai sus, am vorbit cu casele pentru a preveni pierderea de bani pentru organizația noastră, care se află în autoritatea mea.
Când sunt furnizate servicii pentru clienți, trimit contracte care sunt un contract între furnizorul de servicii, client și organizația noastră. Ca organizație, ne asigurăm că respectăm cu toții ceea ce este semnat în contract. Serviciile furnizate sunt întotdeauna monitorizate și revizuiri efectuate pentru a se asigura că respectă contractele și legile organizațiilor. Orice probleme care apar sunt conduse către un management superior și se iau discuții și se iau decizii prin întâlniri urgente.
Recenzii sunt efectuate periodic pentru a discuta despre furnizorii de servicii. Orice probleme care apar sunt luate în serios, iar serviciile primite sunt suspendate temporar sau definitiv, ținând seama de bunăstarea clienților.