Planificați și organizați întâlniri: diplomă de nivel 3 nvq în afaceri și administrație

Analizați aspectele importante ale planificării și organizării întâlnirilor în această unitate.

Fotografie de Christina @ wocintechchat.com pe Unsplash

Introducere în această unitate

Această unitate este o unitate opțională de grup B la nivelul 3 cu un total de 5 credite. Această unitate îl ajută pe un candidat să înțeleagă aranjamentele și acțiunile necesare pentru planificarea și organizarea întâlnirilor, cum să se pregătească pentru o întâlnire, cum să susțină desfășurarea unei întâlniri și cum să urmeze o întâlnire.

Un exemplu de declarație personală a fost, de asemenea, inclus pentru această unitate!

1.1 Explicați rolul persoanei care planifică și organizează o întâlnire

Pentru ca o întâlnire să se desfășoare eficient, sunt necesare o bună planificare și pregătire. Acești doi pași necesită mult timp.

Luați în considerare următoarele lucruri atunci când planificați întâlnirea:

• Aflați detaliile de bază ale întâlnirii: tipul de întâlnire, suma bugetată care poate fi cheltuită, numărul participanților, locul unde va avea loc și alte detalii.
• Aflați scopul întâlnirii
• Aflați rolul fiecărei persoane care participă din echipă.
• Organizați o listă de verificare și puneți toate datele în calendar, pentru a vă asigura că diferite întâlniri sau evenimente nu intră în conflict unul cu celălalt.
• Dacă întâlnirile vor trebui să fie programate periodic pentru a monitoriza acțiunile întreprinse, o întâlnire care se repetă în fiecare lună sau la fiecare două săptămâni poate fi inclusă în calendarul electronic

Luați în considerare următoarele la organizarea întâlnirii:

• Înțelegeți pe deplin scopul întâlnirii
• Aflați constrângerile de timp ale persoanelor care vor fi implicate în ședință, pentru a determina cel mai bun moment pentru a ține ședința, astfel încât să nu intre în conflict cu alte întâlniri.
• Alegeți un loc ușor accesibil de către toți participanții.
• Planificați durata întâlnirii, luând în considerare vizitatorii și numărul de probleme care trebuie discutate.
• Planificați ce băuturi răcoritoare vor fi furnizate și cine va fi responsabil.
• Adunați punctele de pe agendă și pregătiți-le în formatul și ordinea corespunzătoare.
• Dacă responsabilitățile trebuie distribuite între diferite persoane, faceți o listă cu cine va face ce!
• Asigurați-vă că persoana care facilitează întâlnirea știe ce trebuie realizat la întâlnire și cât timp este programată să dureze întâlnirea.

1.2 Descrieți diferitele tipuri de întâlniri și caracteristicile lor principale

Există diferite tipuri de întâlniri. Întâlnirile diferă în ceea ce privește:

• Numărul de persoane care participă la întâlnire
• Scopul întâlnirii
• Mărimea organizației
• Persoana care conduce ședința
• Durata întâlnirii

Tipurile de bază ale întâlnirilor sunt următoarele.

• Întâlnire permanentă: Aceasta este o întâlnire care are loc în mod regulat, săptămânal sau săptămânal, cu managerul cu privire la orice proiect care este în desfășurare. Aceste întâlniri durează până la finalizarea proiectului și au format general pentru agendă și procese verbale.
• Întâlnire tematică : o întâlnire organizată pentru a discuta un anumit subiect legat de muncă sau un proiect.
• Prezentare: O întâlnire ținută în general pentru a informa echipa despre modificările aduse proceselor și procedurilor. În această întâlnire, există un prezentator sau doi, iar la final participanții au posibilitatea de a pune întrebări.
• Conferință: O întâlnire organizată cu o planificare și o structură considerabile și moderată de către un președinte. Numărul de participanți depinde de scopul conferinței.
• Întâlnire de urgență: o ședință care a avut loc dintr-o dată fără prea multe notificări prealabile pentru a aborda orice criză internă sau externă a organizației. Toți membrii echipei sunt obligați să participe la ședință.
• Seminar: O întâlnire are loc în principal în scopuri educaționale și este condusă de experți într-un anumit domeniu.

1.3 Explicați cum să planificați întâlniri care îndeplinesc scopuri și obiective convenite

Întâlnirile trebuie planificate cu mare atenție și detalii, deoarece joacă un rol foarte important în atingerea obiectivelor organizației. În primul rând, pregătiți o listă de verificare pentru întâlnire.

Lista de verificare a întâlnirii:

• Verificați dacă au fost stabilite obiective concrete și realiste.
• Verificați dacă locul întâlnirii este accesibil tuturor.
• Verificați dacă datele și orele sunt convenabile pentru toți participanții.
• Verificați pentru a vă asigura că președintele este la curent cu agenda.
• Pregătiți o agendă care poate îndeplini toate obiectivele.
• Verificați dacă agenda este tipărită și gata, resursele sunt gata pentru întâlnire și toate invitațiile au fost trimise.
• Verificați dacă președintele, reprezentantul minutelor și prezentatorii sunt gata, iar băuturile răcoritoare sunt pregătite.

Planificare: Planificați întâlnirea împreună cu președintele și toți participanții, inclusiv tipul de întâlnire, scopul acesteia, bugetul disponibil, numărul de participanți, locul de desfășurare și alte detalii de bază.

Cerințe privind locul de desfășurare: Când alegeți un loc pentru întâlnire, analizați scopul întâlnirii și numărul de participanți și dacă locația este la îndemână. Verificați la locul de desfășurare pentru a vedea dacă au toate facilitățile necesare întâlnirii. De asemenea, informați președintele și participanții dacă este necesar și obțineți idei dacă este necesar cu privire la așteptările lor pentru locul de desfășurare, pentru a evita orice probleme sau eșecuri ale întâlnirii.

Vizați participanții și invitațiile: enumerați clar participanții la întâlnire și trimiteți invitații la întâlnire. Întrebați despre ce vor vorbi și cât timp vor avea nevoie. În acest fel puteți calcula durata întâlnirii.

1.4 Explicați scopul acordului asupra unui brief pentru întâlnire

Un rezumat este o scurtă notă despre ceea ce este vorba despre întâlnire: scopul, cine va participa și de ce vor participa.

Un rezumat ne permite să ne concentrăm asupra obiectivelor întâlnirii și a rezultatelor acesteia, iar acest lucru ajută la formarea eficientă a echipei.

Un rezumat bun trebuie să fie scurt, clar și concentrat, adăugând toate gândurile care trebuie transmise. Acest lucru vă va oferi o înțelegere clară a ceea ce încercați să faceți fără confuzie.

Rezumatul trebuie să fie foarte clar cu privire la obiectivele întâlnirii în raport cu afacerea.

Dimensiunea locului este un aspect important pentru o întâlnire.

1.5 Explicați cum să identificați locurile adecvate pentru diferitele tipuri de întâlniri

Atunci când alegeți un loc pentru întâlnire sau conferință, trebuie să aveți în vedere câteva lucruri.

• Potrivire : Verificați dacă locul este suficient de mare pentru a găzdui toți participanții la întâlnire.
• Locație : asigurați-vă că locația se află într-o locație accesibilă tuturor participanților la întâlnire.
• Disponibilitate : Verificați dacă locația este gratuită la data solicitată pentru a evita dezamăgirea în ultimul moment. Poate crea probleme suplimentare, neștiind că locul nu este disponibil după ce s-au făcut toate aranjamentele și toți participanții au sosit.
• Dimensiune : verificați dacă locul poate găzdui toți participanții și resursele de care vor avea nevoie și dacă este disponibil ajutor pentru a utiliza resursele necesare.
• Facilități : Verificați locul pentru a vedea dacă puteți organiza întâlnirea acolo fără probleme în utilizarea resurselor.
• Cost : De asemenea, verificați dacă locația se încadrează în buget și dacă este rentabilă.

1.6 Descrieți tipurile de resurse necesare pentru diferite tipuri de întâlniri

Următoarele sunt câteva dintre resursele de bază necesare pentru o întâlnire.

• Material de scriere: pentru a lua notițe în cadrul întâlnirii.
• Retroproiector: pentru a demonstra sau afișa documente sau diapozitive.
• Tablă uscată: Aceasta ajută persoana care demonstrează să scrie lucruri sau idei în mod clar pentru participanți, astfel încât să nu existe dubii.
• PC / laptop: acestea sunt utilizate împreună cu retroproiectorul pentru afișarea prezentărilor de diapozitive sau a documentelor.
• Tipăriri de informații pentru alți participanți: acestea includ agende și alte documente pe care participanții le-ar putea solicita pentru a urma întâlnirea fără probleme.

1.7 Descrieți principalele puncte care ar trebui acoperite de o agendă și de lucrări de întâlnire

Agenda este pregătită înainte de ședință și este trimisă tuturor participanților. Este o listă de subiecte care vor fi prezentate pentru discuție.

O agendă trebuie să includă:

• o scurtă descriere a obiectivelor întâlnirii
• o listă a subiectelor care vor fi tratate
• o listă care să indice cine va aborda fiecare subiect și pentru cât timp.
• Ora, data și locația întâlnirii și orice informații de bază pe care participanții trebuie să le cunoască pentru a purta o discuție în cunoștință de cauză cu privire la subiectul întâlnirii.

Lucrările întâlnirii sunt o evidență

• cei prezenți
• momentul întâlnirii a început și s-a încheiat
• toate subiectele discutate; nimic nu trebuie lăsat deoparte.

1.8 Explicați scopul nevoilor și cerințelor speciale ale participanților la întâlnire și furnizarea acestora cu informațiile necesare întâlnirii

Un organizator al întâlnirii va trebui să se asigure că sunt satisfăcute nevoile tuturor participanților. Vino întotdeauna pregătit, dacă ți s-a atribuit ceva anume. Dacă programați o conferință, asigurați-vă că o faceți în avans. S-ar putea să vi se ceară să aduceți alimente sau băuturi.

• Dacă doar participați la ședință, ar trebui să aduceți cel puțin două pixuri și hârtie suficientă pentru a lua notițe.
• Dacă sunteți responsabil pentru organizarea de alimente și băuturi pentru participanți, verificați dacă vreunul dintre participanți are cerințe dietetice speciale.
• Dacă scaunul sau difuzorul trebuie să utilizeze un laptop și un proiector, asigurați-vă că acestea sunt configurate și gata.
• Dacă un participant este cu dizabilități fizice și necesită aranjamente speciale de acces, asigurați-vă că există facilități pentru acea persoană în loc.
• Verificați cu locul de desfășurare data și ora întâlnirii și dacă locul de desfășurare va fi disponibil pe tot parcursul timpului.
• Dacă participanții au nevoie de adresă și instrucțiuni, asigurați-vă că li se trimit detaliile prin e-mail cu mult timp în avans.

Păstrați informațiile despre participanții externi cu privire la scopul întâlnirii și la sarcinile individuale.

1.9 Descrieți cerințele de sănătate, siguranță și securitate care trebuie luate în considerare la organizarea ședințelor

Sănătatea, siguranța și securitatea sunt cei mai importanți factori care trebuie luați în considerare în timpul desfășurării unei întâlniri.

• Verificați dacă locația este o structură sigură pentru tipul de întâlnire care are loc.
• Verificați dacă firele electrice sunt fixate corespunzător și nu sunt trase pe podea.
• Asigurați-vă că echipamentul care trebuie utilizat, cum ar fi laptopurile și OHP-urile, este în stare bună de funcționare și a trecut testarea TIC pentru a evita problemele de siguranță.
• Asigurați-vă că orice documente confidențiale duse la ședință nu sunt lăsate în urmă și sunt aduse înapoi în siguranță. De asemenea, asigurați-vă că numai persoanelor autorizate li se permite accesul la aceste documente.

1.10 Explicați scopul și avantajele informării președintelui înainte de o întâlnire

Președintele ședinței ar trebui să fie informat despre întâlnire, astfel încât să știe la ce să se aștepte la ședință. Unii președinți au multă muncă la program și, prin urmare, nu își pot acorda toată atenția unui singur proiect sau domeniu. Persoana responsabilă pentru informarea președintelui este persoana responsabilă pentru menținerea desfășurării ședinței fără probleme.

1.11 Explicați scopul primirii și oferirii de băuturi răcoritoare adecvate participanților

Scopul primirii și oferirii de băuturi răcoritoare adecvate participanților este de a-i face să se simtă bineveniți și relaxați și de a-i face să aibă o dispoziție bună să fie atenți și să participe. Băuturile adecvate împiedică, de asemenea, oamenii să se simtă obosiți.

1.12 Descrieți tipurile de informații, sfaturi și asistență care pot fi furnizate în timpul unei întâlniri

Cel mai evident tip de asistență pe care vi se poate cere să îl oferiți este de a lua minute. Vi se poate cere să furnizați o agendă și alte documente justificative. Alte tipuri de informații și asistență pot include resurse IT, cum ar fi un proiector, laptopuri sau chiar mâncare și băutură.

1.13 Descrieți tipurile de probleme care pot apărea în timpul unei întâlniri și cum să le rezolvați

Există diverse probleme care pot apărea în timpul unei întâlniri, care pot proveni de la persoanele care participă la întâlnire sau cu resursele utilizate în cadrul întâlnirii.

Probleme în TIC

Este posibil ca un laptop sau un proiector utilizat pentru întâlnire să nu funcționeze corect din cauza unui conflict cu software-ul. De cele mai multe ori, problema este nicio conexiune la intranet. Astfel de probleme pot fi rezolvate numai dacă cineva are drepturi administrative pentru a aduce modificări sistemului. Dacă nu, trebuie solicitat sfatul unui tehnician IT.

Probleme cu participanții

În afară de aceasta, pot exista conflicte care decurg din întâlniri. Tipurile de conflict în cadrul întâlnirilor de afaceri pot include:

• Diferențe profesionale: Acestea apar din cauza diferențelor de opinii. Atunci când aceste diferențe sunt lăsate nerezolvate, ele pot strica relațiile de muncă.
• Lupte de putere și probleme de personalitate: acestea apar atunci când indivizii sau grupurile nu le plac reciproc. Ele provin din personalitatea oamenilor, mai degrabă decât din conflictele de muncă.

Rezolvarea conflictelor

Acestea sunt câteva abordări și tehnici pe care le puteți utiliza pentru a rezolva conflictele.

Conflictele pot fi despre:

• Dezacorduri cu privire la sarcinile de lucru
• Diferențe de opinie
• Dezacorduri în timpul pauzelor de prânz, concediului anual, concediilor etc.
• Diferențe privind diferitele moduri de lucru.

Conflictele pot fi rezolvate în următoarele moduri:

• Trebuie purtate discuții față în față, în care oamenii ascultă clar. Acestea sunt necesare pentru a înțelege problema în detaliu și, de asemenea, pentru a cunoaște gravitatea problemei
• Rotas poate fi modificat sau modificat pentru a se potrivi nevoilor și pentru a rezolva orice conflicte
• Atunci când simpla discuție față în față nu rezolvă conflictele, conducerea trebuie să se implice.
• Procedurile de plângere trebuie să fie efectuate dacă problema este gravă și persoana afectată dorește să efectueze o procedură de plângere în ceea ce privește conflictul.

1.14 Explicați ce ar trebui să fie inclus într-o înregistrare a unei ședințe și scopul de a asigura că înregistrarea este exactă și aprobată

Procesul-verbal ar trebui să includă toate informațiile referitoare la deciziile luate într-o ședință și acțiunile care trebuie întreprinse într-o anumită perioadă de timp. Atunci când deciziile sunt înregistrate, acest lucru permite tuturor persoanelor implicate să țină lucrurile pe drumul cel bun și le amintește ce trebuie să facă. Orice îndoieli sau confuzii care apar după întâlnire pot fi clarificate prin trimiterea și parcurgerea procesului-verbal.

Procesele-verbale trebuie să fie clare și concise. Persoana care ia minute trebuie să fie pregătită înainte de ședință, să fie atent și alert în timpul ședinței și să scrie minutele după întâlnire.

Înainte de intalnire

Minutatorul nu ar trebui să fie un participant activ la întâlnire, deoarece poate fi dificil să se ocupe de ambele sarcini. Creați un șablon pentru înregistrarea procesului verbal de întâlnire și asigurați-vă că lăsați un spațiu gol pentru a înregistra notele. Includeți următoarele informații:

• Data și ora ședinței
• Scopul întâlnirii
• Conducătorul ședinței sau numele președintelui
• Elemente de acțiune alocate
• Deciziile luate
• Acțiuni care trebuie întreprinse
• Orice alte probleme
• Data următoarei întâlniri

Înainte de întâlnire, adunați cât mai multe informații de la organizator. Solicitați o listă a participanților, precum și câteva informații cu privire la scopul întâlnirii.

Decideți cum doriți să vă înregistrați notele. Dacă nu te simți confortabil să te bazezi pe stilou și pe blocnotes, încearcă să folosești un magnetofon.

În timpul întâlnirii

Pe măsură ce oamenii intră în sală, bifează-și numele pe lista de participanți sau notează-le pe măsură ce oamenii intră în sala de ședințe. Dacă există persoane noi pe care nu le cunoașteți, rugați-le fie președintelui, fie persoana însăși să le prezinte echipei. De asemenea, este bine să îi prezentăm pe toți cei prezenți, deoarece vizitatorii sau unii participanți ar putea să nu știe cine este prezent la întâlnire. Introducerile vă ajută, de asemenea, să notați în procesul-verbal cine a fost desemnat să facă ce.

Minutatorul trebuie să fie un ascultător foarte atent, să nu devieze mintea în altceva, astfel încât să noteze notele cu precizie. Dacă nu înțelegeți exact ce decizie a fost luată sau ce acțiune a fost atribuită, cereți clarificării conducătorului ședinței.

Dupa intalnire

După întâlnire, uitați-vă prin note și adăugați orice puncte suplimentare care sunt lăsate în afara, clarificând orice îndoieli atunci și acolo, astfel încât să nu pierdeți ceea ce a fost discutat în ședință. Tastați notele în șablonul pe care l-ați creat înainte de ședință, acest lucru va facilita citirea și utilizarea notelor de către toți.

Când scrieți notele:

• Numerați paginile pe măsură ce mergeți, astfel încât să nu vă confundați mai târziu.
• Concentrați-vă pe elementele de acțiune, nu pe discuții.
• Fii obiectiv.
• Dacă trebuie să faceți referire la alte documente, atașați-le într-o anexă sau indicați unde pot fi găsite.
• Când terminați de tastat procesul-verbal, rugați președintele ședinței să revizuiască documentul pentru erori.

Minute bune asigură că deciziile și acțiunile care rezultă dintr-o întâlnire nu sunt pierdute sau uitate. De asemenea, ele servesc drept înregistrare pentru referințele viitoare și, prin urmare, sunt documente importante pentru buna funcționare a organizației.

1.15 Explicați cum să înregistrați acțiuni și să urmăriți dacă este necesar

Orice acțiune discutată la o ședință trebuie înregistrată atunci. Acțiunile care trebuie urmărite pot implica o persoană sau echipa în ansamblu. Așadar, înainte de următoarea întâlnire a echipei, dacă urmărirea are ceva de-a face cu dvs. sau cu echipa dvs., asigurați-vă că este completă. Dacă este legat de o altă echipă sau de o persoană dintr-o organizație externă, urmăriți telefonic sau prin e-mail pentru a vedea dacă sarcina a fost urmărită.

1.16 Explicați scopul colectării și evaluării feedback-ului participanților de la întâlnire

Feedback-ul este o reflectare a performanței indivizilor din echipă. Fiecare persoană dintr-o echipă funcționează diferit. Din punctul nostru de vedere, unele situații ar putea arăta corect, dar trebuie să vedem lucrurile și din punctul de vedere al observatorului. Feedback-ul oferă șansa de a înțelege punctul de vedere al altor persoane despre modul în care lucrăm.

Feedback-ul poate fi pozitiv, negativ sau neutru.

Feedback-ul poate fi livrat în mai multe moduri și este important să acordați atenție cât mai multor dintre ele posibil. Feedback-ul transmite modul în care oamenii văd modul în care lucrăm și cum poate fi îmbunătățit. Nu toate feedback-urile sunt neapărat exacte.

Scopul colectării și evaluării feedback-ului de la o întâlnire este:

1. Deoarece o organizație funcționează pentru clienții săi, serviciul pentru clienți este foarte important pentru buna funcționare a organizației. Deci, trebuie să ascultăm feedback-ul pentru a îmbunătăți serviciul pentru clienți.

2. Obținerea de feedback vă ajută să faceți distincția între ceea ce este corect și ceea ce este greșit. De asemenea, veți afla ce este necesar sau esențial și ce nu, ajutându-vă astfel să vă îmbunătățiți eficiența.

3. Trăim într-o comunitate care are culturi și credințe diferite. Așadar, colectarea de feedback vă ajută să vă îmbunătățiți munca cu comunitatea diversă.

4. Lucrăm cu oameni care au personalități diferite, relații și personaje în comunitate. Obținerea de feedback ne ajută să lucrăm eficient într-un mod care se potrivește fiecărei persoane din comunitate.

5. Feedbackul vă spune dacă felul în care lucrați are succes sau nu. De asemenea, vă va ajuta să luați în considerare modalități alternative de îmbunătățire a performanței.

6. Prin feedback, ajungem să știm dacă am rănit pe cineva sau am făcut pe cineva să se simtă inconfortabil sau să nu fi respectat pe cineva. Am putea face asta neintenționat, astfel încât feedback-ul ne ajută să identificăm acele greșeli.

7. Feedback-ul ne ajută să ne concentrăm asupra a ceea ce necesită participanții la o întâlnire, mai degrabă decât la ceea ce avem nevoie.

Folosind feedbackul participanților:

1. Putem folosi feedback-ul pentru a înțelege mai bine nevoile comunității.

2. Îl putem folosi pentru a înțelege schimbările din comunitate.

3. Îl putem folosi pentru a îmbunătăți programul în sine.

4. Feedback-ul ajută la dezvoltarea unei culturi organizaționale care îmbrățișează și aplică ceea ce a fost obținut de la alții.

1.17 Descrieți cum să conveniți punctele de învățare pentru a îmbunătăți organizarea viitoarei întâlniri

Notați problemele pe care le întâlniți la întâlniri și discutați-le cu managerii. Astfel, oamenii pot decide cum să trateze astfel de probleme în viitor.

Problemele trebuie abordate deoarece afectează toți participanții și vizitatorii la o întâlnire. Dacă nu se iau măsuri, problemele nerezolvate pot fi dăunătoare bunei funcționări a organizației.